供应商撤场、转场作业管理试行规定(7)

1、 供应商撤场、转场作业管理规定 有关部门、各购物广场： 为规范供应商撤场、转场作业管理，经公司研究决定，特制 定如下管理规定，请各部门遵照执行。 一、供应商撤场处理流程 （一）流程图 租赁/承包 自营 （二）流程说明： 1、撤场申请：供应商 向采购中心相关部门 撤转场负责人 出 具加盖有效公章的 撤场申请，撤转场负责人 知会品类负责人 对撤场申请进行审核。 品类负责人根据销售情况向部门 撤转场负责人 提出申请要 求供应商撤场，。 注：采购中心百货部、生鲜部没有综合组，全权由相关采购员办 理。 注意：在分公司培训时要求复制总部行为，将经办所有撤转 场负责人及财务结算主管和配送中心退货部主管及各商

2、品部主 管人通报，要求其负责。当工作调换时，必须邮件知会所有相关 工作有联系的同事，告之由谁来接替工作，今后邮件与之联系， 由其负责。 2、报批：撤转场负责人 将撤场申请传部门经理审批。 （1）同意撤场则请 撤转场负责人 填写撤场/转场审批表并知 会供应商必须按合同条款无条件承担空库存； （2）不同意则请 撤转场负责人 进行谈判协商保留。 注意：一定写明撤场原因；一定要注明清楚撤场商品为全部撤、 还是部分商品撤，如果为部分产品，一定写明撤场产品条码。 3、填写撤场/转场审批表：撤转场负责人填具一式二联 撤场/转场审批表。 撤场/转场审批表的保留: 第一联：财务：第二联：撤转场负责人留底（百货部

3、为供应商携 带入卖场办理手续） 4、核对往来帐： 撤转场负责人持撤场/转场审批表到 财务中心结算部核对往来帐目， 由财务中心结算部主管在 撤场 /转场审批单确认并出具意见，然后再传回 撤转场负责人。 5、报批：撤转场负责人持此表报采购经理、采购总监审批。 6、办理撤场手续： （1）（租赁/承包）：专柜供应商持撤场/转场审批表至购物广 场办理清场手续，并由购物广场总经理、防损员、工程部、前台 部负责人签字表示同意撤场。 （2）（自营）：通知撤场：撤转场负责人 将经过采购总监审批 过的撤场/转场审批表交 财务中心结算部主管，由财务中心 结算部主管 向各购物广场商品部主管 和配送中心退货部主管 发

4、送电子邮件退货撤场通知/处理单（见附件二），同时发邮件 给信息中心录单员 做供应商商品的暂停订货。每部门每天不得 超过两家的供应商撤转场，百货调整除外 注意：必须使用公司统一规定的退货撤场通知 /处理单，如没 有使用正确信息传递导致信息错误， 责任由财务中心结算部主管 承担。 盘点：购物广场在接退货撤场通知 /处理单后在三个工作 日内盘点该供应商所有商品， 并如数退回配送中心退货部，在将 商品全部交付配送人员后， 要求商品部主管马上在退货撤场通 知/处理单电子件上签字确认“ 已无实物”并立即发送给 配送 中心退货部主管。该供应商已经撤转场之后，各购物广场不能再 有此撤场/转场供应商的商品返配回

5、配送中心（ 顾客退货除外）， 如发生再次返配，分店自行买单（包括家电的样机） 。此措施已 经实行。具体措施附后。 反馈：配送中心退货部主管在集中各购物广场退回商品后马上 使用退货撤场通知/处理单电子邮件的各分店处注明 无实物 库存”并在配送中心处注明 全部实物库存在配送中心”后发送邮 件给财务中心结算 并抄送撤转场负责人 继续工作。 退货：财务中心结算人员审核退货单。采购员与供应商联系 在七日内必须退货，从配送中心将分店调回的商品及原来存留在配送 中心的商品一起清退。配送中心退货部 在供应商退完货后马上邮 件知会撤转场负责人 及财务中心结算部“供应商已经退货完毕”， 财务中心结算部 可以进行对

6、帐，撤转场负责人 可以进行空库存的 谈判。 对帐：撤转场负责人 接到配送中心邮件后，与供应商联系 要求其到财务中心结算部与其对帐。 财务中心结算部 在对帐后出 具转/撤场供应商会计资料表，注明 空库存”传撤转场负责人。 洽谈：撤转场负责人 与供应商对空库存进行洽谈， 在一周 内形成处理方案。 处理电脑库存：财务中心结算部与供应商 结款。 a、撤转场负责人与供应商达成一致方案后传经双方公司确 认的函至 财务中心结算部 。财务中心结算部 与供应商结款并传单 至信息中心录单员做空库存处理。 信息中心录单员 清除库存并冻 结供应商， 若是涉及几个购物广场， 信息系统将针对几个购物广 场进行冻结操作。

