采购系统培训（pur）.ppt

1、部门： 讲师：,采购系统培训(PUR),天马行空官方博客：http:/ ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷,课程大纲,一、教育训练课程的目的 二、系统功能及效益,前言,了解系统的效益及功能。 了解信息搜集及整理重点。 熟悉系统的操作方式。 了解系统例行作业程序。 了解系统上线的步骤及导入程序。,一.教育训练课程的目的,供应厂商价格管理。 提供料件的请购、采购、进退货管理。 提供四种采购预计进货报表。 供应厂商进货评核

2、。,二.系统功能及效益介绍,二.系统功能及效益介绍,提高料件采购流程的效率与正确性。 降低生产停工待料的异常发生。 加强供应厂商的评核管理提升采购质量。 采购异常管理有助于降低成本。,(二)、系统效益,1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷,课程大纲,天马行空官方博客：http:/ ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,一、系统主画面 二、系统功能图 三、系统主作业程序概述 四、采购系统与其他系统的关联,系统架构,(一)、系统主画面,采购管理子系统,基本信息

3、录入 采购人员.供应商创建与列表.采购单据性质 厂商料件管理 品号厂商信息及交易信息录入 价格交易管理 录入核价单 日常交易处理 录入采购单.采购变更.进货及退货作业 采购进度管理 预计进货表.采购明细表 收料验退管理 进货明细表.进货统计表.料件历史进货记录表.验退件退回 细表 交易管理 采购价格调幅表.供应商供货明细表 厂商评核 供应商交货/质量评等.供应商ABC分析表 批处理 重新计算采购已交量.更新供应商月统计信息。结束采购单。 厂商信息查询 应付帐款.应付票据.采购明细.进退货明细.商品计价.进货统计.每月统计,(二)、系统功能图,基本信息规划,日常交易登录,应付票据管理,信息创建与

4、核对,期初余额导入,应付帐款管理,采购人员、厂商、单据性质,未结案采购单.品号厂商信息输入,基本信息列表,录入请购单,录入采购单,进货.验收单,退回验退件,录入退货单,请购单凭证,采购单凭证,进货单凭证,验退单凭证,退货单凭证,(三)、系 统 主 作 业 程 序,采购系统,存货管理系统,物料需求计划,工单管理系统,应付账款系统,自动分录系统,批次需求计划,产品结构系统,基本信息系统,进口管理系统,（四）与其他系统的关联性,天马行空官方博客：http:/ ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表

5、管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷,课程大纲,1、前序作业 2、采购管理系统基础信息创建,基本信息创建及信息字段说明,天马行空官方博客：http:/ ；QQ:1318241189；QQ群：175569632,录入工厂信息 录入仓库信息 录入部门信息 录入币种汇率 设置编码原则 录入职务类别 录入交易对象分类 录入页脚/签核 录入程序页脚/签核,前序作业,基本信息管理信息系统,1、前序作业 2、采购管理系统基础信息创建,基础信息创建及信息字段说明,一、供应厂商信息字段说明 二、品号厂商的价格管理 三、设置采购单据性质建议及信息字段说明,采购管理系统基础信息创

6、建,一、供应厂商信息字段说明,.采购厂商、托工厂商、生产线的编 码原则应分开设定。 .有类别厂商评核需求者，同类厂商 编号应归纳同区间。 .厂商有加工亦有采购供货者，为区 分应付帐款科目的管理应区别编号。,(一)、厂商编号注意事项,X X XX,1.供应商 2.国外厂商 3.托外厂商,1.五金 2.电子 3.包材 4.印刷 9.其他,序号： 01-99,厂商编号范例參考(10码),核准状况:已核准.尚待核准.不准交易 允许分批交货:如“Y”,一张采购单可分多笔进货单进货 随货附发票：如“Y”,进货单输入时，发票号码不可空白 最近交易日期:由最近一次进货单回写 单价管制:可设置“单价超限率”,以

7、控管采购之单价,(二)、供应厂商信息字段说明,ABC等级可通过供应商ABC分析表更新 交货评等可通过供应商评级作业更新 质量评等可通过供应商评级作业更新 以上三字段亦可由人工自行输入与维护 4.加工费用:加工费用的明细科目(自动分录系统使用) 5.应付帐款:应付帐款的明细科目(自动分录系统使用) 6.应付票据应付票据的明细科目(自动分录系统使用),7.付款条件:可开窗选择在基本信息管理 系统中建立的付款条件,8.结帐日:验收后 1 个月逢 30 日,以上两个字段均为票据管理系统的资金预估及应付系统 所需求的信息,例如:验收日期为2001/07/05,则结帐日期 为2001/08/30,结帐,应

