展会执行方案文档

1、展会（策划）执行方案文档一、关于展会展会名称：第六届安徽国际社会公共安全产品 暨警用装备展览会展会地点：安徽国际会展中心 展位面积：27平方米 展会 时间：20XX年4月24-26日 展位号:12号门282号 展会主办方提供的工具及服务范围（桌椅板 凳水电，用餐茶水电话等）：二、参展目标1.主题：公司十周年庆典。（突出公司对于安防的专注，因为专注，我们更专业）2. 接触新客户；2、提升企业形象；3、与顾客互动；4、促 销现有产品；5、新品发布；6、获取竞争对手的情报；7、赶超竞 争对手；8、提升士气；9、获取销售订单；10、接触分销商等三、参展准备（一）参展产品1、展品选择考虑的因素（1）种类

2、；（2）数量；（3）主推产品；（4）销售价格；（5）打折规范；（6）摆放主次位置；（7）样机运转情况；（8）样机的运输；（9）布展及撤展时间。2、确定展品的选择（1）收集样品实物带数码相机下工厂收集典型样品实物，样 品不求多，但求精。带不了的样品拍相片，做好样品的分类和编 号，计下供应价格。（2）建立商品档案将数码相机拍摄的商品图片导入数据库， 然后，看图补充商品其他详细描述，输入货源的价格、规格及各 种基本信息（货号、颜色、规格、价格等），建立起商品资料 库。（3）批量制作所有样品的货号标签，打印到不干胶纸上贴于 样品上。剪下每个编号的样品条码标签，贴到相关样品实物上。（二）参展服饰 直观形

3、象是最有影响力的，参展人员是公司的 代言人，展会期间应穿着正式、统一的服装，佩上公司统一的司 标logoo 一方面可代表公司的形象，另一方面也是对参观者的尊 重（选择引人注目的形象，西装是很好的选择；合身、配套的上 衣或T恤衫也会引来潜在顾客的询问和寻求帮助）。（三）宣传资料 宣传资料应内容详尽并增加一些快速的信 息查阅和视觉亮点，不可太大、太重、介绍模糊或介绍庸长，赠 送给主要客户和展览中的参观者。宣传单张一一十六开大小，是展会过程中企业向参观者派发 最多的资料之一，上面应有简单的企业、产品和服务介绍。宣传 单页的画面应尽量精美一些，纸张做得特殊一些。宣传画册一一宣传画册反映的是企业的综合实

4、力和情况，信 息范围相对于宣传单张宽泛一些，所以应“稳重一些”，在画面 上以图文并茂的形式进行介绍，在开本、工艺和装订方式等方面 体现出强烈的个性。（四）关于礼品 展会过程中所派发的物品包括宣传册、礼 品袋等印刷品，以及文具和其它小礼品。纪念礼品，首先要具有一定功能性（如立体台历、拼图像 框、漂亮的鼠标垫等等），其次需要好的做工和质量。最后打上 企业信息。如纪念笔、便签本、透明小胶盒、台历日历、拼图、 钥匙扣等。礼品包袋，既然是礼品，要送就要送得体面、实用。做礼品 袋，首先要漂亮，其次是礼品袋的材质和质量要有保证，最后打 上企业信息。注意事项：手册、赠品及样品尽量不要直接摆放在桌上任参观者自动

5、拿 走后离开，而应由参展人员有目标地将事先准备好的企业印刷品 或精致小礼品适时发送给潜力客户。（五）展台设计1、展位设计原则（1）考虑展位利用率的最大化；（2）考虑人流心理及流 向；（3）符合参观对象的审美导向；（4）考虑施工难度及成本 因素；（5）考虑安全性。2、展台设计要求（1）多数参观者来展会的目的是为了搜集信息，因此展台需 要布置得非常醒目，以吸引人们的注意力，还要能传达企业的某 些具体信息。（2）展会是发布新产品的好机会，企业的最新产品应当在展 台上有所体现。（3）在展会上划出一块远离公众视线的安静区域，这样可以 方便潜在顾客同销售人员私下讨论他们的要求，也可用做展台工 作人员的休息

6、场所。3、展位设计（略）（六）参展人员 参展职员职责包括：布展、撤展，参展安 全、后勤，展览资料的发放，物品的运输、保管、分类、领取、 统一回收等。（七）人员培训培训材料需编印成册，培训内容要有系统，培训内容和步骤 可以分为如下三个部分：1、情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍 等，目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条。2、展出介绍，包括展览会和展品情况。（展览会情况包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地 平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展品介 绍包括每一项展品的性能、数据、用法、用途、销售价格等）3、技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。所有展台人员都必

