工作分析与设计

1、引出问题,机床周围地板的清洁工作谁来做,机床操作工,服务工,勤杂工,岗位说明书中没有清扫地板的条文,有清扫条文，但工作时间是从正常下班开始,岗位说明书中没有清扫的条文,得出结论,必须有岗位分析,一则案例的启示,第三章 工作分析与工作设计,1 工作分析概述 2 工作分析的具体实施 3 工作分析的方法 4 工作设计,1 工作分析概述,人力资源管理体系建设是一个系统工程，不可能一蹴而就，需要进行“整体规划”后“分步实施”，其中工作分析又是人力资源管理体系建设的基础，成为企业人力资源管理体系建设工程的第一步。 特别是在目前中国企业人力资源管理水平普遍不高的现实条件下，以工作分析为龙头，带动其他各项基础

2、管理，无疑是简捷有效的途径之一,公司： 结合企业战略，应该设计什么样的组织结构？ 在组织结构下应该设置多少职位，招收多少人？ 每个职位应该付多少报酬？ 哪些人可以胜任这个职位,企业人力资源管理中遇到的问题,部门主管： 我的部门应该有多少职位？需要多少人？ 我应该选什么样的人就任该职位？ 我应该从哪些方面辅导员工做好工作？ 我如何评价员工的工作业绩？ 我应该如何指导下属在企业内的发展,企业人力资源管理中遇到的问题,员工： 我的责任范围是哪些？ 我将如何开展我的工作？ 我将如何改进我的工作？ 我的工作标准是什么？ 我在这个企业里将如何发展,企业人力资源管理中遇到的问题,企业人力资源管理中遇到的问题

3、,人力资源部： 如何合理配置各部门人力资源？ 如何选拔合适的人到合适的岗位？ 调薪的科学依据是什么？ 如何设置员工的职业发展通道？ 如何实现内部人力资源的合理调配与流动,一、工作分析的含义,工作分析(job analysis)，又称为职位分析，岗位分析。是指全面了解、获取与工作相关的详细信息的过程，是对该项职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究过程，即制定工作描述书和工作规范书的系统过程。 工作分析是现代人力资源管理所有职能，即人力资源获取、整合、保持与激励、控制与调整、开发等职能工作的基础和前提,二、工作分析的基本问题,第一个问题,第二个问题,工作是什么,谁适合这份工作,岗位的名称

4、、级别 岗位设置的目的 岗位的工作内容、任务和职责 岗位的主要工作权利 岗位需要的工作条件 岗位与其他岗位的关系 岗位在企业组织结构中的位置,基本学历和专业要求 在某一领域的工作经验 必须具备的基本能力 必须接受的培训项目培训时间 年龄和性别要求 性格要求,第三个问题 谁最适合这个工作,第四个问题 谁来做岗位分析,第五个问题 何时做岗位分析,详述,人力资源管理专家负责总 体策划和审定； 主管人员结合企业实践， 参与或组织人员编写； 在岗员工结合个人实践提 供经验资料； 人力资源部门做出规范、 完整、系统的岗位分析,哪些经历可以优先； 哪些专业可以优先； 怎样的资格可以优先； 有过哪些培训可以优

5、先,二、工作分析的基本问题,什么时候进行工作分析,缺乏明确的完善的书面的职位说明，人们对岗位的职责和要求不清楚； 虽然有书面的岗位说明，但与实际工作的情况不符，很难遵照它去实施； 经常发生推诿扯皮、职责不清或决策困难的现象； 建立一个新的组织或出现新的岗位,什么时候进行工作分析,刚刚进行了组织机构和工作流程的变革或调整； 当需要招聘某个职位上的新员工时，发现很难确定用人的标准； 当需要对员工的绩效进行考核时，发现没有根据岗位确定考核的标准； 当需要建立新的薪资体系时，无法将各个职位的价值进行评价,工作分析的输出,工作说明书 （职务说明书,工作描述 （职务说明,工作规范 （任职者说明,工作基本资

6、料 工作详细说明 组织提供的聘用条件,资历要求 心理要求 生理要求,工作分析的信息5W1H1S,Who，谁来完成这些工作？ Why，员工为什么要做（目的）？ What，员工要做什么（内容）？ Where，员工在哪做？ For whom，服务对象是谁？ How，员工如何做 (方法) ？ Skill，所需技术如何 (程度) ,工作分析的层次,教师,大学教师,中学教师,小学教师,经济与管理教师,机械工程老师,职业,工作簇,职务,副教授,教授,讲师,职位,任务 工作要素,责任,教学任务及分解工作单元,教书育人,科研,工作分析相关术语,要素：指工作活动中除单个动作外的最小划分单位。它可被用于描述单个动作

