档案管理制度01

1、档案管理制度批 准XXX审 核各部门编 制XXX文件编号FM-MP-R0010版次1.0实施日期2020.6.101. 目的1.1 为了建立健全档案室的工作制度，规范档案管理，保证档案的完备性、保密性、安全性和服务有效性。2. 范围2.1 适用于集团档案的接收、分类、编号、保管、利用与销毁等档案管理工作。3. 职责3.1 集团总裁：负责本制度的批准。3.2 集团总裁办：负责本制度的修订、宣导、实施。公司档案管理工作，实行集中与分散管理相结合，以集中管理为主分散管理为辅。总裁办行政专员负责集团与营销中心的档案及生产中心转档到集团的档案管理。3.3 生产中心总经办：负责生产中心档案室的管理，负责生

2、产中心的档案及集团转入的档案的管理工作。3.4 各中心、事业部、部门：各中心、事业部、部门形成的文件材料由本部门负责归档和立卷，并定期向档案室移交保管。4. 定义4.1 档案指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、报表、声像、牌匾、证书证件、实物等不同形式的历史记录。5. 作业内容5.1 档案移交5.1.1 生产中心各部门依据文件及档案归档的分类管理表（附件1）定期将文件分类归纳整理汇总后移交给总经办档案员，每次移交的同类别文件达超五份以上的，应附上目录（附表1）作为其封面。5.1.2 集团及营销中心各部门依据文件及档案归档的分类管理表（附件1）定期将文

3、件分类归纳整理汇总后移交给总经办档案员，每次移交的同类别文件达超五份以上的，应附上档案台帐目录（附表1）作为其封面。5.1.3 每次移交，均需部门打印文件移交表（附表2）（A4纸版面，仅一张）(壹式贰份），部门及档案室各留底壹份。临时寄存文件以双方点收确认为准。5.1.4 声像、影音文件以硬盘方式移交，电子文件从网络移交。5.1.5 部门应自觉按时分类整理电脑及办公场所文件，对已移交至档案室的文件不再留底，档案员每月抽查一次；为防止硬件设备损坏文件丢失，各部人员使用电子资料每周五（部长级以上人员每月1次）需备档给档案员。5.2 档案分类与编号 5.2.1公司档案可根据内容、部门、业务项目等因素

4、进行一级分类，再在各大类中依序分为若干小类，具体见下面公司档案分类及类别编号列表：类别具体分类及编号企业经营类档案(A)营业执照(A01)、生产许可证(A02)、房产证(A03)、土地证(A04)、工厂建筑图纸(A05)、取水许可证(A06)、排污许可证(A07)、其他（A08）管理档案（B）战略规划（B01）、生产经营计划（B02）、各种目标指标类发文（B03）、市场信息(B04)、固定资产(B05)、办公用品名册（B06）、其他（B07）项目申报、技改类档案（C）项目申报材料（C01）、技改项目申报材料（C02）、技改合同（C03）、图纸（C04）、验收材料（C05）、其他（C06）会计档

5、案（D）会计凭证（D01）、会计帐薄（D02）、会计报表（D03）、审计报告材料（D04）、其他（D05）设备消防类档案（E）行车相关材料（E01）、设备购买合同（E02）、设备验收保修材料（E03）、其他设备材料（E04）、微型消防档案（E05）、消防验收材料（E06）、对外报送消防材料（E07）、消防检查记录材料（E08）、其他消防材料（E09）技术质量类档案（F）技术研究档案（F01）、产品档案（F02）、质量管理体系文件（F03）、产品化验单（F04）、其他技术文件（F05）、其他质量文件（F06）合同协议类档案(G)技术服务协议(G01)、技术合同(G02)、供用气合同(G03)、建

6、筑施工合同(G04)、租赁协议(G05)、经销商合同(G06)、代理商合同(G07)、分销商合同(G08)、联盟体合同(G09)、工作室合同(G10)、物流承包合同(G11)、采购合同(G12)、其他合同协议(G13)证书、牌匾档案（H）商标证书（H01）、专利证书（H02）、企业荣誉证书（H03）、个人荣誉证书（H04）、产品荣誉证书（H05）、集团荣誉牌匾（H06）、产品荣誉牌匾（H07）、品酒师证书（H08）、酿酒师证书（H09）,其他（H10）行政文书档案（I）法规性文件（I01）、政府文件（I02）、工作规划（I03）、工作总结（I04），有关干部的任免、奖励和处分（I05）、调配人

