最新协商和交流控制程序

1、协商和交流控制程序1目的在组织的不同层次和各职能部门之间，组织与客户、供方、分包方及其它相关方之间建立适宜的沟通渠道，确保质量和规范、环境、职业健康安全管理体系的有效性。2范围适用于组织从总经理到操作员的纵向沟通和各职能部门之间的横向沟通，以及组织与客户、供方及其它相关方之间的外部信息沟通。3职责3.1 行政部负责制定和实施组织内部沟通的有关规定；3.2 经营部负责与客户及其它相关方之间的联络沟通；3.3 工程部负责监理单位、业主进行有效的沟通交流；3.4 行政部负责与供方及其它相关方之间的联络沟通；3.5 行政部负责环境、安全有关的信息有整个组织内部、外部进行沟通；3.6 工程部负责有关的质

2、量信息有整个组织内部、外部进行沟通；3.7 工程部在各职责范围内负责最新国家标准及行业标准的收集。4名词定义（略）5作业程序5.1 纵向内部沟通5.1.1 由上至下的沟通：建立工作例会制度，每月至少举行一次由副总经理主持，各部门负责人参加的工作例会，及时将最高管理者的指示传达到各级人员，同时也能让最高管理层迅速了解各部门的工作动态、在建工程施工进度，管理方针、目标和指标、质量和规范、环境、职业健康安全管理方案落实实施情况，倾听各部门负责人的意见及合理化建议，以便有效的进行改进。对于重大质量问题，由工程部负责组织相关部门进行沟通解决，对于重大的环境、安全问题，由工程部组织相关部门进行沟通解决。上

3、述会议中作出的决议性事项，必要时以会议记录形式下发有关部门及人员，贯彻执行。5.1.2 严格履行工作交接和职务代理制度，各级干部（包括行政部文员），凡请假（包括公差）4小时（含）以上者，必须由其职务代理人在请假卡上签字；凡请假（包括公差）4天（含）以上者，必须填写工作交接单。5.1.3 由下至上的沟通：组织建立员工提案改善制度，充分发挥员工的智慧，推动整个组织总体管理方针、目标和指标、质量和规范、环境、职业健康安全管理方案的达成，以报告的形式上报公司总经理或直接反映至分管领导。5.2 横向内部沟通5.2.1 各部门须建立良好的联络沟通渠道，凡须大家周知的事项将以板报或通知的形式迅速传达到各部门

4、。5.2.2 行政部负责将组织经营管理理念、管理方针、目标和指标以墙报、板报的形式进行宣传。5.2.3 组织鼓励各部门和上下级之间开展各种非正式沟通活动，利用重大节假日，如五一、十一、中秋、元旦、组织庆等，组织举办一些丰富多彩，寓教于乐的知识竞赛和文体活动，以增进大家的相互了解和信任，建立一个具有凝聚力的团队。5.3 信息的分类5.3.1外部信息a. 质量技术监督局、安监局、环保局、劳动局、消防局、卫生局、认证机构等监测或检查的结果以及反馈的信息；b. 政策法规标准类信息，如质量和规范、环境、安全法律法规、条例、施工质量标准及其变化等；c. 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、代理商、供

5、应商、分包方、运输公司、周围居民及任何对公司的环境、职业健康安全状况反馈或投诉信息；d. 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关施工质量和规范、环境、职业健康安全方面的信息。5.3.2 内部信息a. 正常信息，如管理方针、目标指标、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关工程质量状况、环境、安全绩效、安全数据、以及体系正常运行时的其他信息等；b. 不合格或不符合信息，如工程施工不合格品报告、体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等；c. 紧急信息：如出现重大质量和规范、环境、安全事故，如：机械伤害、火灾、触电、塌方、爆炸、化学危险品泄漏、重大伤亡事故等情况下的信息；d. 其他内

6、部信息（如员工的建议等）。5.4 信息的处理5.4.1 外部信息的处理5.4.1.1 质量技术监督局、劳动局、消防局、卫生局、认证机构监测检查结果及反馈信息的收集，传递到公司的行政部，并在信息登记表中记录。出现不符合情况时，按照纠正和预防措施管理制度的要求进行处理。5.4.1.2工程部负责安监局、环保局监督检查结果及反馈信息的收集，并在信息登记表中记录。出现不符合情况时，按照纠正和预防措施管理制度的要求进行处理。5.4.1.3 政策法规、标准类的资料信息由总工程师、工程部、行政部、工程部、在各自职责范围内负责收集、更新、整理，并保存，详见法律法规及其他要求管理程序。5.4.1.4 行政部负责与

7、顾客、业主、监理单位、招标单位等进行信息沟通，对其施加影响采取相应的措施。5.4.1.5行政部负责与物料供应商、运输公司、劳务分包方单位等进行信息沟通，对其施加影响，采取相应的措施。5.4.1.6工程部负责与周围居民、劳务分包方、事业单位等应环保、安全事宜进行信息沟通，以征求相关方的谅解，当出现不符合时，应及时采取相应的措施。5.4.1.7 与工程施工有关的信息由副总经理负责接收，并与外部相关部门进行沟通，当出现不合格时，及时采取相应的措施。5.4.1.8 与工程施工有关的技术信息（新工艺、新设备、新材料）由总工程师负责接收，并与外部相关部门进行沟通，当出现不合格时，及时采取相应的措施。5.4.2 内部信息的处理5.4.2.1 正常信息的处理：各部门负责本部门相关信息的收集，并及时传达到相关部门，（如：管理方针、目标和指标、环境、职业健康安全管理方针）。5.4.2.2 内审或管理评审发现的不符合信息的处理详见内部审核控制程序及管理评审控制程序。5.4.2.3 紧急信息由发现部门迅速传递给行政部，可用电话、传真等方式；必要时，应及时传达到组织的外部。5.4.2.4 其他内部信息（如员工的建议等），提供者可以联络单反馈给相关部门或行政部进行处理。5.4.2.5 各部门直接从外部获取的其他类信息，如工程施工质量信息，第一时间以联络单形式反馈到行政部