工程信息管理制度[详细]

1、工程信息管理制度制度编号：ZNZD-GC-ZD-06版号：V2020.0生效日期 ：2020年1月 工程信息管理制度编 制:工程管理中心 日期:审 核: 日期:批 准: 日期:版本修订记录序号修订日期修订内容修订人版本备注1. 目的1.1. 为了适应项目管理的需要,明确集团工程信息管理内容与要求,促进工程项目管理水平的提升。规范工程信息资料管理,做好工程各类信息的收集与整理工作,真实反映与记录工程管理的全过程,达到及时汇报、信息共享、资源共享的目的,并为项目管理提供真实详细的现场资料。2. 适用范围2.1. 适用于中南置地所有在建项目(含工程由中南置地管理的合作项目)。3. 术语及定义3.1.

2、 工程信息:涵盖工程施工(竣工)档案、工程内部管理交流、工程项目月度信息上报、项目重大事项、工程图纸等知识信息。3.2. 工程内部管理信息:反映项目工程部内部管理行为,且与项目有关的重要职能活动、具有利用价 值的信息。4. 职责与权限4.1. 工程管理中心:4.1.1. 负责制定并修改集团工程信息管理制度；4.2. 战区工程管理部:4.2.1. 负责上报项目建设周期内发生的各类重大紧急事项；4.2.2. 负责对工程信息管理工作进行定期检查,并跟踪落实整改；4.3. 项目工程部:4.3.1. 负责工程施工(竣工)档案的收集、维护、管理、验收与移交；4.3.2. 负责工程内部管理信息的编制、收集、

3、维护、管理与移交；4.3.3. 负责工程月度信息的编制、收集、上报；4.3.4. 负责竣工图的收集管理；4.3.5. 负责重大信息的管理。5. 信息管理内容:5.1. 工程信息管理总则5.1.1. 项目工程部需设专职内业工程师,负责项目的信息管理工作。5.1.2. 对于所有的项目工程信息资料均需按项目文件编码体系进行编码。编码原则参见工程项目部内业资料管理作业指引5.1.3. 项目工程部应建立一套高效简洁的文件流转程序, 对于所有接收与发放的文件,建立严格的登记制度。5.1.4. 工程信息应及时收集,并将信息准确、完整及时地传递给使用单位和人员。5.1.5. 工程信息收集应随工程的进展进行,保

4、证真实、准确、时效性,经有关负责人审核签字,及时归档。5.2. 工程信息管理流程5.2.1. 工程信息收集（1） 收集范围:凡是反映与工程有关的重要职能活动,且具有利用价值的各种载体的信息。（2） 收集时间:应按信息形成的先后顺序或工程完成情况及时收集。5.2.2. 工程信息处理（1） 工程信息接收a) 对于接收到的信息,由内业工程师负责接收确认,并根据文件类别填写“来文登记表”,登记后的文件呈交相关责任人审阅、批办或转批。b) 信息在进行处理和传递分发之前必须审查其有效性,如发现收到的文件和资料存在有效性问题,应立即与发放信息的单位联系,确保信息的有效性。c) 文件信息均以复印件形式传递分发

5、各相关部门,原件归档保存。必要时抄报工程管理中心。如文件信息必须以原件形式分发传递,需留有一份复印件归档保存。（2） 工程信息回执(回复)a) 各部门或相关责任人应按照职责要求,及时准确地对接收到的工程信息进行处理与反馈。b) 内业工程师负责工程信息回执工作的跟踪与追溯。（3） 工程信息发送发往外部的所有文件、信函、传真、会议纪要等均应使用统一文件格式与文件编码。经发件部门负责人、项目负责人签字批准,由内业工程师登记后统一发送、存档。5.2.3. 工程信息存储（1） 基本要求a) 项目工程部在开工前需对信息管理职责进行划分。b) 确保工程信息资料的原始性与真实性,各施工单位、监理单位以及各部门

6、都必须指定专人负责收集与整理。c) 项目工程信息的整理应按相关档案规定要求以及集团内业资料管理规定要求进行,确保分类科学、组卷合理。（2） 工程信息的归档a) 归档文件必须完整、成套、系统；必须记述和反映工程项目建设的全过程； 必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符、技术数据可靠、签字手续完备。b) 各单位以及部门完成本业务范围内的资料收集、整理,移交内业工程师进行分类、编号、整理、立卷、编目,经项目负责人审核后,由内业工程师负责存档。c) 对于电子文件,文件的形成部门(单位)应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向内业工程师移交,并将其存储到符合期限要求的脱机载体上。

