员工手册的建议

1、精品文档员工手册的建议一、需走过民主制订程序什么是民主制订程序？原最高院关于劳动争议的第一个司法解释， 提出了这一概 念，却没有明确相应的含义，导致这一概念没有起到实际的作用，此次劳动 合同法对这一概念进行了细化， 即要求通过与职工代表大会或者全体职工的 对话，总结他们的意见之后，再通过与工会或者职工代表协商确定。这一细化同时产生的问题在于，如何选举职工代表？ 2008年 1月 1日之前的员 工手册是否也需要走过同样的程序？职工代表大会需要多次个职工代表参加或 者参加者达到多大的比例才是有效的？参会者多大比例通过决议才是有效的？ 所有这些，目前还不具有操作性。在此情况下，企业通过自己的员工手册

2、时，应该如何操作呢？最好的建议还是在 2008 年之前通过，因为毕竟此时，劳动合同法还没有生效， 尚不需要按劳动合同法的民主制订程序的要求进行操作。 而劳动合同法正式生效 之后，再进行制订的话， 就需要期待相应的配套规定明确职工代表大会的问题之 后，才实际具有切实可行的操作方案。二、员工手册防范员工入职之前的风险首先需要了解员工入职之前的风险员工入职前，主要风险在于员工的身份真伪、学历真伪、身体健康情况、有无现 原单位解除劳动关系、是否存在竞业禁止义务、是否存在保密义务等各种情况。其次，在员工手册中，规制防范方案。对不同的风险，应当有不同的防范措施。查询员工身份证信息真伪、学历真伪， 可以通过

3、网络直接查询；对健康状况，可以通过体检得知，对是否解除，可以通 过离职证明获知，对是否存在竞业禁止和保密，可以通过询问和背景调查得知。 而其中关于竞业禁止和保密这一块， 目前企业认真去做的较少， 主要原因还是在 于缺乏相应的意识。除了实际的防范方案之外， 员工手册能够做到的， 主要还在于界定清楚员工入职 之前，HR需要做的工作，以及这些工作需要完成的一个时间点，即以上工作， 必须在员工实际入职之前做完， 而不能在员工入职之后的一定期限内完成。 否则， 企业就存在风险。三、员工手册防范劳动合同风险员工入职具有特殊的意义， 劳动合同法将入职的时间，作为了界定双方正式 建立劳动合同关系的起点。 所以

4、这一时间， 从今后将具有特殊的意义， 会成为企 业与员工劳动争议发生的一个起始点。对于这一时间，企业必须在员工手册中，要求 HR们，在一个员工入职之前，就 与员工签订好劳动合同。 这是一种最妥当的方式。 否则，如果不签劳动合同达到 了一个月的时间，就会发生劳动合同法所说的双倍向员工支付工资的风险。同时，员工先入职再签合同， 也会产生员工入职之后， 不再积极配合企业签订劳 动合同事宜， 甚至会发生员工故意不与企业签订劳动合同的事项， 或者员工对劳 动合同提出较多的修改意见， 所有这些， 都会给企业带来工作的不便。 因此企业 在员工手册中，要考虑公司的实际情况，较好地规制 HR们与员工签订劳动合同

5、的具体时间。同时，对于签订劳动合同的时间， 还要区分首签与续签的不同情况， 作出不同的 规制。四、员工手册对试用期员工进行更好地管理试用期辞退员工， 目前发生劳动争议的案件较少。 但是劳动合同法 实施之后， 违法辞退员工的经济补偿， 就从目前的一倍变为了二倍甚至三倍， 随着经济补偿 金的成倍上升， 利益会驱动试用期遭辞的员工， 积极维权， 这一点对企业试用期 辞退员工的行为，增加了风险成为劳动争议案件的概率。 而企业试用期辞退员工， 一直以来，都是存在较大风险的。首先，多数企业认为，试用期可以随时辞退员工，这是一个十分错误的概念。一直以来，很多HR们认为，试用期作为员工，可以随时辞职，那么作为

6、单位， 也是可以随时辞退员工的。 这一认识， 是对法律的误读。 实际上无论是当初的劳 动法，还是目前的劳动合同法，对于试用期辞退员工，都是有一定条件限制的， 即只有在员工不符合录用条件时，才可以辞退员工。其次，不符合录用条件这一法律概念与 HR们的人力资源概念的脱节，导致风险 一直存在。不符合录用条件是一个法律的概念，在实际的 HR管理中，这一概念并不是一个 常用的概念。在实际的HR管理中，多数得到应用的是试用期对员工的考核以及 考核结论是否合格这一常用术语。 两者之间是否等同， 法律并没有明确规定。 在 这种情况之下， 就需要企业运用员工手册对这些近似概念进行疏理， 将两者之间 的关系界定清

