ERP背景下中小企业信息化关键节点业务处理模式改进5000字

1、ERP背景下中小企业信息化关键节点业务处理模式改进5000字 摘要：文章分析了ERP背景下信息化核算存在的问题。中小企业在引入ERP企业管理软件，企业部门核算的数据与财务数据如何对接，减少相互间的差错是个重要的问题。文章提出了部门核算数据与财务数据相辅相成，统一于ERP系统，如果部门数据错漏较大，则财务核算成果是不准确的。文章提出了ERP环境下信息化业务处理的改进模式。 关键词：ERP系统；中小企业；信息业务关键；信息处理模式中小企业注定与大企业财务核算情况不同。中小企业普通面临着财务人员紧缺，人员职称结构不高，财务技术水平不高，人员流动也较大，财务核算方式较简单。当企业业务增大时，原企业采用

2、总账、报表模式处理账务的压力就增大。很多中小企业是随着业务的增长，逐步增加财务核算模块，然后逐步过渡到ERP供应链核算模式。当企业达到一定规模后，企业会使用专门的ERP企业管理软件。ERP企业管理软件、财务供应链软件可以共存入企业管理体系中，两者的结合使用，能给企业带来管理上的高效率是不言而喻。一、中小企业ERP信息化核算存在的问题在ERP背境下，中小企业财务关键业务主要集中在企业的材料采购、销售产品、备品配件等物品管理。由于中小企业财务电算化技能人才的缺乏，财务人员经常流动，在实施ERP供应链核算时仍存在突出问题。笔者从中小企业财务业务角度，结合TDS混凝土有限公司的具体情况进行分析。TDS

3、混凝土有限公司使用东友商品砼企业ERP管理软件（不含财务），生产系统是采用三一搅拌站工控系统软件，其最终数据可以并入东友商品砼ERP数据库。财务核算由最初的总账、报表核算、逐步过渡到现在的金蝶K3/wise创新管理平台，企业实施部分供应链核算，销售模块原采用Excel核算，仓库核算原采用人工账簿核算。中小企业信息化核算存在的主要问题。（一）软件接口数据接入不配套，导致部门统计与财务统计数据差别较大。原投入商品砼ERP企业管理软件，由于不含财务核算部分，企业销售部应收账款统计数据与财务部门统计数据相差较大。如，销售统计某些客户资金已收完，而财务数据仍显示客户有余额，采购材料进料情况也一样，财务数

4、据月底对账核算工作量很大，这是由于数据接入不配套引起。（二）销售统计采用Excel软件核算销售模块，客户核算工作量极大，与财务中心数据差异较大。1.在Excel核算模式下，销售建立客户档案工作量大，随着销售客户及售量的增加，销售统计使用Excel核算销售收入，货款回笼核算的压力明显增大。2.东友ERP系统的生产数据与销售发货单、签收回单数据差异较大，财务在金蝶应收账款模块中确认销售量，与销售统计数据差异较大。3.销售统计查询以前月份产量、销售量感到较困难，对应收账款处理力不从心。（三）采购核算过程中，原材料过磅单数据十分庞大，财务核算原始单据工作量大增，财务数据与采购员数据差别较大。（四）仓库

5、核算效率低下，与财务中心数据差异较大。仓库定编3人，其中仓库会计1人，保管员2人。仓库会计原采用手工账簿进行仓库备品、配件核算，由于备品、配件项目繁多，月末仓库会计与财务中心对账错漏较多，财务疲于纠错，核算效率低下。整体看来，企业没有充分利用东友ERP管理软件功能。没有处理好用东友ERP管理软件与财务供应链软件的关系。从财务角度看，ERP管理软件产生的生产量数据只能作为参考。由于混凝土行业的特殊性，其生产的产品是直接销售到施工单位，产品无库存。一般情况下生产量与销售量是不同的，但是不排除有些混凝土工地用不完时，会退回混凝土，企业只能将退回的混凝土当作废品处理，因此生产量与销售量常常不一致。因此

