企划部工作规范

1、企划部工作规范一目的：1. 统一各单店的企划部工作的规范性；2. 明确各单店企划部日常工作内容；3. 协助各单店企划部工作的有效性； 二工作内容大纲：1. 月度企划案的设计及执行；2. 卖场资源的销售；3. 商情调查；4. 档案管理；5. 美术设计； 三工作规范：1、每月的企划案必须在每月第二周的周三例会制定，每位 企划部员工在例会上必须提交 3 个有建设性的企划案，要 求以书面形式呈报，写明活动名称、活动目的、执行方式、 成本以及预计效果等。每月企划案在每月 23 前以标准格式 上交区域企划总部后，区域总部必须在每月25 日前汇总区域副总意见后将修改意见批示在企划案中反馈给各单店。 2、每月

2、 25 日各单店企划部必须将计划中下月媒体投放填 写费用支出凭证给各级主管审批，作为今后付款依据；3、依据月度企划计划在每个企划活动开始前10 天，须填写费用支出凭证给各级主管审批，才可进行执行；4、每周例会中需对上周自办活动总结报告进行分析，提出 休整意见；5、制定完企划案后，个案的执行采用专人责任负责制（即 每个月企划案审批确定后，在 25 日前须完成下月企划活动、 媒体投放的具体任务分工表） ，项目负责人在一个企划案中 从活动前期准备到活动中期执行直至活动后期结案分析的 全程操作中统领该项目相关工作人员，该个案发生问题由 相关人员负责。活动总结报告必须与活动结束后 2 天内完 成；6、区

3、域企划部应设定单店年度、月度销售指标，单店企划部主任有义务合理分配每个 AE的负责客户，并将单店销售 指标分配至每位 AE,让他们了解自己的工作目标。每个AE应明确自己的厂商、代理商、经销商客户（需有负责人电 话姓名、电话、 E-MAIL 地址、公司经营项目、公司地址的 电子文档，需集中于各店企划部主任） ，每两周必须至少将 自己所负责客户上门拜访一次，同时必须与客户保持 E- MAIL联系。每位AE每天至少上门拜访 3家客户（其中2家 是厂商、分销商、代理商） ：需了解其生产或代理之产品 销量情况，最新产品及性能特点、与之配合的市场投入， 合作方式探讨、 IT 市场最新动向等，必须体现每天拜

4、访记 录中，以 E-MAIL 形式上报单店企划部主任，同时与考勤挂 钩（如拜访客户不到 3 家或拜访记录严重不符要求时作旷 工一天处理）。每天需将第二天的客户拜访名单及拜访提纲 E-MAIL 给单店企划部主任。同时注重发掘新客户，每位 AE 每月必须至少开发 3 个新客户，在周报告中予以体现，同 时放入赛博厂商联络清单，每一次拜访完新客户后需写一 份感谢信，以此表示对客户接受拜访的感谢，并整理归纳 出洽谈重点，通过 E-MAIL 至客户。7、厂商在进行企划活动中方式同赛博行销方案管理办法（及条例1）采取AE专人个案负责制，即厂商活动从联络、 合同签定、收款、协助布展、活动执行监督直至结案，企

5、划部将不定期采取厂商回访确认，以考核各 AE之配合情况， 同时凡客户在星期五到场地布展时，相关 AE必须在岗，晚 9：00 之前不做加班处理。各单店必须在每周四将厂商活动 名称、时间、位置、内容、付款等信息以表单形式上交至 区域企划总部，区域企划总部在每周五汇总上交至总部市 场部，如今后网上数据库建立完成，则只需在数据库中登 记；8、在厂商活动中必须先签合同在做活动，同时新客户在活 动前必须至少提交合同款项，遇特殊情况必须提交企划部 企划部主任进行确认。9、 厂商活动结案报告及自办活动总结报告（必须附3 张活 动照片）在活动结束后 2 天内以书面形式提交单店企划部 主任批示。每月 30 前将本

6、月活动总结报告汇总至区域企划总部。区域企划总部及区域副总批示，告知单店企划部， 并留档在区域总部；10、每月的27日之前各AE将本月新增客户信息（联系人，公司名称，地址，电话，联系人 E-mail ）交企划部主任录 入厂商数据库，同时 E-MAIL 至区域企划总部。11、企划部各相关工作必须严格按照 ISO 管理条例进行， 如有相关表单，必须提交：客户洽谈记录表：每个 AE每天至少提交3份（E-MAIL形式）；周工作报告：每周星期五之间将电子文挡交企划部主任；巡场记录单：每天由巡场负责人进行填写；活动中相关出、入库单据必须办前完整填写； 海报书写申请单：厂商活动在每周四之前，自办活动 在活动前

