1文书档案管理

1、文书档案管理文书档案管理 本课程分五章进行讲述： v第一章第一章 归档文件归档文件 v第二章第二章 归档文件的形成归档文件的形成 v第三章第三章 文件的归档文件的归档 v第四章第四章 归档文件整理方法归档文件整理方法单份文件整理单份文件整理 v第五章第五章 归档文件整理方法归档文件整理方法立卷法立卷法 第一章第一章 归档文件归档文件 v文书档案文书档案是记录政务活动（包括党是记录政务活动（包括党 务、行政管理等）的档案。务、行政管理等）的档案。 v它记录了机关、团体、企业事业单位所它记录了机关、团体、企业事业单位所 从事的各种管理性活动、如从事的各种管理性活动、如党务管理党务管理、政务政务 管

2、理管理、财务管理财务管理、人事管理人事管理、业务管理业务管理、科科 研管理研管理等。等。 第一节归档文件概述第一节归档文件概述 一、文件一、文件国家机构、社会组织或国家机构、社会组织或 个人在履行其法定职责或处理事务中形成个人在履行其法定职责或处理事务中形成 的各种形式的信息记录，通常具有一定的的各种形式的信息记录，通常具有一定的 体式和处理程序。体式和处理程序。 二、归档二、归档办理完毕且具有保存价办理完毕且具有保存价 值的文件经过系统整理，移交给档案室或值的文件经过系统整理，移交给档案室或 档案馆集中保存的过程。档案馆集中保存的过程。 三、文件转化为档案必须具备的基本条件三、文件转化为档案

3、必须具备的基本条件 p1 1、从公文处理流程来看已办理完毕、从公文处理流程来看已办理完毕 2、属于归档范围、属于归档范围 3、按规范要求进行系统整理、按规范要求进行系统整理 4、移交归档、移交归档 第二节归档文件的种类第二节归档文件的种类 一、规范性公文一、规范性公文 条例条例 规定规定 办法办法 其他其他 归档文件主要是各种公务文件，因此，归档归档文件主要是各种公务文件，因此，归档 文件种类即为公文的种类，简称文种。文件种类即为公文的种类，简称文种。 二、领导指导性公文二、领导指导性公文 指示指示 命令（令）命令（令） 决定决定 批复批复 通报通报 通知通知 三、公布性公文三、公布性公文 公

4、告公告 公报公报 通告通告 四、陈述呈请性公文四、陈述呈请性公文 请示请示 报告报告 议案议案 五、商洽性公文五、商洽性公文 六、证明性公文六、证明性公文 证明信证明信 介绍信介绍信 协议书协议书 会议纪要会议纪要 函函 第三章第三章 文件的归档文件的归档 第一节概念第一节概念 归档归档就是办理完毕、具有保存价值的文件经就是办理完毕、具有保存价值的文件经 系统整理交档案室保存的过程。系统整理交档案室保存的过程。 中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法第十条规定：第十条规定： “对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规 定，定期向本单位档案机构或档案工作

5、人员移交，定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交， 集中管理，任何人不得据为己有集中管理，任何人不得据为己有”。 第二节归档制度第二节归档制度 一、归档责任：一、归档责任： 文件处理部门文件处理部门 档案部门档案部门 共同责任共同责任 2、档案室、档案室具有对本单位文件归档工作进具有对本单位文件归档工作进 行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、行监督指导的职责，包括制定本单位归档制度、 指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度、 做好归档工作。做好归档工作。 1、文件处理部门、文件处理部门了解文件处理过程，具备了解文件处理过程，具备 做好文

6、件归档的条件。做好文件归档的条件。 3、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归、规模较小单位的工作人员身兼数职，文件归 档与档案管理一般由一人承担。档与档案管理一般由一人承担。 一、归档责任：一、归档责任： 二、归档时间二、归档时间 p30p30 根据归档与整理分工的不同，归档时间有两种根据归档与整理分工的不同，归档时间有两种 形式：形式： 1 1、归档文件整理工作由档案室完成，文件承办、归档文件整理工作由档案室完成，文件承办 部门于每年部门于每年1 1至至2 2月份月份向档案室移交应归档的文件向档案室移交应归档的文件 。 2 2、档案由文件承办部门整理，一般、档案由文件承办部门整理，一般6

7、6月份月份向档向档 案室移交档案。案室移交档案。 三、归档要求与手续三、归档要求与手续 p30 归档要求主要是指对归档文件鉴定与归档要求主要是指对归档文件鉴定与 整理质量的要求。整理质量的要求。 1、纸质文件与同版本电子文件同步归档纸质文件与同版本电子文件同步归档 2、归档文件必须齐全完整归档文件必须齐全完整 每份文件齐全完整，定稿与正本、主件与附件、每份文件齐全完整，定稿与正本、主件与附件、 转发件与被转发件、请示件与批复件等完整无缺。转发件与被转发件、请示件与批复件等完整无缺。 有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整。有关一项工作、一次会议的全部文件必须完整。 反映本单位主要职能工作与基

