公司财务档案管理制度条款

1、公司财务档案管理制度条款 目前我国部分财务档案中收录的信息有相当一部分是虚假信息,这些虚假信息严重扰乱了企业经营决策者的科学性,导致决策失败,严重的甚至影响到企业的正常经营。下面爱汇的公司财务档案条款，供你参考。 第一条 根据财政部、国家档案局 _会计档案管理办法 _的规定，为加 强公司会计档案管理， 保证会计档案妥善保管有序存放、 方便查阅， 严防毁损、 散失和泄密， 特制定本制度。 第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和 反映单位经济业务的重要史料和证据。 具体包括： 一、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 二、会计账簿类：总账、

2、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。 三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明 和其他财务报告。 四、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、 会计档案清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。 第三条 每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责立卷，装订成册，编 制会计档案保管清册。 一、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应 当由财务部编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。 二、移交档案部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。 个别重要拆封重新 的，档案部

3、门应当会同财务部和经办人员共同拆封，以分清责任。 第四条 财务部和档案部门保存的会计档案不得借出。 如有特殊需要，经总经理批准， 可以提供查阅或复制，并办理登记手续。 查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂 画、拆封和抽换。 一、由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。 二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、 15 年、25 年 5 类。 三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 第五条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照本办法 附表所列期限执行。 第六条 保管期满的会计档案，除本第七条规

4、定的情形外，可以按照以下程序销毁： 一、本单位档案部门会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计 档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内 容。 二、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。 三、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。 四、 监销人在销毁会计档案前， 按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会 计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。 第七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得 销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。 单独抽出立卷的会

5、计档案，应当在 会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。 正在项目建设期间的建设单位， 其保管期满 的会计档案不得销毁。 第八条 使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。 使用磁盘、 光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。 第九条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工结算后移交给建设 项目的接受单位，并按规定办理交接手续。 第十条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档 案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止 年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时， 交接

6、双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接， 并由交接双方的 单位负责人负责监交。 交接完毕后， 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签 名或盖章。 第十一条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。 本制度解释权归公司财务部。 一、会计档案管理的定义 会计档案管理是指对会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料， 记录和反映单位经济业务的重要史料、证据建立会计档案的立卷、归档、 保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便 查阅，严防毁损、散失和泄密。 二、会计档案的范围 会计档案的范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算

7、专业材料， 记录和反映各公司经济业务的重要史料和证据。 具体包括： 1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 2 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片(以记账凭证和原始 发票代替)、辅助账薄和其他会计账薄。 3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及 文字说明，其他财务报告。 4 发票类：增值税专用发票、普通发票、收据、服务业发票等其他发票。 5 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，发票领用登记簿，会计档案 移交、保管、销毁清册，会计档案借阅登记本，各类财务证件以及其他应 当保存的会计核算专业资料。 三、会计档案的立卷 各种会计档案应

8、按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案 卷，将各卷按顺序编号。 (一)会计凭证(案卷号：1-连续流水号，连续流水号每年从 1 开始连续) 1、记账凭证于每月结账日(2 月为最后一天，12 月或春节月份根据通知 要求，其他月均为 30 日)后一周内打印完毕，汇总打印到二级科目;每月 20 日前完成上月会计凭证装订工作，按年、分月妥善保管归档; 2、凭证，按编号顺序排列，检查日期、编号、附件张数、收讫、付 讫章及有关部门人员印章是否齐全; 3、摘除凭证内的.金属物(如钉书钉、大头针、回形针)，将大的附件按凭 证大小折叠好，避开左上角装订位臵，便于翻阅; 4、在每本凭证上加附封皮、封底，

9、于左上角打孔，棉线装订，并将装订 处粘贴覆盖; 5、凭证封皮上填写凭证种类、本月总册数、本册编号、起止日期、号码， 会计主管人员、凭证审核人员和装订人员(骑缝处)签章; 6、每月末将装订成册的凭证，统一登记目录，按编号顺序入柜 保存; 7、出纳不得装订凭证。 (二)会计账簿(案卷号：2-连续流水号) 1、会计账簿每年打印一次，在第二年的 3 月底前必须将所有明细账打印 完毕，并归档; 2、现金日记账和银行存款日记账科目需打印至最底层科目;资产、负债 类科目辅助账类型按客户、职员、供应商核算的需分别按照每一个客户、 职员、供应商打印核算项目明细账，除上述科目以外的其他科目明细账打 印至二级; 3

