自己整理新编涉外秘书学复习

1、涉外秘书学复习名词解释1、涉外秘书：指“三资”企业和各种涉外机构、涉外团体中帮助上司处理各种日常事务，辅助上司决策，作为上司的近身参谋、助手的工作人员，一般会被冠以“私人助理”或“秘书”的头衔。2、书法：西周记录帝王言行、国家大事时有一定的规则，即“书法”，“书法”的核心是“君举必书”和“秉笔直书”，即据实予以记载，称“书法不隐”。这种“书法”使史官起草的文件和记录的大事在一定程度上保持了事件原有的面貌，具有真实性和可靠性。自此，这一职业道德成为我国古代秘书的优良传统，经久不衰。 3、社会角色：指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人权利和义务，以及要求人具有与之相适应的意识和行为。4、秘书的职

2、能：是对秘书机构、秘书职位基本职责与权限的粗线条勾勒，它可以为我们描绘出秘书职能作用的大体轮廓 ，对秘书工作具有宏观的指导价值。5、组织效率：是各级各类社会组织及其管理人员从事管理活动的产出同所消耗的人力、物力、财力等要素间的比例关系，是管理职能的具体体现。6、绩效测评：指为达到一定目的，运用特定的指标，比照统一标准，采取规定的办法，对绩效作出价值判断的一种认识活动。简单讲，绩效测评就是通过比较分析，对绩效作出全面判断的过程。7、秘书团队：秘书团队是指不同年龄、层次，具有不同知识背景、能力结构的群体。他们共同服务于一级组织机构或领导，具有共同责任和同一目标。秘书团队通常被称做“秘书班子”。8、

3、执行力：所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能的能力。9、先赋地位：人的地位一部分决定于他所属的阶级、阶层、家庭出身及亲属关系、就读和毕业的学校，即他周围和经常接触的人群，决定于他经常活动的地域、场所以及他拥有的财产、权力等，这些形成了人的“规定性地位”，也称“先赋地位”。10、后成地位：人依靠自己的聪明才智，依靠自己的能力、努力、工作或劳动成果、对社会贡献所获得的地位，这是人的“赢得性”、“自致性”地位，或称之为“后成地位”，对人更重要。11、秘书职业化：就是秘书职业行为形成了完善的管理系统，有科学的管理制度保障其运行，职业性获得了社会的广泛认可。12、就业准入制度：指依相关

4、法律规定，从事技术复杂、通用性广、涉及国家财产、人民生命安全和消费者利益的职业劳动者，必须拥有相应职业资格证书方可就业上岗的制度。小知识点一、剑桥办公管理国际证书考试（一）考试概况 由教育部考试中心和英国剑桥大学考试委员会（简称UCLES）联合在我国推出的一种具有国际水准的职业证书考试，属于办公室管理及秘书从业人员的培训、考试系统。2003年在我国首次开考。考生不受年龄、职业、学历等背景限制，可根据自己学习和工作的实际情况，选择参加不同级别模块考试。剑桥办公管理国际证书考试每年进行两次，其中闭卷考试时间为每年4月和9月。考试采用模块化方式，由不同级别的核心模块和选修模块组成，受训者根据自身情况

5、，可选择单模块学习，或按级别学习。（二）考试特点 1实用性 2先进性 3权威性（三）培训目标级别培训目标初级（一级）满足就业前准备的需要注重测评学员在不同工作环境下完成常规工作所需的知识和技能，要求学员在完成本职工作的同时，具备完成指定任务的能力。中级（二级）满足直接就业和继续深造的需要，使参加鉴定人员独立工作并能够完成各种变化的和非常规的任务。要求参加鉴定人员在完成本职工作的同时，具有独立工作和思考的能力、自主学习的能力，并具备一定的自主决策能力。高级（三级）满足更高水平的深造需要。注重测评参加鉴定人员在各种工作环境下完成不同的、非常规的任务所需要的知识和技能，要求学员具备自主的工作能力，并