7、须熟悉产品知识，包括规格、功能、特 点、作用、使用方法等。展台人员掌握产品知识是为了促进销 售。展台人员如果对产品不熟悉，不仅不能全面介绍产品，还可 能会给参观者留下展出公司档次不高的感觉。因此要在展出之前 充分掌握产品知识。如果可能还应掌握操作示范技巧。如果产品 复杂，展台人员就必须熟悉说明资料，在需要时，能迅速查找答 案。总之，展台人员应当可以直接地或间接地回答客户的所有问 题。四、开展前期的工作准备（一）展台的布置 建议：选用少量、大幅的展示图片，以 创造出强烈的视觉效果。将图片在视线以上的地方放置，并且使 用大胆而抢眼的颜色，避免使用易融入背景的中性色彩，这样使 展台从远距离便可突现出

8、来。（二）前期工作准备1、前期工作准备包括工作安排、管理安排和行政安排。（1）工作安排。向展台人员布置展台工作（包括观众接待、 贸易洽谈、资料散发、以及后续工作等，进行分工），并提出要 求和标准，必须使展台上的每一个人知道并理解此次展出的目 的。（2）管理安排。包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、 记录管理等。（3）行政安排。包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。2、检查核对参展的各项内容是否到位，包括展品、产品资 料、宣传资料、贸易条款以及各设备工具等。3、展会后勤工作：确保展会所需的装备、陈设、促销材料以 及人员都能够完好地在正确的时间到达展会现场。（三）客户邀请与信息搜集 委派1-3名

9、人员负责会前的客 户邀请与信息捜集工作，职责如下：1、上门送请柬（最好直接送到决策者手中），并尝试邀请10 到20个潜在的高端客户到公司的展台前参观展台，并准备一些较 独特的产品作为礼物赠给邀请来的10到20位客户。2、到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资 料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。五、展期工作及人员安排（一）工作内容1、迎宾（1-2人）：负责接待经销商进入展区，派发活动宣 传彩页，向参会人员告知本公司展位及产品，负责产品的简单介 绍，让客户明白公司的产品和服务的范围。2、产品介绍员（1-2人）:派发产品说明书，负责品牌、产 品展示、讲解及整体营销策略的介绍，将有合作意

10、向的经销商介 绍给谈判员。3、谈判员（1人）：重点讲解招商政策，负责大客户及重点 经销商的深入沟通，统筹并调整招商策略。4、信息搜集（1-2人）:参加展览过程当中派遣部分职员到 其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找 潜在客户并努力与之成为朋友。信息资料包括：（1）产品信息；（2）市场信息；（3）第三 方信息；（4）竞争对手信息。资料不需见人就发，可有选择性地向意图客户发放资料，包 括前来索要资料的行业客户。对于认真参观的客户，要具体介 绍。（二）人员名单 迎宾（1-2人）:产品介绍（1-2人）:谈判（1人）:信息搜集（1-2人）:注意事项1、专注于潜在客户，争取和潜在客户预

11、约，并在展会后的4 到5天内面谈或电话接洽。2、展会期间，每天工作结束时和员工开会，收集整理潜在客 户的联系方式，并立刻跟踪服务。3、保护好资源：准备的宣传资料，量大的，要求人人都有， 比如宣传单页；重要的，要收好，有选择性地发放，否则一窝蜂 上来一下就没有了，也来不及重新制作，等后面几天的厂商来 T,名片也没有了，资料也没有了，就不太好了。4、努力结交朋友，这些朋友可以是行业里的管理人员，可以 是同行，可以是上游供应商、或是下游、媒体的朋友，政府的人 员等等，同行交几个朋友，同类交几个朋友，政府里面交几个朋 友等等，多个朋友多条路。六、会后总结展会的收尾工作内容如下：1、总结意向客户量、成交

12、量以及利润的实现情况。2、会后搜集到信息的跟踪处理工作。展会竣事后，收集到的 客户资料统一送交XX,再由XX负责跟进并安排展会的后续行动， 后续行动可能需要一个月时间，如果有当地客户也去参展，也可 边续几天，去拜访他们。七、参展人员及展品统计参展人员：XX名 公司整体形象喷画（加展架）：I套 公司产品的广告宣传册、展会赠品：XX个名片（参展销售人员每人4盒）：XX盒 公司宣传袋：XX包 （个）文具（签名本、笔、透明胶等）、饮料：XX个参展用设备：八、费用预算（建议：能用一分钱解决的，绝不用两分钱！）展位费用：展位搭建费用：展览物料费用：名片费用：宣传物品制作费用：交通费用（含样机运费）：相关礼