7、（见附件一） b、一周内与供应商协调不一致则上报采购经理、采购总监， 并报公司总经理审批决定是否将空库存挂供应商往来（见附件 五）。 （四）相关规定： 1、由供应商持经审批的撤场 /转场审批表至购物广场办 理撤场手续，无撤场 /转场审批表而办理撤场手续，视购物 广场商品部违规， 由购物广场商品部主管承担撤场损失的全部赔 偿及相关行政责任。 2、供应商撤场后，又盘出商品，金额在 1000 元以下的由购 物广场商品部主管或配送中心相关负责人按责任大小分担全额 购买；金额在 1000 元以上的商品调卖场销售，处购物广场商品 部主管或配送中心责任人 500 元以上赔偿金。 3、在处理供应商库存差异及付

8、款时，财务中心结算部若发 现异常应立即以书面形式知会采购中心， 采购中心应派专人与供 应商沟通协商并将沟通信息即时反馈财务中心， 尽量避免法律纠 纷。 二、转场流程: （一）流程图 （二）流程说明: 1、转场申请：供应商提供加盖公章的甲乙双方 债权债务转让确 认函（注明乙方同意将甲方所有在人人乐的债权债务转移至自己 明下）以及相关乙方进场需资料向 撤转场负责人 提出申请转场。 撤转场负责人知会采购品类负责人对撤场申请进行审核。 2、报批： 撤转场负责人 填具撤场 /转场审批表，要求一式二份， 撤转场负责人 持撤场 /转场审批表到财务中心结算部核对往来 帐目，由财务中心结算部主管在撤场 /转场审

9、批单签名确认 并出具意见，然后再传回 撤转场负责人 报采购经理、采购总监审 批。 3、转场通知： 撤转场负责人 将经过采购总监审批过的撤场 /转 场审批表 交财务中心结算部 ，财务中心结算部 必须向 各购物广 场商品部主管、 收货部主管、 电脑部主管和配送中心退货部主管 发送电子邮件转场通知 ，同时发邮件给 信息中心录单员 做 供应商商品的暂停订货。 注：每部门每天不得超过两家的供应商撤转场，百货调整除外。 特别说明： 通常情况下，为达到数据准确、提高办事效率，本着双方受益的 公平原则，我方要求转场分为 A类、B类两种。 A 类转场要求办理退货， 相当于先撤场操作， 完毕后再马上进场操 作。

10、B 类转场要求按照分店下架盘点、 不退货给供应商、 完全在店内操 作。 A 类供应商：销售影响及商品覆盖面较大的供应商、商品品质不易封 存的供应商。（退货对双方都有益、而且还促进快速上架恢复销售及 空库存的谈判） B 类供应商：销售影响及商品覆盖面小的供应商 A、B 标准由采购各部门视实际情况灵活操作、经理审批 注：自此环节后， A 类转场操作与撤场相同，直至信息中心 做新供应商新品立项时。 以下操作即为转场 B 类操作。 4、盘点：各购物广场商品部及配送中心接通知后，在统一规定 时间即对现有实物进行转场商品撤架盘点， 核对电脑库存与实物 是否相符。 5、系统退验：各购物广场电脑部按正常退货流

11、程并参照转场 退货注意事项（见附件二）办理退货，打退货单。 6、通知：购物广场电脑部制完实退货单后以邮件形式通知财务 中心结算部， 财务中心结算部主管汇总各店的结果， 将最终空库 存总额告之撤转场负责人。 7、洽谈：撤转场负责人与供应商洽谈空库存处理方案，并报采 购经理、采购总监审批。将处理方案传财务中心结算部，财务中 心结算部进行对帐。 8、财务中心结算部将经过财务结算经理签字确认的供应商确认 函传信息中心新品录入员做空库存处理（见附件一） 。 9、空库存处理完毕后，信息中心对新供应商的商品进行立项， 然后通知购物广场电脑部按退货商品实数做新供应商商品验收， 同时通知 撤转场负责人 商品立项

12、完毕，验收后可以销售， 撤转场 负责人马上邮件知会购物广场商品部主管， 在购物广场电脑部做验收 单完毕后可以上架销售商品 。 10、财务作帐：根据新供应商业务往来记帐扣款。 附件一： 撤场/转场审批表 附件二： 退货撤场通知单 附件三： 转场通知 附件四： 转/撤场供应商会计资料 附件五： 空库存账务处理方法 附件六： 转场退货验收注意事项 附件七： 正式退货单 附件八： 正式验收单 附件九： 关于撤、转场管理补充事项 三、附件： 附件一 #撤场/转场审批表 深圳市人人乐连锁商业有限公司 供应商撤场/转场审批表 年 月 日 相关品类负责人： 所属部门：销售性质： 供应商名称： 供应商编码： 委

