南方医科大学外事及港澳台事务

1、南方医科大学外事及港澳台事务 类档案管理实施细则 为了提高我校外事及港澳台 类（简称外事 类）档案的质 量和管理水平，更好地提供外事档案 为 学校和社会服 务，根 据中华人民共和国档案法 、高等学校档案管理办法 、高等 学校档案 实体分 类法与高等学校档案工作 规范，结 合我校 实际 ，特制定本 细则。第一条 外事档案工作的基本原则（一）我校在与港澳台、外国团 体或个人在学 术研究、科 技合作、人才交流、友好往来等各项 涉外活 动 中直接形成的 具有保存价 值的文字、图表、声像载 体材料及 实物（礼品、纪 念品等），均属外事档案。（二）外事档案必须实行集中 统一管理，确保完整 齐全、 准确、系

2、统 和安全，便于开 发利用。（三）外事档案工作必须纳 入学校外事工作 计划、管理制 度之中，落实到学校外事部 门有关人 员的职责范围，做到与 布置、检查、总结 外事工作同步 进行。（四）学校外事部门要有一位 负责 人分管外事档案工作， 并确定适当的兼（ 专）职 档案人 员 ，认真做好外事档案的收集、 整理、归档和移交工作。第二条 外事档案归档范围的确定（一）确定的原则1. 归档的外事管理和外事活 动 中形成的 归 档的文件材料， 必 须对 学校和社会当前与 长远 具有参考价 值 和凭 证作用。2. 归档的外事文件材料，必 须反映外事管理、外事活动 的全 过程，保证 其完整 齐全、准确、系统。3

3、. 归档的外事文件材料必 须 遵循其自然形成 规 律，保持 其有机 联系和成套性，体 现 涉外工作的 职能和特点。（二）归档的主要内容和重点1. 归档的主要内容包括 综合管理、出国（境） 、来校任教、 讲学、进修、访问、考察、参加国际 会议、国际 合作等方面， 具体范 围见南方医科大学外事类 档案归档范围和保管期限 表。2. 归档的重点是重大涉外和国 际交流与合作 项目活 动中 形成的不同 载体的文件材料。3. 本校人 员在国（境）外获得的证书、奖状、奖章、奖品、 可采取不同方式 归档，国（境）外团体或个人 赠 送学校的 纪 念 品、礼品，有保存意义 的应归 档，不宜长期保存的可存影印 件和清

4、 单。（三）不归档的材料1. 上级 关于外事工作普 发 （不专指高校）、不办 的文件；2. 未定稿的各种文件；3. 未生效的合同、协议书 ；4. 无查考价 值一般性、临时 性函件；5. 重份文件，校内各 单 位发来的文件；6. 与校外 单位交 换来的材料。以上不 归档材料如 认为必要，也可有 选择地作 资料暂存。第三条 外事文件材料的部门立卷与归档流程（一）形成积累1. 学校外事管理部 门 （国际交流与合作 处（港澳台事务办 公室）是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归 口管 理部门，在学校每项涉外活 动结束后，负责将与此项工作有 关的 单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组 卷，

5、 按规 定向学校档案部 门移交。2. 归档的外事文件材料， 应保持字迹工整、图样清晰、格 式统一、签 字手 续完备。3. 外事文件材料一般 归档一份；底稿一份；重要和 经常使 用的 应酌加副本。4. 凡出国（境）学习、访问、考察、参加国际 会议的人 员， 应在 归国后将在国（境）外各项 活 动中形成的材料交 给外事 管理部 门进行验收，出具证明后，财务部门方可准予 报账结 算，师资管理部 门才准予 报到。（二）整理组卷1. 根据外事文件材料的形成 规律以及内容、价值、数量、 密级和载体等 实际情况，保持文件材料之 间有机联系和便于 查考利用的 组卷原 则，以内容为主，将每组外事文件材料 进 行

6、整理，组成一个或数个案卷。2. 对来校、出国（境）国际合作、国际 会 议的文件材料中， 上级文件、请 示报告、上级 批复与国外来往信函等准 备阶 段 的材料，按年度分 类组 卷，是将国内和国（境）外活动期间形 成的材料及派出国后的 综合性材料按活 动性质，分类组 卷， 各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；正件在前，原 稿在后；批复在前，请示在后排列。3. 拆除卷内文件中的金属物，不 锈钢 可不拆除， 对破损 的文件材料 进行修 补。4. 与文字材料密不可分的声像 载 体材料按附件 处 理，其 余声像 载体材料按声像档案 处 理；礼品等实物应 保持原状， 按实 物档案 处理。5. 归档的外