7、事等通知材料（I06），职工花名册（I07），劳动合同（I08）、人事档案（I09）、其他（I10）声像档案（J）照片档案（J01）、录音档案（J02）、录像档案（J03）、其他声像档案（J04）各部门电子文件档案各部门需要保存的各种工作电子文件，需定期整理备份到IT部门或档案室5.2.2 档案编号规定5.2.2.1档案编号为：类别编号+归档年份+流程号（001号开始），举例：2020年归档的采购合同，采购合同原流水号到052，则这份采购合同的档案编号为：G12-2020-0535.2.2.2档案编号一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

8、5.3 档案归档立卷/保管5.3.1 归档立卷5.3.1.1 档案员于每周末/每月末提醒部门移交文件，将核对无误的文件分类编号归档，建立分类档案台帐目录，档案台帐目录要求必须有档案名称、档案编号、送档部门或送档人、送档时间、文件份数或页数、存放位置等等。5.3.1.2 受控档案：按原有文件编号顺序归档立卷，文件移交部门每月末向档案室提供文件编号目录一次进行核对。证照类档案配复印件/扫描件一套同时存档。5.3.1.3 非受控档案：按移交的先后顺序归档立卷。5.3.1.4 以年度为单位建立档案目录，至少每年度封装档案一次。5.3.2 保管5.3.2.1 做好档案室的防盗、防水、防潮、防蛀、防尘、防

9、鼠害、防高温、防强光等措施，门窗应结实牢固。对破损和褪色的档案材料进行修复和复印。5.3.2.2 做好档案的保密工作，不得将档案内容外泄，未办理核准手续，任何人员不得私自调档，更不得让外来人员随便进入档案室。5.4 档案借调5.4.1 部门因工作需要借调文件档案，依据文件及档案归档的分类管理表办理手续：5.4.2 受控文件：由借用人从OA提交档案借/查阅审批表（附表3），完成审批后档案员依据档案借/查阅审批表内容安排借阅/复印手续，并通知借用人接收。5.4.3 非受控文件：依据移交时的文件移交表向档案室预约提取，审批人出差不便及时审批时，由审批人指定人员审核，先借再后补手续。作为临时性寄存文件

10、，无须办理审批手续，提取人限定为寄存人或寄存人上级。5.4.4 复印件以档案室加盖“与原件一致”章为准。5.4.5 借用人收到档案资料后，在档案资料借阅登记表（附表5）上确认签收。归还所借档案时，应并填写“归还日期”，档案员需签字确认。5.4.6 借用人需爱护档案，保持文件整洁，不得拆卷、任意抽换卷内资料、剪贴涂改其字句。注意安全保密，严禁擅自翻印、转借，必须专人专用。5.4.7 借用档案原件时应写明用途及借用天数（原则借用期限为5个工作日），用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案员另行办理续借手续。5.4.8 员工离职，人事应与档案室确认其档案的借阅情况，归还档案后方可办理离职手续。5

11、.5 档案销毁：5.5.1 依据文件及档案归档的分类管理表，档案室将达到保管期限的档案资料整理成档案资料销毁审批表（附表6），向“原件借出审批人”提交，批准后将要销毁的档案资料在公司指定人员的监督下销毁。5.5.2 公司任何个人及部门非经允许，不得销毁公司档案资料。5.5.3对于已失去作用的档案须进行销毁或用碎纸机进行处理，销毁档案材料要认真鉴定，确定销毁档案材料已列册登记。5.5.4每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。 5.6 档案室环境管理 5.6.1 档案室库房内要做好遮阳工作，防止阳光直射并保持清洁、卫生、整齐。 5.6.2 档案管理人员需使库房保持适宜的环境，防止潮湿。 5.7 档案室安全管理 5.7.1 档案室应安装牢固的门窗，并要有防治有害生物、防尘、防火、防高温、防潮湿、防盗、防腐、防火等设备和措施，以保证档案的安全。 5.7.2 注意防火，严禁抽烟、使用明火装置、使用电炉、严禁存放易燃、易