文件和记录管理规定

1、文件和记录管理规定1 范围与应用领域1.1 目的为了对文件进行有效控制，确保HSE管理体系覆盖的各个场所均 能得到和使用有效的文件， 并对记录进行有效的控制和管理， 确保提 供体系有效运行的客观证据，特制定本规定。1.2 适用范围本规定适用于公司、 公司归口管理各地区公司及所属企业 （含股 权单位）。1.3 应用领域本规定适用于公司、 公司归口管理各地区公司及所属企业体系文 件以及与体系有关的外来文件的控制； 适用于体系运行中各种记录的 控制和管理。2 参考文件公司HSE管理手册3 术语和定义3.1 偏离因客观条件的限制，无法遵照或满足某一 HSE制度的部分或全部 要求时，实际运作与制度要求的

2、差距。4 职责4.1 总经理办公室负责公司文件、 记录和外来文件的管理， 负责文件 的发放及外来文件的接收、传递控制及记录的管理。4.2 股权管理与法律事务处负责规章制度类文件的有效性管理。4.3质量安全环保处负责组织公司 HSE管理体系文件的编制、修订。4.4 其他各职能处室负责本处室范围的文件和记录的控制。4.5 地区公司及所属企业建立本单位的文件和记录控制程序， 组织实 施本单位文件和记录的控制。5 管理要求5.1 文件管理5.1.1公司HSE1理体系文件的分类：a）第一层：HSE管理手册（包括承诺、方针）；b）第二层：程序类文件；c）第三层：支持性文件，包括：作业文件（岗位责任制、作业

3、 规程、规范、作业指导书、技术性文件） 、实施细则等；d）第四层：记录。5.1.2 文件的编写、审核、批准和发放5.1.2.1 管理手册由管理者代表组织编写并审核，经最高管理者批准后, 由总经理办公室负责发放。5.1.2.2 程序类文件由主管部门组织编写 ,主管领导审核，经管理者 代表批准后 , 由总经理办公室负责发放。5.1.2.3 支持性文件文件由各主管部门组织编写，部门负责人审核， 经公司主管领导批准后，由总经理办公室负责发放。5.124 公司下发的与HSE管理体系有关的行政文件和外来文件 ， 由总经理办公室负责接受，并发放到相关部门和单位。5.125 文件管理部门和单位在文件发放时，应

4、填写文件发放登记表 按要求做好发放记录。5.1.2.6 文件发放前由总经理办公室统一编号，加盖受控文件专用章5.127 严格控制文件的发放范围，原则上只发放到依据此文件进行 工作或管理的人员。5.1.3文件的编号管理手册编号：程序类文件编号ZYXS / HSE.CX.XX(.XX) XXXX年代号CX为程序类文件代码、XX为程序序号代码，(.XX)可选二级编码企业标准代号支持性文件编号ZYXS / HSE.ZY.XX(.XX) XXXX年代号ZY为支持性文件代码,XX为文件序号代码,(.XX)可选二级编码企业标准代号记录编号ZYXS / HSE.XX.XX（.XX） JL.XXJL 为记录代码

5、,XX为记录序号 文件编号去掉年代号5.1.4文件的更改5.141体系文件需更改时，由提出更改的责任人填写文件更改申请通知单，报原文件管理部门，由原文件管理部门的负责人根据需要情 况组织修改文件内容。5.1.4.2 文件更改的审核、批准按本规定5.1.2要求进行。当原文件 主管部门或文件审批人因故调离或发生变化时，现文件主管部门或文 件审批人应获取原文件审批时的背景资料。5.1.4.3 文件更改后，由文件管理部门按文件发放登记表中的名单发 放文件更改申请通知单，各部门和单位资料员负责组织文件更改。5.1.4.4文件更改方式a）杠改；b）加页；c）换页；d）附页。5.1.5文件的换版与作废5.1

6、.5.1文件更改内容达到全文的30%以上时，文件应该换版。5.1.5.2内外部环境、管理体系发生很大变化，原文件需作大幅度更改时，文件应该换版。版本号初始采用“第 A 版”字样，再换版时改 写为“第 B 版”，依此类推； 文件的修订状态的标识初始为“ 0”，更 改一次后为“ 1”，依此类推。5.1.5.3 标准、法律规定修订引起原文件不适宜时，文件应该换版。5.1.5.4 换版和作废的文件由原文件发放部门或单位负责更换， 收回 作废文件； 回收和发放文件时均应填写文件发放登记表， 编写和审批 按本程序 5.1.2 执行。5.1.6 文件的标识5.1.6.1 HSE 管理体系文本由总经理办加盖“