10、、账簿：账簿启用表填写齐全，内容与各个账户相符，账页数齐全， 序号排列连续; 4、会计账簿的装订顺序 (1) 会计账簿装订封面 (2)账簿启用表 (3)账户目录、备考表 (4)按本账簿页数，顺序装订项页 (5)会计账簿装订封底 5、会计账簿装订后应牢固、平整、不得有折角，掉页现象，账簿装订的 封口处，应加盖装订人印章，装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所 属年度及账簿名称和编号; 6、账簿封面上标明账簿名称、所属年度、编号，编号一年一编，顺序为： 现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、核算项目明细账、固定资 产卡片。 (三)会计报表(案卷号：3-连续流水号) 独立核算体次年 1 月份将上

11、年 12 个月月度会计报表按照资产负债表、损益 表、费用明细表、应交税金明细表、现金流量表等报表的顺序，加装报表 封皮，填写报表目录，加盖企业负责人、会计主管人员、制表人印章后， 入柜保存。 合并报表及各核算体年报需在次年 2 月份按上述要求装订完成。 (四)其他会计档案立卷 1、发票类： 增值税专用发票抵扣联每月按认证的先后顺序，附“认证结果通知书”、 “认证结果清单”并加“征税/扣税单证汇总封面”后装订成册，具体装订 要求同记账凭证; 除增值税专用发票以外的其他发票、收据存根联(或记账联)均按 25 份/ 本、100 本/捆打包，并在包外易见处注明开票期间、发票(或收据)号码 段。 2、其

12、他类： 银行余额调节表须每月打印后签字(独立核算体由主办会计签字，公司由 财务负责人指定的专人签字); 银行余额调节表与银行对账单分银行，按 1-12 月顺序装订成册; 其他会计档案按类分别装订成册，并具名编制人、保管人。 四、会计档案的归档保管 1、独立核算体的会计档案管理员为主办会计，公司设立专职会计档案管 理员。 会计档案管理员负责全部会计档案的、装箱、保管、调阅、销 毁等一系列工作。 2、出纳人员不得兼管会计档案。 3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 会计档案的保管期限，从 会计年度终了后的第一天算起，定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 类，且以

13、下会计档案保管期限为最低保管期限，如需增加细化 档案名称的，可比照类似档案的保管期限。 (详见附表)。 (1)保管期限为3年的：月/季度财务报告、内部往来对账表、会计档案 借阅登记清册。 (2)保管期限为 5 年的：银行存款余额调节表、银行对账单。 (3)保管期限为 10 年的：月度纳税申报表。 (4)保管期限为 15 年的：会计凭证类、除现金日记账和银行存款日记账 以外的其他账薄、会计移交清册。 (5)保管期限为 25 年的：现金日记账和银行存款日记账。 (6)保管期限为永久的：固定资产卡片(以记账凭证和原始发票代替)、 年度财务报告、年度纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 五

14、、 会计档案保管清册的建立 1、根据会计档案立卷编号，按年分月顺序登记会计档案的保管清册。 2、会计档案保管清册以书面形式建立，次年装订成册。 六、 会计档案的借阅使用规定 1 借阅对象:财务人员、法务部、审计部、外审机构等。 2 借阅地点：除国家行政执法部门以外的借阅人，借阅地点只能在公司及所属门 店的办公区域内，不得将会计档案携带外出;如遇特殊情况，须经财务经理批准 后方可携带外出。 3 借阅时间：借阅档案必须在借阅日起两天内归还，如需延期使用，须再次办理 借阅手续，行政执法部门的除外。 4 借阅要求:借阅会计档案人员，不得转借他人，不准在案卷中标画，不得拆散 原卷册，更不得抽换。 不准删