7、三天交由美工（需经主任签字确认） ；广播申请单：厂商活动在每周四之前，自办活动在活 动前三天交由广播员（需经主任签字确认）各表单联络人（即相关沟通执行人）在未收到表单， 可有权对口头事宜予以拒绝 ;12、各AE在对厂商进行报价时（活动与广告），必须严格 按照企划部制定之报价单 （ 广告报价中包含发布费 ,不包含 安装及制作费）进行操作，各AE折扣权限在9折，主任权 限在 8.5 折, 店长或区域经理权限在 7.5 折, 区域副总权限 在 7 折 ,7 折以下需上报执行长或董事长。13、在厂商广告或活动签定合同前牵涉到广告画面尺寸或活动场地、物品需求时，必须与相关负责人进行确认，如 在该问题上发

8、生问题，责任由负责AE承担（如由此带来的经济损失由该AE承担）。14、厂商广告发布 : 厂商在签定广告发布合同一个月内必须 将广告画面安装 （ 相关人员需全力配合发布审批工作及物业 协调工作 ）, 按安装结束两天内厂商必须书面确认 , 否则从第 三天后开始正式计费 . 上述规定必须在合同中予以体现 , 并 明确告知厂商 , 特殊情况需报知企划部主任及店长 .15、美编在制定 DM时，AE应在DM定稿之前至少3天将特 价信息及厂商广告交由美工。16、DM中牵涉到厂商广告内容需在印刷前由厂商签字确认。17、企划部员工在有加班需求时，应事先知会企划部主任， 并到人事部办理各相关事宜，如遇调休或请假必

9、须在前一 天将手中待完成的工作及各交接事项以书面形式交由其职 务代理人，AE在假期间必须手机保持开机状态，以方便进 行工作联系。18、各店企划部每周四将本周最新活动、每周二将上周卖 场活动情况由部门以 MAIL 形式统发给当地客户；每月月底 将下月DM派发时间、形式、参与广告形式统发给当地客户； 每月月底将下月需商家参与活动的招商通知统发给当地客 户。19、DM派发必须在每月30前将下月派发计划制定，原则根 据活动内容、DM形式拟订派发方式、时间、具体地点、派 发量、费用等，需经企划部主任签字确认后方可执行；20、单店文案需在每月 25 日将下月公关计划（内容包括主 题、媒体选择、发布时间、字

10、数、费用等）完成，交由单 店主任、店长、区域企划部确认后方可执行。执行时需严 格按照时间表，如由变动需提出申请。21、各单店每月必须作 1 次竞争对手调查（内容包括电脑 商城名称、时间、卖场活动、人潮量、厂商活动等） ，每一 次调查选择一个双休日和一个非双休日，每月 30 日前将下 月计划完成，交由企划部主任签字确认后方可执行。22、各单店AE每月27日以前必须作一次场内经销商调查 （内容包括本月出货量、销售额、其他卖场店铺销量情况、 卖场活动的效果情况及建议等） ，汇总至单店文案， 30 前提 交调查报告给企划部主任、店长、区域企划部。23、单店每一个活动的项目负责人必须充分利用单店资源 （

11、如网上、广播、海报、舞台背板、地贴等） ，填写活动宣 传申请表，交由主任签字确认方可执行。24、区域美编在进行美术设计时，必须严格按照公司CI 手册。所有广告设计必须区域企划部经理签字确认后方可出 单。美术设计时必须注意以下几点：详情见商场海报 数量有限，送完为止，每人限购一台 卖场自办活动必须注明：“此活动会员专属，非会员 者可现场申请”产品LOGC要符合其他公司的要求 特价信息及厂商广告必须由商家签字确认 卖场地址与电话的准确25、各单店企划部必须建立下列数据库（电子文档） ，保留 在各单店主任处，同时及时更新 , 未经企划部主任授权不得 擅自查阅 ;厂商、经销商、代理商数据库（需有负责人

12、电话姓名、 电话、 E-MAIL 地址、公司经营项目、公司地址）记者名单（媒体名称、电话、 E-MAIL 地址、职称、地 址）大学名单（学校名称、地址、人数） 社区名单（居民数、地址） 电脑卖场名单（卖场名称、电话、地址、柜位数、租 金、出租率）合作商名单（广告发布、印刷、制作、礼品商的公司名称、地址、合作项目及具体价格、电话、联系人）区域企划部应有上述材料的电子文档。23. 各单店企划部必须对下列档案严格分类管理:合同（企划部保管合同复印件 , 原件保存在财务部 ）: 厂商活动合同 :根据活动时间排序 , 档案册首页附清单 , 清单内 容包括 : 合同编号 , 活动时间 , 活动名称 , 厂