8、本历史面貌的档案反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案 必须完整。必须完整。 3、归档文件必须系统科学归档文件必须系统科学 反映本单位工作的各方面文件都要归档：党务、反映本单位工作的各方面文件都要归档：党务、 行政管理、主要职能、辅助管理职能、发文、收文、行政管理、主要职能、辅助管理职能、发文、收文、 文字、表格。文字、表格。 4 4、归档文件必须优质精炼归档文件必须优质精炼 6 6、文件归档要有交接手续文件归档要有交接手续 5 5、文件归档必须及时迅速文件归档必须及时迅速 制作文件移交清册或归档清册，填写题名、制作文件移交清册或归档清册，填写题名、 份数、归档部门、移交人、接收人、时间等

9、内容。份数、归档部门、移交人、接收人、时间等内容。 归档清册（移交清册）归入全宗卷保管。归档清册（移交清册）归入全宗卷保管。 一、划分归档范围的指导性文件一、划分归档范围的指导性文件 第三节归档范围第三节归档范围 1 1、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 （2006.12.282006.12.28，国家档案局令第，国家档案局令第8 8号）号） 2 2、国有企业文件材料归档办法国有企业文件材料归档办法（档发（档发200420044 4号）号） 3 3、企业档案工作规范企业档案工作规范（da/42-2009da/42-2009） 4 4、高等学校

10、档案管理办法高等学校档案管理办法（20082008年教育部、国家年教育部、国家 档案局发布）档案局发布） 二、归档范围划分的原则二、归档范围划分的原则 根据国家（地方）、行业的有关规定，结合本根据国家（地方）、行业的有关规定，结合本 单位的实际予以制定。单位的实际予以制定。 1 1、 “ “以我为主以我为主”应以本单位工作活应以本单位工作活 动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项动为主，突出反映本单位基本职能活动和各项 业务工作业务工作 3 3、应当避免、应当避免有文必档、有档不归。有文必档、有档不归。 2 2、需要办理、需要办理应以是否与单位工作有直应以是否与单位工作有直 接关系、本单位是

11、否需要办理、本单位日后是否接关系、本单位是否需要办理、本单位日后是否 查考利用为文件归档的出发点。查考利用为文件归档的出发点。 三、机关文件归档范围三、机关文件归档范围 1、反映本机关主要职能活动和基本历、反映本机关主要职能活动和基本历 史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历 史研究具有利用价值的文件材料；史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、机关工作活动中形成的在维护国家、 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文集体和公民权益等方面具有凭证价值的文 件材料；件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、本机关需要贯彻执行的上级机关、

12、 同级机关的文件材料；下级机关报送的重同级机关的文件材料；下级机关报送的重 要文件材料；要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的、其他对本机关工作具有查考价值的 文件材料。文件材料。 三、机关文件归档范围三、机关文件归档范围 不归档范围：不归档范围： p33p33 1 1、上级机关的文件材料中，普发性、上级机关的文件材料中，普发性不需本机不需本机 关办理的文件材料关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员任免、奖惩非本机关工作人员 的文件材料，的文件材料，供工作参考的抄件等；供工作参考的抄件等； 2 2、本机关文件材料中的、本机关文件材料中的重份文件重份文件，无查考利，无查考利 用价

13、值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次 修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不 需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互 相抄送的文件材料，相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位本机关负责人兼任外单位 职务形成的与本机关无关的文件材料，有关职务形成的与本机关无关的文件材料，有关 工作参考的文件材料；工作参考的文件材料； 不归档范围：不归档范围： p33 3 3、同级机关的文件材料中，、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行不需贯彻执行的的 文件材料，文件

14、材料，不需办理不需办理的抄送文件材料；的抄送文件材料； 4 4、下级机关的文件材料中，、下级机关的文件材料中，供参阅供参阅的简报、的简报、 情况反映，情况反映，抄报或越级抄报抄报或越级抄报的文件材料。的文件材料。 不归档范围：不归档范围： p33 对机关文件材料归档范围要掌握两点：对机关文件材料归档范围要掌握两点： 针对本机关针对本机关 与本机关业务工作有关与本机关业务工作有关 与本机关业务无关，但需贯彻执行的与本机关业务无关，但需贯彻执行的 收文中收文中 需要归档的需要归档的 1 1、本单位形成的文件材料，只有少数不归档、本单位形成的文件材料，只有少数不归档 2 2、本单位收文中，只有一部分

15、需归档、本单位收文中，只有一部分需归档 （一）机关（一）机关 永久永久 定期定期 3030年年 1010年年 v第四节保管期限第四节保管期限 一、保管期限规定一、保管期限规定 2 2、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主、本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主 要文件材料；要文件材料； 1 1、本机关制定的法规政策性文件材料；、本机关制定的法规政策性文件材料； 4 4、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、 批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 3 3、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；、

16、本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； 二、二、永久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括： 6 6、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、 资产登记等凭证性文件材料；资产登记等凭证性文件材料； 5 5、本机关机构演变、人事任免等文件材料；、本机关机构演变、人事任免等文件材料； p36p36 二、二、永久保管的文书档案主要包括：永久保管的文书档案主要包括： 8 8、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、 请示与本机关的复函、批复等文件材料。请示与本机关的复函、批复等文件材料。 7 7、上级

17、机关制发的属于本机关主管业务的重要文件、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件 材料；材料； 2 2、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件、本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件 材料；材料； 三、定期保管的文书档案主要包括：三、定期保管的文书档案主要包括： 1 1、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；、本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； 3 3、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；、本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； 4 4、本机关一般性事务管理文件材料；、本机关一般性事务管理文件材料； 5 5、本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、本机关关于一般