7、。 操作工人拿起镊子。 财务人员使用计算工具。 要素处于较低层级的分析范围，一般只有在制造行业中为了制定操作工作的动作标准，工艺人员分析工人的动作，进行规范操作工作的程序时才会用到,工作分析相关术语,任务：指为达到某一特定的目的而进行的一系列相关的活动或要素。 打字员为了将文件打成正规的文件，需要打开计算机、输入文字、调整版面布局、从打印机中输出文件。 人力资源招聘专员为了完成招聘员工的任务，需要对组织中的招聘需求进行分析、明确岗位职责和岗位规范、发布招聘信息、收集和筛选应聘材料、组织选拔过程、录用合格人员。 任务的特点： 任务可细分出活动、活动程序、要素等更细微的单元。 各种任务有大有小，有

8、难有易，所需时间长短不一。 有足够量的任务需要一个人承担时，就产生了工作岗位,工作分析相关术语,职位： 根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任。 职位与个人是一一匹配的，也就是有多少职位就有多少人，二者的数量相等。 工作： 由一系列相互联系、职能类似或所需水平相似的任务所组成的工作岗位。一个工作对应一项职责或多项职责,工作分析相关术语,工作簇 具有类似特征的一组工作的集合。 职业： 教师、科学家、工程师,工作分析相关术语,职位分类 指将所有的工作岗位(职位)，按其业务性质分为若干职组 (从横向上讲)；按责任的大小，工作难易，所需教育程度及技术高低分为若干职等(从纵向上讲)，对每一职位给予

9、准确的定义和描述，制成职位说明书，以此作为对聘用人员管理的依据。 职组 研发人员，行政人员（HR,财务） 职等 初级、中级、高级工程师,三、工作分析的价值,职务描述书 工作岗位设置 提炼评价工作岗位的要素指标 工作再设计 定员定编,工作分析中需要搜集的信息的类型有哪些,1. 工作活动 - 工作活动与过程、活动记录 - 所运用的程序；个人的责任 2. 工作中的人的活动 - 人的行为，如身体行动以及工作中的沟通 - 作业方法分析中使用的基本动作；工作对人的要求，如精力的耗费。 3. 在工作中所使用的机器、工具、设备以及工作辅助用品 - 电话、电脑、传真机、汽车、对讲机、飞机、车床。 4. 与工作有

10、关的有形和无形因素 - 处理或者运用的知识（比如会计）；所加工处理的材料；所生产的产品或所提供的服务。 5. 工作绩效 - 工作标准；工作的衡量要素，如完成一项工作所花费的时间。 6. 工作背景 - 工作时间表；物理工作条件。 7. 工作对人的要求 - 个人特征，如个性和兴趣；所需要的教育与培训水平；工作经验,是分析而不是罗列： 将工作分解为几个重要的组成部分，审查后将其重新进行组合。 决不是任务的简单列举和罗列。 针对的是工作而不是人： 工作分析并不关心任职者的任何情况，它只关心职位。 目前的任职者被涉及到的原因，仅仅是因为他通常最了解情况。 以当前工作为依据： 工作分析的任务是为了获取某一

11、特定时间内的职位的情况。 职位说明书不能含糊不清。 事实而不是判断： 工作分析人员的任务是尽可能地传递事实资料。 判断的工作留给职位说明书的最终用户去做,工作分析的原则,2 工作分析的具体实施,工作分析是一个系统的分析评价过程，通过工作分析的模型、工作分析的内在关系，将工作分析分为准备阶段、信息获取、分析阶段、结果表达、评价与控制五个阶段,一、工作分析的系统模型,信息源 雇员 主管 机构图 部门职责 外部专家,信息收集方法 问卷 面谈 观察 工作记录,职位信息 职位目的 工作职责 考核标准 工作关系 知识要求 技能要求 经验要求 所用设备,工作描述 目标 任务 责任,人力资源功能 招聘选拔 业

12、绩考核 薪酬管理等,工作规范 技能要求 体能要求 知识要求 能力要求,二、工作分析的内在关系,三、工作分析的步骤,准备阶段,调查阶段,分析阶段,结果表达阶段,评价/控制阶段,工作分析的范围；工作分析的方法；启动准备,信息收集提纲；选定方案；信息收集；信息等级确认,信息审核；信息分类；归纳总结,编制工作描述和任职者说明,结果运用；工作分析评价；工作分析控制,如何消除工作分析中员工的恐惧心理,事前解释：“鬼鬼祟祟”、“神神秘秘”容易引起不安。工作分析的主要目的，是为了设计、制定高效运行的企业组织结构；制定考核标准及方案，科学开展绩效考核工作；设计出公平合理的薪酬福利及奖励制度方案；使得人尽其才,如

