用友ERP操作手册-采购部

1、用友ERP系统采购咅卩岗位操作手册手册名称：采购部操作手册适用部门：采购部编写人员：版本号1.0编写日期2012年12月1日对 口 支 持业务采购订单业务问题、操作问题到货单业务问题、操作问题采购发票业务问题、操作问题采购结算业务问题技术财务部软件问题、错误提示计算机网络、硬件、系统故障目录一、部门职责: 3二、部门岗位划分: 3三、系统业务处理流程： 3四、部门日常业务系统处 理： 41、日常业务类型的界定 : 42、采购业务日常处理： 41）供应商档案维护 42）采购计划生成51）采购订单下达: 62）采购到货单83）采购发票:94）采购入库单： 115）采购结算:12，加强供应商资源管理

2、。 采购和生产做依据。并通知质检部门验货。4、收到采购发票后，在系统中录入采购发票，并通知财务部进行采购结算。5、作好各种采购统计，为决策层提供分析数据。部门岗位划分:采购计划员：系统内供应商分类、供应商档案、采购计划的制定采购部经理：对于采购管理工作完成情况审核，进行月末结帐处理。采购业务员：进行订单录入、采购到货单录入、 采购发票录入。 仓管人员：采购入库单录入、材料出库单录入，调拨业 务处理三、系统业务处理流程:采购订单 Z 到货单米购发票米购入库单采购结算单1、采购计划员根据生产 任务，结合BOM、库存情况，分解生成采 购计划;2、采购部部长对采购计划进行调整审核，安排采购业务员参照采

3、购计划生成3、 采购业务员根据到货情况，在采购系统中参照采购订单生成到货单4、 业务员通知检验部门质检，仓管员根据到货到办理入库手续；采购订单;一、部门职责:采购部门的日常工作 在ERP系统处理中主要工作有:1、开发新的供应商，进行供应商资料的维护和更改2、及时根据采购计划录入采购订单，为生产部安排3、根据供应商到货情况在采购系统中录入到货单，5、米购发票到后，米购员在系统中录入米购发票，并通知财务进行采购结算四、部门日常业务系统处理:1、日常业务类型的界定:供应商档案维护、采 购计划、采购订单、到货单（退货单 ）、采购发票（运费发票）、采购 入库单，采购结算、 月末结帐2、采购业务日常处理:

4、1）供应商档案维护：原则：供应商分类+四位流水号操作路径：【设置】 一【基础档案】一【客商信息】一【供应商档案】单击【增加】或【修改】可以看如 下介面:红色“ *”的内容是必输项，如图所示：供应商分类为“ 01”，所以供应编码为“ 010001 ”，供应商简称为“三明市汇丰金 属材料有限公司”若供应商名称不录则 系统自动 把简称回填到里面去，所属地区码原则要求录入，方便日后统计、分析。单击【联系】可维护专属部门与业务 员。2） 采购计戈U生成：MRP采购计划：根据销售订单或市场预测，通过MRP运算，确定向供应商下达采购 订单进行采购的产品及其数量，即MRP运算中 外购+ MRP件”末级物料形成

5、的需求。操作路径：【业务】 一【生产管理】一【MRP十划维护】一【MRP采购计划】【操作流程】1. 进入MRP采购计划列表界面，显示 MRP采购计划列表。2. 双击选定的MRP采购计划，或按维护3. 录入过滤条件，按过滤，显示符合4. MRP采购计划可以修改、配额、审核。，系统弹出过滤条件窗口。 条件的MRP采购计划。5. 已审核的MRF采购计划可以弃审、调整。删除维护走泣衆助退岀计划序禎计划周期主农3齟| 憩人軍核丽伏态1计划同胡1Z0Q3-10-253计AWWi2003-10-254计划测12003-10*255计戈!mir.2003-10-552003-10-25览期&ZOCGlI-Ol

6、未审核在此可以看到采购计 划列表：选择最后一条状态为未审核的记录,其余的状态为“过期”过谑条件类计划到货日耶戛苦巴配颤001薔条件-一的采购计划可直接删 除，双击或点击【维护】跳出过滤介面：3）采购订单下达:采购订单是企业与供 应商之间签订的采购合同、购销协议等, 采购多少、由谁供货，什么时间到货、至浚地点、运输方式、 采购合同中关于货 物的明细内容，也可以是一种订货的口头主要内容包括采购什么货物、价格、运费等。它可以是企业协议。参见采购订货通过采购订单的管理，可以 帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、事后统计。1. 根据采购管理的请购单、生产管理的MRP采购计划填制，也可以单必须参照采