15、改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到 归还档案完好无损。 需要复制会计档案的，也应经财务经理批准后，由档案管理 人员负责办理。 5 借阅登记:建立会计档案借阅登记簿，将借阅人姓名、部门、日期、内容、用 途、审批人、归还时间等情况逐项登记清楚。 借阅登记清册归档保管。 6 借阅审批管理: 6.1 公司财务及内审人员借阅会计档案的审批规定 6.1.1 除出纳外财务及内审人员借阅当年凭证、账簿等纸质会计档案：需报档案 保管员登记备查。 6.1.2 除出纳外财务及内审人员借阅以前年度凭证、账簿等纸质会计档案：需到 档案保管员处登记，经财务经理审批同意后方可借阅。 6.1.3 出纳人员一律不得借

16、阅凭证、账簿等会计档案。 6.2 独立核算门店财务人员借阅会计档案的审批规定 6.2.1 除出纳外财务人员如需借阅凭证、账簿等纸质会计档案均需经主办会计审 批，由档案保管员登记，如无档案保管员的由主办会计负责登记。 6.2.2 出纳与主办会计在同一地点办公的，则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿 等会计档案; 出纳与主办会计不在同一地点办公的，如有其他财务人员则出纳人 员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案; 出纳与主办会计不在同一地点办公的， 且无其他财务人员的则需将借阅用途由主 办会计报财务经理审批后方可。 6.3 非财务人员借阅会计档案的审批规定 6.3.1 一律凭内部工作联系单经所属部门负责人

17、审批后，到档案保管员处登记， 经财务经理审批同意后方可借阅。 6.3.2 为确保公司财务信息安全，除财务人员及公司内审人员外不得开通 30 天 (含)以上的财务核算软件(EAS)操作权限。 如确有工作需要的，需经分管 财务副总审批后， 仅开通工作期内与工作内容相关的账套查询权限，该工作期不 得超过 30 天。 七、会计档案的交接 1、财务负责人调动时，应办理会计档案移交手续。 2、单位机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制 会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档 案编号、应保管期限、已保管期限等内容，并将全部装箱逐一点交，接管人员逐 一接

18、收。 3、 单位机构变动如公司终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档 案，应当由终止单位的上级财务负责人安排落实档案存放地点及相关人员代管; 如公司之间合并的， 原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管，单位合 并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 4、会计档案交接时由财务负责人及上级财务指定人员负责监交。 交接完毕后， 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 5、 会计档案交接时由于未按照规定及时办理交接手续进行档案移交导致责任不 清的，一律由接替人承担。 八、会计档案的销毁 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： 1、由会计档案管理人

19、员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计 档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销 毁时间等内容。 2、财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 3、销毁会计档案时，应当会同会计机构、审计部门、保安部门共同监销。 4、 监销人在销毁会计档案前， 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所 要销毁的会计档案，报上一级财务部门审批;销毁后，应当在会计档案销毁清册 上签名盖章。 5、保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭 证，产权凭证、注册资本入账凭证、股权转让凭证等，不得销毁，应当单独抽出 立卷，保管到未了事项完结时为止。 单独抽出

20、立卷的会计档案，应当在会计档案 销毁清册和会计档案保管清册中列明。 九、会计档案的检查 1、公司、门店会计档案保管人员应按规定严格进行会计档案管理，不定期进行 自查，如因个人主观原因造成会计档案的散失、损坏、被窃取，则按公司手 册规定给予处理;如给企业带来经济损失，则全额赔偿损失。 2、财务核算主管或内控督导(或以财务核算辅导小组自查、互查的形式)需每 年对下属每家核算体的会计档案进行不少于 1 次检查，检查后需做好检查记录， 对不符合规定的，责令限期整改。 第一章 总则 第一条 为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证 财务档案妥善保管、有序存放、

21、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化，特制定 本制度。 第二条 财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度 报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、档案管理。 其中每部分需依据具体情况进行详细分类。 第二章 会计档案管理 第三条 会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经 济业务的重要史料。 具体包括： 1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。 2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 3.财务报告类：月度

22、、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其它财务报告。 4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的 会计核算专业资料。 第四条 每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责立卷、装订成册、编制会计档案保管清 册，档案依据分类，分别保存，凭证按月保存，次年初将本年账簿存档。 第五条 应指定专人负责会计档案的保管工作， 档案柜由专人负责分类， 档案柜钥匙由专人负责保管。 第六条 保存的会计档案不得外借。 如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者 复制，并办理登记手续。 查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计