7、受控章”和分发号作为 标识。5.1.6.2 行政文件以其文件号作为标识。5.1.6.3 文件在换版时， 由原文件发放部门、 单位将原文件全部收回 加“作废”标识，确保其不被非预期使用。5.1.6.4 作废文件需保留时，由原文件发放部门和单位加盖“保留” 章，并由部门或单位资料管理员隔离存放、妥善管理。5.1.7 文件的时效管理5.1.7.1 总经理办公室负责建立并保存公司受控文件清单， 发放到各 处室、单位，每年第一季度进行一次清理，如有增加或变动应及时发 布信息。5.1.7.2 各处室和单位要指定本处室和单位的文件和资料管理人员， 负责本处室（单位）管理体系文件的保存、借阅、发放。5.1.7

8、.3 各处室、单位的资料员负责按公司受控文件清单核实本部门、 单位的文件，建立本处室、 单位的受控文件清单，每年第一季度进行 一次清理。5.1.7.4 各处室、 单位的主管负责人对本处室、 单位使用的体系文件 的有效性每年进行一次自检、 自查和评审，并做好记录，报主管部门。5.1.7.5 质量安全环保处每年年底负责组织对管理手册的有效性进 行评审，各职能处室每年年底负责对本部门主管文件有效性进行评审。5.2 记录管理5.2.1 记录的控制范围5.2.1.1 报告类；5.2.1.2 记录表格类；5.2.1.3 其他体系运行中所有记录， 包括承包方和供应方提供的记录。5.2.2 记录格式的形成5.

9、2.2.1 程序归口部门负责编制归口程序文件所涉及到的记录格式， 报总经理办公室审核；5.2.2.2 各处室和单位负责本部门和单位组织编制的三级文件中所 涉及到的记录格式的编制，报主管部门负责人审批；5.2.2.3 记录应有规定保存部门和保存期限；5.2.2.4 记录格式的媒介可以是书面媒介和电子媒介， 所有表格清样 均报总经理办公室备案；5.2.2.5 记录的编码标识由总经理办公室统一管理。5.2.3 记录的填写要求5.2.3.1 记录的填写要做到字迹工整、真实可靠、齐全准确；5.2.3.2 各种记录应填写日期、姓名、顺序号，以便检查和追溯；5.2.3.3 签字手续齐备，有关部门盖章；5.2

10、.3.4 已填写的内容需要更改时采用划改方式， 更改人在更改处签 字或盖章，并注明更改日期。5.2.4 记录清单5.241 总经理办公室负责编制公司的 HSB己录明细表，并将HSE记 录明细表下发至各处室、单位。5.2.4.2 各处室和单位的资料员依据总经理办公室下发的公司 HSE 记录明细表，整理并建立本处室和单位的HSE记录明细表。5.2.5 己录的收集5.2.5.1 各作业岗位建立各自原始信息记录。5.2.5.2 各处室和单位资料员负责收集、 整理、保管和传递本部门的记录, 每年进行一次分类装订和编目归档。5.2.6 记录的保存5.2.6.1 各处室和单位负责按保存期限保存本处室和本单位

11、的记录。5.2.6.2 记录保存在专用的资料柜中， 专人负责管理， 且便于检索存 取。记录保存环境应适宜，做到防潮、防火、防蛀，防止损坏、变质 和丢失。5.2.7 记录的借阅记录的查阅和借阅须经保存部门负责人批准。5.2.8 记录的处理超过保存期限的记录，由记录保存部门资料员填写 HSE记录销毁清单报主管部门，由主管部门监督或指定的人员集中销毁。5.3 电子文档的管理电子文档的管理可参照“ 0A电子文档管理系统”执行。6 管理系统6.1 资源支持 公司、各地区公司及所属企业现有资源都是协助实施本规定的可 利用资源。6.2 管理记录 公司总经理办公室保留本规定各版本的留存记录和修改明细。6.3 审核要求 公司每年应以内部审核和专项审核形式对本规定的适用性、 有效性和符合性开展审核或检查。6.4 复审与更新 总经理办公室对本规定至少每三年进行一次复审， 并根据需要及 时进行修订更新，以确保本规定的适宜性。6.5 偏离管理6.5.1 公司归口管理各地区公司及所属企业依据本规定制定本单位 管理程序时发生偏离，应报公司批准。6.5.2 因客观条件的限制， 公司归口管理各地区公司及所属企业实施 过程发生偏离时，