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文档简介

1、WORD文档的审阅与修订 领导与秘书的无缝连接 秘书写好文档后，交给领导审阅，当领导发现问题时，总是把秘 书叫到身边，一个一个地指出文档中的不足，并要求修改。功底好的 秘书，需修改的地方不多，容易记住领导的点评，方便修改，功底差 一点的秘书，需要修改的地方较多，可领导几句话点一点就过去了， 秘书如果没有过耳不忘的能力，可就苦了。 在WORD文档中，其实可以通过审阅与修订功能解决上述问题, 实现领导与秘书之间的无缝连接。可是很多领导与秘书不会使用审阅 与修订功能。为解决这个问题，特写木文详解之，望能对阅读者有所 帮助（其实导师与学生之间的论文交流，最好也用这种方法）。下而 分步骤详解审阅与修订功

2、能的应用实例。 步骤一： 秘书编辑文档如图1所示： 图1 秘书编辑好文档后，把文档提交给领导。 步骤二 领导审阅，使用审阅工具栏的批注命令（WORD视图菜单T工具 栏T审阅工具栏中的巴丄图标），指出文中的不足，如图2所示： 图2 领导审阅结束后，把文档发送给秘书，要求秘书根据批注修订。 步骤三： 秘书接到审阅过的文档，做修订工作，进入修订状态（菜单：工 具-修订修订，该图标下沉时表示修订状态，否则表示正常文 档编辑状态，两种状态之间也可使用Ctrl+Shift+E切换），秘书右击 批注的红线框或者框内部，在弹出的快捷菜单中选择删除批注，然后 删除“德化陶瓷职业技术学院”文字，录入“泉州工艺美术

3、职业学院” 文字，这时WORD将自动记录修订信息，对删除文字部分，WORD 用红色方框在右边标注，对插入文字部分则以红色加下划线文字显 示。反复执行本步骤一直到修订完文档中所有批注为止。修订后文档 如图3所示： 图3 其中红线实线方框记录着秘书的修订信息，秘书修订后把文档又 发给领导审阅。 步骤四： 领导审阅修订后的文档，同意删除相关文字时，就右击红线方框 并选择快捷菜单的的同意删除，若不同意删除，则选择不同意删除， 选择后红线框自动去除。然后右击红色文字，选择“同意插入”或“不 同意插入”以删除红色下划线文字的修订格式，使之成为正常文档文 字的格式。 返回步骤三，直到文档没有不足被发现为止。 步骤五： 最后一次审阅，审阅后文档如图4所示: 图4 这时文档中己经没有批注，

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