宴会流程管理

1、宴会流程管理2018-08-01一、宴会预订阶段宴会部受理预订是宴会流程的第一 步，也是重要的一个环节。预订工作做得好与坏，直接影响到宴会的设计策划及整个宴会活 动的组织与实施。因此，宴会部应设预订专门机构和岗位，挑选有多年餐饮工作经 历、了解市场行情和有关政策、应变能力较强、专业知识丰富的人员 承担此项工作，从而推动宴会的销售。宴会预订的主要工作流程如下：宴会洽谈 接受预订 填写宴会 预订单填写宴会安排日记本 签订宴会合同书 收取订金 跟踪查 询正式确定 发布宴会通知宴会部要了解有关宴会活动的各种信 息，它为宴会活动的策划和设计提供正确、充足、必要的依据，这些 信息包括： 赴宴客人人数。 宴

2、会规格。 宾客风俗习惯。 宾客生活忌讳。 宾客特殊需要。 如果是外宾，还应了解国籍、宗教、信仰、禁忌和口味特点对于规格较高的宴会，还应掌握下列事项： 宴会的目的和性 质。 宴会的正式名称 宾客的年龄和性别。 有无席次表、坐位卡、席卡。 有无音乐或文艺表演。 有无司机费用等。 主办者的指示、要求、想法。二、设计策划阶段宴会部在接受宴会预订，签订宴会合同之后， 就应着手根据了解的信息进行宴会的设计与策划工作。宴会的设计与策划，简单地就是指受理预订后在举办宴会前，根 据有关信息资料和宴会规格要求，编制出题突出，科学合理，令主办 者满意的宴会活动计划。宴会计划的内容要求详细、明了，只有经过周密的策划与

3、设计之 后，才能进行宴会准备和组织实施。宴会设计策划的内容例如下：（ 1）宴会厅环境与气氛策划 宴 会厅的餐桌与台型设计。 宴会厅绿化和鲜花等装饰设计。 讲台、话筒位置和花卉布置、工艺装饰。 宴会娱乐项目策划（背景音乐、乐队人员的位置安排、文艺演出的场地范围等）。 灯光的要求等内容。（2）宴会服务策划 主桌台的席次排列和花卉布置、工艺装 贵宾（ vip ）随行人员坐位安排。 随行人员和陪同人员坐席安排。 宴会服务人员人数确定工作安排。 管理人员、服务人员岗位位置安排。 上菜、撤盘的线路设计。 餐具、布巾等项目的数量等。（3）宴会食品策划与菜单设计 宴会菜单设计。 宴会食品原料的采购计划加工烹调

4、工作安排。 宴会酒单设计等。上述宴会活动的所有计划内容，并不是完全由宴会部指定，而是 由饭店相关分别拟定的，各部门依照所收到的宴会通知单，各自拟定 所负责部分的工作计划，并列出工作清单，作为标准的依据。决，作。若为特殊的宴会，如大型酒会或国际会议，宴会部可将各部门集 合开会，共同策划，各部门有任何问题，都可在会中讨论并加以解 并将会中决议印成书面资料，分发给各部门位分头进行相关工宴会工作千头万绪，各部门工作计划的拟定相当重要。除了上述宴会活动计划外，宴会部还应编制一个宴会时间控制从客人进入宴会厅到整个宴会结束，将其间的各项活动纳入控制 表中，并落实到每位服务人员，使整个宴会有计划、有步骤、有条

5、不 紊地进行。另外，良好的宴会活动计划，必须通过畅通合理的传递渠道来下 达，使宴会活动的各个程序和各个环节按计划进行，这样才能确保宴 会的质量。延误了信息的传递和计划的下达，或把计划内容中宴会日期、开 宴时间、人数、桌数、费用标准、设备要求等写错或传递错，就会影 响计划下达，并影响后面整个宴会程序的顺利进行。三、执行准备阶段好的开始是成功的一半，一场宴会事前的准备 工作是否善、彻底，关系到宴会的成败。试想当宴会主人驾临宴会会场时，看到一切准备工作井然有序， 其心情必定是欢愉且满意的；一旦留下完美的第一印象，宴会人员便 可顺利地与其商谈其余细节。下面以宴会厅为例，分别介绍宴会前的准备工作。1.宴

