会议组织规程

1、会议组织规程第一条 会议进行期间，为使工作人员认真做好会议服务工作，协助领导者掌握会议信息，对会议实施有效指挥和控制，特制定本规程。第二条签到1、 为及时了解与会人员的出席情况，会议开始时要做好签到工作。2、 根据会议规模与形式分别采用不同的签到方法，一般有以下几种方法：（ 1）簿式签到一些小型会议可采用簿式签到。与会人员在会议工作人员预先准备好的签到簿上按要求搸名、职务、所代表的单位等，与会人员逐项填写，不得遗漏。（ 2）证卡签到一些大中型会议可采用证卡签到方法。 会议工作人员将印好的签证卡事先发给每位与会人员，签证卡上一般印有会议的名称、日期、座次号、编号等，与会人员在签证卡上写好自己的姓

2、名，进入会场时，将签证卡交给会议工作人员，表示到会。（ 3）会议工作人员代为签到对于一些小型会议和一些常规性会议可请会议工作人员代为签到。定好参加本次会议的花名册，开会时，来人就在该人名单后画上记号，假人员也要用规定的记号表示。会议工作人员事先制表示到会。 缺席和请（ 4）座次表签到方法会议工作人员按照会议模型， 事先制定好座次表， 座次表上每个座位按要求填上与会人员姓名和座位号码。参加会议的人员到会时，就在座次表上消号，表示出席。（ 5）电脑签到一些大型会议， 尤其是国际性会议， 可采用电脑签到方法。 会议工作人员事先要通过电脑制作签到卡， 然后发给每位与会者。 与会人员在进入会场时， 只要

3、把特制的卡片放到签到机内，签到机就将与会人员的姓名、号码传到中心，与会者的签到手续就在几秒钟内办完，然后将签到卡退还本人。第三条接待会议工作人员要彬彬有礼、热情周到地进行接待服务，让与会者有一种宾至如归的感觉。第四条会议记录1、 工作人员要明确会议记录的重要性， 了解会议记录是会议情况最原始、 最全面、最真实的反映，是会议内容和过程的重要凭证；2、 工作人员要认真做好会议记录工作， 对于重要会议的讲话、发言， 有时还要进行录音、录像，以便会后整理、印发与存档；3、 详细记录要求有言必录，不但要记录要点，而且要按照原话的方式记录下论述要点的材料和证据。做详细记录要求速度快，记录者要精力集中，思想

4、不能分散，为了快速、准确和全面、 详细记录，可采用速记符号或借助录音机，会后再进行整理，原始记录和录音磁带做原始资料保存；4、 会议记录人员不仅要有认真、 负责的态度， 而且要有一定的秘书工作的专业知识和实际训练。第五条编写会议简报会议简报是反映会议进程、 动态，向与会者通报会议情况的文字形式。 工作人员在会议进行中编写会议简报，便于领导者及时了解会议、会貌和进程，便于与会者之间交流经验、沟通信息。第六条会间调度工作人员要及时掌握会议进行的情况和与会者的意见、建议，协助领导者履行会议议程和任务。在特殊或意外情况下应沉着冷静、灵活应变，做好临时调度工作，以确保会议顺利进行。第七条组织选举工作如果

5、会议中有选举的议题，工作人员还要做好选举的组织工作。第八条安排会间生活会间生活安排包括安排好住宿、 伙食、交通和业余文化生活、 参观访问等事宜，为与会者提供优良的生活服务。第九条清理会议文件会议过程中形成的大量文件材料， 在会议结束时要及时回收、 整理或立卷归档， 确保文件的安全和保密。第十条离会与送别根据预先登记的返程日期和交通工具，工作人员要做好购、送车、踏上归程等工作。对于个别需要暂留者则要做好安排食宿等事宜。船票， 送与会者及时第十一条撰写会议纪要重要会议结束后， 工作人员要撰写会议纪要。 即通过对会议记录进行整理、 组合和概括，准确反映会议精神和议定事项，以便与会者共同遵守、执行。第十二条会议总