23、凭证上涂画，不得拆封、抽换会计 档案。 第七条 财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查 阅内容、归还日期等。 第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为 3 年、5 年、15 年、25 年、永久 5 类。 第九条 会计档案的保管期限，从年度终了后的第一天算起。 第十条 对会计档案保管期限有特殊要求的，可以报董事会批准。 第十一条 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： 1.编制会计档案销毁清册，列明销毁的会计档案名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管 期限、销毁时间等内容。 2.集团总裁、财务总监在会计档案销毁

24、册上签署意见。 3.集团财务管理部负责销毁会计档案，财务总监与董事长办公室人员共同监销。 4.监销人在销毁会计档案前， 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案; 销毁后， 应在会计档案销毁清册上签字盖章，并将监销情况报告公司总裁。 第十二条 保管期满但未结清债权债务的原始凭证，不得销毁。 应独立抽出立卷，保管到结清债权债务为 止。 第十三条 计算机电子财务文档，原则上应当打印出书面会计档案进行保存，同时刻录成光盘进行备份保 管。 第十四条 公司分立，会计档案由分立后的一方统一保管，另一方可查阅、复制与其业务有关的会计档案。 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽

25、出，移交业务相关方保存，并按规定办法交接 手续。 第十五条 公司合并，原单位形成的会计档案应当由合并后的单位统一保管。 第十六条 公司之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。 第十七条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的财 务负责人负责监交。 交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。 第三章 年度会计报告及审计资料管理 第十八条 年度资料包括年度报表、审计报告、验资报告等，这些报表及资料应依据时间、类别分别由专 人保管。 第十九条 年终报告、审计、验资报告应长期保存，分别装订，注明名称、日期等。 第二十条

26、 年度报告及审计资料原则上不予外借。 如公司内部单位或股东等需要查阅或复制，需经公司借 阅审批流程批准，资料保管人需记录发放或借出时间、姓名、部门、数量等，并由接收人签字或盖章。 第四章 资金类档案管理 第二十一条 资金类档案包括资金日报、资金周报、资金计划，资金计划执行情况分析报告、资金台账、 融资台账、员工信息等方面。 第二十二条 资金类档案按月度、季度、年度进行分类保管。 第二十三条 融资台账信息记录须完整，因融资业务而签定的合同及协议必须将原件归档。 第二十四条 资金类档案的管理应执行公司保密制度。 第五章 预算档案管理 第二十五条 预算档案包含月度、季度、年度预算与年度预算方案，预算

27、调整方案，预算执行情况等，涉 及收入、成本、费用及资本性支出等方面。 第二十六条 预算档案按年度分类保管。 年度预算应永久保存。 第六章 日常往来财务文件、决议档案管理 第二十七条 日常往来财务文件分为内部往来财务文件及外部财务文件两大类。 其中内部往来财务文件包 括各子公司、各部门之间以及部门内部发放的文件，包括“内部请示报告” 、 “内部通知” 、 “股东会决议” 、 “董事会决议”等;外部文件包括公司同外单位之间的所有国内外往来文件。 第二十八条 日常往来财务文件应依据内容进行分类保存，如内部规章制度，审计往来文件等等;外部往 来财务文件应依据往来单位进行分类存档。 第二十九条 公司内部

28、往来财务文件或外部财务文件亦需依据时间顺序存档，以年度为限，以前年度档案 需另行存放。 第七章 合同档案管理 第三十条 依据集团合同管理规定建立合同台账，进行合同档案管理。 第三十一条 按合同性质进行分类保存，编制合同清单，每季度清理一次，如有遗失、毁损，要查明原因， 及时处理。 第三十二条 合同原件无特殊情况不得外借。 可在财务部门查阅合同文档， 确因工作需要借出查阅， 须按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，以影印件借出。 【公司财务档案管理制度条款】相关文章： 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 公司财务档案管理制度条款 目前我国部分财务档案中收

29、录的信息有相当一部分是虚假信息,这些虚假信息严重扰乱了企业经营决策者的科学性,导致决策失败,严重的甚至影响到企业的正常经营。下面爱汇的公司财务档案条款，供你参考。 第一条 根据财政部、国家档案局 _会计档案管理办法 _的规定，为加 强公司会计档案管理， 保证会计档案妥善保管有序存放、 方便查阅， 严防毁损、 散失和泄密， 特制定本制度。 第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和 反映单位经济业务的重要史料和证据。 具体包括： 一、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。 二、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账