6、能够领导和指导他人工作。（四）课程设置及考试形式 以模块式设置课程，各模块学习时间一般为3550学时，各模块考试全部采用中文笔试及作业形式。（五）证书形式 证书由教育部考试中心中英中心和英国剑桥大学考试委员会联合以中、英两种文字签发证书。二、美国的秘书职业资格（1）IAAP:国际行政管理者协会。该协会是全球著名的跨国性职业组织，总部在美国，在27个国家和地区设立了分支机构。（2）IAAP“特许职业秘书考试”全世界250个考场同时进行，连续进行12小时，合格者获“特许职业秘书”资格（CPS），被称为“博士级”资格证书。报考条件：高中生需秘书工龄6年；大学生需大学学龄和秘书工龄共6年；有学士学位的

7、人要有 1年经过证明的工作经验考试科目：企业法、企业行为科学、企业管理、人际学、秘书会计学、秘书技能、办公室秘书工作程序等。三、秘书工作的起源与沿革1、“秘书”一词最早是物名，指宫中秘藏的经、传、诸子、诗赋、兵书等图书典籍。2、史记五帝本纪载：黄帝设史官。黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官就担任了秘书的工作。舜设立的九官中的纳言。随着朝代更替，先后出现不同的秘书官职称谓。如秦汉时的丞相、御史大夫；魏晋时的中书监、中书令；唐宋时的通事舍人、起居舍人；明代的内阁大学士、中书舍人；清代的军机大臣、六科给事中等。3、进善旌、华表木（诽谤之木）、敢谏之鼓是我国信访工作的原始形态和早期表

8、现。我国历史上最早诞生的中央秘书机构是殷商中央秘书机构太史寮文书档案工作中央档案机构是周朝设立的天府4、秦汉时期是我国秘书工作的确立时期（1）秦代：在全国范围内建立起统一的秘书机构；建立起全国划一的各项秘书工作制度（2）汉代：秘书工作制度趋于稳定，并确立下来。其基本内容为以后的历代王朝所仿照、沿袭，被视作基本模式。秦朝以丞相府、太尉府和御史大夫寺为政府的中枢机构，其秘书工作以丞相府为主，御史大夫寺为辅。（3）汉代档案库：石渠阁、兰台、东观5、隋唐时期的秘书工作（1）隋建三省六部制，其朝廷秘书机构集中在秘书省、门下省和内史省中。皇宫秘书机构为内待省和太常寺。（2）唐朝，其朝廷秘书机构分置于中书、

9、门下、尚书三省内，相互配合，互相制约。一度设置政事堂为朝廷中枢的秘书机构，皇宫秘书机构则有翰林学士院，宦官秘书机构内侍省，信访机构匦使院（武则天），地方各级秘书机构健全。（3）隋唐时期，秘书来源多样，素质较高，职责分明，作用明显，对他们的考核制度化。（4）唐朝以律令的形式制定了全面而详细的秘书工作制度，文书工作和档案工作开始分流，公文文体整齐、划一。（5）秘书官吏的素质：文化修养很高；尽心尽职，严守制度；应变能力强6、清代档案机构有：皇史宬、内阁大库简答及论述一、涉外秘书的特点（1）关系雇佣性（2）角色双重性（3）事务繁琐性（4）文化冲突性（5）管理广泛性（6）工具双语性二、涉外秘书的类型（1

10、）从涉外秘书工作职责的角度划分：助理级秘书（见习秘书）；文书级秘书（正式秘书）；执行级秘书（资深秘书）；行政级秘书（行政处长、行政经理、行政总监）（2）从从业时间和资格的角度划分：五级秘书（职高以上学历，有1年工作经验）；四级秘书（大专以上学历，有23年工作经验）；三级秘书（本科以上学历，有45年工作经验）；二级秘书（本科以上学历，有5年以上工作经验）（3）从所处企业文化类型划分：欧美型秘书和日韩型秘书（4）从自身的特长和能力划分：办事型秘书；翻译型秘书；技术型秘书；公关接待型秘书三、涉外秘书职业的“四高”优越性收入较高；层次较高；技能较高；效率较高四、涉外秘书爱国主义的体现1、坚定的政治立场

