行政采购管理制度及流程

1、IY PHAKMACB/nCALS行政采购管理制度编号12-ZD-ZYYY-0000版本号01保密等级II页数1/8行政采购管理制度目 录、总贝y2.二、适用范围2.三、职责2四、工作程序3（一）、供方的选择3.（二）、合格供方的控制3.五、采购3（一）采购物资综述 3.（二）采购物资的撤销4.（三）采购事宜处理期限 4.（四）询价、比价、议价 5.六、到货物资检验结果的处理 5.七、领用物资管理办法 5.八、整理付款6.九、库房管理制度 6.十、物品采购、领用流程图 .7.2Y行政采购管理制度编号12-ZD-ZYYY-0000版本号01保密等级II页数2/8起草人审核人批准人部门职务姓名签名

2、日期颁发部门/报告部门执行日期/报告日期-、总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，严正采购工作流程，特制定本制度。 行政类采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展采购工作。副总经理对采购人员 及库管员进行统一考核和管理。二、适用范围本制度适用于武汉中有药业有限公司人事行政部采购及与采购相关的所有事宜。三、职责1. 人事行政部采购人员负责行政办公用品采购的控制，并组织相关部门对供方进行评 价。2. 其他部门负责提供其部门月度所需办公用品的分类别采购清单，如个别用品有特殊 要求，须在备注里注明。交部门负责人签批的采购清单到人事行政部登记存档，由 人行部汇总采购清单进行月度统一采购。3. 总

3、经理及副总经理审核并签批人事行政部汇总的采购清单。IY PHAKMACB/nCALS行政采购管理制度编号12-ZD-ZYYY-0000版本号01保密等级II页数3/8四、工作程序（一）、供方的选择供方的选择必须遵循就近、质优、价廉的原则，并满足以下条件：1企业必须有法人资格营业执照，具备相应的及时供货能力与合作愿望；2具有保证产品质量的管理能力和检测手段，能对其供货产品的质量全权负责；3）具备所需我司采购物资的经营许可证。4）有多年的企业供货经验、质量和信誉程度稳定，有稳固的供货能力。5）深入市场，对本地区的市场进行考察，对我司所需物资进行价格摸底，选择最合适的 供货方进行讨论分析。6）将分析

4、结果报总经理，讨论选择最优的供货方，签订相关的供货协议。（二）、合格供方的控制1）建立档案：人行部应建立合格供方档案，包括：营业执照、经营许可证，年度进货的 数量和质量记录、质量问题反馈记录等；2）及时反馈质量信息：人行部应及时与供方沟通，反馈情况，必要时定期对供方进行质 保能力和供货能力的考察，考察时作好记录，考察后编写出评价报告，并作出评价结论;3）供方的变更：当供方的供货质量情况不能满足要求时，职能部门应按上述供方的选择 要求重新评价，评价结论须变更供方的，填写申请变更供货方的报告，经人行部审核， 并报总经理、副总经理批准生效。五、采购（一）采购物资综述1 采购档案是清楚说明订购产品的资

5、料，采购档案一般是指采购清单。采购清单上应明IY PHAKMACB/nCALS行政采购管理制度编号12-ZD-ZYYY-0000版本号01保密等级II页数4/8确规定采购物资的产品名称、规格型号、单位、数量、交货期限、采购人及特殊性要 求等。2 当采购清单发生变化时，采购人员应及时与供方协调，明确变更内容。3 采购产品的验证审核由人行部、财务部共同进行验证。4人事行政部负责供方评价和采购控制的有关记录和采购档案的收集、整理、编目、存 档。财务部负责采购产品验证的质量记录的收集、整理、编目、存档，人行部协助完 成。5.紧急采购时，由人事行政部在“采购单”“备注栏”注明原因，以急件递送。6 采购物

