财务档案管理流程说明

1、流程名称财务档案管理流程流程编号主负责部门财务部总负责人编制者最后更新日期财务档案管理流程集团财务副总集团总部各部门集团财务部集团档案管理部门集团下属单位N9、审批Y开始1、设置档案分类目录财务档案分类目录2、收集档案资料3、整理档案4、装订档案5、档案临时归档财务档案文件明细7、确认申请，确认档案存在N8 、部门负责人审核Y10、资料查阅或借阅，办理登记财务档案借阅单、查阅登记簿12、档案资料收回，注销登记财务档案借阅单13、档案管理流程6、申请查阅、借阅财务档案借阅单、查阅登记簿11、使用资料结束财务档案管理流程图说明流程目的规范集团总部财务档案管理工作，保证财务资料及时归档，财务档案的完

2、整，提高档案查询效率。适用范围本流程适用于集团总部财务档案管理工作，下属单位财务档案管理可参考本流程。职责划分集团财务部是集团总部财务档案管理工作归口管理部门。流程说明1.财务部有专人承担档案管理职责，定期进行财务档案检查，及时上交集团档案管理部门，保证财务资料的完整；2.审核审批人因故不能履行签字职责时（如出差），可根据需要进行必要授权。任务名称节工作内容工作标准时限相关资料 /点支持表单财务部按照档案管理的要求建立会计档案的管理包括会计凭证、会计帐簿和档案管理目录。财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据，需要进行合理的分类管理。分类具体包括：1. 会计凭证类：

3、原始凭证、记帐凭证、其他会计凭证；2. 会计帐簿类：总帐、明细帐 ( 依据科目设置档案1建立 ) 、日记帐、固定资产卡片、辅助财务档案分分类目录帐簿、其他会计帐簿；/类目录3.财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表及附表、附注和文字说明，其他财务报告；4.其他类：会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，银行余额调节表，其他应保存的会计核算专业资料。财务部设置专人负责收集有关财每月形成的会计档案，应由专人按照归档要收集档案2务档案资料。求，负责整理立卷、装订成册，编制会计档/资料案保管清册。档案依据上述分类，分别保存，凭证按月整理保存，年终将本年帐簿存档。定期对财务档案

4、进行分类整理，并1.包括会计凭证、会计账簿、会计报表、整理档案3编制分类档案目录。纳税申报表、备查资料等；/2.核对其是否完整，是否有毁损、缺失。财务部对档案进行规范装订。1.对经整理分类的财务档案增加档案封皮，进行规范装订（包括装订样式、档42 个工装订档案案封皮的选择和填列、编号等）；2.作日及时装订，装订方式方法符合规范要求。档案临时对 3 年以内的财务档案资料临时1.保管规范、标准；3 个工财务档案文52.归档保存在财务部，由专人保管。根据档案的成分和状况，采取存放和安件明细作日全保护措施，维护档案的完整与安全。申请临时集团总部各部门和下属单位根据1.严格执行查阅、借阅申请程序；财务档

5、案借需要办理财务资料查阅、借阅申2.填写查 / 借阅申请单，填写信息真实、阅单查阅、借6请。准确、完整。/财务档案查阅阅登记簿确 认 申财务部确认查、 借阅申请表， 并对1.确认申请表填写符合要求；1 个工请，确认7所要借阅的资料是否存在财务部2.及时确认所需资料是否存在。作日档案存在进行确认。部门负责人审核审批资料查阅或借阅，办理登记使用资料档案资料收回，办理注销手续档案管理流程财务部负责人进行审核。8集团财务副总进行审批。9业务人员根据查、 借阅申请单内容借出有关单据原件或复印件。10业务人员根据其借出的财务资料原件办理业务， 根据借阅时的约定及时归还所借资料， 同时到财务部11 办理注销

6、借阅手续。12在财务部临时归档超过3 年的财13 务档案进入集团档案管理流程进行归档。认真审阅，确定借阅是否需要，资料是否可以提供，以及财务部是否能够提供，提出审1 个工作日核意见。财务副总参考财务部负责人意见， 认真审阅：1.是否属于保密档案，不许查阅；1 个工2.查阅人是否有权利查阅；作日3. 查阅的必要性。1. 查阅档案一般限在财务部内。原则上财务档案原件不得带出公司，只能办理复印手续，必要时要有财务人员陪同可带出公司；1 个工2.财务部负责设置会计档案查阅登记清作日册，及时登记查阅人或者复制人的姓名、工作单位、日期、查阅内容、归还日期等。1. 借阅档案时保证档案安全、完好，不得随意拆分

7、使用，利用完毕及时到财务部办理注销登记；2. 借阅档案副本不得超过二个月，档案正/本不得超过7 天；3. 借阅期限已到，需要继续借阅者，可持所借档案，到财务室核对后，办理续借手续。详见档案管理流程相关标准。/财务档案借阅单财务档案查阅登记簿财务档案借阅单附件：1. 财务档案分类目录2. 财务档案文件明细3. 财务档案借阅单4. 财务档案查阅登记簿附件 1：会计档案分类表顺 序号12345678910档案名称保管期限备注一、会计凭证原始凭证、记帐凭证、汇总表15 年其中：涉外、对私改造凭证永久银行存款余额调节表3 年二、帐簿日记帐15 年其中：现金、银行存款日记帐25 年明细帐15 年总帐15 年包括日记总帐固定资产卡片5 年报废清理后辅助帐簿15 年其中：涉外、对私改造凭证永久三、会计报表类主要财务指标快报3 年包括文字说明月、季度会计报表5 年包括文字说明年度会计报表永久包括文字说明四、其他类11会计移交清册15 年12会计档案保管清册25 年13会计档案销毁清册25 年附件 2：财务档案文件明细柜号：序号年度保管期限机构（问