6、会场地布置宴会工作人员在进行场地布置时，应该充分考虑 到宴会的形式、宴会的标准、宴会的性质、参加宴会的主的身份等有 关情况，进行精心设计、精心实施，使宴会场景既反映出宴会的特 点，又使宾客进入宴会厅后有清新、舒适和美的感受，以体现出高质 量、高水平服务。宴会场地何时开始着手布置，应视宴会复杂程度而定，可能在宴 会当天、前一天或数天以前，并应由各部门根据场地规划进行安排客人若有事先进场布置的需求，负责人员应先了解该场地是否有空档，并依照宴会厅规定收取场租之后，方可让客人进场布置。2018-08-012.人员的分工人员分工必须根据宴会类型，针对迎宾、值台、备餐、传菜、酒水、服务桌、供酒、区域负责人

7、等进行 工作任务分配，将任务落实到每个人。宴会部主管应在宴会开始前，计算所需服务人员的总数，若有人 数不足的情形，宜提早申请临时工。为确保临时工能随时补缺，饭店需预先安排临时工的来源，比如 对社会人士、学校或饭店其他部门的人员进行培训，并随时保持联系 以备不时之需。3.物品的准备开宴前的物品准备主要包括以下几个方面。（1）台面用品宴会服务使用量最大的是各种餐具，宴会组织者 要根据宴会菜肴的数量、宴会人数，计算出所需用餐具的种类、名称 和数量，并分类进行准备。通常需由宴会服务开出清单交给餐务部或管事部工作人员进行准 备，所需餐具酒具的计算方法是：将一桌需用的餐具、酒具的数量趁 乘以桌数即可。各种

8、餐具、酒具的要一定数量备用 ,以便宴会中增人或者损坏时替 补,一般来说 ,备用餐具不应低于 20%。桌布和餐巾同样需按照桌数准备，此外餐巾数量应比宴会叁于加 人数多准备 10%左右，以便应付宴会人数临时增加使用2）茶水、酒品饮料宴会开始前 30 分钟按照每桌的数量拿取酒品饮料。取回后，要将瓶、罐檫干净，摆放在服务桌上，做到随用随开， 以免造成不必要的浪费。（3）冷菜围碟大型宴会一般在开始前 30 分钟摆好好冷菜。 冷菜的多少应根据宴会的规模、规格来定，一般安排 8 个围碟， 高档宴会外加一道花式冷盘。服务员在取冷菜时一要使用大长形托盘，决不能用手段取。4.开宴前的检查开宴前的检查，是宴会举行前

9、的关键环节，它是 消除宴会隐患，将可能发生的事故降至最低，确保宴会顺利、高效、 优质运行的前提条件，是必不可少的。宴会的组织在各项准备工作基本就绪后，应该立即对餐台进行检 查。检查的主要内容包括餐桌的检查、卫生检查、安全检查和设备检 查，具体内容如下： 宴会厅内的摆设及形式是否宴会订席单上的内 容一致。 宴会通知单上的注意事项，客数、器材设备、桌布颜色等是否 与宴会现场摆设相符。 宴会厅外的海报及指示牌内容与宴会是否相符。 宴会指示牌、宴会厅名称、宴会场地示意图是否正确无误。 接待桌的位置及所需物品是否备妥。 会场上所需物品及使用器材是否准备齐全并维持在良好状况 下。例如，喜宴时会场上的喜字、蛋糕、香槟酒等是否准备妥当；会 议时所需的器材，例如幻灯机、投影机、麦克风等是否备妥并功能完 善。 设备，如灯光、音响、冷气、电器等，运作是否正常。 音响、背景音乐备妥与否；应在宴会开始前半个小时将空调设 备开启。 餐具、家具、地毯是否合乎卫生标准。 检查房间窗帘和服务台是否整洁美观。检查盆花是