秘书文档管理复习资料

1、档案的定义档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的各种文字、图表、声像及其他各种形式的历史记录。档案的特点1. 在社会实践活动中直接形成2. 文件转变成档案是有条件的3. 形式变化多样4. 档案的本质属性是原始记录性5. 档案内容有社会实践性档案的价值1. 凭证价值和信息价值（核心价值）由档案的本质属性决定2. 现实价值和长远价值3. 第一价值和第二价值档案的作用1. 政治作用2. 行政作用3. 经济作用4. 科学作用5. 教育作用6. 法律作用档案工作的内容1. 档案的收集2. 档案的整理3. 档案的鉴定4. 档案的保管5. 档案的统计6. 档案的检索7. 档案的编

2、研8. 档案的利用档案工作的性质1. 管理性2. 政治性3. 服务性4. 科学性5. 文化性档案工作的基本原则1. 统一领导，分级管理2. 维护档案的完整与安全3. 便于社会各方面的利用（根本目的）我国档案工作机构的类型国家档案馆专业档案馆1. 公共档案馆企事业档案馆档案室2. 内部档案机构档案室的性质1. 内部机构，为内部服务2. 是机关工作的组成部分3. 是全国档案工作组织体系中的基层组织，是整个国家档案工作的基础文件整理的工作内容确定归档范围、分类、组卷、卷（盒）内文件整理、编目、装订或装盒等工作机关文件整理归档的范围1. 本机关文件（红头文件、辅助文件批复等、会议文件材料、内部管理文件

3、及业务文件、外事活动材料、反映本单位基本历史面貌的文件）2. 上级所发且与本机关有密切联系的文件3. 下级送来的与本机关有密切联系的文件4. 同级或不相隶属机关与本机关有密切联系的文件企业文件整理归档的范围1. 党群工作形成的文件材料2. 行政管理工作形成的文件材料3. 经营管理工作形成的文件材料4. 生产技术管理工作形成的文件材料5. 产品生产或业务开发工作形成的文件材料6. 科学技术研究工作形成的文件材料7. 基本建设和技术改造工作形成的文件材料8. 设备仪器管理形成的文件材料9. 会计工作形成的文件材料10. 职工个人管理形成的文件材料11. 其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料文

4、件分类的方法1. 年度分类法2. 组织机构分类法3. 问题分类法4. 保管期限分类法文件级整理按“件”整理1. 确定归档范围2. 整理单位3. 文件装订4. 文件分类5. 文件排列6. 归档章盖章编号7. 编制归档文件目录8. 填写备考表9. 文件装盒10. 填写档案盒封面档案制度的内容1. 归档范围2. 归档时间3. 归档案卷的质量要求4. 归档手续档案收集工作的内容1. 档案室的收集工作2. 档案馆的收集工作对现行单位具有长远保留价值档案的接收市级国家档案馆接收范围的档案：自形成之日起，满20年的永久保存档案县级国家档案馆接收范围的档案：自形成之日起，满10年的永久保存档案全宗的含义全宗是

5、一个独立的机关、组织或个人，在社会活动中形成的全部档案的有机整体。立档单位的构成条件1. 可以独立行使职权2. 没有会计单位或经济核算单位3. 没有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权档案鉴定的原则1. 全面性原则2. 发展性原则3. 整体性4. 效益性档案价值的鉴定标准1. 内容标准2. 来源标准3. 形式特征标准4. 相对价值标准5. 社会需求标准（效益标准）库房管理制度（人员出入库管理制度）档案库房只允许库房管理人员进入，非库房管理人员原则上不允许进入档案库房。参观、维护人员要在库房管理人员的陪同下方可进入。库房温度湿度控制库房类型温度相对湿度纸质档案库142050%60%照片底片

6、131535%45%照片档案142140%60%录音录像档案1424（波动5）使用声像档案的条件5045%50%（波动10%）档案存放方式基本采用竖放。档案破损严重或不宜竖放时采取横放，但叠加高度20cm检索工具介绍1. 手工检索工具：馆藏性档案检索工具、查检性档案检索工具2. 计算机档案文献检索系统企业年鉴的编写要求1. 企业年鉴的内容选择要有特色，突出企业工作的亮点2. 合理科学地安排年鉴结构3. 年鉴内容要紧跟企业发展4. 图文并茂，注重装帧设计5. 贴近企业员工生活档案网站服务的主要内容1. 提供档案在线浏览服务2. 提供档案检索服务3. 档案展览4. 在线咨询与预约服务5. 远程档案

7、信息服务档案网站的功能定位1. 促进政府信息公开2. 宣扬档案文化3. 便民服务4. 宣传展示5. 爱国教育人事档案的收集方法1. 组织部、人事部和劳动部门（主要部门）2. 党、团组织3. 纪检、监察、公安、检察院、法院、司法部门4. 人大常委、政协5. 科技、业务部门6. 教育、培训机构7. 部队有关部门和民政部门8. 审计部门9. 统战部门10. 卫生部门人事档案转递工作的基本要求1. 注意档案的安全，谨防档案丢失或者泄密2. 必须在明确有关人员新的主管或协管机构之后，才能办理转递手续3. 要随调动人员的调动而迅速开展4. 机要交通转递或专人送达，不能交予本人自带声像档案的类型1. 照片档案2. 录音录像档案电子文件的管理原则1. 统一管理原则2. 全程管理原则3. 前端控制原则4. 真实性保障原则5. 完整性保障原则6. 可读性保障原则文档一体化管理的理论基础1. 文件生命周期理论2. 文件来源原则3. 前端控制思想文档管理系统设计原则与方法1. 文件、档案流