11、。具体包括:坚持四项基本原则；理解和掌握党和政府的政策。2、维护国格、人格。涉外秘书要具有爱国、爱人民的情操，对国外传入的东西，要取其精华，去其糟粕，有所鉴别，平时在与外方人员相处中，要维护国格，维护民族尊严，不利于祖国的话不说，不利于祖国的事不做，要不卑不亢。3、保守秘密。涉外秘书应当了解“为祖国建设服务、内外有别、突出重点、积极防范”的保密工作原则，了解关于秘密文件、资料携带、科技和科技资料交流、涉外经济洽谈等具体保密要求，并严格照办，争取维护我方的利益。4、维护国家利益。涉外秘书要尽力辅助领导，出谋划策，精心准备谈判材料，灵活地在中外方之间进行协调，根据我方的能力，尽力争取维护我方的利益

12、。 5、以良好素质赢得外方人员尊重。涉外秘书应当以自己的良好素质，赢得外方人员对自己、对中国人的尊重协助上司，奋发图强，使中方获得外方的尊重。五、涉外秘书职业道德的要求1、忠诚。对党、对祖国、对人民和对事业的忠诚，对上司、对公司忠诚。2、恪守信用。涉外秘书在平时要做到准时；不轻易许诺；言必行，行必果。3、勤奋进取。在勤奋工作的同时，不断提高自己的各种能力。4、认真负责。要遵守公司规章制度；保质保量地执行上司要求；未经上司允许，不准让别人代替你办理事务。5、廉洁奉公。涉外秘书要做到不谋私利，严格遵守有关规定，自觉抵制各种诱惑；公私分明，全身心从事业务，不干私事。六、 涉外秘书的知识结构（一）构建

13、原则：适应性原则；层次性原则；个性原则；动态原则。（二）结构组成1、基础知识。涉外秘书工作的综合性，要求涉外秘书具有较全面和扎实的基础知识，这一基础知识包括社会科学、自然科学和哲学。2.、秘书学知识。包括涉外秘书概论、涉外秘书实务、公文写作和文书处理、涉外秘书礼仪、秘书心理学、管理学、公共关系学等科目。3. 行业知识。由于涉外秘书的主体是“三资”企业秘书，“三资”企业最鲜明的特点是涉外，从事生产、贸易等经济活动。因此，经济学知识、涉外法规、财会知识是普遍需要掌握的行业知识。（经济学知识包括理论经济学和应用经济学，后者是重点。在应用经济学方面，涉外秘书应当掌握对外贸易知识；涉外法规；财会知识。）

14、4了解中外文化差异。涉外秘书身上几种表现了海派文化，要求了解中外思维方式、价值观的差异；了解中外风俗礼仪的不同；要有中外文化知识。七、 涉外秘书的技能要求1、熟练地掌握外语。即对于外语要能准确地听懂，流利地说清，快速地阅读，熟练地书写和翻译。2、娴熟地操作办公自动化设备。包括电脑、传真机、文件粉碎机、多功能电话等的操作。3、快捷地速记。4、掌握写作技能和书法艺术。要能熟练运用行业文书、法定公文等，5、涉外秘书应该是通才。即以秘书业务为专长，具备多种技能、多方面知识、适应面广、应变性强、发展潜力大的高素质复合型人才。八、 出国务工特别注意事项1、出国打工要找有资质的公司。2、出国务工前一定要签订

15、合同，认真审核合同条款，注意维护自身合法权益不受侵害。在国外工作期间，必须严格按照合同规定履行义务。3、国外并非到处是黄金。有的地方工作、生活条件十分艰苦，存在一定风险，注意不要上当受骗，出国务工必须有足够的思想准备。4、遇到问题，不要采取过激行为，更不能有违法举动。5、如果需要将工资存入银行或汇回国内，一定要通过正规银行。6、护照、工作准证等重要证件，可以委托公司现场代表或雇主统一管理，也可以自己保管，但一定要妥善保管。九、 国外现代秘书工作发展水平很高，主要体现在哪些方面？1、社会化。秘书工作已经渗透到社会各行各业的各个角落。2、专业化。各行各业由于不同的专业要求产生了行业秘书；秘书工作横

