员工内部档案管理制度

1、精品word文档值得下载值得拥有精品word文档可以编辑（本页是封面）【最新资料Word版 可自由编辑！ ！】员工（内部）档案管理制度总则（一）目的为加强公司人事档案管理，有效地保护和利用人事档案，维护公司和 员工合法权益，特制定本制度（公司对此制度享有解释权）（二）范围本制度适用于公司全体员工。（三）职责1. 人力资源部负责本制度制定、修改、废止、解释之起草工作2. 总经理负责本制度制定、修改、废止、解释之核准工作（四）相关文件1. 招聘制度2. 员工入职管理制度（五）签署生效总经理签署之日起生效定义：（一）人事档案管理办法1. 员工人事档案包括： 员工个人简历 职位申请表 初、复试评估表2

2、. 保密合同3. 非正式员工考核表4. 人员异动表5. 员工调薪申请表6. 体检表7. 指定银行卡/折复印件（二）档案管理工作内容：1. 建立标准化的、信息完整的人事档案。2. 员工考核结果及奖励、惩罚决定等应归档。3. 人力资源数据统计分析归档。4. 合理存放人事档案，不泄露秘密；未经批准，不得查阅。（三）人事档案的整理方法：1. 为每位员工建立一份独立的人事资料档案。2. 离职人员的档案按辞职、辞退和开除分别归档。3. 人事档案的查阅4. 档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则。5. 人事档案只能在人力资源部指定的地点查阅，不可带出。6. 遇特殊情况需要借出本人人事档案时，借阅人对

3、所借阅档案必须妥善 保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放， 以免遗失。7. 所有查阅人员都必须如实填写 人事档案查阅登记表 。（四）人事档案的外借：1. 确因工作需要外借本人档案的，需办理档案外借手续，借阅时须如实 填写人事档案查阅登记表。2. 不得外借他人档案。3. 外借档案必须及时归还人力资源部。4. 档案应该备份5. 对高级管理人员及其他重要职员的资料，应做好文字备份。6. 对存入电脑的重要资料应设密码保护。7. 人事档案可予销毁的条件： 已离职基层员工的档案，自离职之日起存放时间达到一年以上的。 已离职中层的档案，自离职之日起存放时间达到三年以上的。 已离职经理

4、以上人员的档案，自离职之日起存放时间达到五年以上的。 被公司开除的员工档案，自开除之日起存放时间达到五年以上的。 应聘者档案存放时间达一年以上的。 超过一年以上的人力资源部报表。（五）有下列行为之一者，给予开除处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：1. 毁损、丢失或擅自销毁人事档案。2. 涂改、伪造人事档案。3. 未按手续就借阅、外带或越级查阅人事档案者（档案管理者同罚）（六）与员工户口联系的个人档案管理办法：1. 有需要将个人档案存放在外部人事机构的员工，按自愿原则向人力资 源部提出申请，由人力资源部出具证明，员工本人至人事代理机构自 行办理，费用自理。2. 员工有需要转移个人档案的，向人力资源

5、部提出申请，人力资源部出 具证明后，自行至人事代理机构办理。三、程序：（一）人事档案的查阅：1. 总经理和人力资源总监对所有员工的人事档案有查阅权；2. 部门经理对其所属部门员工的人事档案有查阅权；3. 人力资源部门内仅有各公司人事经理和负责人事档案管理的人员有查 阅权。4. 其他与被查阅人员无隶属关系的人员需查阅人事档案的，填写人事档案查阅登记表，经人力资源总监签字批准后，方可查阅。(二)人事档案的销毁程序：1. 人力资源部填写档案销毁申请表，人力资源总监或区域经理审核, 总经理批准。2. 销毁时应由人事经理和负责人事档案管理的员工两人以上负责监销， 并在清单上签字四、附件：1. 流程(Fl

6、ow):N/A (no flow appe ndix attached)2. 表格(Form):【表格1】人事档案查阅登记表【表格2】人事档案销毁申请表文件改版历史记录(History of the files)序 号版本Rev更改内容Descriptio n/History更改人Changed by更改日期Date11. 0新版本 /New Release人力资源 部2010-10-12【表格1】人事档案查阅查阅登记表人事档案查阅登记表Files Check Registratio n Form序号查阅 人工号日期时间文件名称原因批准人【表格2】人事档案销毁申请表人事档案销毁申请表申请单号（

7、人力资源部填写）人 事姓 名性别民 族籍 贯昭八、销毁档案销毁档案2人事档案资它O人事月建档时间年 月日销档时间年 月原备申请人力资源部总理经档案销毁登记栏 Extermi nate Registratio n Items销毁时月日年销毁监销人人力总源说资 料婚 否生期 出日最 高 学 历学 位片家庭住 址联系电 话爱 好特 长应聘职 位应聘时 间分配部 门试 用 计 划1. 试用职位：4.拟安排工作：2. 试用期限：5.实际开展工作：3. 督导人员：转 正 申 请申请人： 年月日试 用 情 况1. 试用期间：年月日至年月日2. 安排工作及训练项目：3. 工作情形:口 优秀满意尚可差4. 出勤

8、情况：旷工天，请假天，迟到次考 核 结 果口拟正式聘用口拟予辞退试用部门意 见综合办公室意 见主管领导意见总经理意见签字：年月日签字：年月日签字：年月日签字：年月日新员工试用表编号：时间： 年月 日注：试用期结束后，请用人部门如实填写试用情况，试用员工填写好转正申请 后务必在一个工作日内上交综合办考核备案。本页为著作的封面，下载以后可以删除本页!【最新资料Word版可自由编辑！员工录用管理制度为规范试用期员工的管理和辅导工作，创造良好的试用期工作环境， 加速试用员工的成长和进步，特制定目标责任制制度。一、员工试用期规定1、自员工报到之日起至人力资源部确认转正之日起。2、员工试用期限为 3个月，

9、公司根据试用期员工具体表现提前或推 迟转正。（一）、福利待遇1、试用期员工工资根据所聘的岗位确定，核算时间从 到岗工作之日起计算，日工资为：月工资 +（本月天数-休假天数）2、过节费按正式员工的 1/2发放。3、按正式员工标准发放劳动保护用品。（二）、休假1、 试用期内累计事假不能超过3天，如果特殊情况超过3天需报董事长批准。2、可持相关证明请病假，请病假程序和天数与正式员工要样。3、可请丧假，请假程序和天数与正式员工要样。4、不享受探亲假、婚假。二、员工入职准备1、身份证复印件一份，原件待查。2、学历证明复印件一份，原件待查。3、县级以上人民医院的体检报告。4、4张一寸照片5、部分职位（如出纳、收银员、司机、仓管）试用期员工还须须准 备房产证明、户口本、直系亲属身份证复印件等。三、行政手续1、试用人员手续办理完毕后，由行政部向试用期人员发放办公相关 用品。2、发放工作牌，办理考勤卡。3、试用期人员需要食宿的、由行政部安排住宿和就餐。4、将试用期人员带入用人部门。四、用人部门指引1、 试用员工的直接上级是入职指引人”。2、带领试用期员工熟悉本部门及其他部门，向其介绍今后工作中要 紧密配合的部门及员工，同时介绍公司内公共场所的位置，包括会议 室、停车场、洗手间等。3、与试用期员工进入面谈，商讨入职后的工作安排，并向试用期员 工描述其工作的