7、楚，才能避免类似风险。否则，一旦在概念模糊的情况下，仲裁或 者法院将不符合录用条件等同于当初的招聘条件， 企业的试用期辞退权利就等同 虚设。五、员工手册解决调整工作岗位问题员工手册的作用， 除了教育员工， 使员工了解并认可公司的文化之外， 还有一个 作用就是尽量避免僵化的劳动关系。 而公司在合理合法的情况下， 可以调整员工 的工作岗位，是避免僵化的一个表现。所以，公司就很有必要在公司的劳动合同以及员工手册中， 对于调整工作岗位的 情形作出约定。 调整员工的工作岗位， 是企业进行正常工作管理的一种权力， 同 时，由于工作岗位涉及到员工的切身利益， 一般情况下， 员工的收入多少和心理 优越感跟工作

8、岗位密切相关， 所以一方面是企业的权力， 另一方面是员工的切身 利益，如何在二者之间作一个平衡， 对双方的利益进行兼顾和尊重， 是一个公司 的员工手册需要解决的问题。目前调整员工工作岗位的作法不外乎三种， 一种为直接规定企业有单方变更和调 整权，员工必须服从，这一种做法，从根本上漠视了员工的权利，排除了员工的 主要权利， 是一种违法和无效的约定； 另一种为依据公司的经营状况、 员工的工 作表现以及工作业绩等多方面原因调整员工的工作岗位， 这一种约定乍看比前一 种要委婉、温和，貌似尊重了员工的权利，而实际上经营状况、工作表现、工作 业绩等概念也是一种模糊性的规定， 经营状况到了什么程度可以调整岗

9、位， 难以 明确，从而使这种条款本身也成为了公司暗箱操作并侵犯员工利益的一个根源， 也成了一个员工在受到调岗时，不认同调岗理由，不接受调岗安排的一个原因。 貌似给了企业权利，实际上却成了劳动争议发生的一个祸首。值得提倡的是第三种做法 （目前也是本站原创提倡并努力推广的一种做法） ，在 员工手册中， 明确约定调整员工工作岗位的具体条件， 这些条件要明确具体， 具 有可操作性，而且跟企业实际的管理水平管理风格切近， 具有实用价值。 这些约 定，一方面便于使员工知道在何种情况下，企业可以调岗，另一方面，便于使企 业在条件满足时， 确实可以调整员工的工作岗位， 以解决劳动关系僵化问题。 这 种做法，是

10、从根本上消除劳动争议的措施。六、员工手册解决调整工资问题调整员工的工资， 也是人力资源管理中的一个难题。 很多企业的薪酬， 可升难降。 而一旦降薪，随之而来的一般都是劳动争议。所以，如何在员工手册中，解决这 一问题，是所有公司的HR们需要不断思索不断总结的问题。我们的建议有二：1、对工资进行合理的结构性划分其中的岗位工资随工作岗位可作变动， 绩效工资随公司的绩效考核而变动， 这样 做便于使员工的工资收入与实际的工作付出相配套和吻合，提高员工的满意度， 消除不平衡心理出现的概率。2、对调整条件作出具体约定这一点同上述的工作岗位调整条件。七、员工手册界定模糊概念很多劳动法和劳动合同法的模糊概念，

11、需要企业的员工手册进行界定和明确， 诸 如前述的“不符合录用条件”，还有“不胜任工作”“客观情况发生变化”“严 重失职”“严重违纪”或者“严重违犯公司规章制度”等法律概念。这些法律概 念跟一个公司的人力资源管理概念， 并不统一，所以公司需要将这些概念跟人力 资源管理概念进行统一。同时，这些概念皆是模糊性概念，本身不具有操作性， 所以公司需要考虑公司的管理经验和实际操作模式，吸纳别的公司的管理经验， 同时考虑合理化， 对这些概念进行具体化。 只有如此， 才能使公司的员工手册具 有实用价值。八、员工手册灌输取证意识员工手册不但是管理企业员工的管理工具，同时也是企业HR的操作工具。人力资源的风险，一

12、向可以分为两种，一种为文本风险，另一种为执行风险。文本风 险需要企业在文本中尽量预见风险，在制度内容上尽可能地完善规定出各种情 形，并提供处理方案； 执行风险一般存在于执行制度的过程中， 处理问题的过程 中。一般人皆认为，执行风险产生的原因，在于具体执行者的执行能力，但是实 际上，通过完善的文本规范处理问题的流程和细节， 可以大大减轻和降低执行的 风险。而企业的员工手册在内容上，对于细节上多做规定，注重取证，是降低执 行风险的一个有效方式。比如企业在制订员工手册时，注重 HR工作的具体流程规定，对于流程化的工作 程序，尽可能地细化，而且每个环节皆要求 HR取到相应的书证，贯输书面化的 工作方式

13、和习惯。通过这种方式，消化执行风险。九、员工手册通过访谈方式解决辞退问题员工手册的一个重大作用，就在于可以据此解除与员工之间的劳动合同，所以， 员工手册解决辞退问题，是公司员工手册负有的天生使命。 劳动合同法以严 重违犯公司规章制度代替了严重违纪的概念， 更使员工手册的这个使命感愈加浓 厚。但是员工手册如何解决辞退问题， 却并非一个容易和简单的事。 笔者在为多家公 司修改员工手册时皆发现，很多公司都认识到了员工手册在这方面的重要作用， 而且都力图解决这个问题， 但是事实上， 多数公司做得并不理想。 很多企业在制 订这一块时，也充满困惑。 有的公司直接从网上下载， 有的公司向朋友公司求助， 将别