30、簿。 三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明 和其他财务报告。 四、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、 会计档案清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。 第三条 每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责立卷，装订成册，编 制会计档案保管清册。 一、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应 当由财务部编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。 二、移交档案部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。 个别重要拆封重新 的，档案部门应当会同财务部和经办人员共同拆封，以分清责任。

31、第四条 财务部和档案部门保存的会计档案不得借出。 如有特殊需要，经总经理批准， 可以提供查阅或复制，并办理登记手续。 查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂 画、拆封和抽换。 一、由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。 二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、 15 年、25 年 5 类。 三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 第五条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照本办法 附表所列期限执行。 第六条 保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： 一、本单位档案

32、部门会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计 档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内 容。 二、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。 三、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。 四、 监销人在销毁会计档案前， 按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会 计档案;销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。 第七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得 销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。 单独抽出立卷的会计档案，应当在 会计档案销毁清册和会计档案保管清册

33、中列明。 正在项目建设期间的建设单位， 其保管期满 的会计档案不得销毁。 第八条 使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。 使用磁盘、 光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。 第九条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工结算后移交给建设 项目的接受单位，并按规定办理交接手续。 第十条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档 案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止 年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。 交接会计档案时， 交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接， 并

34、由交接双方的 单位负责人负责监交。 交接完毕后， 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签 名或盖章。 第十一条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。 本制度解释权归公司财务部。 一、会计档案管理的定义 会计档案管理是指对会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料， 记录和反映单位经济业务的重要史料、证据建立会计档案的立卷、归档、 保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便 查阅，严防毁损、散失和泄密。 二、会计档案的范围 会计档案的范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料， 记录和反映各公司经济业务的重要史料和证

35、据。 具体包括： 1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 2 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片(以记账凭证和原始 发票代替)、辅助账薄和其他会计账薄。 3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及 文字说明，其他财务报告。 4 发票类：增值税专用发票、普通发票、收据、服务业发票等其他发票。 5 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，发票领用登记簿，会计档案 移交、保管、销毁清册，会计档案借阅登记本，各类财务证件以及其他应 当保存的会计核算专业资料。 三、会计档案的立卷 各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案

36、 卷，将各卷按顺序编号。 (一)会计凭证(案卷号：1-连续流水号，连续流水号每年从 1 开始连续) 1、记账凭证于每月结账日(2 月为最后一天，12 月或春节月份根据通知 要求，其他月均为 30 日)后一周内打印完毕，汇总打印到二级科目;每月 20 日前完成上月会计凭证装订工作，按年、分月妥善保管归档; 2、凭证，按编号顺序排列，检查日期、编号、附件张数、收讫、付 讫章及有关部门人员印章是否齐全; 3、摘除凭证内的.金属物(如钉书钉、大头针、回形针)，将大的附件按凭 证大小折叠好，避开左上角装订位臵，便于翻阅; 4、在每本凭证上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉线装订，并将装订 处粘贴覆盖; 5

37、、凭证封皮上填写凭证种类、本月总册数、本册编号、起止日期、号码， 会计主管人员、凭证审核人员和装订人员(骑缝处)签章; 6、每月末将装订成册的凭证，统一登记目录，按编号顺序入柜 保存; 7、出纳不得装订凭证。 (二)会计账簿(案卷号：2-连续流水号) 1、会计账簿每年打印一次，在第二年的 3 月底前必须将所有明细账打印 完毕，并归档; 2、现金日记账和银行存款日记账科目需打印至最底层科目;资产、负债 类科目辅助账类型按客户、职员、供应商核算的需分别按照每一个客户、 职员、供应商打印核算项目明细账，除上述科目以外的其他科目明细账打 印至二级; 3、账簿：账簿启用表填写齐全，内容与各个账户相符，账

