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1、安徽联通公文处理培训讲义,中国联通安徽省分公司综合部 二OO八年十二月,主要内容,一、总体概况 公文的作用 公文的特点 公文处理 二、收文的办理 三、发文的办理 四、常用文种写作 五、常见问题和注意事项,1、公文的作用,公文：是公司处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达党和国家的方针、政策，施行管理措施、请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告和交流情况的工具。 公文的作用： 发布公司各项管理制度：如“关于印发中国联通安徽分公司合同管理办法的通知” 发布各项方针政策、指令：如“关于开展先进性教育活动的通知” 请示、汇报工作，反映情况，如“关于xxx的请示（报告）” 各单位、各部门之间

2、交流信息、商洽事务、协调配合工作，如“关于商请协助xx的函”、“关于反馈xx工作落实情况的通知” 宣传教育广大员工，如“关于对xx进行表彰的决定”、“关于xx情况的通报” 凭证依据作用，真实记录公司公务活动的状态、过程，证明作者的合法身份，是分清责任的重要的凭证。“关于办理职代会提案的通知”、“关于xxx情况的报告”,2、公文的特点,由法定作者制作。法定作者是指省分公司、市分公司以及省、市分公司组成部门。 具有法定的现实执行效用。公文的信息对受文单位有强制性的影响，如在规定的时间、范围之内，强制执行、强制阅读、强制复文。 具有规范的体式。公司对公文的文体、结构及格式都做了统一规范，为了维护公文

3、的权威性、准确性，公文的制发者必须遵循这些规范。（字号、行距、字间距） 履行法定的程序。公文有执行效用，为了保证有效性，公司已经规定了各种公文的生成程序，公文的制发者必须履行这些程序。 很强的实效性。限时办理/一定时期有效。,3、公文处理,公文处理：公文的办理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，是公司基础管理的重要环节。 公司各级综合部是公司公文处理的管理机构，主管本级分公司公文处理工作并指导下级分公司公文处理工作。 公司通过MSS系统进行公文处理，在系统上设置公文拟制和处理的标准格式和规范流程，用以提高公司办公效率。除密级文件外，所有公文处理都必须通过MSS系统进行。密级文

4、件的处理以纸质形式办理，流程与MSS系统基本相同。 公文处理的基本原则：准确（内容真实、表述清楚、实事求是）；及时（实效性决定）；安全（保密）；统一（文秘部门统一管理）；高效（行文少而精，强化责任，避免过多的环节）。,一、总体概况 二、收文的办理 收文种类 收文流程 收文办理规则 三、发文的办理 四、常用文种写作 五、常见问题和注意事项,主要内容,1、收文种类,收文分为两种：公司收文和部门收文,第三步： 查看收文,2、收文流程,第一步：登陆系统,第二步： 查看代办事宜,3、收文办理规则,及时办理，不得推诿、延误。 公司收文员进行登记、编号后，进入计时阶段，自公文归档后流转结束。办理时限：一般公

5、文，3-5日内必须办理完毕，最迟不能超过7个工作日；紧急公文（文件上标有“急”字样），1到3个工作日内必须办理完毕；特急公文（文件上标有“特急”字样），当日必须办理完毕。确因需要研究不能按时办理的，要书面或口头向来文单位说明原因。 涉及其他部门的，要主动报告。 确不属于职责、职权范围的公文，或不宜由经办人或经办部门的公文，应及时报告部门经理，并向综合部说明理由。 办理公文时，如有涉及其他部门职权的事项，须主动报告本部门经理与其他部门进行协商；协商后仍存分歧的，报公司领导协调。 办理完毕，要在文件处理单上注明办理情况和结果。 对非传阅类公文，不应一“阅”了事，而应注明办理情况。,一、总体概况 二

6、、收文的办理 三、发文的办理 发文流程 公文种类 常用公文介绍 公文格式 行文规则 四、常用文种写作 五、常见问题和注意事项,主要内容,1、发文流程,关键步骤： STEP1：员工拟稿 STEP2：部门经理审核 STEP3：相关部门会签 STEP4：综合部秘书审核 STEP5：综合部经理审核 STEP6：公司领导签发,公司发文流程,按行文对象分： 上行文：向上级单位报送的公文 下行文：向下级单位发送的公文 平行文：向同级单位发送的公文 按行文种类（十种）： 决定 决议 意见,2、公文种类,通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要,常用,按行文单位类别 公司文件 部门文件,上行文：请示、报告 平

7、行文：函 下行文：决定、批复、通知 、通报,3、常用公文介绍,通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下级机构办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免人员。 如：关于转发中国联通xx的通知 关于印发xx制度的通知； 关于下发2006年工作计划的通知； 关于xxx职务任免的通知 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况 如：关于对xx分公司全力抗洪抢险保障通信畅通工作予以表彰的通报/关于xx单位违规经营情况的通报/关于一季度考核情况的通报 报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 如：关于G网11期工程进度的报告 请示：适用于向上级机