14、的公司的规定混合摘来自用， 有的公司召开人力资源部会议， 进行公开讨论， 有的公司进而委托律师介入修改过程， 参加讨论来进行界定。 我们认为， 这些做 法都不足取。对于公司的实际管理， 每一家公司各不相同， 每家公司的发展状况， 目前所面临 并急需要解决的问题， 更是大不相同， 所以从网上下载来的或者从朋友公司借过 来的，肯定存在与本公司实际需要脱节的地方； 人力资源部的人员， 多数只对公 司历年来发生的争议类型有所了解， 对于公司的整体状况以及整体的问题， 缺乏 全面的认识；律师哪怕是专业律师，也只是基于经验，对于公司的实际需要，并 没有足够的了解。 所以通过这些渠道所制订出来的员工手册，

15、并不能够适合于公 司的实际需要。制订员工手册的能力是一方面， 同样重要的， 是应该有一个良好的方法。 我们认 为，了解公司实际需要，了解公司潜在的用工风险，全面规范公司的用工制度， 最好的一种方式就是在制订员工手册的过程中，建立一个访谈制度。 通过对在职员工的访谈，了解他们对公司的认识， 对公司的发展前景是否有信心， 了解公司的用工流程， 了解公司一般情况下， 会在哪些用工的环节出现问题， 出 现什么样的问题， 问题的原因是什么， 了解员工对同一个问题由于立场不同所产 生的不同的认识， 什么样的行为才是真正损害公司利益的行为， 什么样的行为正 在损害公司的利益，公司的日常性错误是什么，公司管理

16、中潜在的问题是什么， 员工对公司有没有潜在的抱怨和相应的要求。 所有这些， 是公司内部用工现状的 第一手最直观的资料，是最有利于制订员工手册需要的。建立访谈制度， 是制订员工手册过程中必须要走的一个程序。 同时，在具体操作 访谈时，又需要有所侧重，对于不同的访谈目的，设计不同的访谈提纲，采取不 同的访谈方法， 界定合适的访谈范围。 这是提高工作效率， 同时也使访谈工作更 有效率的一个基本要求。十、员工手册的公示问题公司常见的公示做法有以下几种：1、将公司的规章制度， 公布在公司的会议室内， 没有特意去提醒员工注意或者 确实提醒了员工， 但没有任何证据可以证明， 甚至没有任何证据可以证明是何时

17、公布的；这一做法常见于一些老国企。2、将公司的员工手册， 公布在公司的内部网站上， 每个员工皆可以通过公司系 统进行查询查看。这一做法常见于新型的 IT 公司，甚至一些知名的国际化的 IT 公司。3、将公司的员工手册，通过电子邮件系统，向公司的每一名员工送达。这一做 法常见于新兴的企业，虽然不是 IT 行业，但是工作习惯依赖于网络，习惯于在 工作过程中使用网络沟通方式。上面的第一种做法， 是一种比较传统的做法， 也是一种风险最大的做法。 因为这 种做法事实上没有任何证据可以证明将这些制度对员工进行过公示。 那么在这种 情况下，只要员工一否认，基本上就是员工手册无效的结局。 上面的第二种做法以及

18、第三种做法， 有一定的相似之处。 目前由于网络工具的兴 起，因为其使用确实具有极大的便利性， 而且尤其便于异地员工的管理， 所以在 实践中受到了广泛的应用。这些做法本身可以节省人力资源的很多琐碎性的工 作，可以节省人力，节省劳动量，减轻工作压力，提高工作效率。但是与之相伴 而生的就是法律上的风险。 这些公示方式， 由于皆是通过网络进行的， 目前司法 实践考虑到网络本身的易于修改而且不留痕迹， 一旦出现员工否认而公司无法提 供其他的可参考性证据时，一般情况下，也是认定为员工手册无效的。法律本身并没有对公示作出任何解释。 目前司法实践对公示的理解是公司要将员 工手册通知到员工本人， 并不在意是否通知到了其他的员工。 所以仲裁诉讼中也 曾经出现过被诉公司为了证明公示过员工手册， 由所有在职的员工集体签名证明 这一点。但是由于在职的员工跟所在的公司之间具有隶属关系， 也就具有了一定 的经济利害关系，因此这样的证据在实践中并不能得到仲裁员或者法官的认可。 从而也就引申出了结论， 即企业如果要证明对员工手册进行了公示， 就必须要有 证据证明对发生争议的员工进行过明确的告知。在实践中我们也碰到过以下几类比较好的公示方式， 为大家介绍一下， 以供借鉴：1、 员工入职时， 公司会为员工准备一些工作需要的资料或者劳动工具， 与这些 资料和劳动工具同时交付给员工的，就有员工手册（需要单独列明），