基于工作流和文档管理的项目管理系统设计

1、基于工作流和文档管理的项目管理系统设计产品研发项目管理除了要对项目实施流程进行控制外，还需对项目各阶段生成的大量技术文件进行有效管理。本文在深入分析产品研发项目实施流程特点的基础上，建立了项目实施流程的通用模型和项目文档管理体系，引入工作流管理系统对流程进行创建、配置、流转和监控，并设计专门的文档管理模块对技术文档进行录入、检索和查看，实现了项目流程和文档的协调管理。 项目管理是指在确定的时间范围内，为了高效率完成既定目标，经由特殊形式的临时性组织运行机制，并通过有效的计划、组织、领导与控制，充分利用既定有限资源的一种系统管理方法。为了实现项目的高效管理，需借助计算机和信息化技术，以项目管理方

2、法和理论为基础，结合企业实际情况，开发出符合企业需求的项目管理软件，以协助项目的实施。 传统的项目管理软件系统将项目文档，如产品CAD图文档、工艺文件等嵌套在实施流程中，以致无法对项目文档进行集中管理。系统也没有配置专门的工作流管理系统，只能处理特定的开发流程，软件适应性低。为了解决上述问题，在项目管理系统中设置了单独的文档管理模块对项目文档进行管理，并引入工作流管理系统对项目业务流程进行创建、配置、流转和监控。项目管理的对象是某光电产品制造企业的产品研发项目，根据企业需求，选择IBM公司的Lotus Donuno/Notes为软件开发平台。Domino/Notes系统集成了应用软件开发环境和

3、文档数据库系统，不仅能高效地管理文件，而且可提供多重安全保障，确保了系统的安全性。1 项目实施流程分析 项目管理系统将工作流管理系统和企业业务流程重构(Business Process Reengineering，BPR)技术相结合来管理企业的各种流程，从而实现企业流程的自动化。本系统设计的指导原则是以实际项目的实施过程为基础，以标准流程为导向，对项目进行规范而高效的管理，因此系统设计的首要任务是将项目实施过程和标准流程联系起来。 1.1 项目流程现状 项目类别不同，其实施的流程也不同，有些项目在产品研发过程中省去了一些无实际意义的环节，由此可见项目实施的流程存在不一致性，为了方便流程的管理，

4、需将项目按照产品类别对实施的流程进行标准化。对于电子行业产品研发流程，依据国际标准化组织(ISO)目前的标准，一个完整项目设置有23个环节，每个环节什么时候执行、由什么人执行、执行什么任务都有具体说明，供企业参考执行。企业在开发新产品时，会根据开发对象的特点和企业的实际情况对ISO标准流程进行必要的调整，主要是去除对本企业不必要的环节，简化开发过程，节约开发成本。为了使企业项目流程符合行业标准，同时也保持项目流程的企业特色，应对项目管理的流程进行调整和规范。 1.2 标准流程模型建立 根据ISO9000标准，电子产品研发项目的完整实施流程包含7个阶段，共23个环节。实际项目实施时，项目以阶段为

5、任务单位执行，每个阶段指定实施负责人，负责该阶段研发工作的完成和阶段文档的上传和提交操作。因此，在项目流程建模时将一个项目任务分解为几个阶段性任务进行处理，每个阶段的任务包括阶段相关技术文档的提交和阶段工作文档的审批，分别由文档管理模块和流程管理模块来处理，这样一个项目流程按阶段被分解为若干个局部小流程，完整的项目流程包含的环节见图1。点击图片查看大图 图1 完整项目环节分布图 如图1，将一个完整的标准项目流程分成7个阶段，7个阶段分别对应着7个标准的流程，以项目立项为例，此阶段的业务流程如图2。点击图片查看大图 图2 项目立项申请流程图 从总体来看，每个阶段对应一个标准流程，7个阶段之间本身

6、也构成了一个顺序执行的流程，即通过一个两层流程模型来模拟项目实施的过程。标准流程固定不变，而阶段的数量可变，阶段数量的变化即对应了项目类别的变化，这样便于提高项目流程构成的模块化程度。7个阶段的数量组合构成了项目实施流程的通用模型，企业在实际产品开发时，可以根据项目类别在7个标准阶段内进行勾选，从而确定项目实施的流程。2 项目管理系统功能模块 根据前面的分析，将项目分为文档和流程两部分内容进行管理，系统功能模块如图3。点击图片查看大图 图3 系统功能结构 2.1 文档管理模块 文档管理模块主要对项目中每个阶段的技术文档进行统一管理，实现文档的录入、检索和查看等功能。项目实施过程中生成的文档有两

7、类，一类是审批文档，嵌入在各阶段的流程中，并在流程的节点之间传递，在每个节点处由具有相应权限的人员填写审批意见，通过点击不同的操作按钮（如通过、驳回等）决定流程的走向。另一类是项目在每个阶段的技术文档，是文档管理模块的主要管理对象，这些文档的管理与其对应阶段的流程管理相对独立，但两者均提供http网址链接到对方页面，实现文档管理和流程管理的关联互通，便于项目监控人员通过项目实施流程查看各个阶段的技术文档，也能在查看各阶段技术文档的同时监控该阶段的实施流程，从而使具有相关权限的人员可以对项目的整体情况进行把握和控制，便于及时发现问题和作出项目调整决策。 2.2 工作流管理系统 工作流管理系统是一

8、个实现流程流转的软件系统，主要完成工作流的定义、生成、流转和流程管理工作，并按照在计算机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行。本文项目管理系统中引入神州数码的工作流管理系统digiflow，这是个基于Lotus Domino/Notes平台开发的可视化流程管理/zsjm/系统，系统中提供了功能强大、灵活的图形化自定义工作流程管理，主要通过人（角色）、流程和表单来实现业务流程，具体步骤为：先定义好流程，包括绘出流程图、设置流程流转的条件和设定流程中各个节点的角色权限等；然后将该流程对应的表单画出并在表单页面通过添加读者和作者域进一步对角色

9、和权限进行细化设置，作为审批文档的模板；最后将流程和表单关联配置。3 项目管理系统方案设计与实现 根据系统功能模块的划分，拟出项目管理系统的设计方案如图4。点击图片查看大图 图4 系统设计方案 项目实施过程如下： (1)项目立项申请。只有立项申请通过的项目才能进行接下来的阶段任务。项目立项申批文档如图5。点击图片查看大图 图5 项目立项建议书申请 (2)新建项目。确定项目进度计划，如图6。项目进度计划指出了项目组织未来努力的方向和奋斗目标，完善的项目计划可以使失败概率降至最低，以最大限度地保证在预期的期限内取得预期的效果。点击图片查看大图 图6 项目进度计划 (3)分阶段执行。主要完成两个任务

10、，一是推动各阶段业务流程流转直至结束，以设计评审阶段为例，图7显示了该阶段业务流程处于研发部审批环节的页面；二是将各个阶段的相关文档（技术资料、工艺文件等）上传到文档管理系统，作为公司项目经验资料保存，便于日后查看和分析，如图8。在关联文档选项卡界面提供链接到该阶段流程执行页面的http地址。点击图片查看大图 图7 设计评审审批流程点击图片查看大图 图8 阶段任务提交 (4)项目结束。项目结束分两种情况，一是正常结束，项目最后一个阶段的任务完成即说明该项目已经正常结束。二是项目终止，说明项目在实施过程中因为某种原因在某个中间阶段终止。4 结论 实际应用表明，将产品研发项目的流程和文档两部分内容分开管理后，项目执行时两者可同时进行，互不影响，而在查看项目（项目监控）时又可使两者统一管理，不仅提升了项目