7、事文件材料，按 顺序编写页码 ，无论单 面或双面只要有 书 写符号的文件材料，每面均 为 一页，每卷页 号 均从 1开始，页号位置 标在非装 订线一侧的下角。以件为单 位，在每件文件材料的右上角盖上档号章，以一条 过的形式 填写档号。6. 著录归档文件 应根据我校档案分 类编 号方案逐件 编目，并在 “南方医科大学档案管理系 统”中，完成“案卷级”和“文件 级” 目录的著 录。（1）“案卷 级”著 录。案卷封面填写： 拟写“案卷 标题 ”并录入“南方医科大学档案管理系 统” 中，完成“案卷级”目录的著录。案卷标题 要求应简 明确切，结 构完整，一般 应 准确概括卷内文件主要 责任者、内容、文件

8、 种类。其中，责任者、内容、文种可集中罗列。标题 中文控制 在 50 个字符之内、外文控制在 100 个字符之内 为宜。 归档单 位：立卷部门全称。 起止日期：填写案卷内文件材料起止日期。 保管期限：填写划定的保管期限。（2）“文件 级”著 录。对 每份文件的相关信息在 “南方医科 大学档案管理系 统”中进行著 录。（3）著录项内容。在 “南方医科大学档案管理系 统 ”的录 入界面中，教学 类档案主要著 录 以下内容：顺序号：以卷内文件排列 顺 序填写的序号（即卷内文件 的“件号”）。案卷号：案卷编号文件编号：文件制发机关的 发文字号。 责任者：制发文件的 单位或个人，即文件的 发 文机关或

9、署名者。文件 题名：即文件标题。一般应 照实抄录，若没有标题或 标题不规范的可自 拟标题 ，并外加“ ”号标识。成文日期：文件的形成 时间。填写时 可省略 “年”“、 月“”、日 字样，可以在年、月、之间 的右下角加 “ ”号分隔，如 2008.08.08。页数：每一件归档文件的 实际页 数（文件中有效 书写图 文的 页面为一页）。页号：卷内文件起止之 页的编号（指以“卷”为保管 单位， 在装订成册的案卷中，著 录每份文件首 页编 号，对案卷的末 份文件，要著 录 文件的起止 编号）。备注：注释 文件需 说明的情况7. 填写备考表，写明本案卷文件材料的 总页 数，并对文 件材料的完整、准确程度

10、，损 坏缺少情况加以 说明，案卷内 文件材料需要 变更、修改时 ，由档案管理人 员随时 在 备考表 上注明。立卷人，由组 成本卷的 责任者签名；检查 人，应是立 卷单位负责 人，即对案卷 质量进行审核的 责任者签名。8. 重要的外事档案材料（重要的涉密文件和礼品 实 物等）， 外事管理部 门要进行归档前的 鉴定工作，按 规定提出每个案 卷内部文件的保管期限和密 级的意见，经单位主管 领导和档 案部 门协商后确定。（三）归档验收1. 归档时间：次年6 月底以前。2. 由归档人 员填写归档说明书，说明书放在第一卷的卷 内目 录之前。3. 移交档案 时交接双方必 须当面检查验 收，凡不符合要 求者，

11、档案部门应拒绝接收，要求限期 补正。4. 移交 时填写移交目 录，移交目录一式两份，档案部 门验收后双方 签名确 认，各执一份备查。第四条 外事档案的管理（一）分类编 号1. 按中国档案分类 法 教育档案分 类表进 行分类标 引，给出检索分 类号。2. 根据外事档案的内容构成和形成特点， 编 制用于档号 的二级类目代号 简表，详见 附件 1：南方医科大学南方医科 大学外事与港澳台事 务类档案 实体分类方案。（二）编目1. 档案部 门 在档案管理系 统 整理合并 电子数据后，打印 案卷目录及全引目 录等作为手工检索工具，配合计算机检索。2. 每卷档案脊背上填写档号，也可另行 贴 上注有档号的 标

12、签，标签下沿的位置距离底 边 40 毫米处。3 登记外事档案目 录，按档案归档时间 先后 顺序，以案 卷为对象填写。（三）排架、保管1. 按档号 顺序排架。2 新建的 库房 应符合国家档案局、建设 部发布的档案 馆库房建筑 设计规范，对于原有不合格 库房，应按该规范要 求逐步改造。3. 库房应有防盗、 防火、防潮、防尘、 防虫、 防鼠、 防高温、 防强光、防磁等设施。4. 库房标准温度为 1424，标准相对湿度为45 60。5. 档案部 门应纳入学校自 动化管理系 统，根据工作需要 逐步配置 计算机、复印机、去湿机、空调机、吸尘器等。6. 案卷入 库时应检查帐、物是否相符。按不同门类、载体、

