高校档案利用率不高的原因及对策

1、广 东 轻 工 职 业 技 术 学 院 学 报journal o f guan gdon g indu str y techn ical coll ege第 4卷 第 4期2005年 12 月vo l. 4d ec.no. 42005高校档案利用率不高的原因及对策范红(广东轻工职业技术学院 综合档案室 ,广东 广州 510300)摘要 : 档案管理工作的最终目的是提供利用 ,但当前高校档案的利用率并不高 。文章就高校档案利用不高的原因和对策做了论述 ,以更好地为学校教学 、科研的档案利用做好 服务 。关键词 : 高校 ;档案 ;利用率文章编号 : 1672 21950 ( 2005 ) 04

2、20062 203中图分类号 : g 273文献标识码 : a档案管理工作的最终目的是提供利用 。广泛地收集 、科学的管理 ,为利用者提供档案证明 ,是国家 乃至学校档案部门的份内之事 。高校档案部门的工作宗旨 ,就是为学校的教学 、科研提供服务 ,使档案在学校的发展中发挥作用 、体现价值 。近年来 ,由于 学校领导的关心 、重视 ,人们的档案意识有了普遍提 高 ,但是 ,从目前高校档案利用统计数字来看 ,档案的利用率却相对偏低 ,档案编研精品不多 ,档案信息 资源挖掘不深 ,这一现象应该引起我们的重视 。因 此 ,如何提高档案的利用率 ,为广大的教师和科研工 作者提供便利 、快捷的服务值得高

3、校档案管理工作 者认真探讨 。不多 ,档案质量不高 ,没有保存和利用价值 ,不能全面 、快速地提供依据性材料 ,无法满足社会发展的需 要 。其三 ,对档案利用工作重视不够 。有些档案馆(室 )虽然比较注重档案的整理和管理 ,但在他们看来 ,档案整理越细越 好 , 而 且仅 仅满 足 于档 案不 损 坏 、不丢失 ,在日常工作中不研究档案的归档率 ,不 思考利用中存在的问题 ,不主动开展档案的利用和研究如何提高档案的利用率问题 。其四 ,某些查档 人员的文化素质不高 ,计算机著录过程中人名 、文号 等关键字段输入有误等 ,也导致少数档案无法找到 , 影响了档案的利用率 。其五 ,档案信息检索和传

4、递 手段落后 。在高科技迅猛发展的今天 ,档案馆 (室 )在检索查找档案时 ,众多档案部门仍处于手工阶段 , 查准率 、查全率 、查找速度等还不理想 ,严重影响了 档案资料的开发和利用 。1 档案利用率不高的原因分析学校档 案利 用 率不 高的 原 因 是 多 方 面 的 。其 一 ,档案宣传力度不够 。在一些档案馆及部分档案 室由于思想认识上的差距 ,宣传方式单调 ,没有把档 案工作和档案的重要性宣传出去 ,使人们对档案工 作和档案了解甚少 ,不知道在工作 、办事 、生活中去 查档案 、去利用档案 。其二 , 馆 (室 ) 藏档案不够丰 富 。一些档案馆室所藏档案中科技档案 、声像档案 、

5、专门档案以及反映学校建设和学校历史发展的档案 较少 ,有的档案馆 (室 ) 在不少方面甚至是空白 ; 不 少单位只重视对红头文件的收集 ,而对能反映具体 问题的微观材料却重视不够 ; 有的档案馆 (室 )收藏2 提高高校档案利用率的对策2. 1 加大宣传力度不管是档案馆还是档案室 ,都要进一步做好档 案的宣传工作 ,要向领导宣传 ,以得到领导的重视和 支持 。领导的重视与支持是最好的宣传 ,宣传形式 要灵活多样 ,可以利用校园网 、校报等媒介进行广泛 深入 、坚 持 不 懈 的 宣 传 : 宣 传 档 案 的 作 用 , 宣 传 馆(室 )藏内容 ,使教职工知道档案的性质及怎样利用 档案获得自