13、商名称 , 活动位置 , 活 动金额 , 收款情况 , 备注 ;厂商广告合同 （ 如有发布合同及委托制作 安装 合同须将复印件附在相应合同后 ）:根据合同签定时间排序 ,档案册首页附清单 , 清 单内容包括 : 合同编号 , 广告签定时间 , 广告发布时间段 , 厂 商名称 , 广告位置 , 合同金额 , 发布费用及委托公司 , 代理安 装制作费用及委托公司 , 收款具体方式及时间 , 收款实际情 况,备注; 每月 25将下月应收帐款上报企划部主任店长 区域企划部经理印刷合同 : 所有外包印刷品必须有签定合同 , 档案册首页附清单 ,清单内容包括 :合同编号 ,印刷物 ,印刷 量, 委托公司签

14、定交货日期 , 实际交货日期 ,单价及总价 , 付 款情况,备注;每月 25日前企划部主任检查是否已将单据上 报财务部 ;广告投放合同 : 所有广告发布必须有签定合 同,档案册首页附清单 ,清单内容包括 :合同编号 ,发布媒体 及形式,委托公司 ,发布时间及实际情况 ,刊列价及成交价 , 付款情况 ,备注;每月 25日前企划部主任检查是否已将单据 上报财务部 ;布置物制作合同 :所有有关卖场布置的制作物外包制作必 须有签定合同 ,档案册首页附清单 ,内容包括 :合同编号 ,制 作物名称 ,委托公司 ,使用时间 ,金额,付款情况 ,备注;每月 25 日前企划部主任检查是否已将单据上报财务部;礼品

15、及制作物采购合同 : 所有礼品及制作物采购必须有签定合同 , 档案册首页附清单 ,内容包括 :合同编号 ,礼品名称 ,委托公 司,合同签定到货时间及实际到货时间 , 单价及总价 , 验收情 况（应附ISO相关验收单），付款情况，备注；每月25日前企 划部主任检查是否已将单据上报财务部 ;上述合同的管理在网上数据库完成后可直 接登记在数据库中；活动总结报告 :档案文件夹首页附清单 , 内容包括 : 活动编 号, 名称 , 活动时间 , 活动概述 , 活动预算及实际支出 , 活动负 责人。厂商活动结案报告 档案文件夹首页附清单 , 内容包括 : 活动编号,名称, 活动时间 ,活动概述 , 活动收入

16、 , 美术作业档案：每一期DM广告设计、印刷品设计必须保 存电子文档及书面文档（50份），同时每一期DM必须交给 区域总部留档；区域总部必须把区域内各单店每月每期 DM（ 3份）在每月30日前汇总上交至总部市场部； 厂商LOGO及产品图片需以电子文档保存 在专门文件夹； 24应收帐款管理：厂商活动帐款原则上在活动前付款，特殊情况在 经过企划部主任允许前提下在活动结束后三天内付款；厂 商广告帐款原则上最多分三期（超过三期以上需经过企划 部主任及店长确认后方可） ，在每一次应收帐款到期日，相 关 AE 必须提前收回帐款，特殊情况经企划部主任及店长在 7天内收回；自帐款到期日前 7天起相关AE可要求

17、财务出 催款通知书，通知书中需包含滞纳金处罚情况（超过付款 日 7 天按付款金额的 1%处罚，超过 15 天按付款金额的 2% 处罚，超过 30 天按付款金额的 5%处罚，应将此规定包含在 合同内）；相关AE处罚为超过7天罚100元。超过15天罚 200 元，超过 30 天罚 500 元。25公关作业：各单店公关人员在每一次文章出稿前需提前2 天交给单店主任、区域公关主管、店长审核，需有企划部主 任及店长签字后方可出稿。每一次报帐需文章发布媒体的 复印件，同时需在 10 天内予以销帐，媒体发布文章原稿应 按时间顺序排列保管，每月 30 日将复印件上交区域总部； 26个人工作环境：企划部每位员工

18、应妥善保管相关资料（企划案、客户 档案资料等），下班后应将桌面清洁干净，电脑关机，机密 电子文档应设密码；27上网规定： 企划部员工在上班时间不得上网（中午12： 0013：00，18：00以后例外，只限上专业计算机网站） ，除工 作需求需经企划部主任允许方可。四单店企划部主任工作要求：1. 企划案设计需合理、针对性强；2. 企划案执行需透彻，充分利用卖场广播、海报等资源， 与经销商充分沟通，使经销商充分利用促销资源，合理防 止经销商作弊；3. 应对部门内员工设立明确工作目标，如AE-销售指标，活动执行企划案的效果预估达到情况等；4. 与大客户要保持经常联络，主动带AE拜访客户，洽谈合作，使AE进步迅速；5. 档案管理需完善，明确专人进行工作规范中所有档案的 整理工作，及时更新，定时抽查；6. DM派发、电脑商城调查需有计划性，严格按照计划执行， 进行抽查工作；7. 了解卖场动态情况（销售额、人潮量、整机、手机销量 等），保持与卖场内代表性经销商的沟通，了解市场动态信 息，及时作出应对措施，反映在企划案中；8. 保证企划部内部的充分沟通，努力发挥团队力量，如企 划案设计、活动总结报告讨论