13、依档号 顺序排列。7. 案卷应依档号 顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、 各库和全馆（室）均应有档案 资料存放标志图、示意图。8. 档案部 门应对 档案的安全定期 组织检查 ，记录在案。 发现问题 ，及时解决。对 破 损、褪变 档案要及 时修 补复制。（四）鉴定和 销毁1. 档案部 门要按 规定进行鉴定。2. 档案部 门应 根据本 规范并 结合国家有关保管期限原 则 规定，对 已满期的档案 进 行 鉴定。3. 在分管校 长领导 下，档案部门和有关部 门组 成鉴定小 组，采用直接 鉴定的方法，以一个年度 为基础，按照分工，个 人初鉴，集体审查，对到期的档案，提出 销毁或延 长保管期 的意 见，

14、登记造册，经分管校 长批准后，方可存 毁。4. 销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上 签字。（五）统计1. 档案部 门要确定 专人负责统计。2. 建立健全 统计台帐，掌握档案的收 进、整理、利用、移 出、销毁 和库 房内各种情况数据，按省档案局和院校主管部 门的要求及 时报送各种 报表。3. 按上级主管部 门和学校要求 进行定期的 综合或专项统 计分析。4. 对统计 数字 进 行综 合分析，找出存在的 问题 ，提出改 进措施、建议 ，报告学校 领导。第五条 外事档案的开发利用（一）学校档案部门应编辑 各种形式的 检索工作、参考资 料，如数据 汇编、专题文摘、文件汇编 等，积极为利用者提供服

15、务（二）外事档案的借阅按南方医科大学档案借阅制度 办理。第六条 外事档案工作岗位责任制 （一）分管外事工作的校领导职责1. 组织 学习贯彻档案法及有关档案工作的方针政策，把档案工作列入工作 计划。2. 定期检查 和研究外事档案工作中存在的 实际问题。 （二）与外事活动有业务联系的各部 门领导职责1.重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面 纳入本部 门工作之中，并 认 真执行。2. 按本部 门外事 业务活动的程序、形式、积 累收集外事 文件材料。在工作结 束后，将材料 汇集、检查 ，送交外事管理 部门。（三）学校外事管理部门领导职责1.制定和健全外事工作管理制度，确保外事文件材料的 形成

16、 积累，将外事档案工作 纳入外事管理之中，并 监督各部 门执行。2.指导本部门兼（专）职档案人 员的工作，关心其工作条 件的改善和工作素 质的提高。3. 指导、监 督按外事活 动的程序，将整个活 动 中形成 积 累的外事材料整理 组卷，按期向学校档案管理部 门移交。4. 指导 外事档案的 鉴定工作。（四）外事管理部门兼（专）职档案 员职责 1.在部门负责 人的领导下，作好外事档案材料的平 时积 累工作。2.会同部 门领导 ，检查 与外事活 动有关 单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查 合格后再 办理移交 手续。3. 将收集、积 累的外事文件材料，整理 组卷装 订，做到组 卷合理，

17、编目清楚，标题 准确，装订整齐，并及时向学校档案 部门移交。4. 完成学校档案部 门委托 办理的其他有关任 务。（五）学校档案部门职责1.根据国家有关档案工作的政策和法 规 ，制定本单位外 事档案工作各 项管理制度。2.监督、指导、检查、协 助外事部 门 作好外事文件材料的 形成、积累、整理、归 档工作，检查验收外事档案是否完整、 准确和系 统。3. 负责外事档案的接收、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。4. 积极开 发利用外事档案 资源，充分发挥其作用。5. 遵守国家有关法 规 ，保证外事档案的安全。第七条 本细则从 2011年 3月 1 日起施行，原南方医 科大学外事及港澳台事 务类档

18、案 实施细则（试行）同时废止。 本实施细则由学校档案部 门负责 解释。附件：1南方医科大学外事与港澳台事 务类 档案实体分 类方案2南方医科大学外事与港澳台事 务类档案 归档 范围和保管期限表附件 1：南方医科大学外事与港澳台事务类档案实体分类方案一、编制说明为适应学校档案工作需要， 实现 档案管理的 标 准化和 规 范化，根据高等学校档案实 体分类法，结合学校 实际情况， 制定本方案。（一）外事类档案实体分类的档号由年度号、分类号、案 卷号三大部分 组成，用连接号 “”连接各 组代码。即年度号 分类号案卷号1.年度号由四位阿拉伯数字 组成，如“ 20。” 2.分类号是档号的主体，教学 类档案实体分 类由一、二、 三级类目的 标识符组成。一级类 目是分 类的最高 层位，其标识 符号取 该类目名 称主词的汉语 拼音的第一个字母，如教学 类标识 符号：WS。二级类 目是对一级类目的 细分，细分的标准是根据 该 类档案的形成 规律和特点，结合档案 记述和反映的内容性 质， 进行设置。二级类 目标识，采用阿拉伯数字双位制，如 “综合”为 “ 11、”其余二级类 目依次 层累为 12、13 99，带“ 0的”数字 不用（如0、10、20 等）。（3）案卷号是按所 选择 的分类号中最下位置的案卷 顺序 号，由于案卷数量不同，案卷号不限 级数，用阿拉伯数字按 1 n 标识。二、档号