18、性问题的请示与上级机关的批复、 批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； 8 8、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、 请示与本机关的复函、批复等文件材料；请示与本机关的复函、批复等文件材料； 7 7、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但、上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但 要贯彻执行的文件材料；要贯彻执行的文件材料； 9 9、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统、下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统 计、重要专题报告等文件材料。计、重要专题报告等文件材料。 6 6、上级机关制

19、发的属于本机关主管业务的一般性文、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文 件材料；件材料； 三、定期保管的文书档案主要包括：三、定期保管的文书档案主要包括： 第五节归档方法第五节归档方法 一、编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表一、编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表 2 2、掌握本单位各部门职能及工作内容。、掌握本单位各部门职能及工作内容。 3 3、分析本机关文件材料产生、利用的情况。、分析本机关文件材料产生、利用的情况。 4 4、草拟文书档案保管期限表。、草拟文书档案保管期限表。 5 5、广泛征求意见。、广泛征求意见。 6 6、发布执行。、发布执行。 （一）编制方法与步骤（一）

20、编制方法与步骤 、熟练掌握国家和地方档案行政管理部门、熟练掌握国家和地方档案行政管理部门、 本行业（系统）主管部门关于文书档案归档范围和本行业（系统）主管部门关于文书档案归档范围和 保管期限的规定保管期限的规定 、利用原有基础。、利用原有基础。 、关注新领域文件材料。、关注新领域文件材料。 （二）编制时应注意的问题（二）编制时应注意的问题 二、严格文件的日常管理二、严格文件的日常管理 1、严格登记制度。严格登记制度。 2 2、做好平时归类和积累。、做好平时归类和积累。 3 3、办理完毕的文件，即时收集归档。、办理完毕的文件，即时收集归档。 4 4、检查文件的完整性。、检查文件的完整性。 5 5

21、、注意帐外文件的收集。、注意帐外文件的收集。 v（l l）本单位形成的党组、行政、业务会议记录、纪要；）本单位形成的党组、行政、业务会议记录、纪要； v（2 2）本单位各业务部门形成的各种台账、年报表（业）本单位各业务部门形成的各种台账、年报表（业 务、党员、人事劳资等各种统计报表）汇总表及相关分务、党员、人事劳资等各种统计报表）汇总表及相关分 析材料；析材料； v（3 3）本单位各种图表、花名册、本单位出版的书籍、）本单位各种图表、花名册、本单位出版的书籍、 刊物；刊物； 账外文件主要包括：账外文件主要包括： v（4 4）各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、）各种介绍信存根（党团组织关系

22、、干部调动、 行政事务等），本单位形成的各种规章制度；行政事务等），本单位形成的各种规章制度； v（5 5）本单位与有关部门签订的协议、合同；）本单位与有关部门签订的协议、合同； v（6 6）本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成）本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成 的与本单位有关的文件材料；的与本单位有关的文件材料； v（7 7）本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作）本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作 有关会议的会议文件；有关会议的会议文件； v（8 8）外单位直接发到文件承办部门的文件。）外单位直接发到文件承办部门的文件。 账外文件主要包括：账外文件主要包括： 第四章归档

23、文件整理方法第四章归档文件整理方法 单份文件整理单份文件整理 v 使用单件整理方法的前提是使用单件整理方法的前提是有电脑有电脑 辅助管理并安装了专用的档案管理软件。辅助管理并安装了专用的档案管理软件。 v单份文件整理单份文件整理.mpg（视频）（视频） 一、单件归档的概念及适用范围一、单件归档的概念及适用范围 l将归档文件以将归档文件以“件件”为单位进行装订、为单位进行装订、 分类、排列、编号、装盒，使之有序化分类、排列、编号、装盒，使之有序化 的过程。的过程。 适用范围： l适用于各级机关、团体、企业事业单适用于各级机关、团体、企业事业单 位和其它组织的文书材料的整理归档，位和其它组织的文书

24、材料的整理归档， 实施本方案的前提是使用了电子计算实施本方案的前提是使用了电子计算 机和国家档案局推荐的优秀档案管理机和国家档案局推荐的优秀档案管理 软件。软件。 归档原则：归档原则： l遵循文件的自然形成规律，保持遵循文件的自然形成规律，保持 文件的原貌和完整，准确判定文文件的原貌和完整，准确判定文 件的保管期限，适合新技术应用件的保管期限，适合新技术应用 的需要，便于保管和利用。的需要，便于保管和利用。 总的方法：总的方法： l顺其自然，单件归档。即顺应文顺其自然，单件归档。即顺应文 件形成时的本来状况，以自然件件形成时的本来状况，以自然件 为归档单位，逐件整理归档。为归档单位，逐件整理归

25、档。 l既然要以既然要以“件件”为归档单位，就为归档单位，就 首先要清楚首先要清楚“件件”的含义。的含义。 整理单位应为整理单位应为 “ “自然件自然件”，即单份文件。，即单份文件。 1 1、单份文件、单份文件 “件件” ” 的含义的含义 l单份文件，一份文件为一件。单份文件，一份文件为一件。 2 2、报表、名册、图册、书刊、报表、名册、图册、书刊 “件件” ” 的含义的含义 l各种报表、名册、图册、书刊等，各种报表、名册、图册、书刊等， 应按照其本来的装订方式，一册应按照其本来的装订方式，一册 （本）为一件。（本）为一件。 3 3、正本与定稿、正本与定稿 l文件文件正本与定稿正本与定稿一般应

