【管理-制度】公司订货受理管理办法

1、订货受理办法1. 总则1.1. 制定目的本办法用来规定公司销售订货受理方式。1.2. 适用范围本公司销售事前调查及订货受理业务，均依照本办法处理。1.3. 权责单位1) 业务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。2) 总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2. 订货受理2.1. 调查2.1.1. 事前调查销售人员对于对方的付款能力等，应做好事前调查，并衡量本公司的生产能力是否能满足对方的订购要求，再决定是否受理订货。2.1.2. 调查事项销售工作人员应随时做好下列四项的调查， 并将内容报告给所属主管：1) 下订单单位的概况。2) 与下订单者有交易关系，并为本公司竞争对象的同业者。3) 下订

2、单单位与本公司的关系及以前的订货实绩、付款情况。4) 如为第一次交易者，应就其经历、负责人、性格、资金、往来银行、从业人员数目、每月交税能力及交易能力、有无与本公司的同业竞争者交易业务内容等进行调查。2.2. 订货方式1) 电话与传真的订货。2) 货款已到与货款未到之订单。2.3. 估价单在提出估价单时，应先取得所属主管的裁决认可。2.4. 严格遵守价格及交货期间在受理订货时，除了应遵守公司规定的售价及交货期外，对于下列五项规定也应确实遵守：1) 品名、规格、数量及契约金额。2) 具体的付款条件：付款日期、付款地点、现金或支票、支票日期、付款方式。3) 除特殊发情况以外，从订货受理到交货之间的

3、期限，一般以三个月为主。4) 交货地点、运送方式、距离最近的车站等交货条件。5) 安装、运转及修理等所需技术派遣费的协定。2.5. 契约书如前述条件已具备，应将订货报告书连同订购单及契约书等证明订货事实的资料，一起提交给所属的主管。2.6. 注明新旧客户1) 订货受理报告书须注明订购者是新客户还是已有往来的客户。2) 如果是旧客户，应依据交货日期注明目前的未付款项余额。另外，尚须注明交易前或交易中是否有意外事故发生2.7. 在受理订货或订立契约时，应依照下列四项条件选择交易公司，缔结付款条件；1) 对于以往一向忠实履行条件的旧客户，可依照惯例认可本交易，但必须规定在三个月内收回货款。2) 与新

4、客户的交易，原则上在交货时必须同时收取现金。3) 即使是旧客户即已有往来的客户，仍应依照其付款能力的好坏，采取直接与其签契约的方法。4) 对于过去曾发生过支票不兑现或不信守契约行为的客户，一概不接受代理收款以外的订货方式。2.8. 免费的追加补货交货后，若基于客户的要求或其他情况的需要，必须免费追加物品的话，须事前提出附有说明的相关资料经总经理签核。2.9. 报告销售人员应定期提出下列报告：1) 每日的活动情况(每日) 。2) 每个月的订货受理内容报告(每月最后一天) 。3) 收款计划(每月最后一天) 。2.10. 报告的检查根据前项提出的报告，业务主管进行检查后，设立三个月的营业方针计划，并

5、对成果进行追踪。3.订单受理传票3.1. 业务部在确定订货已成立时，应将工厂生产及出货的必要事项记入订货受理传票中，发函给相关单位。其规定如下：1) 一般订货受理传票。本传票及受理一般性订货时填写，通常印制成三份，一份由本人 留存，一份交给业务部保管，一份交给生管或制造部。2) 特别订货受理传票。本传票主要用于大量生产的商品或订有长期契约的商品。本传票 必须记明品名、规格、数量、单价、金额、交货日期、决裁条件、 交货地点、捆包运送方式及其他必要事项。3) 预估生产委托表。营业部在进行委托生产标准品的预估或其他产品生产预估时，应 填写本表。本表须记明品名、规格、数量、希望完成日及其他必 要事项。本表取得总经理的认可后，交给生产部门。3.2. 所有业务电话、外部设备销售或来函的受理，皆由受理订货的负责人填写本订货受理传票。3.3. 订货确认、变更通知1) 生产部门针对生产能力进行评估，再依据订货受理报告书中的条 件及内容，做好确认之后，迅速发出订货确认。2) 负责受理订货的人员在收到前项变更通知后，须立即与订货者联 络，并设法努力与订货人协商，使订货条件能配合本公司的生产条件。3.4. 业务部须每月制作下列资料，配发给