16、向分工日细，对秘书的技术要求也越来越高。3、智能化。秘书不仅要能熟练操作办公室自动化设备，而且要能根据工作需要编制软件；秘书职能由事务辅助转向决策辅助，呈现“智能化”倾向。4、女性化。第一章一、优秀秘书必须培养的“职业习惯” 1、养成每天早晨第一个到办公室的习惯2、养成体谅上司、同事的习惯3、养成失误后马上道歉的习惯4、养成做事留有余地的习惯5. 养成请示之前做好腹案的习惯6、养成全面了解公司业务的习惯7、养成自己积累资料的习惯8、养成记住他人的相貌和名字的习惯9、养成喜怒哀乐不形于色的习惯10、养成不说“不知道”和“与我的无关的习惯”二、出色（优秀）秘书应具备的品质忠诚，归属感；细心；勤快，

17、勤奋；守口如瓶；用耳多于用口；理解、体谅、维护领导；得体而分寸；认真负责；良好的礼貌教养与职业形象。三、 中国秘书职业化的表现1、秘书职业资格证工作的全面推广，意味着中国秘书职业化时代的到来2、专业性组织和秘书服务机构涌现3、商务秘书成为秘书职业队伍的主体4、秘书劳动价值具有了商品意义 四、影响中国秘书职业化发展的因素（一）传统秘书观念影响秘书职业的正确定位1、中国“官本位”文化传统的影响2、由于秘书工作成果的隐匿性，使很多人对秘书工作的作用认识不足3、目前秘书从业人员部分素质偏低4、秘书职业缺乏必要的社会保障制度（二）秘书职业专业化程度有待提高1、我国目前秘书学基础理论的研究比较薄弱2、我国

18、目前秘书教育和培训工作还不完善3、聘用秘书的社会组织性质、规模不同，对秘书工作的具体内容和要求有很大差别五、中国秘书职业化发展的途径1、加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职业观念2、制定法律法规，完善秘书职业监督3、在推行秘书职业资格认证的同时，规范秘书上岗制度，严格职业准入4、深化秘书学理论研究和秘书职业研究 六、秘书国家职业资格认证1、是我国首批资格认证的职业之一。 1997年，劳动部制定国家职业技能标准（秘书）和国家职业资格鉴定规范（秘书）。从1998年上半年开始，在北京、上海、天津、重庆、四川、广东等10个地区开展首批秘书职业资格鉴定试点。 2、认证规范，全国执行“五统一”：统一标准、

19、统一教材、统一命题、统一证书，统一管理。3、共设四个等级：五级秘书、四级秘书、三级秘书和二级秘书。 七、秘书国家职业标准工作内容 （一）会务工作：会前筹备，会中服务，会后落实 。（二）事务性工作：接待，办公环境管理，办公室日常事务管理，办公用品与设备的使用和管理，信息管理。（三）文书拟写与处理 ：文书拟写，收发文处理，文档管理 。第二章一、西周社会调查制度的意义 1、西周进行的规模巨大，范围广泛的社会调查，是我国古代国家管理工作的一大创举。2、它能够得以实行并长期坚持，一个重要原因是各级政府中普遍设置了秘书，行人是中央政府的秘书官员，将调查情况从乡、邑、国上报天子的工作也是由各级秘书承担，所以

20、，这又是我国古代秘书工作的一大创举。3、这一制度直到西汉还在实行（如汉武帝曾“立乐府，采诗夜诵”）。这说明我国秘书有着注重社会调查、广泛收集第一手资料以供领导者决策参考的优良传统。二、我国历代秘书的优良传统1、秉笔直书 “书法不隐”2、忠于职守、严守制度3、落笔神速4、处变不惊5、具有民族气节6、擅长书法艺术第三章一、工作中秘书怎样亲切主动热情待人 1、主动招呼人，含笑致意2、对方问你话，一定要亲切回答3、目光要正视对方4、热心认真为群众事，办不了的事要耐心解释5、对方走时要有送别：微笑目送，话语道别，出门相送 二、秘书应具备的礼仪修养（一）存心恭敬 尊重为本1、对人礼敬：待人亲切主动热情 2