6、己应得到的利益 ,以此吸引大家更多地 利用档案 ;还可以把档案目录 ,档案参考资料印发给 各部门 ,让人们了解馆 (室 ) 藏档案的内容 , 有目的 地利用档案 。总之 ,我们可以通过一系列的宣传工收稿日期 : 2005 - 09 - 09作者简介 : 范 红 ( 1958 - ) ,女 ,馆员 。藏轻用 ”为“藏用并举 ”,要有超前意识 ,及时扑捉馆(室 )藏信息 , 为领导决策提供服务 , 从事后服务转 变到事前服务 ,发挥档案信息价值的时效性 ;档案工作者还要做到与时俱进 ,跟上时代的步伐 ,提高文化档案馆 (室 ) ,就要提高服务的各项工作 ,充分挖掘馆 (室 ) 藏校发展史 ,展示高

7、校历史风采和64广 东 轻 工 职 业 技 术 学 院 学 报第 4卷2005 ( 4 ) : 432 - 433刘敏华 . 强化高校档案服务工作的思考 c / /中国档 案报社 . 档 案 工 作 实 践 与 理 论 . 北 京 : 中 国 文 史 出 版 社 , 2005 ( 4 ) : 189陶忠华 . 国家综合档案馆利用工作变化趋势 j . 档案 学通讯 , 2005 ( 3) : 53李喜萍 . 加强档案利用工作系统的建设 j . 档案学通 讯 , 2005 ( 3 ) : 55参考文献 : 4 1 李锦锟 . 提高档案利用服务质量 , 促进档案事业发展 c / /中国档案报社 .

8、档案工作实践与理论 . 北京 : 中 国文史出版社 , 2005 ( 4 ) : 423高凤英 ,等 . 高档案利用率的思考 c / /中国档案报 社 . 档案 工 作 实 践 与 理 论 . 北 京 : 中 国 文 史 出 版 社 ,2005 ( 4 ) : 40 - 42路爱华 ,张志毅 . 利用工作的思考 c / /中国档案报 社 . 档案 工 作 实 践 与 理 论 . 北 京 : 中 国 文 史 出 版 社 , 5 2 6 3 责任编辑 :李芹rea son s and stra teg ies on l ow utilized ra tio of arch ive in colle

9、gefan h ong(a rch ive s, guangdong indu stry techn ica l co llege, guangzhou 510300 , ch ina)a b stra c t: the fina l a im of a rch ive m anagem en t wo rk is to p rovide u tiliza tion. the p ap e r ana lyze s the rea son whythe u tiliza tion of co llege a rch ive s is so low and give s som e sugge

10、stion on how to inc rea se it in o rde r to se rve teach ing and re sea rch of co llege.key word s: co llege; a rch ive s; u tilized ra tio(上接第 57 页 ) 6 h d b rown. p rinc ip le s of l ea rn ing and teach ing m .b e ijing: fo re ign l anguage teach ing and r e sea rch p re ss,2002: 152. 7 桂诗春 . 应用语言

11、学 m . 衡阳 : 湖南出版社 , 1988:56 - 721责任编辑 :李芹the stra teg ies of o ra l english teach ing in thed evelopm en t of l earner autonom yzhon g l ijun( 1. d ep a rtm en t of app lied l anguage s, guangdong indu stry techn ica l co llege, guangzhou 510300 , ch ina; no. 2 m idd le schoo l in p ingsha j inwan, z

12、huha i 510955, ch ina)a b strac t: o ra l english teach ing is one of the mo st impo rtan t p a rts in english teach ing, wh ich a ttrac ted so m any teache rsa tten tion. sta rting w ith the evo lved concep t of au tonom y and the theo rie s of lea rne r au tonom y, th is p ap e rana lyze s the p rob lem s in o ra l english teach ing and the studen ts english sp eak ing, then p u ts fo rwa rd som e p rac tica l stra tegie s of o ra l english teach ing. the p ap e r a im s to exp la in the impo rtance of the lea rne r au tonom y and