煤电集团会议管理制度

1、煤电集团会议管理制度总则：会议是集团实行行政管理的一种重要方法，是一种有组织、有目的地把众人聚集起来商讨问题、解决问题的公共 活动方式。开会的目的在于集思广益，促进沟通，统一思想， 提高认识，增强执行力，有效解决问题，从而推进集团各项生 产经营工作的顺利进行。一、会议的组织（一）集团例会、集团工程例会、集团总裁办公会议、集 团总裁现场工作检查办公会议、 集团各类代表大会、集团各类 动员大会，均报请集团总裁批准后，由集团常务领导负责组织， 总裁办负责具体会务工作。（二）集团性的技术、业务综合会议（如技术论证会、生产经营分析会、生产技术准备会、生产调度协调会、安全工作 会议等），由分管领导报请总裁

2、批准后，由相应的分管领导组 织召开，相应的业务归口管理部门或单位负责会议通知、会议资料准备等会务工作。（三）集团各类接待会议，即上级领导及有关部门来我集 团检查调研工作或外来单位来访时，集团所组织的接待会议（如现场会、报告会、办公会、洽谈会、用户座谈会等），由总裁安排。原则上重要会议由总裁组织， 一般性会议则由相应 分管领导负责组织，相关业务归口管理部门负责做好会务工 作。（四）集团被邀请或通知参加的外部会议（活动） ，由集 团总裁具体安排。二、会议安排（一）集团生产经营（安全）例会1. 具体安排时间：原则上每月底选择周六或周日，临时通知。地点：集团四楼会议室。主持人：集团常务领导。会议通知人

3、：总裁办秘书。记录： 总裁办秘书、 企划总调处台账管理人员做会议纪 要。总裁办、企划总调处、 人力资源处、 安全技术处、 财务处、 后勤处、法律事务处、 物资设备管理处负责人对各生产经营单 位所涉事项进行监督和纠偏；参加人员：集团三总师以上人员、各部门第一负责人、 办公室主任及相关工作人员、 总裁办秘书、办公自动化管理员、 蒙泰报编辑、内勤人员。2. 汇报内容（1）上月各项工作任务的完成情况；（2）工作中存在的主要问题及相应的解决办法和整改措施；3）各部门、单位本月主要工作安排及落实措施（包括上月未完成工作）3、汇报顺序：经营公司运输公司范家村煤业公 司热电公司供热公司事业开发公司（包括生态

4、办）房地产公司建安公司蒙泰运输车队投资 公司安全环保技术处物资设备管理处法律事务 处财务处后勤处人力资源处监审处信 息技术处企划总调处总裁办。如集团增设机构或撤销机构， 总裁办要对该汇报程序及时 调整。（二）集团工程例会1. 具体安排时间：每月15日下午3: 00。地点：公司四楼会议室。主持人：集团常务副总裁。会议通知人：总裁办秘书。记录： 总裁办秘书做会议纪要， 总裁办、 安全环保技术 处、物资设备管理处、财务处相关项目负责人做好补充纪要。参会单位及人员： 项目建设单位、 安全环保技术处、 物 资设备管理处、 财务处、 总裁办负责人， 各相关分管领导及参 与工程管理、审核人员，总裁办秘书。2

5、. 会议主要内容 ：通报集团工程建设情况（进度、质量、 造价、付款等），研究解决工程建设过程中存在的问题，决定工程、物资付款方案，并对下月工作做出安排3. 汇报顺序： 属于工程类的为项目建设单位安全环保 技术处企划总调处财务处； 属于工程物资类的为项目 建设单位物资设备管理处企划总调处财务处。4. 各部门、 单位汇报时内部人员的汇报顺序 ：部门 （单位 ） 直接责任人（经办人） 部门（单位）负责人分管领导。（三）总裁办公会议1. 总裁办公会议召开程序： 集团各处办、 公司有关领导向 总裁办提出列会申请（列会申请表样本附后） ，总裁办统一汇 总各处办、 公司申请的列会议题， 报请集团总裁批准后，

6、 根据 情况具体安排， 会议由集团常务领导组织召开， 总裁办负责具 体会务工作。总裁直接安排的总裁办公会议根据总裁意见召 开。2. 会议通知人： 总裁办秘书。3. 主持人： 集团常务副总裁。4. 记录人： 总裁办秘书。5. 要求参会部门及人员： 集团领导，申请列会部门、 单位， 总裁办负责人，其他参会人员根据会议需要另行安排。（四）各类接待会议1. 会议地点： 20 人以下（包括集团人员）在三楼会议室，20 人以上在四楼会议室。2. 会议时间： 不定时临时提前通知。3. 主持人： 根据被接待者及接待会内容等具体情况， 由总裁安排。原则上接待会由所涉项目归口部门的分管领导主持， 集团分管常务领导

7、协助， 遇重要的上级领导、 来访人员或接待 较为重要时， 由总裁亲自主持。 集团接待会的日常会务准备工 作由总裁办负责，会务材料的准备由所涉项目归口部门负责。3.汇报要求： 如集团总裁参加时， 由总裁作集团总体情况 介绍，业务方面的汇报由各相关口子的分管领导及相关负责人 介绍。总裁未能参加时， 由集团分管常务领导作集团总体情况 介绍，业务方面内容由各相关口子的分管领导及负责人介绍。三、会议准备（一）会议组织人员及单位（部门）要准备好会议议程、 签到表、报到册、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划 草案、决议决定草案、落实座位安排、奖品、纪念册等。（二）参会人员要做好会议汇报材料的准备工作，

