办公用品及办公设施设备管理规定

1、办公用品及办公设施设备管理 规定 重庆 有限公司 标准编号 XZ.01-2011 版次 A 办公用品及办公设备管理规定 实施日期 2012年 5月20日 办公用品及办公设施设备管理规定 1 范围 本标准规定了公司办公用品、办公设施设备的管 理内容与方法。 本标准适用于公司的办公用品、办公设施设备的 使用、申请和报销等。 2 职责 行政部负责对办公用品、办公设施设备的管理工 作。 各部门按照此管理规定配合开展办公用品、办公 设施设备的管理工作。 3 管理内容及方法 3.1 分类 3.1.1 办公用品分为易耗品、耐用品、专用品（包括 促销礼品、奖品等） 、公用品。 Q/DY.L XZ.08-201

2、1 3.1.2 办公设施分为：办公设备与耗材、数码产品及 配件、电脑整机及配件、通讯产品、电器和办公家具。 3.2 办公用品的管理 3.2.1 办公用品的申请 3.2.1.1 易耗品每月 25 日（如遇休假顺延）申请一 次，各部门填写好办公用品申购表 ，由部门经理、 行政部签字审核后，交行政部制定统一办公用品购置 计划，并填写办公购置计划表 。如遇特殊情况需临 时领用，需经部门经理和行政部批准后另行申请。 3.2.1.2 耐用品每季度末的 25 日（如遇休假顺延） 申请一次，申请程序同 3.2.1.1 。 3.2.1.3 专用品的申请根据部门实际情况申请， 申请 程序同 3.2.1.1 。 3

3、.2.1.4 涉及到公用品的，由行政部统一提出申请， 申请程序同 3.2.1.1. 3.2.2 办公用品的购买 3.2.2.1 办公用品的购买原则上指定一家定点购买， 并对价格进行严格核实，遵循质优价廉、节约成本、 Q/DY.L XZ.08-2011 满足需要为原则； 3.2.2.2 行政部根据部门提出的计划汇总后， 上报总 经理批准后购买。 3.2.2.3 办公用品的一次性采购金额在 1 万元以上 的，原则上需签订购销合同。 3.2.3 办公用品的领用 编 核： 批准： 编发 送部 门 校对： 审 核： 批准： 发份 送部数 3.2.3.1 领用时间：每月的第一周。 3.2.3.2 各部门根

4、据办公用品领用表指定专人到 行政部领取办公用品，并在单据上签字。 3.2.3.3 每周三可以办理临时领用，领用人在办公 用品领用表上签字； 3.3 办公设施设备的管理 3.3.1 办公设施设备的申请 办公设施的申请购买原则上由部门提出， 填写办 公设施设备申购单 ，报分管领导、行政部、总经理审 批后，由行政部安排采购员负责购买。 3.3.2 办公设施设备的购买 Q/DY.L XZ.08-2011 采购员通过询价购买办公设施设备，原则上至少 询价三家，并将三家的报价附后，选择最优一家购买。 办公设施设备的采购金额在 1 万元以上的，原则上需 签订购销合同。 3.3.3 办公设施设备的领用 领用时

5、，由行政部通知部门专人领取，并在办公 设施设备领用单上签字。 3.4 库房管理 3.4.1 购买相关物品后，行政部人员办理入库手续， 办理时应仔细检查物资型号、 外观等情况、 确认与办 公用品购置计划表或办公设施设备申购单内容 核对无误后并经主管领导确认方可入库。 3.4.2 行政部人员应按使用部门建立台帐， 台帐内容 须明细购置时间、出入库时间、首次配置部门及其他 必要信息。 3.4.3 物品出库时， 领用人员需在相关领用单上签字 确认。 3.4.4 物品出库后，行政部人员须在 1 个工作日内完 Q/DY.L XZ.08-2011 成台帐更新工作。 3.4.5 各部门负责人员应建立部门低值易

6、耗品领用 登记台帐；行政部每月对各部门的领用原始记录进行 检查、核实，并将相关费用划归到各个部门。 3.4.6 各部门调出或离职人员，离开岗位时，其使用 的办公用品中的耐用品、专用品及办公设施设备由行 政部负责收回，行政部负责对调出或离职人员的回收 物品进行调配。 4 记录 a) 办公用品申购计划表 b) 办公用品购置计划表 c) 办公用品领用表 c) 办公设施设备申购单 d) 办公台账 办公用品申购计划表 序 号 办公用品 名称 规格型 号 单位 数量 备注 1 Q/DY.L XZ.08-2011 日 申请人： 行政部： 部门经理： 办公用品购置计划表 序号 办公用 品名称 申 请 部 门 规 格 型 号 单 位 数 量 单价 金 额 备注 Q/DY.L XZ.08-2011 时间： 经办人： 行政部负责人： 总经理： 办公用品领用表 序 号 办公用 品名称 规格型号 单 位 数 量 领用 时间 领用 人签 名 备 注 1 Q/DY.L XZ.08-2011 部门名称： 办公设施设备申购单 请 购 部 门 请 购 人 时间 需 要 时 间 序 号 物品名 称 规格 型号 品 牌 请购原因 单位 数 量 单价（不同供应 商报价） 公司 核价 备注 1 Q/DY.L XZ.08-2011 部门经理意见：