26、一般应作为一件作为一件；定稿；定稿 过厚不易装订的，也可单独作为一件；过厚不易装订的，也可单独作为一件； 重要文件需保留不同稿本（包括历次修重要文件需保留不同稿本（包括历次修 改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等）改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等） 的，可将正本与历次稿各为一件。的，可将正本与历次稿各为一件。 文件的正本文件的正本 文件的定稿文件的定稿 4 4、正件与附件、正件与附件 “件件” ” 的含义的含义 l正件与附件一般为一件；如果附正件与附件一般为一件；如果附 件数量较多，或者太厚不易装订，件数量较多，或者太厚不易装订， 也可各为一件。也可各为一件。 5 5、正文与文件处理单、正文与文件

27、处理单 “件件” ” 的含义的含义 l正文与文件处理单（包括文件处正文与文件处理单（包括文件处 理表、拟办单、发文稿纸、签批理表、拟办单、发文稿纸、签批 条等）应作为一件。条等）应作为一件。 6 6、原件与复制件、原件与复制件 “件件” ” 的含义的含义 l原件与复制件（包括复印件以原件与复制件（包括复印件以 及抄件等）应作为一件。及抄件等）应作为一件。 7 7、转发件与被转发件、转发件与被转发件 “件件” ” 的含义的含义 l转发件与被转发件应作为一件。转发件与被转发件应作为一件。 来文与复文、去文与复文来文与复文、去文与复文 l包括：请示与批复、报告与批示、函包括：请示与批复、报告与批示、

28、函 与复函、通知与报告等。与复函、通知与报告等。 l外机关的来文与本机关的复文作为一外机关的来文与本机关的复文作为一 件，本机关向同级或上级机关的去文件，本机关向同级或上级机关的去文 与这些机关的复文可以各为一件。与这些机关的复文可以各为一件。 文件材料归档的主要步骤文件材料归档的主要步骤 单份文件归档整理的主要步骤包括：分类、编制单份文件归档整理的主要步骤包括：分类、编制 页码、装订、排序编号、盖档号章、著录、装盒页码、装订、排序编号、盖档号章、著录、装盒 排架、制作纸质目录等。排架、制作纸质目录等。 文件材料归档的主要步骤 收集文件收集文件区分年度区分年度 划分保管期限划分保管期限文件装订

29、文件装订 文件排列文件排列 文件编号文件编号文件装盒文件装盒填备考表填备考表 编制档案目录编制档案目录档案排架档案排架 划分机构划分机构 (视具体情况视具体情况) l下面，我们对单件文件归档方下面，我们对单件文件归档方 法的工作步骤一一进行分解：法的工作步骤一一进行分解： 文件材料归档的主要步骤文件材料归档的主要步骤 第一步：收集文件，齐全完整第一步：收集文件，齐全完整 l要把反映本单位主要职能活动的，要把反映本单位主要职能活动的， 应该立卷归档的文件材料种类、份应该立卷归档的文件材料种类、份 数以及每份文件的页数收集齐全完数以及每份文件的页数收集齐全完 整。整。 第二步：区分年度，合理准确第

30、二步：区分年度，合理准确 l根据形成和处理文件的年度对归档根据形成和处理文件的年度对归档 文件进行区分，即不同年度形成的文件进行区分，即不同年度形成的 文件材料要按年度具体分开。文件材料要按年度具体分开。 将文件按其形成年度（成文日期）分开。将文件按其形成年度（成文日期）分开。 20042004年年20052005年年 20062006年年 第二步：区分年度，合理准确第二步：区分年度，合理准确 l一般的文件材料，放在其形成年度归档。一般的文件材料，放在其形成年度归档。 l计划、预决算、总结、报告、统计报表等，计划、预决算、总结、报告、统计报表等， 应放在文件内容针对的年度。应放在文件内容针对的

31、年度。 l长远规划应放在文件内容针对的头一年。长远规划应放在文件内容针对的头一年。 第二步：区分年度，合理准确第二步：区分年度，合理准确 l多年的总结、报告，应放在文件针对多年的总结、报告，应放在文件针对 的最后一年。的最后一年。 l跨年度的案件，应放在结案的一年。跨年度的案件，应放在结案的一年。 第三步：分机构（视具体情况而定）第三步：分机构（视具体情况而定） 将归档文件按文件的办理机构分开。将归档文件按文件的办理机构分开。 第三步：分机构（视具体情况而定）第三步：分机构（视具体情况而定） 适用于文件数量较多的单位适用于文件数量较多的单位 2009年归档文件年归档文件 办公室办公室业务科业务

