范例推荐集团股份有限公司会计档案管理制度

1、范例推荐】集团股份有限公司会计档案管理制度（WORD5 页 ）1集团会计档案管理制度第一条总则为了强化 *集团会计档案的管理工作，确保会计档案的有序管理、妥善保、方便查阅、严防损毁，特制订本制度。第二条会计档案的界定1、会计凭证类，包括：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。2、会计帐簿类，包括：总帐、明细帐、现金日记帐、银行日记帐、辅助帐簿、电算化备份及其他会计帐簿。3、财务报表类，包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附 表、电算化盘片、附注及文字说明等。4、其他类，包括：银行存款余额调节表、银行对帐单、发票存根、固定资 产卡片、会计报告、查帐报告、验资报告、财务会计制度以及

2、与经营管理和投资者 权益有关的的其他重要文件，如经济合同、公司章程等各种会计资料，其他应 当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档 案销毁清册等。5、电算化会计档案，包括储存在计算机硬盘中的会计数据及其他磁性介质 或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是 指记帐凭证、会计帐簿、会计报表等数据。第三条会计档案的装订1、对每月形成的会计档案，装订成册，贴上统一规格的封条，填妥凭证的 年月、凭证的起止编号、凭证归档编号、凭证种类、凭证保管期限，并在凭证封 口处加盖装订人的骑缝章，以分清责任。2、对每年形成的会计报表、会计帐簿，经核对无误后，按

3、年装订成册，并 按规定编制归档号码。3、每年对会计档案登记清册应单独装订成册。4、对每年形成的会计档案，按上海市档案局要求分报表、帐册、凭证、其 他四大类装入财务凭证盒，并编制档号。第四条会计档案的保管。1、财务部为会计档案主管部门，负责建立和健全会计档案的立卷、归档、 保管、调阅和销毁等管理制度。2、财务部应有专人负责保管会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按 顺序立卷编号登记。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管 1 年，期满后原则上编造清册移交公司档案部门。3、对电算化的会计档案，其中重要的会计档案要做双备份，并存放在不同 的地点；采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查

4、，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。4、会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类。会计档案保管期满需 要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销 毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。5、档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装；个别须拆 封重新整理的，会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。6、会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制 度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。7、凡遇单位撤消或合并，会计档案由接受单位

5、全部接受并保管。当项目公 司清算关闭结束后，项目公司必须把所有的会计档案整理造册及时移交给集团档 案库。第五条会计档案的借用1、财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定借用，并及时归还， 所借资料不得带出公司；若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。2、公司内查阅会计档案要按规定办理手续。公司其他部门或集团内其他单 位需要查阅的，要经公司领导批准，且派专人陪同阅看，原件不得借出。3、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经公司领导 及集团公司财务部批准后，方能由档案管理体制人员接待查阅，并由档案管理人 员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理 由。4

6、、会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出外复制时，必须经 财务部经理批准，并限期归还。第六条会计档案的移交由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要移交时，须办理 交接手续，并由监交人、移交人、接交人签字或盖章。第七条会计档案的销毁1、对保管期满的会计档案，按照国家会计档案管理办法的规定，由财务部 门和档案部门共同鉴定，严格审核，编制会计档案销毁清册（见附表），按 规定程序报经批准，方可销毁。2、在待销毁的会计档案中，有未了的债权债务事项和投资事项，其原始凭 证应单独抽出，另行装订，由档案管理部门保管到结清债权债务和投资终了时为 止。3、各企业按照规定销毁档案时，由单位领导指定

7、档案部门和财务部门共同 派专人监销，并在销毁清册上签名盖章。第八条会计档案保管期限档案名称保管期限1、会计凭证类：（1）原始凭证、记账凭证。 15 年其中，涉及外来和对私改造的会计凭证。永久（2 ）银行存款余额调节表。 5 年2、会计账簿类：（1）日记账。 15 年其中，现金和银行存款日记账。 25 年（2）明细账、总账、辅助账。 15 年（3）涉及外来和对私改造的会计账簿。永久3、会计报表类：（1）主要财务指标报表； 3 年（2）月、季度会报表； 3 年（3）年度会计报表。永久4、其他类：（1）会计档案保管清册及销毁清册；永久（2）财务成本计划： 3 年（3）主要财务会计文件、合同、协议；永久（ 4 ）公司规定的付款申请的附属单据（如验收