时间管理--永远做重要而不紧急的事[1]

1、时间管理 - 永远做重要而不紧急的事时间管理的“象限法” ：你的一生如何度过 ?大凡能够在事业上做出卓越成绩的人，都是时间管理的专家。有人曾粗略地统计过 一个活到 73 岁的美国人对时间是怎么支配的：睡觉：21 年工作：14 年个人卫生：7 年吃饭：6 年旅行：6 年排队：6 年学习：4 年开会：3 年打电话：2 年找东西：1 年其他：3 年看了上面的这一组数据， 我们有何感受？是不是觉得有太多的时间都被荒废了？所 以要想有效执行，一定要学会“时间管理” 。时间管理是就是如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工 作时间，其本质是管理个人，是自我的一种管理。时间管理的方法是通过

2、良好的计划来 完成的。时间“规划” 提高工作效率最关键的部分是规划。规划你自己的工作计划和过程，充分利用有限 的时间，这是高效完成自己工作的有效方法。时间规划一般分为长期规划和短期规划，一般可以在年初制定本年计划，月初制定月计划，周一制定周计划。每天的工作计划一般也可以预先制定，但是由于工作内容的复杂性以及临时随机任务，每天的计划会非常难以管理。时间规划的难点是一天时间的规划和分类， 一天一共24小时，除了上班时间外就是 个人业余时间，上班时间的工作一般是一些日常工作或者临时任务，而业余时间则是思 维期，一些事情可以吃饭睡觉都在想，这些事情一般不是紧急事情，往往思考累计到一 定阶段就可以水到渠

3、成，轻松完成。时间管理的出发点，在于学会处理事情的优先次序，先考虑事情的“轻重”，再考虑事情的“缓急”一一也就是我们通常采用的“第二象限组织法”。请看下图。鑒急程度ZE3叵咼IS*高 *重要程度祕“第二象限组织”法时间“第二象限组织”法是目前很时髦的一种时间管理理论，“第二象限组织”法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要（如客户投诉、即将到 期的任务、财务危机等）、重要但不紧急（如建立人际关系、人员培训、制订防范措施 等）、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、部门会议等）、既不紧急也不重要（如上 网

4、、闲谈、邮件、写博客等）。第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。尽量以最短最快的时间内完成这些事情。第二象限是重要但不紧急的事。比如，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加 培训、向上级提出问题处理建议等等。这一类的事情影响深远，且效益是中长期的，因此，要把主要的精力和时间集中地 放在处理重要但不紧急的工作上。第三象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急，那就不值得花时间在这 个象限。紧急但不重要的事，要学会说“不”。一个人的时间和精力是有限的，对于自己不 重要的事情，能不做就不做，想办法将事情推脱给其它部门，拒绝或推脱工作要讲究技 巧，不要直截了当，

5、要委婉，用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。 一个人只有学会说“不”，他才会得到真正的自由。当然这并不等于推卸责任，如果确 实需要自己来完成，那么就使用最短的时间完成这些工作。第四象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉一一实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客 都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实只是在第 四象限徘徊。对于不重要也不紧急的事，尽量不去做。如果确实需要做，那么要严格限定时间, 比如写博客，限定一个小时，时间一到就立刻停止写作，千万不要被无聊的人和无关重 要的事缠住。现在我们不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意， 在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的 区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三 象限。要学会把时间花在第二象限，做重要而不紧迫