21、、对事礼敬培养认真负责敬业的态度；提供优质专业的公务服务；职场态度六句真言（是。好的。让我来。马上改进。我会注意的。谢谢您的指教。）培养踏踏实实、培养勤奋上进、吃苦耐劳的精神；培养对社会负责任的态度。3、对物礼敬：爱惜物品；轻拿轻放；对公物更要爱惜；成由勤俭败由奢（二）待人接物 彬彬有礼（三）仪表风度 稳重大方三、秘书做人的心量（一） 心量的含义：是指人的心胸与气量，又称“度量”，即宽容待人的限度。（二）心量的表现：包容是心量的主要表现。（作用、意义：包容的心量能够把一切需要团结的人团结起来，能够利用一切可以利用的力量，能够发挥一切能够发挥的积极因素，能够最大程度地减少摩擦与障碍，化解矛盾和冲

22、突，甚至能够把不利因素转化为有利因素，建立平和舒畅的环境，营造良好温馨的气氛。包容能展示人的涵养与气量，树立完美的人格形象，包容应该作为做人的一个重要尺度和追求。） （三）包容心量的要求1、心胸豁达：豁达是一种对待人世的态度，对于人生的种种不平和不幸，都以其博大的胸襟去包容和接纳，对别人不同的看法、思想、言论、行为、习惯等都给予理解和尊重。2、处事大度：不斤斤计较，在总体上、大方向上要讲原则，在特定条件下，要灵活变通。3、不看僧面看佛面：在为人处事的时候，要知道自己面对的是“佛面”还是“僧面”。也许“僧面”丑陋可憎，但假如不是我们必须面对，或者不是我们面对的目的，我们完全可以采用“不看”的态度

23、。（即要给别人留面子）4、但行好事不图回报5、君子成人之美：不能损害别人的利益，要考虑他人的感受，时时为别人提供方便。6、忘掉不愉快的事 7、笑对人生四、秘书做人的态度-谦让的态度谦让的态度是秘书做人最基本的态度。（一）谦让态度的意义：谦恭和善的人让人爱戴 （二）谦让态度的要求1、不可太露锋芒：露才一定要适时、适当，时时处处才华毕现只会招致嫉恨和打击。2、不轻易指责别人：懂得用自己良好的情绪、得体的语言、规范的行为和善意的态度去感染周边人群并赢得他人的帮助和支持。3、不能动辄发怒：发怒不能解决任何问题，只会加剧冲突，加深矛盾，疏远别人，孤立自己。因此，我们要学着控制自己的情绪。4、得理也要让人

24、：在工作与生活中，除了大是大非问题须坚持外，对于一些小事和个人利益，互相谦让会带来个人的身心愉快。5、能忍则忍6、 礼多人不怪：要待人礼貌，做到文雅、和气、谦逊。五、秘书的涵养 （一）涵养的含义所谓涵养，是指人能够管理情绪的修养功夫，是人本化待人处事的态度。自制是涵养的重要组成部分。 （二）涵养的表现1、淡泊宁静2、喜怒不形于色3、和气待人 4、反省改进5、慎于独处 慎独6、自律自制六、 秘书做人的禁忌1、爱发牢骚、常抱怨2、贪图虚荣 3、物欲膨胀4、自恃过高5、违法乱纪6、患得患失、斤斤计较7、一条道走到黑 8、凡事面面俱到 七、秘书应坚持的做人四项基本原则1、凡是损害社会与他人的事坚决不做