8、关请求指示、批准。 如：关于成立xx营销中心的请示,3、常用公文介绍,批复：适用于答复下级机关请示事项 如：关于同意xx分公司xx的批复 会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 如：总经理办公会纪要、经营会/预算会纪要、研讨会纪要 函：适用于不相隶属机关间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。 如：关于商请解决边界漫游问题的函 关于同意解决边界漫游问题的复函,注意：作为公文，函是一种文种；但在公司的公文体系中函还有一种用法，即部门函，表示部门文件的意思，这时函是一种格式。 如：关于规范合同管理的通知（联通皖综函2007xx号）。,4、公文格式,公文格式是撰写、印制公文时

9、必须遵循的标准规范。 MSS撰写公文必备内容 标题 紧急程度 主送单位 签发人(公司领导） 正文 MSS撰写公文可选选项 抄送 抄报 会签 附件 背景文件 备注,4、公文格式,其他项： 主题词（秘书填写） 发文字号（收发文员） 印数（收发文员） 校对（拟稿人） 成文日期（正式文件上，领导签发日期） 印发日期（正式文件上，文件印制日期） 印发单位（正式文件上） 印章（正式文件上，mss系统上的文件无印章，但如果文件对外，必须加盖印章）,4、公文格式,成文文件公司文,发文单位标识,发文字号,签发人,文件标题,主送单位,正文,成文日期,主题词,印发单位,印数,印发日期,发文字号,文件标题,主送单位,

10、正文,成文日期,主题词,印发单位,印数,印发日期,4、公文格式,成文文件-公司函,发文单位标识,4、公文格式,发文字号,文件标题,主送单位,正文,成文日期,主题词,印发单位,印数,印发日期,发文单位标识,成文文件部门函,成文文件会议纪要,4、公文格式,发文字号,文件标题,主送单位,正文,成文日期,主题词,印发单位,印发日期,发文单位标识,xxx会议纪要,xxx,xxx,13,主题词：,xxx,5、行文规则,行文应当确有必要，注重效用。 坚持“少而精”，忌滥发、滥报。 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人

11、应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级协调或裁定。 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 属于上级主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送上级主管部门处理。 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。,主要内容,一、总体概况 二、收文的办理 三、发文的办理 四

12、、常用文种写作 通知 请示（报告） 会议纪要 签报 五、常见问题和注意事项,草拟公文的基本要求,文稿内容要符合国家的法律、法规及其他相关规定。 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直叙不曲，字词规范，书写工整，标点正确，篇幅力求简短。 公文文种应当根据行文目的、发文机关的职权及与主送机关的行文关系确定。 人名、地名、数字、引文要准确。日期应当写明具体的年、月、日（不要用前年、上月、明日等字样），年份应写全称。 公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”，不得出现如“A、B、C”、 “、”或“1.1 1.2 1.3”之类层次序号

13、。 公文中的数字，除成文日期外，原则上必须采用阿拉伯数字。 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。 拟制文稿要严格划分密与非密的界限。密级文件不通过MSS系统流转。,1、通知,通知的类别 发文通知 转发性通知。对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：关于转发中国联通 xxx 的通知。 发布性通知。发布公司制定的各类规章及其它材料，使之产生直接的行政效力。例 关于印发 xxx 的通知。 知照通知。用于向有关单位、部门传达、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：关于等四同志职务任免的通知。 事项通知 布置

14、性通知。就某些具体事项下达任务、提出要求。例：关于做好内控工作的通知 规定性通知。上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例 ：关于xx资费套餐有关问题的通知。 会议通知。告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼有告知和布置作用。例：关于召开座谈会的通知。,1、通知,通知的写法 1、开头部分应先交待通知的缘由，即行文的目的何意义。 2、内容部分大多采用分条列项法，具体阐明索要办理或周知的事项，明确政策，提出要求、措施和办法，注意事项及时限等。注意表述要条理清晰，一目了然。 3、会议通知一般要写明召开会议的单位，会议名称和时间、地点、内容（议题

15、），参加会议的人员范围和人数，会议材料要求，报到时间和食宿安排，有关注意事项以及联系人、联系电话等。必要时附上“会议回执”。,2、请示,请示是向上级请求指示、批准所用的一种上行公文。 请示的类别 请求指示 如对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解；对工作中发生的重大问题或一些新情况新问题依据原先规定难以处理；平行机关间对某一工作发生意见分歧无法统一， 需要向同一上级机关请示作出裁决等等，这些都属于请求上级指示的政策性请示。例：关于明确问题的请示。 请求审批 对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不能决定或解决的；对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的，这些都属于请求上级审