32、科 法规科法规科 第四步：保管期限，划分准确第四步：保管期限，划分准确 l按照按照关于文书档案保管期限的规定关于文书档案保管期限的规定 和本系统制定的和本系统制定的文书档案保管期限文书档案保管期限 表表的规定，准确地判定每一份文件的规定，准确地判定每一份文件 或每一组文件的价值，或每一组文件的价值，分别定为永久、分别定为永久、 3030年、年、1010年保管的文件。年保管的文件。 第四步：保管期限，划分准确第四步：保管期限，划分准确 20092009年年局应归档文件局应归档文件 永久永久30年年 10年年 第四步：保管期限，划分准确第四步：保管期限，划分准确 2009年年局应归档文件局应归档文

33、件 办公室办公室业务科业务科法规科法规科 永久永久30年年 10年年 注：适用于文件数量较多的单位注：适用于文件数量较多的单位 第五步：文件装订，保持原貌第五步：文件装订，保持原貌 l具体包括：具体包括： l1 1、修裱破损文件；、修裱破损文件； l2 2、复制字迹模糊或易褪变的文件；、复制字迹模糊或易褪变的文件； l3 3、超大纸张折叠；、超大纸张折叠； l4 4、去除会生锈的金属物；、去除会生锈的金属物； l5 5、“件件”内文件排列；内文件排列； l6 6、编制页号；、编制页号； l7 7、确定装订位置及对齐文件；、确定装订位置及对齐文件； l8 8、装订。、装订。 1 1、修裱破损文件

34、、修裱破损文件 第四步：文件装订，保持原貌第四步：文件装订，保持原貌 l包括使用粘合剂和选定的纸张对破损文包括使用粘合剂和选定的纸张对破损文 件进行件进行 “修补修补” ” 或或 “托裱托裱” ” 。 2 2、复制字迹模糊或易褪变的文件、复制字迹模糊或易褪变的文件 第五步：文件装订，保持原貌第五步：文件装订，保持原貌 l包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、 圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成 的文件材料以及传真件等。的文件材料以及传真件等。 3 3、超大纸张折叠、超大纸张折叠 l对报表、图样等纸张幅面大于对报表、图样等纸张幅面大

35、于a4a4规格的文规格的文 件，需要加以折叠。操作时要注意尽量减件，需要加以折叠。操作时要注意尽量减 少折叠次数；折痕处应尽量位于文件、图少折叠次数；折痕处应尽量位于文件、图 表字迹之外；文件页数较多时，可不折叠，表字迹之外；文件页数较多时，可不折叠， 整份存放。整份存放。 4 4、去除会生锈的金属物、去除会生锈的金属物 l包括钉书钉、曲别针、大头针等易包括钉书钉、曲别针、大头针等易 氧化、腐蚀的装订用品。氧化、腐蚀的装订用品。 l保管期限为保管期限为10年的可不拆钉。年的可不拆钉。 5 5、“件件”内文件排列内文件排列。 l如果是组合件，按以下顺序进行如果是组合件，按以下顺序进行“件件”内文

36、件排列：内文件排列： l正本在前，定稿在后；正本在前，定稿在后； l正文在前，附件在后；正文在前，附件在后； l原件在前，复制件在后；原件在前，复制件在后； l转发文在前，被转发文在后；转发文在前，被转发文在后； l复文在前，来文在后等。复文在前，来文在后等。 正本在前，正本在前， 定稿在后定稿在后 转发件的排列：转发件的排列：转发件正本转发件正本转发件定稿转发件定稿被转发件被转发件 6 6、编制页号、编制页号（p45p45） l文件中有图文的页面为一页，空白页不文件中有图文的页面为一页，空白页不 编号。编号。 l编制页码时，只编没有页码的部分。补编制页码时，只编没有页码的部分。补 充页码打在

37、文件正面的右下角、背面充页码打在文件正面的右下角、背面 （有内容）的左下角。（有内容）的左下角。 l收文和本单位形成的文件材料，只要已有页码收文和本单位形成的文件材料，只要已有页码 （文件材料形成阶段已有页码），就无需重打连（文件材料形成阶段已有页码），就无需重打连 续页码，只需合并计算页数，即计算每一续页码，只需合并计算页数，即计算每一“件件” 的总页数。的总页数。 l例：发文正本、签发件、定稿，自有页码，无需例：发文正本、签发件、定稿，自有页码，无需 重打连续页码，计算总页数。重打连续页码，计算总页数。 l例：收文的文件正文、附件，自有页码，无需重例：收文的文件正文、附件，自有页码，无需重

38、 打连续页码。文件处理单不编页号，要和正文、打连续页码。文件处理单不编页号，要和正文、 附件一起计算总页数。附件一起计算总页数。 7 7、确定装订位置及对齐文件、确定装订位置及对齐文件 l装订位置有两种：装订位置有两种： 1.11.1左上角装订；左上角装订； 1.21.2左侧装订的。左侧装订的。 7 7、装订位置及对齐文件、装订位置及对齐文件 l方式：方式： 1.11.1不锈钢钉不锈钢钉装订装订 1.2 1.2 线线装订装订（包括三孔一线式）（包括三孔一线式） 1.31.3粘接粘接装订装订（通常用白乳胶）（通常用白乳胶） 1.1.不锈钢书订装订不锈钢书订装订 方法方法 用不锈钢书订用不锈钢书订