25、 2、不是自己劳动付出的所得一文不要3、走到天边口要对着心 心眼儿要放在正地方 4、异性交往要文明健康，保持礼貌距离 八、秘书的作风修养1、踏实、细致，一丝不苟2、联系群众，深入实际，求真务实3、谦虚谨慎，不卑不亢，坚持原则4、敏捷干练，讲究实效，善于合作5、善于学习，富于创造，勇于开拓九、秘书的几种不良心理现象（详见书P58）1、畏上心理2、自负心理3、讨好上司心理4、焦虑心理十、秘书应具备的良好心理品质(情感品质、意志品质、性格品质) 与秘书良好心理品质的培养（一）秘书心理品质的构成1、情感品质：热爱秘书工作；尊重自己的领导者；健康高雅的美感2、意志品质自觉性。行动有明确的目的性，反映秘书

26、的信仰和工作态度。坚持性。要确立明晰的人生信条和强烈的服务意识；不惧困难，坚持不懈地实现目标。果断性。遇见突发事件能头脑冷静，采取果断措施妥善解决问题；发现情况变化或工作出了差错能及时停止或改变决定。自制力。立足于大局，意识到自己的责任，控制情绪，避免给工作带来影响。3、性格品质工作负责谦虚随和冷静沉着幽默开朗（二）秘书良好品质心理的培养1、进入角色。始终保持明晰的角色意识，不忘社会、组织、领导及群众对秘书角色的期待。2、强化角色意识。经常为社会、组织、领导、群众及秘书自己提供积极的信息反馈。3、加强自我修养，形成正确的自我意识。秘书要正确认识自己的长短，增强自觉性，避免盲目性，不断优化工作效

27、果。4、在实践中不断总结经验，加强心理品质修养。十一、秘书的文化艺术修养1、文学修养2、史学修养3、艺术修养：书法、绘画、音乐、舞蹈等。第四章一、秘书机构设置的原则1、规范化原则：依照有关法律法规 精简的原则2、科学化原则组织机构要科学职责确定要科学团队人员配备要科学二、秘书的基本职能1、信息管理职能2、协调综合职能3、督促检查职能。有利于克服官僚主义、本位主义和形式主义等行政恶习。4、参谋辅助职能。5、后勤保障职能。工作范围宽泛，是保障领导机构正常、搞笑运转的一项重要职能。6、“不管部”职能。秘书机构为领导工作拾遗补缺，消灭领导及领导管理工作中的空白点，是“不管部”职能的集中体现。三、秘书机

28、构的管理内容（一）、制度与程序管理1、制度管理制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。制定管理制度遵循的原则：可行，要能切合秘书工作实际；具体，要便于操作和检查；稳定，以形成长效的管理机制。2、程序管理自然性程序：即按工作的自然程序处理事务。一般工作的自然性程序表现为：准备、计划、布置、执行、检查、总结、评比、表彰。指令性程序：是指领导对办理某项事务的具体指示和要求。法定性程序：即根据法律、法规所规定的程序办理事务。公文写作、文书处理、信访工作、保密工作、印信管理等秘书工作，都要严格按照相关的法定程序处理。技术性程序：有些依赖于技术支持的秘书实务，有一套技术操作的程序，必须遵循，如电话

29、、传真、电脑的操作，电视电话会议的组织。经验性程序：是指在长期的秘书工作实践中积累和创造的大量经验形成的符合本单位实际的工作程序。（二）环境管理环境是指对组织机构及其成员能产生直接或间接影响的客观世界的一切事物。从组织管理学角度看，组织与环境相互依存、相互作用。环境可以促进组织的发展，也可以阻碍组织的发展，而组织又可以改造和创造环境。秘书环境就是在秘书机构及其人员从事秘书工作中对工作效率、行为倾向等产生影响的客观世界。秘书直接环境可以分为：物质环境管理；精神环境管理（三）人员管理秘书机构的人员管理属于人事管理的一个组成部分，其内容比较丰富，包括：秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位责任制、