7、d) 竣工资料的编制整理必须符合相关管理规定。5.2.4. 工程信息保管与借阅（1） 所有文件资料原则上应由资料员统一存档保管,确有必要分散保管时,需制定分散管理办法,并明确保管范围和责任人。（2） 资料员对所保管的全部资料,每季度进行一次核对清点,发现破损档案应及时修复或复制。存放档案排列整齐,保持档案柜内外清洁卫生。（3） 本项目部人员可查阅档案资料,但档案资料一律不外借,因工作需要复制档案或图纸,须经工程PM批准同意。（4） 应根据行政部门的移交清单,定期将工程资料移交行政部门,作为长期档案保存。5.2.5. 工程信息保密根据集团相关保密的规定与要求,与项目有关的技术、商务、招标等文件以

8、及重要信息严禁对外泄露与传播。5.3. 工程信息内容及管理要求5.3.1. 工程信息包括项目管理过程中形成的各类文字、图纸、数据、表格、影像资料等。5.3.2. 工程信息的分类（1） 工程内部管理信息（2） 工程施工过程以及竣工资料（3） 工程项目月度上报信息（4） 知识信息5.4. 工程内部管理信息管理要求5.4.1. 具体内容及管理要求详见工程项目部内业资料管理作业指引5.4.2. 项目竣工后,内业工程师负责将完整的项目内部管理档案资料移交项目工程部。5.5. 工程施工过程以及竣工资料管理要求5.5.1. 施工过程(竣工)资料应严格执行资料双份制,资料管理根据国家、地方建筑工程资料及档案管

9、理有关规定执行。5.5.2. 单位工程竣工验收后,工程部资料员负责将完整的工程竣工档案一份移交至城建档案馆,一份移交至项目工程部档案室。5.6. 施工图及工程设计变更依据类文件管理要求5.6.1. 战区项目工程部留存的各专业施工图数量不得少于 2套,其中 1 套用于项目工程部存档,1 套用于现场日常工作需要。5.6.2. 各类设计变更依据类文件数量不得少于 4 份,其中 1 份用于项目工程存档,1 份用于现场日常工作需要,其余 2 套分别发放给监理单位与施工单位。5.6.3. 施工图及设计变更依据类文件管理要求:（1） 建立施工图以及设计变更依据类文件收发记录台账。（2） 落实具体责任人负责台

10、账管理与记录。（3） 收到施工图/设计变更依据类文件后,应在 24 小时内予以登记。（4） 台账记录应包括内容:文件名称(图纸名称)；文件数量；接收、发放时间；接收(发放人)签字。5.6.4. 被替代作废的施工图,应做出明显标识,并以书面形式通知各相关单位明确告知已作废施工图的版本图号。5.7. 上报工程信息管理要求5.7.1. 工程月报（1） 上报时限:当月的 28 日之前。（2） 审核方式:项目工程部的工程月报通过企业邮箱发送至战区工程管理部；战区工程管理部整理汇总后,发送工程月报(战区版)至工程管理中心工程部邮箱。（3） 工程月报和工程月报(战区版)上报格式以及评分标准,具体要求详见附件

11、。5.7.2. 工程案例（1） 所有在建项目,每季度上报工程案例不得少于 1 篇（2） 上报时限:当季最后一月的 28 日之前通过公司的 263 邮箱将电子档发送至集团工程管理部部门助理处。5.7.3. 工程管理中心要求回复及上报的各类文件5.7.4. 重大事项上报管理要求（1） 需上报的重大事项范畴:在项目建设周期内,发生的各项可能对中南的日常经营活动、品牌美誉度造成负面影响的事件。（2） 具体重大事项内容:a) 进度严重滞后,造成开盘或竣工风险的事项。b) 被政府部门责令停工；c) 供应商或小业主发起的群访、群诉事件,造成广大社会影响,可能对品牌造成负面效应的事件；d) 其他可能影响项目正常工作程序、进度、质量、安全的紧急重大情况。（3） 上报时限:重大事项发生后一小时内,战区工程管理部负责人先行以口头形式报告战区负责人,并在 24 小时内以书面报告形式上报集团工程管理中心。5.8. 知识信息管理要求5.8.1. 项目工程部负责配置齐全各类法律、法规以及相应施工、验收规范,并建立法律、法规、规范类文件目录,并指定专人负责文件的维护更新,确保文件时效性。5.8.2. 项目工程部应熟练使用智能营造工程软件,并如实反映过程信息。项目负责人是智能营造软件使用的第一责任人。项目负责人应指定一名项目管理员(原则上由工程内业岗