38、页数齐全， 序号排列连续; 4、会计账簿的装订顺序 (1) 会计账簿装订封面 (2)账簿启用表 (3)账户目录、备考表 (4)按本账簿页数，顺序装订项页 (5)会计账簿装订封底 5、会计账簿装订后应牢固、平整、不得有折角，掉页现象，账簿装订的 封口处，应加盖装订人印章，装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所 属年度及账簿名称和编号; 6、账簿封面上标明账簿名称、所属年度、编号，编号一年一编，顺序为： 现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、核算项目明细账、固定资 产卡片。 (三)会计报表(案卷号：3-连续流水号) 独立核算体次年 1 月份将上年 12 个月月度会计报表按照资产负债表、损益 表

39、、费用明细表、应交税金明细表、现金流量表等报表的顺序，加装报表 封皮，填写报表目录，加盖企业负责人、会计主管人员、制表人印章后， 入柜保存。 合并报表及各核算体年报需在次年 2 月份按上述要求装订完成。 (四)其他会计档案立卷 1、发票类： 增值税专用发票抵扣联每月按认证的先后顺序，附“认证结果通知书”、 “认证结果清单”并加“征税/扣税单证汇总封面”后装订成册，具体装订 要求同记账凭证; 除增值税专用发票以外的其他发票、收据存根联(或记账联)均按 25 份/ 本、100 本/捆打包，并在包外易见处注明开票期间、发票(或收据)号码 段。 2、其他类： 银行余额调节表须每月打印后签字(独立核算体

40、由主办会计签字，公司由 财务负责人指定的专人签字); 银行余额调节表与银行对账单分银行，按 1-12 月顺序装订成册; 其他会计档案按类分别装订成册，并具名编制人、保管人。 四、会计档案的归档保管 1、独立核算体的会计档案管理员为主办会计，公司设立专职会计档案管 理员。 会计档案管理员负责全部会计档案的、装箱、保管、调阅、销 毁等一系列工作。 2、出纳人员不得兼管会计档案。 3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 会计档案的保管期限，从 会计年度终了后的第一天算起，定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 类，且以下会计档案保管期限为最低保管期限，如需增加细化 档

41、案名称的，可比照类似档案的保管期限。 (详见附表)。 (1)保管期限为3年的：月/季度财务报告、内部往来对账表、会计档案 借阅登记清册。 (2)保管期限为 5 年的：银行存款余额调节表、银行对账单。 (3)保管期限为 10 年的：月度纳税申报表。 (4)保管期限为 15 年的：会计凭证类、除现金日记账和银行存款日记账 以外的其他账薄、会计移交清册。 (5)保管期限为 25 年的：现金日记账和银行存款日记账。 (6)保管期限为永久的：固定资产卡片(以记账凭证和原始发票代替)、 年度财务报告、年度纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 五、 会计档案保管清册的建立 1、根据会计档案立卷编

42、号，按年分月顺序登记会计档案的保管清册。 2、会计档案保管清册以书面形式建立，次年装订成册。 六、 会计档案的借阅使用规定 1 借阅对象:财务人员、法务部、审计部、外审机构等。 2 借阅地点：除国家行政执法部门以外的借阅人，借阅地点只能在公司及所属门 店的办公区域内，不得将会计档案携带外出;如遇特殊情况，须经财务经理批准 后方可携带外出。 3 借阅时间：借阅档案必须在借阅日起两天内归还，如需延期使用，须再次办理 借阅手续，行政执法部门的除外。 4 借阅要求:借阅会计档案人员，不得转借他人，不准在案卷中标画，不得拆散 原卷册，更不得抽换。 不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到 归还

43、档案完好无损。 需要复制会计档案的，也应经财务经理批准后，由档案管理 人员负责办理。 5 借阅登记:建立会计档案借阅登记簿，将借阅人姓名、部门、日期、内容、用 途、审批人、归还时间等情况逐项登记清楚。 借阅登记清册归档保管。 6 借阅审批管理: 6.1 公司财务及内审人员借阅会计档案的审批规定 6.1.1 除出纳外财务及内审人员借阅当年凭证、账簿等纸质会计档案：需报档案 保管员登记备查。 6.1.2 除出纳外财务及内审人员借阅以前年度凭证、账簿等纸质会计档案：需到 档案保管员处登记，经财务经理审批同意后方可借阅。 6.1.3 出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案。 6.2 独立核算门店财务