13、品的准备（资料袋、纸巾）费用：文具（签名本、笔、透明胶等）、饮料、午餐费用：应急开支：其他：总预算费用：附一：一、每日工作流程（建议）7:30：早饭后，负责人安排当日工作，各人领取当日所用物 质8：30：准时到达布展地点9：0011：30：招商工作进展 11:3013:00：负责人安排轮值午餐13:0017： 00：招商工作 进展17:00：清理物资及时递交日总结报告，填写报表 18：30：自由活动，或根据公司安排其他工作 二、展示会中的接 待步骤1、登记（到会客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任 人等）2、现场演示3、介绍公司及产品背景4、展示其他样机5、将意向客户请至洽谈区促成成交6、

14、如有客户当场签单，尽力渲染，制造高潮7、发放资料、礼品8、礼貌周到地送客户出门，并预约下次拜访时间9、到签到处记下客户意向及责任人附二：一、展品信息统计表产品型号颜色规格数量销售价格打折范围最终 价格备注二、会客登记表公司名称客户姓名单位部门（职位）电话/传真手机号码备注三、展会客户信息归纳表填写人：填写时间：客户名称联系人单位部门（职位）电话/传真类别（A、 B. C）备注备注：A类（已经交易成功或者下订单的客户）；B类（准客 户）；C类（意图性客户）。四、每日工作统计表日目项期X月X日X月X日X月X日X月X日总计意向客户 成交量 利润 附三：一、参加展览纪律1、未经允许，不得私自脱离展位，

15、特殊环境可向负责人请 假。2、主顾到展位三步间隔，必需微笑相迎。3、有主顾在展位的环境下，不得占坐主顾欢迎位。二、参展人员的行为规范1、真诚，对客户询问礼貌相待，不可挑拣，不是目标客户也 要做好宣传工作。2、耐心，客户的提问和关心越多，代表意象越大，但切记因 过于热情而吓跑客户。3、专业，对品牌与产品的定位，市场、消费心理分析和见解 要专业客观，清晰的表达能力能让客户更好的判断品牌的市场价 值。三、参展的注意事宜1、预约客户：向公司现有及潜在客户发出邀请，同重要的客 户约定见面时间，以加强业务联系，避免了展览会上自己的站台 门庭冷落的情况，给目标买家留下较深的印象。2、资料准备：资料是企业和产

16、品形象的重要体现。产品目录 应重视，给人以正规的印象。宣传材料的纸张及印刷应该力求精 美，版式设计方便阅读，图片尽量完善、清晰。一定要准备充足 的名片。数量以每日100-200张准备。3、展台设计：应尽量突出本公司的特色，有一个主题。可以 请专业的展览设计公司来做，效果会好一些。除非有特殊原因， 不要将展台四周密封起来，否则会失去很多机会。4、参展人员要求：参展人员应该了解公司的销售意图，熟悉 本行业的市场行情，现场解说员应解释产品的功能性和作系统演 示。人员着装要正规，最好佩上公司统一的司标。5、保持联系人的统一：确保每个人递给客户的名片都是统一 的，以方便潜在客户以后的联系。6、胸牌：参展

17、人员应戴在身体右侧，因为用右手与参观者握 手时，右肩会向前倾，这样胸牌就会靠近对方，引起对方注意。7、甄别目标客户：在展会上，有些客人只是泛泛地了解一 下，并没有对某一产品表现特殊的兴趣；但有些则会仔细阅读参 展资料，并且会详细询问展品的性能、规格、价格等，这时，就 应该对后者提出的问题详细回答，并同时了解他所代表的公司、 他的身份，再大力推销他们感兴趣的产品。无论意向，都应记录 下对方的有关资料，以便日后联系。对客户的问题，需要实事求 是地回答，不能搪塞或不置可否；对暂时回答不了的问题，应告 诉客人原因和明确的回答日期。8、巧妙应对报价：在展会上谈生意，对不了解的买家，可以 稍后调查其公司背景、资信情况再做决定。展会上的报价有讲 究，一般是