电子邮件格式培训课件

1、电子邮件格式培训,运营管理部,E-mail format training,内容提纲,一、邮件主题 二、称呼与问候 三、正文 四、附件 五、结尾签名 六、回复技巧 七、正确使用发送、抄送,主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意 义的主题，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性,01,邮件主题 Mail subject,主题可以是邮件的内容概括或项目名称,一、主题内容,二、主题要求,1.不要空主题,2.主题要简洁,3.主题要真实反映邮件的主要内容或重要性,4.一个主题一封信，不可大杂烩,5.标题千万不要出现错别字,02,称呼与问候 The title andgreeti

2、ngs,1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度,a、邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人情况下可以称呼大家、ALL。 b、如果对方有职务，应按职务尊称对方 c、不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英名 ,英文名前可加“Dear”以表敬意。 d、关于格式，称呼是第一行顶格写,2、 Email开头最好要有问候语,英文开头写 “HI”，中文开头写 “上午好” 或“您好”，问候语是称呼换行空两格写,03,正文 The text,1、Email正文要简明扼要，行文通畅； 2、合理提示重要信息； 4、一次邮件交待完整信息； 5、要写明需解决的问题； 6、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；

3、7、如果事情复杂，最好1、2、3的列几个段落进行清晰明确的说明； 8、不能出现拼写错误和错别字，这是书面化能力的基本要求,04,附件 Attachment,1、如果邮件带有附件，请在正文里面提示收件 人查看附件； 2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够 概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带 有多个附件时； 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包 压缩成一个文件； 5、特殊格式文件，应注明打开方式，以免影响 使用； 6、如果附件过大（不宜超过10MB），应分割成 几个小文件分别发送或压缩后发送,05,结尾签名 The end of the s

4、ignature,1、签名档信息不宜过多,电邮消息末尾加上签名档。签名档可 包括姓名、职务、公司、电话、传真 、地址等信息。对方如果需要更详细 的信息，自然会与你联系,2、签名字体规格,签名档文字应选择与正文文字匹配， 简体、繁体或英文，以免成出现乱 码。字号一般应选择比正文字体小 一些,06,回复技巧 Reply skills,1、及时回复Email 2、进行针对性回复 3、回复内容要具体有效。 4、不要就同一问题多次回复讨论 5、要区分单独回复和回复全体 6、主动控制邮件的来往,07,正确使用发送、抄送 The correct use ofsending,CC,收件人是要 受理这封邮 件，理应对 邮件予以回 应,而CC的则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮 件予以回应， 当然如果CC的人有建议，当 然可以回mail,只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。不滥转、发邮件,1,2,3,结束语,通过以上内容，大家对电子邮件的使用应该有了更深的认识！归结到底，只发有效