30、绩效考核与团队构建。秘书人员管理的重点内容：秘书的选拔与任用；秘书的培训；秘书岗位责任制四、制定管理制度遵循的原则：1、可行，要能切合秘书工作实际2、具体，要便于操作和检查3、稳定，以形成长效的管理机制五、秘书人员管理的重点内容：秘书的选拔与任用；秘书的培训；秘书岗位责任制六、秘书日常事务工作的内容 1、办公用品管理2、接待工作3、安排领导活动4、值班工作5、通信工作6、印章管理7、保密工作第五章一、秘书团队形成的条件（一）共同的目标1、明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，使得团队的存在有了价值。2、共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始

31、终处于最佳工作状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工作绩效。（二）互信的协作 1 、应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。 2、团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。（三）明确的职责 1、一个高效的秘书团队应根据每个成员的个体特质安排其在团队中担任相应的角色并进行明确的分工。 2、秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。 （四）较强的执行力 所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能的能力。二、秘书团队领导的工作任务（1）考察团队成员个人特质并据此分配其充任的角色；（2）设置

32、团队工作目标并为此制订周密、翔实的工作计划；（3）在计划实施过程中随时关注进展与出现的问题；（4）争取必要的经费，为团队顺利完成任务提供物质保障；（5）定期向领导或上级管理部门汇报团队工作；（6）全程关注团队成员，随时与成员沟通，帮助成员解决存在的问题，等等。三、秘书专业大学生怎样培养集体主义精神1、积极参加集体活动，合群乐群 2、顾全大局，对集体的事尽心尽力、尽职尽责 人不可太自我，只顾自己，害自己集体的利益高于一切 3、增强组织性、纪律性，严于自律 加强纪律性革命无不胜4、善于沟通、交流 5、支持互助 合作的态度与行动 6、有福同享有难同当的精神7、让功于众 不居功 不忘本8、多体谅关怀人

33、 行有不得反求诸己 9、改掉不善合作的坏习惯： 太自我；不为集体及他人着想；对集体漠不关心；自闭不沟通；个人英雄主义；爱表现自己；爱对立不合作；爱看人缺点毛病；言语行为带有伤害性；常看世间非团队过；常抱怨、发牢骚；敏感护短、说不得等等分裂的习惯与性格四、提高秘书部门组织管理效率的途径 1、建立工作制度2、实现程序化与规范化3、采用现代化手段4、培养学习型组织五、秘书工作对领导工作的价值体现1、为领导工作做铺垫2、为领导工作代劳3、为领导工作拓展延伸4、为领导工作拾遗补缺六、简介绩效测评的方法与原则（一）秘书绩效测评的方法 1、领导者判断测评法 2、等级评定法 3、序列法 4、关键事件法（二）秘

34、书绩效测评的原则1、制度化原则2、定量与定性相结合原则 3、民主集中制原则 4、精确原则第六章 一、营造秘书机构内部的良好环境必须具备的条件1、有一位作风正派，知识能力全面，经验丰富，具有良好的环境氛围，对其工作质量和效率有重要影响。2、要有健全的工作制度3、要建立科学合理的分工配合体系4、要形成灵敏的信息处理和综合加工机制5、要形成和保持和谐的人际关系，工作人员之间互相关心，互相体谅，互相支持，不断加强向心力和凝聚力。6、改善物质环境，构建自动化、信息化办公系统，以科学的手段提高秘书机构的工作效率二、秘书对职能环境的适应1、适应职能环境特征2、满足职能环境需要3、顺应职能环境发展4、职能环境

35、资源的制约：信任度，和谐度，开放度，自由度5、开发职能资源环境：要合理开发领导组织能力及领导人的影响力资源要注重开发职能环境中的信息智能资源要注重从协调和加强各方面关系中开发职能环境中的能量资源三、秘书对职能环境的优化（一）优化职能环境的前提1、秘书要立足本职工作。秘书的本职工作是秘书在职能环境中发挥作用的主阵地。如果秘书的本职工作不能达到组织和领导的要求，优化职能环境就失去了必要的前提。所以，秘书优化职能环境，一定要从提高自身的工作能力和才干做起。2、秘书要正确看待职能环境。秘书省要正确看待现实中的职能环境，既能看到职能环境中不利的一面，又能看到其有利的一面，增强适应和改造职能环境的信心和热