6、财务核算必须依据施工单位签过名的产品发货单数据为准。这就需要整合ERP管理软件与金蝶供应链模块，以达到最佳模式，提高企业的信息化核算水平。二、ERP背景下，中小企业信息化关键节点核算模式改进针对信息化核算存在的问题，TDS混凝土有限公司领导作了多方尝试，一是，决定保留东友商品砼企业ERP管理软件，以便于管理层全面了解公司混凝土生产的宏观情况，如企业采购订单、生产领料单、销售合同订单、生产任务单查询、试验室产品配方、历史产量查询等等；二是，在现有东友商品砼企业ERP管理软件的基础上，增加金蝶财务供应链模块的部分核算功能，取消手工仓库账簿、取消销售统计Excel核算销售收入。具体核算模式改进如图1

7、所示。（一）大销售模块信息化关键节点业务核算改进大销售模块是指销售部销售统计模块与财务部供应链销售模块。1.改进原则（1）改进发货单方式，发货单的处理更加合理化。发货单一式五联（上图1所示），生产统计员统计生产产量，财务往来会计根据发货联确认销售量，根据销售部产品订单合同单价确认销售价格，并在金蝶K3供应链销售模块中录入，计算本期销售收入、应收账款。（2）舍弃东友商品砼企业ERP管理软件中销售模块核算由于混凝土行业仓库中没有混凝土产品，生产量与销售量有区别。在实际当中，产品销售量是指经过销售员与客户对账后确认的销售量，包括减少混凝土的退货量、过磅不足的差异量。如，当生产月产量达到7万立方时，而

8、销售量只有6.93万立方，相差约1%。由于差异的存在，且生产量不能随意修改，销售统计核算不适合在东友ERP销售模块中核算。（3）舍弃手工Excel核算销售模块当客户单位少时，使用Excel核算销售模块是可行的，当销售客户达到6、7百以上时，庞大的数据Excel核算是没法做好，查询历史数据非常困难。销售统计放弃Excel核算，改用“小管家进销存”软件核算。2.销售统计业务核算方式的改进 购进“小管家进销存”软件，专门进行销售模块的核算。该软件的销售模块功能强大，销售统计可以方便增加客户、品种、单价，能方便录入资金回笼，计算资金回笼率，月末自动生成应收账款报表，方便历史查询各个销售客户的混凝土品种

9、的产量、资金回笼、应收账款期末余额。3.财务销售模块核算的改进改进前，财务部根据销售部Excel核算的销售产量报表、销售单价核算本期的主营业务收入，因原销售统计本身核算的缺陷，销售统计报表错误较多，财务应收模块数据不够准确。改进后，财务根据发货单中的财务联，在金蝶K3供应链销售模块中录入销售量、根据销售统计提供的单价录入系统，确认本期的应收账款、增值税销项税、主营业务收入，杜绝了核算中产量差错。4.对账制度的改进，确保数据准确东友商品砼企业ERP管理软件中生产量是基础。销售员与客户对账后，收回的发货单就是企业本期的销售量。为此做好如下3个方面的对账，如图1所示。（1）销售统计的发货单与东友商品

10、砼企业ERP管理软件中的生产量对账。分析两者的差异，找出差错的原因。如，因销售退回、企业过磅重量与客户单位过磅重量存在差异，需具体分析差异的原因，调减混凝土产品的销售量。（2）销售部与客户对账销售统计员依据发货单定期入账。月末销售部销售员与各客户单位对账后，确保销量准确无误，并将对账结果交给销售统计员，销售统计根据对账差异，在小管家软件中修改已录入的销售量。（3）销售部与财务对账以销售统计发货单回单为产品销售量，双方对照销售统计“应收账款报表”、财务中心“应收账款报表”并仔细核对两份报表是否存在差异，找出差错原因并改正。（二）采购模块信息化业务关键节点核算业务的改进1.采购统计核算（1）原采购

