秘书资格考试日常安排与管理：邮件处理

1、姓名：_ 班级：_ 学号：_-密-封 -线- 秘书资格考试日常安排与管理：邮件处理考试时间：120分钟 考试总分：100分题号一二三四五总分分数遵守考场纪律，维护知识尊严，杜绝违纪行为，确保考试结果公正。一、邮件处理的涵义处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出过程中所要进行的一系列工作。邮件分为：通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等;电子信函，如电传、传真、e-mail等。二、邮政业务的分类及内容1、信函业务：国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。2、邮政包裹业务：国内包裹、国际包裹、3、特快专递：信函、文件资料、物品。三、邮件的接收程

2、序邮件分类邮件拆封邮件登记邮件分办1、邮件分类的规则1)、将私人邮件与商业邮件分开2)、将办公室邮件与外部邮件分开3)、把优先考虑的材料放在一起，邮局投递、专人传递的邮件、电子邮件。分类：比较常见的有：(1)按邮件的重要程度，简单地将邮件分为重要邮件和普通邮件。邮件封皮上有“机要”(confidential mail)、“急件”(urgent mail)、“快递”(expressed mail)、“保价”(insured mail)、“挂号”(registered mail)等标记或其他带回执邮件(cortified mail)，或落款是重要人物、重要单位的，属重要邮件，其他为普通邮件。(2)

3、按邮件的性质，把邮件分为公务邮件和私人邮件。公务邮件又细分为三类：重要邮件、普通邮件(即上一种分法中的重要邮件和普通邮件)和报刊、广告、小册子等印刷品。私人邮件既包括寄给组织中具体某一个人的邮件，也包括那些封皮上标有“亲启”、“私人”、“保密”等字样的邮件，对于这类邮件，秘书一般都要将其直接交到收件人手里。(3)按邮件的紧急程度，将邮件分为急件、次急件和普通件。(4)按邮件的部门名称分类。拆封：邮件分好类后，秘书便应抓紧对属于自己处理的邮件予以拆封。拆封公务邮件，要求用剪刀、拆信器或电动邮件启封机等工具，不能用手撕，以免不小心而破坏邮件上的一些重要信息，同时也可以保持邮件封皮(如信封)的美观。

4、阅函：如果得到上司授权，秘书应及时对信函进行阅读处理。登记：秘书在拆启邮件及阅函过程中，秘书还应对与组织有关的重要邮件进行登己这样既方便秘书对重要邮件的去向、来函办理情况等的掌握和跟踪，也能保证重要信函的安全归档。登记表可根据实际情况自行设计。呈送：在对邮件进行拆封登记的过程中，还要求秘书在邮件的右上角加盖或手写收件日期，这是因为有时对于一些信函来说，其成文时间与发出时间可能会有较大的间隔，同时也方便秘书分辨信函是否已经做过处理。同时，秘书还应按照轻重缓急程度对需呈送的邮件再作细分，保证重要信函得到优先处理。阅读顺序基本上按职位高低排列。另外，秘书在呈送信函时，也可视情况将自己已处理的信函及处

5、理结果汇总附上。四、邮件的寄发1、邮件寄发程序发送邮件的工作程序有：(1)做好邮件的准备和核对工作。信函起草完毕后，秘书应该按照正确的格式进行打印，并保证字句、用词及标点的使用正确，同时核对附件等是否已装好。尽量保持信件的整洁、清楚，防止疏漏，确保附件的准确、齐全。(2)提请上司签发邮件。秘书发出的邮件必须经过上司签字之后才能生效。秘书要做的工作是将需要上司签发的信函准备好后，在恰当的时机送上司签字。除紧急的信件必须立即请上司签字之外，一般的信件可以集中在一起，找一个方便的时间统一请上司签字。(3)邮件的装封与折叠。邮件装封之前，秘书应该注意将信纸上的小夹子或其他装订用具取下。信纸的折叠应该根

6、据信封和信纸的规格而定，以a4规格的复印纸为例，装入邮局标准规格的大小信封的折叠方法;(4)查对收信人的相关信息。邮件装封时，要对所发邮件进行查对，检查信封上的收信人姓名、地址与信笺上的收信人姓名、地址是否一致。(5)将邮件分类。邮件要按各类信件、包裹等分类，快件应立即处理，大宗的信件可以捆扎。(6)做好登记。对重要邮件在发送前先要在登记册上登记。(7)要了解邮政方面的规章制度和寄发时间，选择适当的邮寄方式。2.邮件的签字许多邮件在写好以后需要领导签名，领导的亲笔签名会引起对方对邮件内容的格外重视，甚至有人在收到信后还会确认是否有领导签名。因此，请领导在信件上签名是一件不可忽视的事情。3.查核

7、邮件在邮件封装寄发之前，需要仔细查核邮件。查核的内容包括：一是查核附件，二是查核信封、信皮。查核附件要注意全部附件是否齐全、正确。查核信封、信皮要注意检查：格式是否正确;姓名、地址、邮编是否正确;标记是否注明。标记有两种类型：一种是邮件性质标记，如“私人，、“保密等;另一种是邮寄方式标记，如”挂号信”、“特件”等。4.邮件的封装查核完毕的邮件折叠装入信封后，要仔细封好开口，并贴上邮票。这一环节的工作需要注意：给邮票和封口上胶水时，要同时使用吸湿器，吸湿器能吸干过量的水分，以免玷污信封;不要用舌尖去舔信封和邮票，这样做既不卫生又不保险。5.邮件的寄发如果邮件的数量和种类都较多，可以先对邮件进行汇总并分类，如境内平信、国际航空、特快专递等，因为下同的类型往往意味着不同的寄发要求