13、何消除工作分析中员工的恐惧心理,跟进得当：把工作分析简单地等同于裁员增效的前奏将引起恐慌。适当调整工作分析的作用不仅仅在于核定人力资源成本，明确员工各自的工作职责和工作范围，也是为了制定合理的员工培训、发展规划；为员工提供科学的职业生涯发展咨询；这些都对员工大有益处,如何消除工作分析中员工的恐惧心理,步步为营：问题宏观，难以回答。在采用面谈法的时候，工作分析小组成员应该技巧性地提问，获得,工作分析的可靠性与有效性,可靠性 不同的工作分析人员对同一工作的分析结果的一致性； 同一个工作分析人中在不同时间对同一工作分析结果的一致性。 有效性 工作分析结果的精确性，即工作分析结果与实际工作的比较,四、

14、工作分析应注意的问题,工作分析要与企业业务流程优化、部门和岗位设置优化结合进行； 要形成尽可能详尽的岗位工作说明书； 在编制工作说明书时，同时编制出岗位工作标准和岗位工作流程,五、工作说明书的编写,基于组织结构图； 统一格式，文字易懂； 一般将工作描述和任职者说明合二为一,销售部经理职务描述,职务名称：销售部经理 所属部门：销售部 职务代码：XL- - 直接上级职务：营销副总经理 工作目的：领导销售部销售公司自有和代理产品 工作要求：认真负责、工作主动、善于团结下属 工作责任： 1、对外沟通、展示、讲演 2、配合技术人员进行售前技术咨询 3、作实施计划建议书 4、进行商务谈判 5、监督售后技术

15、支持服务 6、对销售部进行管理 衡量标准： 1、本人的销售业绩 2、本部门的销售业绩 工作难点：提高销售业绩 工作禁忌：对客户不细心周到，无法清楚地了解客户的需求,招聘专员的职务描述,职务名称：招聘专员 所属部门：人力资源部 职务代码：XL-HR-021 工资等级：9-13 直接上级职务：人力资源部经理 工作目的：为企业招聘优秀、适合的人才 工作要点： 1、制订和执行企业的招聘计划 2、制订、完善和监督执行企业的招聘制度 3、安排应聘人员的面试工作 工作要求：认真负责、有计划性、热情周到 工作责任： 1、根据企业发展情况、提出人员招聘计划 2、执行企业招聘计划 3、制订、完善和监督执行企业的招

16、聘制度 4、制订招聘工作流程 5、安排应聘人员的面试工作 6、应聘人员的材料管理 7、应聘人员材料、证件的鉴别 8、负责建立企业人才数据库 9、完成直属上司交办的所有工作任务 衡量标准 1、上交的报表和报告的时效性和建设性 2、工作档案的完整性 3、应聘人员材料的完整性 工作难点：提供详尽的工作报告 工作禁忌：工作粗心，不能有效地向应聘者介绍企业的情况,招聘专员的任职资格,职务名称：招聘专员 所属部门：人力资源部 职务代码：XL-HR-021 工资等级：913 直接上级职务：人力资源部经理 一、知识和技能要求 1、学历要求：本科及以上 2、工作经验：3年以上大型企业工作经验 3、专业背景：从事

17、人力资源招聘工作2年以上 4、英文水平：达到国家四级水平 5、计算机水平：熟练使用Windows和Office系列 二、特殊才能要求 1、语言表达能力：能够准确、清晰、生动地向应聘者介绍企业情况；准确、巧妙地解答应聘者提出的各种问题 2、文字表述能力：能够准确、快速地将希望表达的内容用文字表述出来，对文字描述很敏感 3、观察能力：能够很快的把握应聘者的心理 4、处理事务能力：能够将多项并行的事务安排得井井有条 三、综合素质 1、有良好的职业道德，能够保守企业人事秘密 2、独立工作能力强，能够独立完成布置招聘会场、接待应聘人员、应聘者非智力因素评价等任务 3、工作认真细心，能准确的把握同行业的招

18、聘情况 四、其他要求 1、能够随时出差 2、假期一般不超过一个月,职位说明书模板,职位说明书模板（续,职位说明书模板（续,3 工作分析的方法,定性的方法 观察法 工作实践法 访谈法 问卷调查法 工作日志法,量化的方法 职位分析问卷法 职能工作分析法 弗莱希曼工作分析系统法 关键事件法 工作分析计划表法,工作分析的常用方法,工作实践法 直接观察法 访 谈 法 问卷调查法,需要多种方法的结合,工作实践法,工作分析人员亲自从事所需研究的工作。 优 点： 可以准确地了解工作的实际任务； 在体力、知识、经验等方面对任职者的要求； 适 用： 适用于短期内可以掌握的工作。 缺 点： 不适用于需要进行大量训练

