如何撰写高质量工作汇报邮件

1、意义效果汇总展示工作成果,纸面存档日常的工作成果,如果不能及时总结整理,很容易流失湮没在琐事之中,造成成果流失.有意识地撰写工作总结 ,实际上是一种 成果管理 的方式 , 让自己和团队的努力结果在纸面上固化 .邮件的形式方便转发和传阅, 有利于工作成果获得更广泛认同.与领导保持单向信息对称, 推动进展单向信息对称: 你不需要了解领导在做什么,但必须让领导知道你做了什么.领导要统筹全局,需要第一手的执行进展作为决策依据 , 及时、高质量的工作总结是推动团队工作的重要手段 .领导可以在自己感兴趣、有时间的情况下查阅 ,一般的汇报不要详细的回复 , “收到 ”和 “同意下一步计划 ”足够 .工作备忘

2、 , 请示下一步工作计划邮件形式的工作总结,实际上是团队的工作备忘.在现有工作成果的基础上, 提出后续工作计划,获得领导认可后,即成为后续工作目标.如此 ,以文字的形式达成目标共识 ,可以避免你做的不是我预期的窘境.3. 内容结构工作汇报邮件 ,实质上是非正式的公对公的业务信函 . 在形式和内容上不需要个性化的创新 ,越规范标准 ,效用越好 .基本的结构分为三大板块 :工作进展问题分析后续计划行文方式应当结构化、标准化.对于结构化的写作,最好的写作方式自然是markdown.3.1 工作进展工作成果的描述全部采用黑点开头的无序列表 形式 ,简要展示重点信息.若汇报团队大项目,可能采用excel

3、 表格汇总 , 整体信息添加附件.成果描述的要点有:时间 ,若先后完成多项工作,表明分别完成的时间；过程 ,即采用什么方法, 用了什么软件和技术； 成果 ,如建立桥梁模型、撰写会议总结、绘制 5 施工图等； 同事关系 上级负责人同级合作者 下属显然 ,成果的描述是核心 . 相关人员的描述是为了体现自己的团队角色 ,同时便于领导在兴趣的时候 ,进一步了解工作情况 .完整的成果描述如:周二 ,用鸿业综合管廊2.0, 建立滨河路综合管廊bim 模型 ,由张主任安排 ,与王工一起完成；简要的描述如:建立滨河路综合管廊bim模型；3.2问题分析实际工作中必然遇到一些问题和困难,需要请示 .对于任何困难或

4、问题,提出可能的方案a b, 将问答题转换成选择题.问题描述和分析之后,让领导了解下一步可能采取什么行动,从而做出决策 .如果不能给出备选方案,那么领导往往不会立即给出决策指示. 表达结果为 :问题描述 , 当前遇到度耽误）；解决方案 ,axx 状况； 问题分析 , 这样的状况可能导致什么后果（质量下降、进方案、 b 方案 ,分析可能的优缺点； 请示安排；工作电脑故障请示目前的主要问题是工作电脑配置太低 ,经常出现故障 运行 autocad 插件经常死机； 大型三维模型无法打开； 如果问题不能解决 ,工作进度会耽误 ,不能在周三按时出图； 可能的解决方法 : 换电脑机位； 请设备人员配置我的个

5、人电脑； 如果不能解决电脑安排 ,可以考虑将工作转交其他同事,以免耽误进度 .请您考虑 .知识管理提议程序开发后续有两项工作,1.程序细节完善 ,2.程序技术文档.问题是时间有限 ,最多完成其中一项； 程序的功能需要长期完善 , 短期难以完成 ,技术文档整理更加紧迫 . 如果不能尽快整理技术文档 : 程序规模很大 ,后期难以维护； 程序代码难以交接 ,成果流失； 两害相权取其轻 ,建议先做技术文档 .请您安排 . 3.3 后续计划后续计划是汇报邮件中最具 建设性 的部分 , 推动团队项目进展的关键 . 在工作总结和问题分析的基础上提出后续工作计划 ,更容易引起领导的重视 , 比贸然的提议更有价

6、值更显成熟 .工作计划的表述模式为:时间节点 + 预期成果 . 最好对预期的工作成果量化描述 ,如 :8.15 日, 预期完成 5 张预应力钢束图绘制；量化的工作描述优点在于:个人评估工作计划的可行性；便于领导把握总体工作进度；主动提出后续计划是发挥主观能动性的最佳时机,借此机会可以将工作方向向自己的意向方向推动 ,主动承担和自己优势匹配的高价值任务,发挥个人优势 .如 :考虑 bim 模型在实际工作中还不成熟.如果有必要 ,我希望继续深入bim 技术实际应用:建立三维可视化模型；施工碰撞检查；二维图纸输出；具体工作, 还请您决定.4. 写作风格简介扼要正文总结关键要点,详细的成果可以增加附件

7、. 不要出现过长的句子和段落, 充分考虑对方的阅读体验层次清晰用小标题 和列表结构展示出清晰的层次 ,让对方查阅一目了然 ,清晰地看到关键要点 . 文档格式标准化 ,前后一致 ,用统一标准的形式表现内容 ,降低思维切换成本 . 客观叙述客观总结工作的成果和现有问题.可以有自己对工作问题的思考判断,但不要有个人对其他主观评价,尤其负面评价 .如果需要表达主观意见,最好见面交流, 而非邮件 .简而言之 , 工作汇报邮件应当是 “公对公 ”的话语风格 .检验的标准即为 : 这封邮件能否不加修改 ,直接抄送其他相关同事 .5. 邮件汇报示例image_1aq5vtdg7mr11vq419m91pkn1

8、kph9.png-140.4kb 6.实战攻略实际操作中还有一些需要注意的问题.6.1 时机最好的时机是:阶段汇报 , 工作日下班前；一周汇报 ,周五下班前；尽可能在公共工作时间发送邮件,以免打扰 .具体情况视领导的工作习惯.6.2 摘要如果邮件内容过长,简单总结摘要或关键词,务必领导在手机一屏之内了解你的要点.6.3 标准化固定自己的写作表述方式形成高效习惯,快速完成工作总结节省领导的切换成本6.4图形化表达过多的文字会造成阅读负担, 要提高表达效果,可以采用思维导图, 将结构内容可视化.image_1aq60pups1kbrbr2odu5d1cpqm.png-48.8kb 6.5附件详细、具体的问题采用附件描述.附件文件较少的情况,直接发送文件 ,不要发送压缩文件,以便对方在手机快捷打开文件.6.6 请求建议请对方给出工作建议,指出自己的不足.6.7 效果预览重要的邮件先发给自己,检查有没有错误,在手机预