8、付凭单,进货单,退货单,结帐作业的概念整批结帐,结帐作业的概念直接结帐,(一)、单价默认来源,二、品号厂商的价格管理,当单据核准时，该单 据之新单价将保存于 品号厂商档中,(二)、更新商品计价(现行单价制),优点： 保留变更记录 统一议价,单价权限Y,优点： 采购权限弹性化 将来可追加比较差异分析表,(三)、标准单价制,报价日期/生效日期失效日期,核价日期 4/1 4/25 6/10 生效日期 4/1 5/1 7/1 失效日期 6/30 5/31 单价 元 100 99 105,采购日期 采购单价 4/10 5/20 8/10,100 元 99 元 105 元,分量计价,1.由“录入供应商料件

9、价格”中直接输入及维护 2.由更新核价的核价单更新, ：厂别区分 ：系统性质代码(2碼) ：序号:,三、单据性质的设置建议及信息字段说明,单别代号： 不可重复，请以数字组合编码。 2.单据性质 : 请购单 进货单 核价单 退货单 采购单,3.编码方式： 码号共有11码,年码数及流水数的位 数可自行设置 (1).日 编:YYMMDD99999 (2).月 编:YYMM9999999 (3).流水号:99999999999 (4).手动编号:在异动作业中自行输入编号,4.自动确认： 单据凭证输入完成后，是否马上进行库存帐 务之更新(库存的增减)或者承认单据生效性. 单据如果输入完成还须第二人审查核

10、准后， 才可更新库存者，应设为【N】,确认 =凭证核准 交易异动时点,5.自动打印： 凭证每输完一张是否马上打印出来。多人或多机共用打印机时应设置为批次打印。,6.更新核价： 针对料件厂商交易单据，如采购单、收 料单及料件厂商交易单的性质单别才有 效用。 7.核对采购： 针对收料单是否一定要输入采购单才可 办理收料，目的乃避免无采单的收料发 生。,3101 核价单 N N N Y N 3201 请购单 N N N N N 3301 采购单 N N N N N 3302 服务性采购 N N N N N 3401 进货单(采) N N Y N N 3402 紧急进货单 N Y N N N 3403

11、 服务进货单 N N N N N 3405 赠品进货单 N N N N N 3501 退货单 N N N N N,单别示范,为配合信息的管理请将采购单的编码方式设为自动编号 紧急进货单：为紧急采购的需求，尚未有正式采购单，但已有非正式的通知收料者。 服务进货单:费用类的进货(请款时记录)若服务性商品必须要采购行为，可另辟服务采购单.若进货商品赠品部份不计费，另外仓库管理数量，则可设赠品进货单，或从库存系統做其他入库。,说明：,1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷,课程大纲,一

12、、采购核价作业程序 二、请购作业程序及信息字段说明 三、采购作业程序及信息字段说明 四、采购变更作业程序及信息字段说明 五、进货验收作业程序及信息字段说明 六、验退件退回作业程序及信息字段说明 七、退货单作业程序及信息字段说明,日常异动作业程序及报表管理,书面核准或计算机核准,一、采购核价作业程序,录入核价单作业,1.单据若为更新核价者将更新供应商料件信息。 2.若采购商品有分量计价的需求，则直接 由核价单来更新供应商料件。,1.内部需求的凭证 2.审查内容为 .品号、数量及需求日期的合理性 .需求来源正确性 (MRP,LRP,再补货建议表,BOM自动请购,其他),二、请购作业程序及信息字段说

13、明,(一)、请购作业的目的,1.计划采购时所遗漏的需求。 2.超耗用料的额外零星需求。 3.非正常需求的其它需求，如客户的额外 订单或代购品。,(二)、一般请购作业的时机,录入请购单,主管核准请购单,请购单,采购询价确认,请购单生成采购,录入采购单,书面核准或 计算机确认,1.请购明细表 2.请购状况表 3.料件已请未购明细表 4.供应商已请未购列表,(三)、请购作业程序,需求部门：于基本信息管理系统进行录入 需求日期：系统默认，由录入品号信息的前置天数推算而得 采购单别单号：由请购更新后生成,Q:想一想！ 前置时间在哪个系统设定呢?,(四)、录入请购单的字段说明,采购人员:由品号信息中设置

14、供应厂商:即主要供应厂商 采购单价:即品号供应商单价 采购码:该请购已生成采购单则系统自动更新,(五)、录入请购信息字段说明,5.锁定码的意义: 当采购人员收到请购信息时，必须针对 此请购信息进行审查，选择厂商、确定 单价、数量及交期，当信息确定后表示 即将要发出采购单，如此步骤完成采购 人员必须将锁定码锁定。,将完成的请购信息依供应商分别产生采购单，更新后请: 1.查询录入采购单作业，您将可看到采购单据 的完整信息。 2.请查询录入请购单作业将会看到采购单号。,(六)、从请购单生成采购单,1.请购明细表 2.请购状况表 3.品号供应商已请购未采购明细表 4.厂商别已请未购列表,(七)、请购管