39、 在文件的左边装订在文件的左边装订 两个书订，用于页两个书订，用于页 数少的文件，建议数少的文件，建议 采用。采用。 上、下两不锈上、下两不锈 钢书订距纸边约钢书订距纸边约5 5 公分左右。公分左右。 文件文件 不锈钢不锈钢 书订书订 约约cm左右左右 约约cm左右左右 2.“2.“三孔一线三孔一线”装装 订方法订方法 上下各留约上下各留约2 2 公分左右，中间居公分左右，中间居 中，背面打结，用中，背面打结，用 于过厚的文件。于过厚的文件。 三孔一线三孔一线 文件文件 约约2cm左右左右 约约2cm左右左右 3.3.粘胶剂粘贴粘胶剂粘贴 方法方法 用用粘胶剂粘胶剂 粘贴粘贴在文件的在文件的

40、左边或左上角左边或左上角 涂上白乳胶，涂上白乳胶， 用于页数少的用于页数少的 件件 纸质文件纸质文件纸质文件纸质文件 第六步：文件排列，合理有序第六步：文件排列，合理有序 l先将归档文件材料按三个保管期限分开，先将归档文件材料按三个保管期限分开， 同一个保管期限的文件材料，按照机同一个保管期限的文件材料，按照机 构构时间先后排列，并且尽可能将关时间先后排列，并且尽可能将关 系密切的（如同一次活动、同一项工作、系密切的（如同一次活动、同一项工作、 同一个会议形成的）文件材料排列在一同一个会议形成的）文件材料排列在一 起。起。 第六步：文件排列，合理有序第六步：文件排列，合理有序 l同一保管期限的

41、文件排在一起，不同保管期限的文件同一保管期限的文件排在一起，不同保管期限的文件 材料不能混排。材料不能混排。 l在同一保管期限内，同一机构的文件排在一起。在同一保管期限内，同一机构的文件排在一起。 l在同一保管期限、同一机构的文件，按不同的事由排在同一保管期限、同一机构的文件，按不同的事由排 列。列。 第七步：文件编号第七步：文件编号 文书档案编号文书档案编号 全宗号全宗号类别号类别号年度年度机构机构保管期限保管期限件号件号 6-a-2010-办公室-永久-1 全宗号 文书档案 年度 机构 保管期限 件号 第七步：文件编号，不重不漏第七步：文件编号，不重不漏 l归档文件应逐件在首页上方的空归档

42、文件应逐件在首页上方的空 白处加盖档号章，并填写有关栏白处加盖档号章，并填写有关栏 目的内容。目的内容。 编号方法编号方法( (一）：一）： 20092009年年局应归档文件局应归档文件 永久永久 (1100) 30年年 (1205) 10年年 (1180) 2009年年局应归档文件局应归档文件 办公室办公室业务科业务科法规科法规科 永久永久 (135) 30年年 (150) 10年年 (128) 编号方法（二）：编号方法（二）： 永久永久 (135) 30年年 (150) 10年年 (128) 盖档号章盖档号章 v归档文件应逐件在归档文件应逐件在首页上方的空白处首页上方的空白处加加 盖档号章

43、，并填写有关栏目的内容。盖档号章，并填写有关栏目的内容。 v档号章包含六个项目：档号章包含六个项目：p48p48 v全宗号全宗号 v年度年度 v类别号类别号 v保管期限保管期限 v件号件号 v机构机构 档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容： l全宗号：全宗号：档案馆赋予立档单位编制的代号档案馆赋予立档单位编制的代号 。 全宗号全宗号类别号类别号期限期限 年度年度机构机构件号件号 12 档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容： l类别号：一个立档单位不同门类档类别号：一个立档单位不同门类档 案的代号。党政工团档案用案的代号。党政工团档案用“a”a”。 全宗号全宗号1212类别号

44、类别号期限期限 年度年度机构机构件号件号 a 档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容： l期限：即保管期限，标注归档文期限：即保管期限，标注归档文 件保管期限简称，如永久、件保管期限简称，如永久、3030年、年、 1010年。年。 全宗号全宗号12类别号类别号a期限期限 年度年度机构机构件号件号 永久永久 档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容： l年度：填写文件内容针对的年度，年度：填写文件内容针对的年度， 以四位阿拉伯数字标注公元纪年。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。 全宗号全宗号类别号类别号期限期限 年度年度机构机构件号件号 2007 档号章的项目及填写内容：档号章的项目及

45、填写内容： l机构：填写文件形成或主办部门机构：填写文件形成或主办部门 的简称或代号，不分机构编档号的简称或代号，不分机构编档号 的单位此栏可空。的单位此栏可空。 全宗号全宗号12类别号类别号a期限期限永久永久 年度年度2007机构机构件号件号 档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容： l件号：以年度为界线，由全宗单件号：以年度为界线，由全宗单 位档案室集中整理归档的，一个位档案室集中整理归档的，一个 保管期限编一个大流水号。保管期限编一个大流水号。 全宗号全宗号12类别号类别号a期限期限永久永久 年度年度2007机构机构件号件号 5 档号章的项目及填写内容：档号章的项目及填写内容：

