Selected文件及资料管制程序

1、Important & Selected Documents國立台北科技大學文件名稱： 文件編號： 制定單位： 制定日期：分發單位教務學 務總務秘書 書會計人事技研圖書 書電算進修 推廣進修學院安環 中心軍訓系所修訂紀錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本/次C05P01-02A文件編號C05P01文件名稱版本AImportant & Selected DocumentsImportant & Selected Documents制定單位文書組文件及資料管制程序頁數1/4一、目的：使品質系統所使用之文件迅速、正確流通，以確保各相關單位能適時獲得適當且有效之最新文件。二、範圍：本校所提供之服務對

2、象為各單位教職員工及學生。三、權責：3.1 文件審核權限。製作審查會簽核准品質手冊管理代表秘書室相關單 位主管校長程序承辦人二級單 位主管相關單 位主管一級主管辦法、規範承辦人二級單 位主管相關單 位主管一級主管表單、紀錄承辦人二級單 位主管相關單 位主管一級主管3.2 文件之分發、收回、銷毀及管制：文書組。3.3 文件制訂、修訂及廢止：原制訂單位主管。四、定義：無。五、作業內容：5.1文件編碼系統：各類文件之制訂、修訂均需由文書單位，依文件編碼 系統編號處理。5.1.1 文件編碼系統：流水號 M：品質手冊文件類別 P：程序 單位別（如附件一） W：辦法、規範5.1.2 表單編碼系統：表單版本

3、 A.B.C.表單流水號文件編號5.1.3 總務文管人員對文件編碼應予以管制，文件編碼不得有重覆之 情形。5.2 文件制訂、修訂、廢止作業：5.2.1 文件制訂作業：視業務需要及組織任務，由相同單位指定專人，以各類文件標準格式，依業務需求擬案後，填妥文件編號C05P01文件名稱版本AImportant & Selected DocumentsImportant & Selected Documents制定單位文書組文件及資料管制程序頁數2/4文件制訂、修訂、廢止申請單 ，由擬案單位以 標準文件格式擬案送相關單位會簽無議後， 呈擬案單位主管審查後，頒佈上網發行（文件審 查、核准、頒佈上網發行等階

4、段，若有任何異議 得由原擬案者修改之，必要時得召開會議） 。5.2.2 各文件發行時，文件及表單編碼均為 A版，修訂變更後為 B版，依 此類推為 CZ，再重覆使用。5.2.3 文件之修訂作業：文件若有不合現狀需修改、增訂者，得由提議單 位填寫文件制訂、修訂、廢止申請單 ，提出 修訂原因，交原擬案單位研議修改。修改完成後 文件審查、核准、頒佈發行作業內容，同文件制 訂作業。5.2.4 手冊、程序或辦法、規範之修訂，以 5.2.2 規定發行之。表單修訂 時，原擬案單位應以文件制訂、修訂、廢止申請單提出，經相 關單位主管審核後由網管人員予以上網更新。5.2.5 文件之廢止作業：5.2.5.1 文件廢

5、止之申請、審查、核准、頒佈作業同文件修訂作業。5.2.5.2 文件廢止後，原文件之編號應列管，不可再重覆應用。5.3 文件分發、收回作業：5.3.1 經頒佈發行之文件，得由總務文書人員，以文件總覽表列帳管理 ，並予以上網。5.3.2 表單不予以上網，以書面方式頒佈發行，由總務文書人員加蓋發行章， 並於換版時舊版自動失效。5.3.3 修訂及廢止時，應由總務文書人員，要求網管人員予以上網更新。5.3.4 修訂及廢止時，舊版失效文件應於新文件頒佈後發行時，即刻失效。5.3.5 各文件使用之表單均當作附件。5.4 文件保存、作廢作業：5.4.1 各文件類別之保存及作廢：5.4.1.1 收文單位應依據文

6、件總覽表對應上網文件之正確性。5.4.1.2 總務文書組需將前次版本變更之原案加蓋作廢章後予以 保存，並與有效文件分開保存。文件編號C05P01文件名稱版本AImportant & Selected DocumentsImportant & Selected Documents制定單位文書組文件及資料管制程序頁數3/45.5 文件之檔案管理：5.5.1 各單位使用之文件需置於各單位作業場所。5.5.2 使用單位不得列印正式文件。5.5.3 各部門需設有專人管理文件，且納入內部品質稽核項目中，以確保資 料之正確使用。5.5.4 總務文書人員需依據文件變更狀況更新文件總覽表 ，以顯示文件 之最新版

7、本，及分發狀況。5.6電子媒體 :5.6.1 電子媒體應於文件總覽上標示現行之版本。5.6.2 使用備份之磁片亦應標示文件版本狀態避免誤用 , 並應防止其損壞。5.6.3 所有電子媒體列印之報表資料 , 均由使用者自行保管。六、相關文件：無。七、相關表單：7.1 文件制訂、修訂、廢止申請單7.2 文件首頁7.3 文件內頁7.4 文件總覽表文件編號C05P01文件名稱版本A制定單位文書組文件及資料管制程序頁數4/4附件一：各單位簡碼單位簡碼單位簡碼教務處A00技術合作組E03課務組A01國際合作組E04註冊組A02進修推廣部F00出版組A03教務組F01視聽教學中心A04學務組F02學務處B00

8、推廣組F03生輔組B01總務組F04課指組B02秘書室G00學輔中心B03人事室H00衛保組B04會計室I00總務處C00軍訓室J00事務組C01圖書館K00營繕組C02電算中心L00Important & Selected DocumentsImportant & Selected Documents保管組C03行政及諮詢組L01出納組C04系統組L02文書組C05網路作業組L03校地規劃組C06進修學院M00校地取得組C07課務組M01安全衛生環保中心D00註冊組M02技術研究發展處E00生輔組M03研究發展組E01總務組M04實習就業組E02文件制訂、修訂、廢止申請單制定修訂廢止 NO：

9、申請單位申請日期年月日文件編號文件名稱原因說明：會簽單位意見簽章需求份數核准 審查 制定Important & Selected DocumentsImportant & Selected DocumentsC05P01-01A 國立台北科技大學文件名稱：文件編號：制定單位：制定日期：分發單位教 務學 務總 務秘書 書會 計人 事技 研圖書 書電 算進修 推廣進修學院安環 中心軍訓系 所修訂紀錄修訂日期單據編號修訂內容摘要頁次版本/次Important & Selected DocumentsImportant & Selected DocumentsC05P01-02AImportant & Selected DocumentsImportant & Selected Documents文件總覽表程序文件外部文件辦法規範表單、紀錄制表日期：年月日編號文件名稱版本制定 單位文件發行日期 表單保存期限Important & Selected