8、尽可能 形成完整的文字材料。 凡提交会议研究的议题， 各部门、 单位 必须事先拿出相应的解决意见（方案）或建议，并报总裁办， 否则一律不予列会研究。 总裁办于会前将会议议题及相应的意 见、方案报各参会人员， 参会人员提前进行探讨研究， 以便会 上能充分讨论，科学决策，妥善、合理、高效地解决问题。（三）办公自动化管理员在会前半小时完成投影仪、 音响 设备、 视频系统的准备及调试工作。 对重要会议， 须提前一天 准备好相关工作。 会议期间， 办公自动化管理员对音响、 投影 仪、视频等设备进行全程监控， 以确保会议期间各类会议设备的安全、稳定运行。 如因上述会议设备准备不充分， 影响会议 效果或延误

9、了会议进程，对办公自动化管理员负激励100 元/次。各部门、 单位凡在会议过程中需使用投影仪的， 要将相应 的内容以电子版形式提前一小时报信息技术处， 由办公自动化 管理员负责安排。（四）会议室常用稿纸、铅笔准备、茶水供应、卫生清扫 由后勤处清洁人员负责。 如有一项工作不到位， 对责任人负激 励 50 元 /次。（五）集团各副总组织召开的技术性、 业务性及其他会议， 必须通知总裁办人员参加， 否则， 对相应分管领导负激励 200 元/次。凡总裁办未参加的会议，由所在部门、单位秘书人员 将会议所有资料报送总裁办一份， 否则，对相应部门负责人负 激励 100 元 /次，分管领导负连带全责。（六）会

10、议通知由相应的会议组织单位、 部门负责。 集团 例会、集团工程例会等例行会议由总裁办于会议召开前 3 天发 出通知， 通知方式为 OA 系统传送和手机短信提示相结合， 请 例行参会人员及时登陆 OA 系统查看。 如会议取消或改期也同 样用上述方式通知，其他会议视具体情况采取相应的方式通 知。会议通知必须及时、到位，否则如因通知不及时、到位， 造成工作延误，对责任人负激励 100 元 /次，部门负责人负连 带全责。（七）会议过程中如安排工作餐， 会议组织单位须提前两 小时通知后勤处餐厅负责人。 如需安排宴席， 会议组织单位须 提前一天通知后勤处餐厅负责人。四、会议考勤管理规定（一）参会人员必须准

11、时参加会议， 如有特殊原因不能参 会，必须严格履行请假手续。 凡集团级会议， 集团领导级人员 不能参加时， 须向总裁请假， 同时告知总裁办。 其他人员不能 参会时， 须向公司分管领导请假， 并告知总裁办； 其他会议须 向相应会议组织部门请假。（二）所有参会人员务于会前 10 分钟进入会场签到，签 到表由会议组织部门准备。 会议正式开始时， 会议工作人员将 收回签到表， 此前未签到的一律视为迟到。 每迟到一次负激励 50 元，在当月工资中扣除。五、会议纪律要求（一）会议着装严格按照集团着装管理规定统一执行。（二）会场上严禁吸烟，否则，每出现一次，对责任人负 激励 50 元。（三）会议期间所有与会

12、人员一律将手机调到“振动”或“静 音”状态。如未调整发出响声，每出一次负激励 100 元。（四）与会人员不得长时间离开会场， 如未请假离开超出 30 分钟，负激励 50 元/次；如未请假擅自退场，按旷工处理。（五）与会人员必须携带笔记本和笔，并认真做好记录。（六）其他人员汇报工作时，汇报或陈述完观点之前，任 何人不得中途打断；如有疑义或做补充时，一律待他人汇报完 毕再进行。（七）所有参会人员要严守会议秘密，在会议决议未正式 公布之前，不得泄露会议内容。如因泄密对集团造成影响， 按 保密制度管理的有关规定处理，并追究有关责任。六、会议要求（一）会议发言时，吐字要清楚、声音洪亮；发言内容简 洁明了

13、；同一部门多人汇报，尽可能避免重复，前者提到的问 题后者不再赘述，发表意见和看法同样避免重复。（二）会上需集体讨论的问题，所有参会人员要集中精力， 积极思考，踊跃发言，只要有利于集团整体利益， 应积极大胆 地发表意见。（三）会上研究的所有事项，最终必须形成明确结论，所 有事情的落实安排上，必须明确责任部门、负责人、完成期限 及考核规定等。对于会上一时难以确定的事宜， 会议记录人员 认真记录，逐条整理，会后报集团领导另行酌定。 另外对会议 所安排任务的落实情况，各有关单位、部门要及时汇报，监督 检查部门要及时进行跟踪检查、督促落实。（四）会议主持人要把握好会议主题，积极引导会议讨论， 当会议议题

14、出现偏离主题时，应该在说明理由后及时中止讨论。（五）对持与自己相反的意见， 应认真听取。 在反驳他人 意见时要注意态度和语言。 不能因细节问题争论不休， 应礼让 他人。七、会后工作（一） 会议结束后， 秘书人员要将会议所有材料， 签到表 等一并完整存档。（二）集团副总组织的会议其会务资料也须报总裁办完整 存档一份，以备查阅。（三）会后秘书或有关单位部门在 2 日内完成会议纪要的 整理工作。会议纪要形成后由与会领导班子及其他人员签字确 认后，以正式文件发至参加会议的全体人员， 由有关部门进行 监督、检查、考核，定期向集团有关领导反馈。总之，力求确 保会议安排事项落实到位。（四）会后，各处办、公司要通过会议方式将会议精神 （非 保密性） 及时传达到部门有关人员。 总裁办或有关组织部门对 此项工作进行抽查， 抽查的主要依据为会议纪要和有关人员对 会议精神的了解情