7、购计划生成。在采购管理直接录入采购 订单,在此特别要求采购订TA12. 采购订单发送给供应商，企业根据供应商的反馈可对采购订单进行修改 、审核。3. 企业也可以在内部审核后发送给供应商，如需修改则弃审采购订单后再修改。4.货物到达企业后，填制采购到货单，或直接根据采购订单生成到货单。5.经过仓库的质检和验收，填写采购入库单。6.对于已执行完成的订单和不再执行的订单，可以关闭订单。已关闭订单打开后，仍可使用。7.通过采购订单执行统计表，可以查询订单的货执行情况。8.可以查询临期或逾期的采购订单。具体操作介面：单击 增加,右键拷贝采购计划，录入条件后，单击匪过滤条件窗口过谑条件存货歸码 無应裔编码

8、 订货日期. 计划耘选择对应记录，单击 确定返回到采购订单介面。1001UK10D7I叱soarsEkooosJOXif9CCGIL时 rc谈25C1I；BK迥g堆直ItC IL肉他0S.IKN). 00 uaBo 1600 0J. i iD.oaIH5XKJO ：|6.5M.Qfl他曲2L.rai.0flLMOLM. oa rm 0,UJ10OQIsufmwm1DQ0ID . 31001101 001U命as. looaraIDOQIft1.1IQQ0Q1QWI毗斤j.755ara1000!1R1KMIit斤虫邹力帕1 ICNlH35. 0(000-1.5L竹忙IDOflllW1冲“币KRi

9、fi xRifi 展币 5希KIDlP207aOll-2D2QD1-11-I.S1Q04 直丼聋 乙创JJftO.Qfl巾咚1(W他”09Kact口 MSIQQ2JFEdC冒斡T处MU.L1COWOflOSO2M3-1M DOS江口凯用LOOtHR1童EQKC 1怎130& onD-QONN0D035iow-jo-:临0004GLCILI5. 5盹（Mlo.aoOOflODOJS20C3 Jfr-IDOS时冊MOSLIBHLtfiIL1X Q&D.M0.00QQ0OQO352M3-10-：DOS0001T3&B3LI瓦 Q. 0Do.ao刚刚肖20B3-1&-：00BKI04CirP誅K!Lf

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11、cndH邸乃JO 1063*1章新西LOO J肿5tttIii.s-7t.jn0.60过滤出已审核的采购订单，已执行完毕的采购订单不会再出现，选择对的记录,生成采购到货单，返回。肿网幻岀|廨加W档& |底皿* !_11 |別祈B1瞩采狀到货单17印魁*1 二曜由.，单打印摂將7- titV ritffl.搭嶂 BEBDOm屹呂期 Z0DJ-1I-3O稅丽itm拉陀巧：T利夜itCXJ部门胡利芬P5二尊卄客昙土建生成的到货单，可修改，保存，退出。打印给质检部门5）采购发票:采购发票是供应商开 出的销售货物的凭证，系统将根据采购发 票确认采购成本，并据以登 记应付账款。企业在收到供货单位 货物到达

12、后，再输入 货物。采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。，可以对发票压单处理，待 入系统，以便实时统计在途的发票后，如果没有收到供货单位的货物系统做报账结算处理；也可以先将发票输采购发票按发票类型分为:增值税专用发票，增 值税专用发票的单价为无税单价。普通发票：普通发票 包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他 收据，这些发票的单 价、金额都是含税的。普通发票的默认税率为o，可修改。运费发票，运费主要 是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延 期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。运费发票的单价、金 额都是含税的。运费发票的

13、默认税率为7可修改。【菜单路径】采购管理-业务-发票-采购发票1.采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制；采（专用、普通）不可购发票也可以拷贝其 他采购发票填制。必有订单时，采购发票 手工新增，只能参照 生成。2. 采购发票可以修改、删除。3. 采购发票可以现付、弃付。4. 采购发票与采购入库 单可以进行采购结算。5.采购发票可以在应付款管理进行审核，同时回填采购发票的审核人。劣直巨期200訐Efc 訓；型塞nt fflK城岀1増q 禅.闻|定应丫上乘采购普通发票村- !云 MXAMn勰田啟園NWM壳n肯噬療廉宴会星1MM5彌日町005価供匿单匱三明七蒯此砸世乂望

