NC实施工具05管理规范库定额备用金管理制度

1、陕西XXX天然食品有限公司 二级文件文件编号GMS-M0521版本/修订码A/0定额备用金管理制度生效日期2006/7/1页数：共4页相关部门人事行政部生产部质量部物流部财务部编制人/日期会签人/日期批准人/日期审核人/日期1. 0目的：为了公司各部门业务人员方便、快捷地开展业务活动，公司实行定 额备用金制度。2. 0适用范围：公司定额备用金的拨付、领用的管理。3. 0术语：定额备用金是指公司根据各部门业务需要，拨给各部门周转使用的由公司统一 核定数额的现金。4. 0职责:4.1备用金管理员负责备用金的领取、支付及管理4.2财务经理、财务总监负责备用金定额的审核4.3出纳员负责备用金的监督5.

2、 0工作流程图：无6. 0管理规定:6. 1备用金数额的核定:6.1.1各部门的备用金数额由财务中心根据各部门一定时期内日常支出的需 要量进行测算、核定，报总裁批准后实行。6.1.2各部门业务量发生较大变化时，其备用金定额可以重新核定。其核定程 序具.疋：业务部门申请一财务会计审核一财务经理审核f 总经理批财务 部执行新的备用金定额6.2各部门备用金的使用与管理:621各部门的备用金由财务中心指定一名专人进行管理。6.2.2备用金管理人员必须做好下列工作:从财务中心出纳员处领取定额备用金;B、C、建立所管备用金支出及收回记录； 受理各部门备用金定额增减变动的申请;D负责“其他应收款一一备用金”

3、科目的核算工作;E经常对所管备用金进行盘点，发现帐实不符，及时向财务经理报告。6.2.3 各部门业务人员需要备用金，可凭经批准的“备用金支付凭单”直接向 财务中心的备用金管理员领取。6.3 定额备用金的支付批准权限：6.3.1 财务中心，人民币 5000 元以下的付款，由部门经理批准；人民币 500020000 元的付款，由主管总监批准；人民币 20000元以上的付款，由总裁 批准。对于外币备用金， 1000 美元以下的付款，由主管总监批准； 1000 美元 以上的付款，由总裁批准；6.3.2 政务部、行政管理部，人民币 5000 元以下的付款，由部门经理批 准；人民币 500050000 元

4、的付款，由主管副总裁批准； 50000元以上的付款， 由总裁批准。6.3.3 其他部门，人民币 5000 元以下的付款，由部门经理批准；人民币 500020000元的付款，由主管总监批准； 20000 元以上的付款，由总裁批准。6.4 为了安全，财务中心的备用金可由管理员封存在箱（盒）中，存放在财务 中心的保险柜里。财务中心出纳员只对封存好的备用金箱（盒）负责。备用金管 理员可以直接从备用金箱（盒）中存取备用金，并对备用金的余额、存取记录、 有关单据负责。备用金管理员存取备用金应在财务中心内进行。6.5 各部门业务人员在业务活动结束后，应尽快按公司会计报销制度的规 定，持有关单据到财务中心报销

5、，及时归还本人暂借的备用金。6.6 任何部门任何人不得将公司备用金用以与公司业务活动无关的用途， 违反 此项者以挪用公款论处。6.7 备用金管理员和业务人员不按公司规定存放和使用备用金， 造成备用金丢 失、短缺者，由其个人负责。6.8 财务中心有权在任何时候对备用金使用和管理活动进行审计。 发现违反本 制度规定的现象，必须书面报告财务经理和财务总监，视情节轻重进行处罚。6.9 财务中心出纳员具体负责公司备用金的监督工作。出纳员应做好下列工 作：6.9.1 发放、补充各部门已核定的备用金；6.9.2 监督定额备用金的使用和管理情况，不定期（每月至少一次）抽查备 用金管理员所管备用金实物与记录是否

6、相符、借出的备用金是否用于公司业务， 并对检查情况进行记录，同时向财务经理报告。6.10 备用金的核算为了加强公司备用金的管理， 财务中心在“其他应收款” 科目下设“备用金” 二级科目，核算公司各部门周转使用的备用金。拨付备用金时，借记“其他应收 款备用金”，贷记“现金”；业务人员对于领用的备用金应及时向财务部门报 销，财务部门根据报销数额用现金补足备用金时，借记“管理费用”等科目，贷 记“现金”科目，报销数和拨补数都不再通过“其他应收款备用金”科目核 算。7.0解释权: 8.0生效日期:9.0附件:9.1附件1:备用金定额审批表9.2附件9.3附件2:备用金支付凭单3:备用金记录表10.0版本状态:序号版号修改说明编写/修改人生效日期11.0新版本刘建军2006.7.01附件1:备用金定额审批表序号部门申请金额核准金额备用金定额审批表制表:日期:总裁：日期:财务经理:日期：财务总监:日期：附件2:备用金支付凭单备用金支付凭单备用金支付凭单凭单编号部门申请人事由：申请金额部门经理日期主管总监或副总裁日期总裁日期支付