19、和危险的工作,打字员,直接观察法,工作分析人员观察所需分析的工作的过程。 优 点： 工作分析人员能够比较全面、深入地了解工作的要求 适 用： 适用于工作内容主要是由身体活动来完成的工作， 如，装配线工人、保安人员等。 缺 点： 不适用于脑力劳动成分较高的工作、 处理紧急情况的间歇性工作。 如，律师、教师、急救站的护士等等,访谈法及其类型,与工作的承担者面谈是收集信息的一种有效方法。 （最有发言权！）。 主要类型： 个别访谈法 工作之间有明显差别时使用， 时间比较充分的情况下采用。 群体访谈法 多名员工从事同样的工作时使用,访谈时提出的典型问题,你平时需要做哪些工作？ 主要的职责有哪些？ 如何去

20、完成它们？ 在哪些地点工作？ 工作需要怎样的学历、经验、技能或专业执照？ 基本的绩效标准是什么？ 工作有哪些环境和条件？ 工作有哪些生理要求和情绪及感情上的要求？ 工作的安全和卫生状况如何,访谈法优缺点,优 点： 能够简单、迅速地收集工作分析资料，适用性强。 由任职者亲口讲出工作内容，具体而准确。 缺 点： 被访谈者往往夸大其承担的责任和工作的难度， 容易引起工作分析资料的失真和扭曲,访谈时需要注意的几个问题,选择最了解工作内容、最能客观描述职责的员工。 尽快建立融洽的感情，说明访谈的目的及选择对方进行访谈的原因，目的是不要让对方有正在进行绩效考核的感觉。 事先准备一份完整的访谈问题表，重要的

21、问题先问，次要的问题后问。 如果工作不是每天都相同，就请对方将各种工作责任一一列出，然后根据重要性排出次序，以避免忽略那些虽不常见但却是很重要的问题。 在访谈过程中，工作分析人员只是被动地接受信息。 如果出现不同的看法，不要与员工争论。 如果出现对主管人员进行抱怨，工作分析人员不要介入。 不要流露出对工资待遇方面有任何兴趣，否则员工会夸大自己的职责。 访谈结束后，将收集到的材料请任职者和他的直属上司仔细阅读一遍，以便做修改和补充,问卷调查法的优缺点,优点： 能够迅速得到进行工作分析所需的资料、速度快。 节省时间和人力，实施费用一般比其他方法低。 调查表可以在工作之余填写，不会影响工作时间。 可

22、以使调查的样本量很大，适用于需要对很多工作者进行调查的情况。 调查的资料可以数量化，由计算机进行数据处理。 缺点： 设计理想的调查表要花费很多时间、人力和物力，设计费用比较高。 填写调查表是由工作者单独进行，缺少交流， 被调查者可能不积极配合与认真填写，从而影响调查的质量,职位分析方法的比较,观察法,能较多、较深刻地了解工作要求,不适用于管理类职位、研究工作、耗时长或技术复杂的工作、不确定性工作,面谈法,效率较高,面谈对象可能持怀疑、保留态度；对提问要求高；易失真,问卷调查法,费用低；速度快，调查面广；可在业余进行；易于量化；可对调查结果进行多方式、多用途的分析,对问卷设计要求高；可能产生理解

23、上的不一致,实践法,短期内可掌握的工作,不适用于需进行大量训练或危险的工作,4 工作设计,工作分析是静态 工作设计是动态 组织总处于不断变化与完善的过程中，工作设计成为优化HR配置、为员工创造更能发挥能力，以及提高工作效率的环境保障,一、工作设计的含义,工作设计(job design)是组织为了提高工作效率和员工的工作满意度，而完善和重新整合修改工作描述和工作资格要求的行为和过程。 工作系统设计的人类工效学原则,二、工作设计的形式,工作轮换(job rotation) 工作扩大化(job enlargement) 工作丰富化(job enrichment) 以员工为中心的工作再设计(employee-centered work redesign,工作轮换,优点 可减轻枯燥感 培养员工的全局观念、提高组织凝聚力 还能培养多能工、通才，以适应变化 增进员工了解，提高协作效率 局限性 只限于少部分工作轮换 职务效率降低,工作扩大化,工作扩大化是扩大工作范围，即工作