46、l在每年归档工作结束后，如发现在每年归档工作结束后，如发现 有其它应归档文件材料未归档，有其它应归档文件材料未归档， 可将该文件排在该年度已归档文可将该文件排在该年度已归档文 件之后编号归档。件之后编号归档。 全宗号全宗号12类别号类别号a期限期限永久永久 年度年度2007机构机构件号件号5 第八步：文件装盒，盒满为限第八步：文件装盒，盒满为限 将整理好的归档文件按照件号顺序装入档将整理好的归档文件按照件号顺序装入档 案盒，并填写档案盒背脊、备考表项目。档案盒案盒，并填写档案盒背脊、备考表项目。档案盒 厚度厚度1.5-5cm1.5-5cm。 1 1、不同保管期限的文件不能装在同一盒内。、不同保

47、管期限的文件不能装在同一盒内。 2 2、按机构分类的，不同机构的文件不能放在同一、按机构分类的，不同机构的文件不能放在同一 盒内。盒内。 3 3、不同年度的文件不能放在同一盒内。、不同年度的文件不能放在同一盒内。 第八步：文件装盒，盒满为限第八步：文件装盒，盒满为限 l档案编号后，要按照编号顺序装入档档案编号后，要按照编号顺序装入档 案盒，并在盒的脊背填上案盒，并在盒的脊背填上“档号档号”。 l其中其中 “ “起止件号起止件号” ” 填写：本盒内填写：本盒内 第一份文件的件号至最后一份文件的第一份文件的件号至最后一份文件的 件号，两号间用一短杠联接。件号，两号间用一短杠联接。例如：例如： 55

48、559090 全全 宗宗 名名 称称 全全 宗宗 号号 类类 别别 号号 年年 度度 期期 限限 机机 构构 起止件号起止件号 档案盒背脊式样档案盒背脊式样 第九步：特殊情况，填入备考表第九步：特殊情况，填入备考表 l盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件 缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的 情况，如无上述情况，可暂不填写。情况，如无上述情况，可暂不填写。 l整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名。整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名。 l日期：填写归档的年、月、日。日期：填写归档的年、月、日。 盒内

49、文件情况说明盒内文件情况说明 整整 理理 人：人： 检检 查查 人：人： 整理时间：整理时间： 备考表式样备考表式样 l盒内文件情况说明：盒内文件情况说明： 主要用于填写本盒内主要用于填写本盒内 文件缺损、修改、补文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等需充、移出、销毁等需 要说明的情况，如无要说明的情况，如无 上述情况，可暂不填上述情况，可暂不填 写。写。 l整理人：填写本盒文整理人：填写本盒文 件材料整理归档人的件材料整理归档人的 姓名。姓名。 l日期：填写归档的年、日期：填写归档的年、 月、日。月、日。 第十步：编制目录，一式三份第十步：编制目录，一式三份 档案目录档案目录 归档说明归档说明

50、 归档文件目录归档文件目录 两部分两部分 组成。组成。 第十步：编制目录，一式三份第十步：编制目录，一式三份 l“归档文件目录归档文件目录”应包括以下基本项目：应包括以下基本项目： l件号、责任者、文号、题名、日件号、责任者、文号、题名、日 期、页数、备注。需要时还可增期、页数、备注。需要时还可增 加其它项目。加其它项目。 归归 档档 文文 件件 目目 录录 l件号：以年度为界线，由全宗单位档案件号：以年度为界线，由全宗单位档案 室集中整理归档的，一个保管期限编一室集中整理归档的，一个保管期限编一 个大流水号。个大流水号。 件件 号号 责任者责任者文号文号题名题名日期日期 页页 数数 备备 注

51、注 2525 年年 度度期期 限限机构机构 l责任者：制发文件的组织或个人，亦责任者：制发文件的组织或个人，亦 即文件的署名者或发文机关。即文件的署名者或发文机关。 件件 号号 责任者责任者 文文 号号 题名题名日期日期 页页 数数 2525 佛山市佛山市 档案局档案局 年度年度期限期限机构机构 l文号：文件的发文字号。文号：文件的发文字号。 件 号 责任者文号题名日期 页 数 备 注 2525 佛山市佛山市 档案局档案局 佛档佛档 20072007 1212号号 年度年度期限期限机构机构 l即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题 的应当加拟标题，

52、外加的应当加拟标题，外加“ ”号；原文有标题号；原文有标题 但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题 外加外加“ ”号附于原标题之后。号附于原标题之后。 归归 档档 文文 件件 目目 录录 件件 号号 责任责任 者者 文号文号题名题名日期日期 页页 数数 备备 注注 25 佛山佛山 市档市档 案局案局 佛档佛档 2007 12号号 关于举办档案人员岗关于举办档案人员岗 位培训班的通知位培训班的通知 年度年度期限期限机构机构 著录时应注意：著录时应注意：p49 1、题名中关键词不能反映文件内容时，应将、题名中关键词不能反映文件内容时，应将 主题词录入。

53、主题词录入。 2、文件题名一般要求照实抄录，、文件题名一般要求照实抄录，如文件没有如文件没有 题名或题名无法揭示实际内容时，应重新题名或题名无法揭示实际内容时，应重新 拟写，将重拟的题名附于原题名后，外加拟写，将重拟的题名附于原题名后，外加 “ ”。如：通知如：通知关于召开市直单位档案关于召开市直单位档案 工作座谈会的通知工作座谈会的通知。 3、有副题名的应录入。、有副题名的应录入。 4、“任免通知任免通知”等公文的标题通常只标注一等公文的标题通常只标注一 个或部分人名，著录时在题名之后加上涉个或部分人名，著录时在题名之后加上涉 及本单位其他人员名字，外加及本单位其他人员名字，外加“ ”。 5