11、核算方法。材料主管根据过磅单汇总供应商的材料入库量，再根据合同订购单价制作材料报表，报到财务中心，因为手工操作，材料报表错漏较多，财务调账多。（2）改进方法。采购主管启用东友商品砼企业ERP管理软件中采购模块，在采购模块中设立供应商、材料供应品种、采购合同价格，材料主管将地磅中心数据库直接并入东友ERP管理软件中的采购模块，并进行材料采用核算和供应商管理，月末根据供应商对账单调整有差异的原材料数量，保证材料入库数量准确无误。2.材料进料大数据对接，提高财务往来会计核算准确度财务往来会计可直接进入东友商品砼企业ERP管理软件中采购模块，查看材料过磅单数据，直接调用本期间的材料产品入库量、调用采购

12、合同单价，自动生成材料数量金额账。采购主管与财务对账零误差，财务往来会计工作量大大减少，效率成倍提高。3.对账制度改正（1）供应商与材料主管对账。以东友商品砼企业ERP管理软件中采购模块中材料入库量为基础，核实供应商的材料过磅单数量，本公司过磅单的数量，调整退货数量，双方报表达到一致。（2）材料主管与财务中心对账。材料主管的材料数量金额账、应付账款报表与财务中心的数量金额账、应付账款报表核对，针对存在的差异，查找原始的材料过磅单，退货单，并对双方过磅的差异进行调整，使双方报表一致。（三）成立财务结算中心，加强人员统一调配，提高公共数据的对接的准确性1.设立往来会计往来会计专门负责录入汇总的材料

13、品种、单价、采购数量等等原始凭证，负责录入汇总的销售品种、单价、销量等原始凭证。负责与采购部对账、与销售部对账，调整对账的差异。2.设立成本核算会计，负责生产成本的核算，工资账务处理。3.设立总账及报表会计，负责凭证的审核，报表制定。财务结算中心的成立，提高了财务处理的效率。（四）仓库模块信息化关键节点业务核算的改进1.财务中心启用金蝶K3系统中的仓存模块，进行备品、配件基础设置，停止手工仓库账簿记录。在基础资料仓库项目中设立备品、配件等代码，将原仓库中100多种的备品、配件的基础资料设置好。2.设置物料备品、备件的初始余额数据。将原仓库中的所有备品、备件期初数据录入到物料中，在仓库模块中进行

14、备品、配件的明细核算3.每月末财务中心会计及仓库保管员、仓库会计对备品、配件进行盘点，若有差异，分析原因。启用金蝶K3供应链系统中的仓存模块后，备品、配件的差错金额大幅减少，提高了财务数据的准确度。（五）ERP背景下，信息业务权限管理改进因东友商品砼企业ERP管理软件分层管理的特殊性，这就要求企业根据管理者需要设立权限管理。如总经理、副总经理能全面了解东友商品砼企业ERP管理软件全部数据，但是不能查阅金蝶财务数据。财务总监可全部查阅金蝶软件财务数据，也可全面查看东友ERP商品砼管理软件数据；生产调度不能查看采购模块；过磅员只有过磅的权限，其他权限无；试验室只有录入BOM的权限。不同部门的操作员

15、查看其他部门资料时只有查看的权限，没有修改的权限，通过权限管理防止数据外传，保证数据的安全性。（六）正确处理好东友商品砼企业ERP管理软件和金蝶K3供应链财务软件的关系东友商品砼企业ERP管理软件侧重于日常全面管理，金蝶K3供应链财务软件侧重于财务。财务数据核算一般不宜放在东友ERP商品砼管理软件中核算，但通过制定权限后，财务可以查看，也可引用ERP中的采购模块数据。财务中心使用金蝶K3供应链财务软件，自成一体，核算整个企业的财务成果。两个软件相辅相成，ERP商品砼软件能加强企业的采购、销售的订单、合同管理、生产产量管理，发货管理等等企业的日常管理工作。金蝶K3供应链财务软件能加强财务成果的集成化管理。两者统一于企业的管理体系中。三、结束语中小企业运用ERP管理软件的企业逐步增多，ERP管理软件能帮助