15、理报表说明,录入采购单,采购单进度追踪,采购单,采购单确认,需求确认,核准,供应商预计进货表 料件预计进货表 工单预计进货表 采购预计进货表 供应商料件交货排程表,采购需求,书面或计算机,1.现有库存可用量 2.品号库存状况表,三、采购作业程序,参考单别.参考单号.参考序号.来源单号:输入时可为订单、工单单号或其他备注之有意义单号。 已交数量：由进货单及退货单所更新，无须输入。 采购单价：1.供应商料件价格2.最近进价3.标准进价。,(一)、录入采购单的字段说明,4.结束采购单作业：应定期运行本作业 对于过期未交的采购件采购人员应定期检视交货的需求性，过期未交者确定要交货时，应以变更交期方式更

16、改采购单据，如果确定不交货时，应要指定结案，避免收料单位又进行收料作业，您可透过采购预计进料表协助进行指定结束作业。,Q: 想一想这些作业在哪些系统?,(二)、采购单信息来源,四、采购变更作业程序,直接更改采购单。 通过录入采购变更单处理。 将原采购单指定结案,另开一张新的采购单。,(一)、采单变更处理的方式,1.采购变更单的单据特性同原采购单别。 2.未确认的采单直接从采单更改，无须新 增采购变更单。 3.已确定的采购单且已经发出采购者，应 保留变更信息且藉由采购变更通知单通 知相关单位处理变更事宜。,(二)、采购单变更处理的特性,五、进货作业程序,N,Y,N,Y,(1).到货登记 (2).

17、质量检验 (3).货款输入,资材收料 IQC 采购或会计单位,权 责,(一)、录入进货单字段说明,(1). 到货日期预交日 过期码=Y (2). 运行验退件退回 验退码=Y (3). 结帐单确认 结帐码=Y,(一)、录入进货单字段说明,(1).将纳入存货价值 (2).不纳入厂商之应付帐款 (3).如:运费.,扣款金额,(1).不纳入存货价值 (2).将纳入厂商之应付帐款 (3).如:损坏扣款.,此收料单的应付帐款将无限期冻结,依供应厂商基础信息设置可以管制是否分批交货。 可设置料件的允超收率，超额数量禁止到货。 可设置收料单是否一定要有采购信息。 提供提前交货之预警。 依供应厂商基础信息設置可

18、以管制是否随货附发票。,(二)、录入进货单主要功能,(三)、进货单确认后对信息有何影响?,?,供应商供货统计表 供应商供货明细表 料件历史进货记录表 料件历史进货汇总表,进料记录管理报表,名词定义： 验退：验收前退货 退货：验收后退货 退货单信息字段说明 验退件退回明细表 . 验退件未退明细表,六、退回验退件作业,七、退货单作业程序,(一)、销货单录入字段说明,进货单如进行核对采购管理者，采购单号务必输入。 若该品号进行批号管理者，批号栏位务必输入。,退货单为应付帐款的减项。 一般退货品应输入原采购单号。如果该采购单已经结案，退货品已经确定不再进货者，采购单应指定结案。 如无采购单者，退货单价

19、来自品号供应商信息。 进行批号管理者，批号一定要输入。,(二)、退货作业的注意事项,1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷,课程大纲,一.重新计算采购已交量 二.更新供应商月统计信息 三.供应商评级 四.供应商ABC分析表,批次作业,1.此为信息维护的程序，无须定期运行。当您通过厂商采购交货状况表发现您采购单的已交数量异常，而进货作业及退货凭证信息均正常且正确时，可运行本作业。 造成异常的原因为:机器不正常DOWN 机或关机造成数据库更新不正常所导致。,(一)、重新计算采购已交量,更新的时机：当该月份应付帐款已经结算完成后 信息更新后您可于厂商信息查询作业中查看统计结果,(二)、更新供应商月统计信息,本作业应先行运行后才可运行ABC分析，因为ABC 分析表将会将此两种评等显示于报表中，以便参考。 信息统计完成将更新供应商基本信息 之交货评等及质量评等字段。,(三)、供应商评级,0%-75%-90%-100%,(四)、供应商ABC 分析表,1. 前言 2.系统架构 3.基础信息创建及信息字段说明 4.日常交易作业程序及报表管理 5.批处理 6.异常管理报表 7.期初上线及信息搜集 8测验及问卷,课程大纲,1.采购价格异常表 2.供应商收料异常