14、秦世三略rf尊沏9oo审门岛輔生产怖杓后主惱外丽名解人艮帀?r*15-06-30忖童参牛事注【业务流程】1.填制采购发票，可手工填制，也可参照单据生成。2.财务部门通过应付款管理对采购发票审核并登记应付明细账，并回填采购发票审核人。3.采购结算会计对采购入库单和采购发票进行采购结算处理。4.由于材料不合格或其他原因，企业如果发生退货业务，且发票已付款或对应的入库单已记账，则应输入红字发票进行冲销。若发票未付款或对应的入库单未记账，则您可通过取消结算，修改发票即可。5.通过统计账表查询各采购发票的有关信息。6）采购入库单:管理启用后，必须在，可根据入库单生成发采购入库单是根据采购到货的实收数量填

15、制的单据。；库存 库存管理录入入 库单据，在采购管理可查询入库单据票。【菜单路径】采购管理一业务-入库-采购入库单莎注临上|创匚牛CJ卜im m週田采购入庫单矜汐囲序b厂萍阡”护甲号D05330/冲于眾咖 5-?6tm.二鬥幺1说单号昂时4号CWOHOO】甜业屡号供盍牡 fl:廿 禅if芽隈上云部门吐严邯业9ft律茶二丸段至件黑MJ宇号计ft*Q1W1-1 1.5*2-心t30档 IWIOQ叫234号C 5000他 ft&BOD M4也址弊 oronWA*11MA*1iA在此不可以增加新的采购入库单，但可以查询仓库的入库情况，点击【生成 】， 是指根据采购入库单生成发票：过诉条件目期供应商循码

16、:入库单号N到1嗎蓝过滤条件窗口输入过滤条件，单击【过滤】选择对应的记录，录入发票类型，税率后点【 生 单】便可生成发票，采购发票介面可以查询到刚生成的发票。7）采购结算:采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结 关系的结算对照表。果是采购结算单，它是记载采购入库单记 采购结算从操作处理上分为自动结算、手录与采购发票记录对应 工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。菜单路径：采购管理一业务一采购结算一手工结算/自动结算库单结算结算算，也可直接与存货结算时可以进行结算入库单与发票结算 蓝字入库单与红字入 蓝字发票与红字发票 运费发

17、票与入库单结 参照入库单生成发票【业务规则】入库单的金额可以与 发票金额不等，入库单金额可以为空。采 购结算后，入库单上 的单价都被自动修改 为发票上的存货单价，即发票金额作为入库单的实际成本。采购结算按照单据行 记录进行结算，结算后生成结算单，分别记下入库单和发票的相应信息，修改入库 单的结算数量，在当前发票的左上角增加“已结算”红色标记。如果需要修改或删除 入库单、采购发票等，必须先取消采购结 算，即删除采购结算 单。取消了结算的入 库单、发票，其左上角的“已结算”红色 标记消失。以下情况不能取消结算:已结算的采购入库单已被存货核算记账。先暂估再结算的入库单，已在存货核算作暂估处理。如果存

18、在一次入库、多次结算时，入库单和发票上的项目（即项目档案的项目）不单项目；但如果入库单月做。如果采购结算要求一致，可以均为 空，可以一方为空。结算单项目继承入库 项目为空，发票项目 非空，则继承发票项目。本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个确实应核算在已结账 的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。可以跨月结算，不限 制业务发生的日期。这里着重讲解手工结算的全过程:1. 【菜单路径】采购管理一业务-采购结算-手工结算在手工结算界面按选单按钮，进入结算选单界面。-E X押，囂 4 冬淳W* W* 斗咅碎硏 若押* *星闻V尸氏 BMrmrvwwftB斥IP*flm 1 j卞囲i* 止皆巴u :帕nr;i it w2. 在结算选单界面，按过滤按钮，显示过滤条件界面，输入条件过滤 、高级过滤条件。3. 按确定返回结算 选单界面。4. 按刷票则将符合 过滤条件的未结算完毕发票记录带入发票列表（屏幕上方）；按刷入则将符合 过滤条件的未结算完毕的入库单记录带入入库单列表（屏幕下方）。5.选择要结算的入库单点击选择栏，显示Y则选择当前行；再点击，则取消选择;可打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。6.选择要结算的发票:点击选择栏，显示Y则选择当前行