36、情。（二）优化职能环境的重点秘书优化职能环境，关键在于优化与领导的主辅配合关系。所以，优化秘书与领导的主辅配合关系，是优化职能环境的重点。这对发挥秘书职能和优化秘书职能环境具有决定性的影响。（三）优化职能环境的基本途径秘书优化职能环境的基本途径是在其具体的工作中与有关方面建立、维护和加强相互理解、信任和合作的和谐关系。秘书只有在具体工作中无私奉献、认真细致、准确及时，热心为领导、群众和部门服务，真正起到沟通上下的作用，才能在强化领导与下级及群众的关系的同时，促进自身职能环境的优化。四、秘书必须发现和排除的职能环境中的信任障碍1、排除工作能力造成的信任障碍。2、排除工作态度造成的信任障碍。加强责

37、任感，工作准确、及时、安全，态度一丝不苟，用实际行动改变别人的看法。3、排除性格人品不好造成的信任障碍。改造自己的思想作风，端正动机，在较强的实践考验中，重新得到领导和同事的信任。4、排除误会造成的信任障碍。秘书要加强与各方面的交流，消除工作中的各种误会。特别是在解释误会原因时，要多作自我批评。五、秘书的配角意识与主角意识1、秘书不能因甘当配角而事事被动，不能领导拨一拨才动一动，不拨就不动；又不能超越自己的地位，反客为主。而要在长期的实践中和领导的授权之下学会掌握分寸，要能把握什么事必须先奏后斩，什么事可以先斩后奏，什么事可以不奏而斩。也就是说，什么时间、地点、条件下，自己应该是配角；什么时间

38、、地点、条件下，自己可以是主角或代理主角。2、一个称职的秘书必须具有基本的配角意识和有条件的主角意识，其关键是自己的价值取向。秘书不应该追求表面的地位和荣誉，而应以自己工作的实际价值和社会贡献为满足。3、只有这样清醒、全面的认识，秘书才能经常保持心态平衡，找出工作中的优势和乐趣，容忍某些时候的烦恼与不足，排遣受到的委屈和不公，更好地喜爱和从事秘书工作。六、影响人际关系的因素1、距离远近：人与人距离近者关系容易亲密；距离远者关系容易疏远。 2、 交往频率：交往多者彼此容易了解，容易亲近；交往少者不易了解，也不易亲密。3、 态度相似性：彼此的性格、兴趣、爱好相似，则容易亲近。对某事物的看法、态度相

39、近，就有了更多的共同语言，也就产生了亲近的需要和可能。4、情景因素：在某种特殊的环境或情景中，人们容易接近和亲密。 5、 中介因素：国外称之为“A、B、X”模式。即A喜欢X，B也喜欢X，A与B虽素不相识，但通过X的中介因素而容易接近、亲密起来。七、秘书处理人际关系的重要准则1、尊重：秘书一定要尊重人际交往中的所有对象。秘书要正确运用尊重原则，在尊重别人的意见和要求时又不轻易放弃自己的原则和看法；不强人所难，不把自己的观点强加于人。2、礼貌：秘书在与领导、同事和客人交往时，要服装整洁，表情自然，举止文雅，用语得体。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。 3、诚实守信：诚实，一要态度诚恳，不虚伪，不做作；二要讲真话。守信，也就是讲信用。人际交往中，秘书一定要注意守信，言行一致。4、平等待人：平等待人是秘书建立和处理人际关系的前提条件。具体来说，在公务接待活动中注意地位对等、同级接待；在待人态度上要一视同仁、热情周到；在处理物质关系时注意等价交换。八、秘书与领导的多维关系及秘书处理与领导关系的方法（一）秘书与领导的多维关系1、工作上的主辅关系秘书作为领导的助手，最重要的是为领导的管理工作提供全面服务。从根本上看，秘书和领导有着共同的工作目标，只是为实现这个目标分担不同的任务，两者工作上的主辅关系也必须与共同目标一致。2、角色上的从属关系从职业特点看，没有领导就没有秘书，