13、托代理人：电话： 意见审批栏 供应商意见： 采购品类负责人意见： 会计主管意见（结算） 1、应父款是否父清 2、应扣款是否扣除 3、帐面余额 4、其他事项 米购总监意见： 总经理审批： 附件二#退货撤场通知/处理单（电子件） 退货撤场通知/处理单 各部门： 兹有供应商现需办理退货撤场手续， 请各部接本通知后于 三个工作日内办理完毕清货退货手续。 财务结算中心： 年 月曰 供应商编号： 供应商名称： 回复时间 部门 退货及撤场 情况 签字 责任人 主管或助理 南油部 福田部 惠州部 西丽部 江门部 增城部 学府部 配送中心 分店电脑部 分店财务部 附件三 #转场通知 转场通知 各相关部门： 1、

14、现有因的（原因）需转场给_ 公司。此供应商为（ A类、B类）转场。 A 类：请在三日内退货至配送中心； B 类：现定于_年_月_日 （_）营业后进行全店 （含 配送中心）的盘点、退货、封存，等候采购中心通知再上架销售。 2、职责分工： 结算中心：负责通知总部信息中心、配送中心、 各购物广场商品部、电脑部、收货部。 请相关人员做好准备工作。 结算中心 _年_月_日 附件四 转/撤场供应商会计资料 供应商名称 供应商编号 结算方式 最新合冋期间 合作期间 供应商业务经办人 联系电话 采购经办人 申请日期 累计验收入库金额 应销额 累计退货金额 实销额 累计调价金额 电脑库存额 累计已付款金额 应付

15、余款 帐面余额 特别说明 待收费用 节庆费 固定费用 其他临时费用 结算主管 经办会计 财务财务中心结算部负责人 采购中心负责人 总经理 附件五 空库存账务处理办法： 一、代销商品及未付款购销商品，空库存由供应商全额承担，由 供应商出具加盖公章的承担空库存的证明和空库存的处理方案， 传信息中心新品录入员做退货单传财务，直接冲减供应商往来 帐。 帐务处理： 借：库存商品 红字 贷：商品进销差价 红字 贷：应付帐款 红字 二、代销商品及未付款购销商品，空库存由供应商部分承担，由 供应商出具加盖公章的承担空库存的证明， 附空库存的处理方案 传信息中心新品录入员做退货单传财务。 供应商承担部分冲减供

16、应商往来，剩余部分信息中心新品录入员做各店报损单计入损 耗。 帐务处理： 借：库存商品 红字（含税） 红字 红字（不含税） 蓝字（不含税） 借： 贷：商品进销差价 贷：应付帐款 经营费用商品损耗 三、空库存由新供应商提供现金或支票购买的， 信息中心新品录 入员凭财务收据 （原则上财务不再向供应商开具发票） 作供应商 盘长盘短单传财务直接冲库存。 若部分购买， 差额部分计入损耗。 帐务处理： 借：现金或银行存款（含税） 借：商品进销差价 贷：库存商品 贷：应交税金增值税（进项税转出） 五、转场的特殊处理 如果转场供应商属购销且平均销量在五万元以上， 与供应商 长时间协商（两周后） ，仍不能达成一

17、致意见的，经公司总经理 签字后， 可以先办理清理空库存手续， 空库存由公司自行承担或 挂供应商往来（限期一个季度） 。 附件六 #转场退货验收注意事项 采购中心相关业务员， 通知新、 老供应商七日内到财务办理完 毕退货、验收相关手续（由老供应商带加盖公司公章的退货收条， 新供应商带加盖公司公章的送货收条） ，供应商延迟一天按 50 元 /天交付赔款金。 财务库存人员收取退货与送货收条后， 应要求新、 老供应商在 实出实入单上签名，并将退货单 、验收单的红联传新、老 供应商。 如需退货给供应商， 购物广场电脑部在退货之前应查询电脑库 存是否小于实物库存。 如大于的查是否为一品多商， 若是一品多商

18、，还需将多出的商品如数退还卖场；若不是一品多商，则一律 退给供应商（商品单独存放不需退回配送中心） 等待采购中心恢 复上架的指令。 购物广场电脑部将老供应商的正式退货单（白联+红联） （见附件三），新供应商的正式验收单（白联+红联）（见附 件四）及经审批的转场通知电子邮件一并发送给总部财务财务中 心结算部作帐。区域外单独核算的购物广场还要将其传至驻店财 务部。（注：新供应商的验收数量和单价与老供应商的商品实际 退货数量和单价必须完全一致。 如果新供应商价格低时，则按低 价验收。） 附件七#正式退货单 1 注：此单表头更改为“人人乐深圳配送中心 正式退货单” 附件八#正式验收单 r# 二I 巳t. * 咄耳；-迦10:02 ：? :样尸:讷垃+ * S 總船圭叫礴叩酬哄 寸 玄吹戡 品=工 1俪訓 41昭翼科就jpmiiL / Qi 4m occ 2啊0 _ i.oeoch r 1：询 /含才 J 一 .9% i 朋a r j 枚常母T Tt W r H tn 如 為走址+-it Pt両帝聲耳-W