会议管理办法

1、会议管理办法（试运行）编制：审核：会签：批准：发布时间：编号标会议管理办法版本第 4 版题版次第0 次修改页码第1页共6页会议管理办法1. 主题内容与适用范围1.1 为规范公司会议管理，进一步精简会议，提高会议质量与效率，切实发挥会议在公司经营管理中的作用，特制定本办法。1.2 本办法适用于公司领导参加的各类会议。2. 会议召开原则2.1 精简原则。能不开的会议坚决不开，能合并的会议要合并召开，尽可能控制会议数量，压缩会议和会议文件。2.2 高效原则。会前充分准备，会议时力求时间短、质量高，会议达成的意见要形成纪要并落实到位。3. 会议类别3.1 本制度所指的会议包括公司周管理例会、月度经营分

2、析会、季度经济运行分析会、季度八大专项进展汇报会、 党委会、总经理办公会、 党委中心组学习会及其它公司领导参加的专题会议、临时会议等。3.2 专题会议指公司有关营销、研发、生产、成本、质量、管理、党建等会议。4. 会议职责4.1会议组织单位，负责会议的申请、通知、组织、记录、督导等工作的落实，其负责人是精简会议、提升会议质量的第一责任人。4.2会议汇报单位，负责按要求汇报，其负责人是精简会议、提升会议质量的相关责任人。4.3总经理办公室， 负责协调公司领导和会议室，整体督导公司精简会议、 提升会议质量要求的落实。5. 工作流程和要求编号标会议管理办法版本第 4 版题版次第0 次修改页码第2页共

3、6页5.1 会议计划和审批5.1.1 公司级会议或部门性的重要会议，应列入公司会议计划，需提前2 个工作日向总经办报送会议计划（见附件），由总经办协调安排会议时间；其它业务会议应提前2 个工作日经分管领导批准，并报总经办备案。 未提交会议计划的会议原则上不予安排，由各部门根据实际情况采用灵活方式自行召开。5.1.2 会议计划要明确并严格控制各环节汇报时间，原则上单次汇报时间5-8 分钟，力求更短，特殊情况增加汇报时间需提前说明原因并报会议组织单位分管领导同意后方可实施，单次汇报时间最高不应超过10 分钟。专题会议或临时会议总体时间应控制在1.5 小时以内。5.1.3 会议计划的审批要重点把关落

4、实精简会议、提升会议质量要求。对于准备不充分、主题不明确、重复性的会议，应不予安排。对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，应合并召开。5.1.4各部门会期必须服从总经办统一安排，各部门临时会议不应安排在公司例会同期召开，如有时间、地点冲突，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5.2 会议准备和召开5.2.1 会议通知会议组织单位落实对参会人员或参会单位的通知。例会原则上不再通知，但若存在会议时间、地点变更等，需另行通知。会议召开之前，会议相关组织人员应至少提前一天（紧急情况除外）以书面、电话、短信或网络形式通知与会人员。会议通知应包括：组织单位、会议名称、会议主题、参加人员、开会

5、时间和地点、需准备的材料或其它要求（例会除外）。对于临时性紧急会议， 会议组织单位应提前4 个小时与总经办联系落实会议室，之后通知参会人员或参会单位。 需全体部门主管或全体公司领导参加的，应提前一个工作日按上述流程办理并通知总经办，由总经办负责安排，做好公司领导日程安排和会前短信通知。编号标会议管理办法版本第 4 版题版次第0 次修改页码第3页共6页5.2.2 会议材料各汇报单位按要求充分准备汇报材料，汇报材料力求重点突出、数据精准、逻辑严谨、排版美观，重点汇报工作存在的问题及改进方案；会议组织单位提前1 天汇总会议材料并报送给参会公司领导。5.2.3 会议签到会议组织单位事先准备签到表。 公

6、司召开的中小型会议实行个人签到， 会议组织单位对各单位的出勤情况进行检查或抽查。5.2.4 会议汇报汇报发言要精炼、求实，不得超时。汇报超时需事先征求会议主持领导同意，否则应中止汇报，会议组织单位记录并督促各汇报单位在约定时间内完成汇报。5.3会议落实和督导5.3.1 会议纪要会议组织单位需做好会议记录，并在会后 2 个工作日内整理完成会议纪要，明确会议重点工作要求的责任单位 （人）和完成时限，纪要经会议主持领导签发后， 下发给相关单位和相关人员，列入公司会议计划的会议纪要同时报总经办备案。5.3.2 会议督导5.3.2.1会议组织单位根据纪要内容对责任单位进行督导和检查，并向相关领导反馈完成

7、情况，列入公司会议计划的会议纪要完成情况同时报总经办备案。5.3.2.2在召开公司例会时，需通报上次例会会议纪要执行情况，对于未完成的工作，要说明未完成原因、 当前进展及追赶计划。 对于未完成项或调整项， 会议组织单位根据相关制度对责任单位和（或）责任人提出处理意见并报企管信息部备案。5.4 会议纪律5.4.1 与会人员应做到准时参加会议、不迟到、不早退；因故不能参加会议者应提前向公司编号标会议管理办法版本第 4 版题版次第0 次修改页码第4页共6页领导报告或向会议组织单位书面请假。有事离开会场者需向会议组织者请假。5.4.2 与会人员要服从会议整体安排，遵守会场秩序。会议期间通讯工具应关闭或

8、调至静音状态，保持会场安静，不得大声喧哗，不得在会场内随意走动，不做与会议主题不相关的事。5.4.3 涉及秘密事项，与会人员要按照公司保密工作管理规定的有关要求，严格保密。在讨论中发生的分歧意见、不宜公开的涉密信息，不得提前泄露。5.5 考核措施5.5.1 对违反会议纪律要求、 影响会议质量的行为， 会议组织单位做好记录并提出处理意见，报企管信息部备案。5.5.2针对会议组织单位，出现以下情形，每次处以200 元以上负激励：（ 1）因准备不充分严重影响会议质量； （2）未对违反会议纪律要求的行为进行记录和考核；（ 3）未按要求输出和备案会议纪要；（ 4）对会议重点工作要求落实督导不力。5.5.3针对公司例会， 对迟到人员每次处以100 元负激励，对未按要求请假的缺席人员每次处以 200 元负激励，对未经允许使用或未按要求管理手机的人员每次处以1000 元以上负激励。5.5.4 对违反本制度其它条款的，企管信息部可根据实际情况对相关单位进行考核。6. 附则6.1 本制度自下发之日起执行，由总经办提出并负责解释。6.2本制度未涉及的其它会议可参照执行。6.3此制度试运行 6 个月，各方面如果无异议自动转为正式版本。编号标会议管理办法版本第 4 版题版次第0 次修改页码第5页共6页附件：会议计划表（样式）