会务工作流程[3页]

1、招招商商会会议议工工作作流流程程表表 序序 号号 办办理理流流程程责任人主主要要工工作作内内容容及及要要求求备备注注 1 1会会前前协协调调 根据领导指示，协调有关部门，成立会务工作组。 争取做到每个员工明确自己 的责任和位置； 充分了解会议主题； 明确会务总指挥及会务工作分工。 2 2起起草草会会议议邀邀请请（稿稿）会议时间、地点、内容、议程、参会人员等安排。邀约话术演练 3 3呈呈集集团团培培训训中中心心 审核会议安排是否妥当； 必要时可会议讨论； 课程设制及安排是否妥当。 4 4呈呈领领导导审审核核、签签发发会议确认 5 5会会议议人人员员的的邀邀约约 电话 做好名单记录以及邀约过程 记

2、录 上门 转介绍 合伙人（分享合作受） 6 6明明确确参参会会人人员员 及时收集、汇总参会信息； 分工明确 明确到会时间； 确定参会人员名单； 确认会场、用餐。 7 7会会议议资资料料准准备备 是否有领导出席，如有讲话。确认时间。 呈送集团培训中心确认； 课程表确认及授课老师确认。 会议口号、标语 会议流程、项目资料（宣传单、影音资料） 会议口号、标语 8 8会会务务工工作作组组通通讯讯录录 手机保持畅通 每人一份； 人员随时待命 9 9会会场场及及餐餐会会预预定定 提前预定会场、安排餐会地点。 与领导协商确定地点； 协调好会议服务人员 1010会会议议礼礼品品 礼品规格 是否需要与领导协商；

3、 发放方式 1111会会议议其其他他用用品品 纸、笔 尽量多准备，宁多务少； 相机、录音笔 电脑、U盘 投影、光盘 1212会会前前准准备备 会务总指挥及 会务人员 应提前三天对会议各项准备工作的进度情况进行检查。内容包括 ： 安排会场布置人员； 会议材料准备进展； 场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）； 领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）； 出席领导落实； 颁奖席、记者席安排（如需要）； 灯光、音响、录音、多媒体； 饮料； 空调； 电子设备； 签到布置； 车辆安排及交通指示； 天气情况掌握及相关用品准备； 就餐及食品卫生检查安排； 流程彩排； 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领

4、导迟到等可能出 现的紧急突发事件应急预案的制定； 会场工作职责分工。 1313会会场场布布置置、检检查查 会务总指挥及 会务人员 根据会议规模提早布置，会前最后一天例行检查。 大会前一天下午确保完成； 场景（天幕、会标、鲜花、横幅、彩旗等）； 领导座位安排（台上、台下，姓名牌摆放等）； 出席领导落实； 会议材料准备是否齐全； 颁奖席、记者席安排（如需要）； 灯光、音响、录音、多媒体； 饮料； 空调； 电子设备； 签到布置； 安全保卫； 车辆安排及交通指示； 天气情况掌握及相关用品准备； 就餐及食品卫生检查； 流程彩排； 对起火、爆炸、人群拥挤、天气突变、重要领导迟到等可能出 现的紧急突发事件的

5、应急预案落实； 明确会场工作职责。 1414临临会会前前最最后后协协调调 会务总指挥及 会务人员 确认各个环节、各个方面准备工作完成情况，特别注意各环节 之间的衔接； 大会前一天下午进行； 进一步明确各会务人员现场工作职责； 查漏补缺。 1515会会前前现现场场组组织织工工作作 会务总指挥及 会务人员 会务人员按规定时间就位，分头做好准备工作； 参会领导专人接待，全程陪 同；签到处做好来宾记录，及 时制作通讯录； 现场总指挥对各岗位作最后检查，及时处理相关问题； 参会人员签到、发放会议材料工作等； 组织参会人员有序进入会场，控制好会场秩序； 引导记者到指定位置就座（如需要）； 引导出席会议领导

6、到指定位置就座。 拍照 1616会会中中现现场场工工作作 会务总指挥及 会务人员 会议服务人员到位； 安排专门人员进行拍照； 会议记录、拍照； 会议材料回收； 领导交办其他事宜。 会议结束后合影 1717会会后后餐餐会会安安排排 会务总指挥及 会务人员 引导就餐 餐会地点简单布置； 1313会会场场布布置置、检检查查 会务总指挥及 会务人员 大会前一天下午确保完成； 餐后送宾 应急安排 餐会合影（如需要） 1818会会后后资资料料整整理理 会后成果资料整理 会议成果后期工作跟进 相片处理； 会议录音、纪要汇编； 相关资料发布； 制作会议简报。 1919会会后后其其他他工工作作安安排排 费用结算； 办公室统筹安排；物品回收； 来宾回访。 2020会会议议材材料料归归档档 各部门主动回交材料；归档资料报备集团培