16、批的工作性请示。例：关于项目需用资金的请示。,2、请示,请示的写法 1、主送机关 应是直属上级机关，且只能主送一个上级机关，不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送上级机关。 2、正文 请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。 请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫； 请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性； 请示尾语一般有“妥否，请批示”、“特此请示，请

17、予批复”等惯用语。,2、请示,请示与报告的比较 相同点 两者都属上行文。 报告、请示首页须注明签发人。 都是向上级汇报情况、反映问题。 相异点： 性质和行文目的不同，报告属陈述性公文，其行文目的在于汇报工作、反映情况 、提出意见和建议、答复询问等，故不要求上级机关回复；请示属呈请性公文，其行文目的在于请求指示或审核批准，需要上级机关给予答复。 上级机关处理原则不同，对待报告上级机关只在认为有必要时才予批复，而对请示上级机关不管同意与否均应批复。 容量范围不同，对报告虽也提倡一文一事，但像综合报告等显然多为一文数事且篇幅较长；对请示则严格要求一事一请，篇幅相对较短小。 行文时间不同，报告在事前、

18、事中、事后均可行文 ；而请示必须事前行文。,3、会议纪要,会议纪要：是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。行文方向主要是下行指导工作。 会议纪要与会议记录比较 会议纪要是行政公文，是经过会议通过的有关事项，对工作具有指导意义。 会议纪录是事务文书，是会议发言的原始记录。 会议纪要分类 决策性会议纪要。会议经讨论达成共识，议定事项须贯彻执行，具有一定的行政约束力。 研讨性会议纪要。侧重于政策探讨，行政约束力较弱。 会议纪要的写法 正文：概述会议情况归纳会议精神及决定希望与要求,4、签报,签报是公司内部各部门需呈送公司领导的重要请示（报告） 签报与公文中的请示文种相比较： 签报是公司内部行文，

19、送呈对象是公司领导； 公文中的请示是本单位对外行文，送呈对象是上级机关。 签报特点： 签报形式应采用统一格式，内容简明扼要，一事一报。 除人事任免、案件查处等内容的签报按有关规定办理外，其余所有签报均需送综合部登记编号后再送公司领导。 签报经有关领导阅批后，退至报送部门，并由报送部门按领导审批意见落实，负责归档保存档。 签报要由报送部门负责人签字。如涉及其他部门业务时，可经有关部门会签，在意见尚未一致时，签报必须将分歧意见和协调建议一并说明。 与签报事项相关的其他说明材料须附在签报后。签报事项如与以前签报事项相关或一事多报的，应将前次签报及领导批示一同附上。,4、签报,签报标题,公司领导批示,

20、主办部门意见,会签意见,拟稿人,正文,附件,一、总体概况 二、收文的办理 三、发文的办理 四、常用文种写作 五、常见问题和注意事项 文种运用方面的问题 行文关系方面的问题 公文内容方面的问题 正文结构方面的问题 语言文字方面的问题,主要内容,文种运用方面的问题,1、法定公文与非法定公文不分 例1 关于对年“学习教育月活动”的安排 例2 关于管理办法 把规划、计划、要点、安排、方案、总结、讲话等直接编排文号印发。 把某些所谓规章制度混同一般的法定公文，直接编排文号发布，如细则、规范、制度等。 一些口语化的词语，如汇报、回复、说明、承诺等当作文种使用。,文种运用方面的问题,2法定公文的文种之间不分

21、 请示、报告不分 请示、报告混用。 例3 关于急需解决xx经费的报告 请示、报告并用。 例4 关于请求回答xx问题的请示报告 函呈不分 不相隶属机关之间请求批准不用函而用“请示”或“报告” 例5 关于申请开通xx基站生产用电的请示（某市分公司主送给某市电业公司） 答复上级机关的询问不用报告而用函 例6 关于报送一季度业务发展指标完成情况表的函,行文关系方面的问题,1、上行文随意请报 主送个人 多头主送 越级上报 2、超越职权行文 涉及其他部门职能的，该会签不会签，直接发文 用部门函件替代公司文件对外行文 越级转发 关于转发国务院办公厅关于进一步做好防雷减灾工作的通知的通知（ 联通皖xx函 ） 3、党政不分,党的机关公文主送行政部门或单位； 行政机关公文主送党组织； 非党政机关联合行文而党政混杂一并主送。,公文内容方面的问题,公文在内容方面应当做到“观点明确”、“直述不曲”、“情况确实” ，但在拟文过程中，经常出现下列问题： 观点不明。 理由不足。 材料虚假。 对此，建议： 正文中每段第一句话写明本段观点 正文中列举理由时，尽量采用数字说话 保证