54、、有附件的应将附件的题名完整录入。、有附件的应将附件的题名完整录入。 6、页数：、页数：“一件一件”归档文件中有有效字符的归档文件中有有效字符的 页面总数。页面总数。 著录时应注意：著录时应注意：p49 l日期：指文件形成的日期。填写时可日期：指文件形成的日期。填写时可 省略省略“年年”、“月月”、“日日”字，在字，在 表示年、月数字的右下角加表示年、月数字的右下角加“.”.”号。号。 归归 档档 文文 件件 目目 录录 年度年度期限期限机构机构 件件 号号 责任责任 者者 文号文号题名题名日期日期 页页 数数 备备 注注 25 佛山市佛山市 档案局档案局 佛档佛档 2007 12号号 关于举

55、办档案人员岗位关于举办档案人员岗位 培训班的通知培训班的通知 2007. 3.10 l页数：指每一份归档文件本身的页数：指每一份归档文件本身的 有效页面数。有效页面数。 归归 档档 文文 件件 目目 录录 件件 号号 责任责任 者者 文号文号题名题名日期日期 页页 数数 备备 注注 25 佛山佛山 市档市档 案局案局 佛档佛档 2007 12号号 关于举办档案人员岗关于举办档案人员岗 位培训班的通知位培训班的通知 2007. 3.10 6 年度年度期限期限机构机构 l备注：用以标注归档文件的变化情况或备注：用以标注归档文件的变化情况或 参见档号。参见档号。 件件 号号 责任责任 者者 文号文号

56、题名题名日期日期 页页 数数 备备 注注 25 佛山佛山 市档市档 案局案局 佛档字佛档字 2007 12号号 关于举办档案人员岗关于举办档案人员岗 位培训班的通知位培训班的通知 2007. 3.10 6 年度年度期限期限机构机构 l在右上角的框内对应位置填上年度、在右上角的框内对应位置填上年度、 保管期限代号，机构一栏通常可空白。保管期限代号，机构一栏通常可空白。 件件 号号 责任责任 者者 文号文号题名题名日期日期 页页 数数 备备 注注 25 佛山佛山 市档市档 案局案局 佛档字佛档字 2007 12号号 关于举办档案人员岗关于举办档案人员岗 位培训班的通知位培训班的通知 2007. 3

57、.10 6 年度年度期限期限机构机构 归归 档档 文文 件件 目目 录录 件件 号号 责任责任 者者 文号文号题名题名日期日期 页页 数数 备备 注注 25 佛山佛山 市档市档 案局案局 佛档字佛档字 2007 12号号 关于举办档案人员岗关于举办档案人员岗 位培训班的通知位培训班的通知 2007. 3.10 6 年度年度期限期限机构机构 200730年年 归档文件目录打印一式三份，制作三套归档文件目录打印一式三份，制作三套 档案目录档案目录，一套作为检索工具，另两套移，一套作为检索工具，另两套移 交给档案部门或上级主管部门。交给档案部门或上级主管部门。 第十步：编制目录，一式三份第十步：编制

58、目录，一式三份 l归档说明归档说明 l归档说明由档案人员根据本单位工作任归档说明由档案人员根据本单位工作任 务情况撰写，主要内容有三个方面：务情况撰写，主要内容有三个方面： l“归档说明归档说明” ” 内容包括：内容包括： 一是本单位基本情况，说明本单位的名称、一是本单位基本情况，说明本单位的名称、 性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况；性质、隶属关系、工作职能、年度工作概况； 二是组织机构设置与变化情况，以及党、政二是组织机构设置与变化情况，以及党、政 主要领导人任职及其变化情况；主要领导人任职及其变化情况； 三是本年度归档文件整理情况，说明归档文三是本年度归档文件整理情况，说明归档文 件

59、整理的组织情况、文件归档完整与否、归档件整理的组织情况、文件归档完整与否、归档 数量、有何缺陷和问题等。数量、有何缺陷和问题等。 以下为以下为“归档说明归档说明”范例范例 归归 档档 说说 明明 （2 2年）年） 一、基本情况一、基本情况 佛山市档案局与佛山市档案馆合署办公，实行局馆合一佛山市档案局与佛山市档案馆合署办公，实行局馆合一 体制，为市政府直属事业单位，正处级。主要职责：贯彻执体制，为市政府直属事业单位，正处级。主要职责：贯彻执 行中央、省、市关于档案工作的方针、政策、法律和法规，行中央、省、市关于档案工作的方针、政策、法律和法规， 制定全市档案事业发展计划和档案工作的规章制度，并组织制定全市档案事业发展计划和档案工作的规章制度，并组织 实施；负责对本行政区域内机关、团体、企业事业单位档案实施；负责对本行政区域内机关、团体、企业事业单位档案 工作开展执法检查工作，依法查处档案违法行为工作开展执法检查工作，依法查处档案违法行为。 年，市档案局在市委、市政府和省档案局的领导年，市档案局在市委、市政府和省档案局的领导 下，深入贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，紧紧下，深入贯彻党的十七大精神，全面落实科学发展观，紧紧