6、资不论金额、数量、总额都必须有总经理及副总签批生效，采购人员方可进行 米购。（二）采购物资的撤销1. 采购物资的撤销应由原采购部门通知人事行政部停止采购流程及注明撤销采购的相关 原因。2. 人行部办妥撤销后，依下列规定办理：3. 人行部把原采购单有人行部经理签字撤销后，送回原采购部门。4. 原米购单未能撤销时，米购人员应通知原米购部门。5. 若采购清单已报供货方，应立即告知供货方停止供货，并说明原因，请供货方谅解， 协助采购清单的顺利撤销。（三）采购事宜处理期限人事行政部应依采购物资的特性及市场供需，分类制定材料采购事宜处理期限，通知各有关部门以便参考，如有变更时，应立即修正。人事行政部应分询

7、价、订购、交货三个 阶段，以控制采购作业进度及节省费用。采购员未能按既定时间完成采购的，应向采购 部门说明未能按时采购的原因，并告知其到货时间。IY PHAKMACB/nCALS行政采购管理制度编号12-ZD-ZYYY-0000版本号01保密等级II页数5/8（四）询价、比价、议价1. 采购人员接获采购单汇总后应依采购物资的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或 厂商提供的资料，除经以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分 析后议价。采购人员要严格履行自己的职责，大件采购在订货、采购工作中实行“货 比三家”的原则，询价后报领导核准供应商，不得私自订购和盲目进货。在重质量、 遵合同、

8、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。同时要实行 跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关采购方面的工作。2. 若供方报审的规格与采购材料规格略有不同或属代用品者，采购人员应在“采购单” 上予以说明，经人行经理核发后，告知使用部门或采购部门签批后方可通知供货方进 行供货。3. 对于供货方的报价有疑问时，采购人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价4. 人事行政部接到采购部门以电话联络方式的紧急采购物资，人事行政经理应立即指定 采购人员先行询价、议价，待接到采购部门采购清单后，按一般采购程序优先办理。六、到货物资检验结果的处理1. 审核合格的物资，审核人员应将物

9、资入库定位。2. 不符合审核标准的物资，审核人员应告知供货方不良原因，经使用部门经理（或使用 人员）核实后，再办理退货，如特殊采购时则应据需要审核入库。七、领用物资管理办法1. 物资采购入库后，申购部门应填写其全部采购物品领用清单，并由领出人签字，携出 其部门所采购物品。2. 领用工具类材料时，领用人应到仓库办理借用手续。3. 使用部门对于领用的物资，在使用时如遇有物品质量异常，物资变更或用余时，使用 部门应将用余物资缴回人事行政仓库。IY PHAKMACB/nCALS行政采购管理制度编号12-ZD-ZYYY-0000版本号01保密等级II页数6/84. 物品质量异常欲退回时，应先向人事行政部

10、说明质量问题原因，经人事行政部审核后, 确有质量问题的，再将物品缴回人事行政仓库。5. 对于退回的物品，人行仓库人员应检查核实退回原因的具体情况，研判处理对策，如原因系由于供应商造成，采购员应立即协调供应商处理（换货或退货）。八、整理付款1. 人事行政部应依据实际请购单及实际到货数量并有供货方提供总的正规发票进行月度 结账付款。2. 不在实际到货范围的物资财务部应依据具体审核到货物资清单付款。九、库房管理制度1 库房由专人管理，各种货物登记，做到帐物相符，非库房管理人员不得私自进入库房, 拒绝任何人在库房逗留。2保持库房的整洁、有序。库区禁止吸烟，杜绝烟火隐患，如有违反罚款100元。3 所有货

11、物依据实际，合理存放。4任何出入库物品都要按规定履行手续，见单发货，领用登记。5 保证货物完整出库，保证货物和备品的及时、准确出库。6 库管员每月月底对库房进行盘点。7 违反上述规章制度，视情节罚款 20-200元。第8页共8页IY PHAKMACEUnCALS行政采购管理制度编号12-ZD-ZYYY-0000版本号01保密等级II页数7/8十、物品采购、领用流程图物品采购流程:物品领用流程:为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部 签订如下安全生产目标:目标值:1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安

12、全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为 100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容:1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。IY PHAKMACB/nCALS行政采购管理制度编号12-ZD-ZYYY-0000版本号01保密等级II页数8/84、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥;9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召