机关文件整理归档程序.ppt

1、第二章 机关文件整理归档程序、方法和要求,一、机关归档文件整理 工作基本情况,二、文件整理归档工作 具体操作方法,第一节 机关归档文件整理工作,一、什么是归档文件整理？ 归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。,二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。,三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求：,强

2、化收集 简化整理 细化检索 和深化利用,第二节 文件整理归档具体操作,文件归档整理流程：,收集,确定“件”,文件装订,文件分类,文件排列,编制归档号,编目,装盒,档案排架,一、收集,收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：齐全完整,如何才能做到齐全完整？,1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。,（1）明确归档范围,凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 制订本单位文件材料归档范围与不归档范围。 A、镇

3、级机关、开发区管委会的文件材料归档范围：参照武档发200323号文件关于下发的通知结合本单位实际重新制定。*,B、区级机关文件材料归档范围： 根据我局制定的机关文件材料归档范围与不归档范围，结合本单位实际，制定出本单位的归档范围。* 各单位制定的归档范围表应作为本单位的一项业务标准加以公布并报区档案局业务指导科备案。,不归档范围主要有：,A、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不需办理的文件材料； B、上级机关发来供工作参考的抄件； C、上级机关征求意见未定稿的文件； D、无查考利用价值的事务性、临时性文件；,E、重份文件； F、未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、

4、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）、铅印文件的各次校对捐（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； G、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；,H、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信； I、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文。介绍信等； J、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料； K、为参考目的从各方面收集的文件材料。,L、同级机关和非隶属机关的文件材料； M、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； N、越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料； O、

5、下级机关抄报备案的一般性文件材料。,各单位应根据中华人民共和国档案法和中华人民共和国档案法实施办法及机关文件材料归档和不归档的范围精神，结合实际情况，制定本机关、本系统文件材料归档和不归档的具体范围。,（2）归档时间,归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。,（3）归档要求,A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。,D、底稿随印件一起

6、收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。若是上下级联合发文，定稿一般由上级机关收集；若上级机关对下级机关文稿进行核签，定稿一般由下级机关收集归档；若下级机关代上级机关拟稿，定稿归上级机关收集归档；,E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。,二、确定“件”,归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。 “件”的确定一定要把握尺

7、度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。,具体情况作如下规定：,1、文件正本与定稿为一件； 2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件； 3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。,4、原件与复制件为一件； 5、转发文与被转发文为一件； 6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7、成套的会议材料分别为件； 8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件； 9、正文与文件处理单（办文单）为一件； 10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别

8、为件；,11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件； 12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如按单位、地区、系统等）组合，可装订在一起作为一件 。如先进审批表、工资审批表、统计年报等； 13、镇级机关形成的如建房审批、结（离）婚审批材料等可按传统做法实行一户、一对夫妻一件；,14、介绍信一般一份为一件，若有的单位一年形成的介绍信数量较多时，也可按地区或系统划分成件； 15、有的单位在项目审批中形成或收到一些验证材料（俗称附件），若内容固定，也可视作请示或复文的附件，与请示或复文合为一件看待。如发改局、外经贸局的项目审批材料等。,三、文件的装订,文件

9、的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。 在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。,1、文件的修整：,（1）对破损文件进行修裱； （2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； （3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。,（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。 （5）小于16开或8开的纸张可不贴衬。 （6）空白纸张抽除。（如整本归档的文件）,2、装订：,我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边要齐；不锈钢钉不宜钉得过多。（不锈钢钉应采