44、人员借阅会计档案的审批规定 6.2.1 除出纳外财务人员如需借阅凭证、账簿等纸质会计档案均需经主办会计审 批，由档案保管员登记，如无档案保管员的由主办会计负责登记。 6.2.2 出纳与主办会计在同一地点办公的，则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿 等会计档案; 出纳与主办会计不在同一地点办公的，如有其他财务人员则出纳人 员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案; 出纳与主办会计不在同一地点办公的， 且无其他财务人员的则需将借阅用途由主 办会计报财务经理审批后方可。 6.3 非财务人员借阅会计档案的审批规定 6.3.1 一律凭内部工作联系单经所属部门负责人审批后，到档案保管员处登记， 经财务经理审批同意后

45、方可借阅。 6.3.2 为确保公司财务信息安全，除财务人员及公司内审人员外不得开通 30 天 (含)以上的财务核算软件(EAS)操作权限。 如确有工作需要的，需经分管 财务副总审批后， 仅开通工作期内与工作内容相关的账套查询权限，该工作期不 得超过 30 天。 七、会计档案的交接 1、财务负责人调动时，应办理会计档案移交手续。 2、单位机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制 会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档 案编号、应保管期限、已保管期限等内容，并将全部装箱逐一点交，接管人员逐 一接收。 3、 单位机构变动如公司终止的，在终止和办理

46、注销登记手续之前形成的会计档 案，应当由终止单位的上级财务负责人安排落实档案存放地点及相关人员代管; 如公司之间合并的， 原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管，单位合 并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 4、会计档案交接时由财务负责人及上级财务指定人员负责监交。 交接完毕后， 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 5、 会计档案交接时由于未按照规定及时办理交接手续进行档案移交导致责任不 清的，一律由接替人承担。 八、会计档案的销毁 保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁： 1、由会计档案管理人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计

47、 档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销 毁时间等内容。 2、财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 3、销毁会计档案时，应当会同会计机构、审计部门、保安部门共同监销。 4、 监销人在销毁会计档案前， 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所 要销毁的会计档案，报上一级财务部门审批;销毁后，应当在会计档案销毁清册 上签名盖章。 5、保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭 证，产权凭证、注册资本入账凭证、股权转让凭证等，不得销毁，应当单独抽出 立卷，保管到未了事项完结时为止。 单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案 销毁清册和会计档案

48、保管清册中列明。 九、会计档案的检查 1、公司、门店会计档案保管人员应按规定严格进行会计档案管理，不定期进行 自查，如因个人主观原因造成会计档案的散失、损坏、被窃取，则按公司手 册规定给予处理;如给企业带来经济损失，则全额赔偿损失。 2、财务核算主管或内控督导(或以财务核算辅导小组自查、互查的形式)需每 年对下属每家核算体的会计档案进行不少于 1 次检查，检查后需做好检查记录， 对不符合规定的，责令限期整改。 第一章 总则 第一条 为了加强财务档案的科学管理，建立财务档案的立卷、归档保管、调阅和销毁等管理制度，保证 财务档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，使其规范化、系统化

49、，特制定 本制度。 第二条 财务部门是财务档案的具体负责部门，财务档案管理工作分为六大类，包括会计档案管理、年度 报告及审计资料管理、资金档案管理、预算档案管理、日常往来文件、决议档案管理、档案管理。 其中每部分需依据具体情况进行详细分类。 第二章 会计档案管理 第三条 会计档案管理包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业资料，是记录和反映公司经 济业务的重要史料。 具体包括： 1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其它会计凭证。 2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。 3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文

50、字说明，其它财务报告。 4.其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行余额调节表、其它应保存的 会计核算专业资料。 第四条 每月形成的会计档案，应由专人按照归档要求，负责立卷、装订成册、编制会计档案保管清 册，档案依据分类，分别保存，凭证按月保存，次年初将本年账簿存档。 第五条 应指定专人负责会计档案的保管工作， 档案柜由专人负责分类， 档案柜钥匙由专人负责保管。 第六条 保存的会计档案不得外借。 如有特殊需要，按公司借阅审批流程，经批准后，可以提供查阅或者 复制，并办理登记手续。 查阅或者复制会计档案的人员，不得在会计凭证上涂画，不得拆封、抽换会计 档案。 第七条 财务部门负责设置会计档案查阅登记清册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、部门、日期、查 阅内容、归还日期等。 第八条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 定期保管期限分