2021年关于公司财务档案管理制度细则

1、twenty is not diligent, thirty is not standing, forty is not rich, and fifty is weak.悉心整理祝您一臂之力（word文档/a4打印/可编辑/页眉可删）关于公司财务档案管理制度细则 关于公司财务档案管理制度细则范文一 一、会计档案管理的定义 会计档案管理是指对会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料， 记录和反映单位经济业务的重要史料、证据建立会计档案的立卷、归档、 保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便 查阅，严防毁损、散失和泄密。 二、会计档案的范围 会计档案的范围包括会计凭证

2、、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料， 记录和反映各公司经济业务的重要史料和证据。 具体包括： 1 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 2 会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片(以记账凭证和原始 发票代替)、辅助账薄和其他会计账薄。 3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及 文字说明，其他财务报告。 4 发票类：增值税专用发票、普通发票、收据、服务业发票等其他发票。 5 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，发票领用登记簿，会计档案 移交、保管、销毁清册，会计档案借阅登记本，各类财务证件以及其他应 当保存的会计核算专业资料。 三、

3、会计档案的立卷 各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案 卷，将各卷按顺序编号。 (一)会计凭证(案卷号：1-连续流水号，连续流水号每年从 1 开始连续) 1、记账凭证于每月结账日(2 月为最后一天，12 月或春节月份根据通知 要求，其他月均为 30 日)后一周内打印完毕，汇总打印到二级科目;每月 20 日前完成上月会计凭证装订工作，按年、分月妥善保管归档; 2、整理凭证，按编号顺序排列，检查日期、编号、附件张数、收讫、付 讫章及有关部门人员印章是否齐全; 3、摘除凭证内的金属物(如钉书钉、大头针、回形针)，将大的附件按凭 证大小折叠好，避开左上角装订位臵，便于翻阅;

4、4、在每本凭证上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉线装订，并将装订 处粘贴覆盖; 5、凭证封皮上填写凭证种类、本月总册数、本册编号、起止日期、号码， 会计主管人员、凭证审核人员和装订人员(骑缝处)签章; 6、每月末将装订成册的凭证，统一登记目录，按编号顺序入柜 保存; 7、出纳不得装订凭证。 (二)会计账簿(案卷号：2-连续流水号) 1、会计账簿每年打印一次，在第二年的 3 月底前必须将所有明细账打印 完毕，并整理归档; 2、现金日记账和银行存款日记账科目需打印至最底层科目;资产、负债 类科目辅助账类型按客户、职员、供应商核算的需分别按照每一个客户、 职员、供应商打印核算项目明细账，除上述科目以

5、外的其他科目明细账打 印至二级; 3、账簿整理：账簿启用表填写齐全，内容与各个账户相符，账页数齐全， 序号排列连续; 4、会计账簿的装订顺序 (1) 会计账簿装订封面 (2)账簿启用表 (3)账户目录、备考表 (4)按本账簿页数，顺序装订项页 (5)会计账簿装订封底 5、会计账簿装订后应牢固、平整、不得有折角，掉页现象，账簿装订的 封口处，应加盖装订人印章，装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所 属年度及账簿名称和编号; 6、账簿封面上标明账簿名称、所属年度、编号，编号一年一编，顺序为： 现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、核算项目明细账、固定资 产卡片。 (三)会计报表(案卷号：3-连

6、续流水号) 独立核算体次年 1 月份将上年 12 个月月度会计报表按照资产负债表、损益 表、费用明细表、应交税金明细表、现金流量表等报表的顺序，加装报表 封皮，填写报表目录，加盖企业负责人、会计主管人员、制表人印章后， 入柜保存。 合并报表及各核算体年报需在次年 2 月份按上述要求装订完成。 (四)其他会计档案立卷 1、发票类： 增值税专用发票抵扣联每月按认证的先后顺序，附“认证结果通知书”、 “认证结果清单”并加“征税/扣税单证汇总封面”后装订成册，具体装订 要求同记账凭证; 除增值税专用发票以外的其他发票、收据存根联(或记账联)均按 25 份/ 本、100 本/捆打包，并在包外易见处注明开

7、票期间、发票(或收据)号码 段。 2、其他类： 银行余额调节表须每月打印后签字(独立核算体由主办会计签字，公司由 财务负责人指定的专人签字); 银行余额调节表与银行对账单分银行，按 1-12 月顺序装订成册; 其他会计档案按类分别装订成册，并具名编制人、保管人。 四、会计档案的归档保管 1、独立核算体的会计档案管理员为主办会计，公司设立专职会计档案管 理员。 会计档案管理员负责全部会计档案的整理、装箱、保管、调阅、销 毁等一系列工作。 2、出纳人员不得兼管会计档案。 3、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。 会计档案的保管期限，从 会计年度终了后的第一天算起，定期保管期限分为 3 年、5 年

8、、10 年、15 年、25 年 5 类，且以下会计档案保管期限为最低保管期限，如需增加细化 档案名称的，可比照类似档案的保管期限。 (详见附表)。 (1)保管期限为3年的：月/季度财务报告、内部往来对账表、会计档案 借阅登记清册。 (2)保管期限为 5 年的：银行存款余额调节表、银行对账单。 (3)保管期限为 10 年的：月度纳税申报表。 (4)保管期限为 15 年的：会计凭证类、除现金日记账和银行存款日记账 以外的其他账薄、会计移交清册。 (5)保管期限为 25 年的：现金日记账和银行存款日记账。 (6)保管期限为永久的：固定资产卡片(以记账凭证和原始发票代替)、 年度财务报告、年度纳税申报

9、表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 五、 会计档案保管清册的建立 1、根据会计档案立卷编号，按年分月顺序登记会计档案的保管清册。 2、会计档案保管清册以书面形式建立，次年装订成册。 六、 会计档案的借阅使用规定 1 借阅对象:财务人员、法务部、审计部、外审机构等。 2 借阅地点：除国家行政执法部门以外的借阅人，借阅地点只能在公司及所属门 店的办公区域内，不得将会计档案携带外出;如遇特殊情况，须经财务经理批准 后方可携带外出。 3 借阅时间：借阅档案必须在借阅日起两天内归还，如需延期使用，须再次办理 借阅手续，行政执法部门的除外。 4 借阅要求:借阅会计档案人员，不得转借他人，不准在案卷中

10、标画，不得拆散 原卷册，更不得抽换。 不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到 归还档案完好无损。 需要复制会计档案的，也应经财务经理批准后，由档案管理 人员负责办理。 5 借阅登记:建立会计档案借阅登记簿，将借阅人姓名、部门、日期、内容、用 途、审批人、归还时间等情况逐项登记清楚。 借阅登记清册归档保管。 6 借阅审批管理: 6.1 公司财务及内审人员借阅会计档案的审批规定 6.1.1 除出纳外财务及内审人员借阅当年凭证、账簿等纸质会计档案：需报档案 保管员登记备查。 6.1.2 除出纳外财务及内审人员借阅以前年度凭证、账簿等纸质会计档案：需到 档案保管员处登记，经财务经理审批同意

11、后方可借阅。 6.1.3 出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案。 6.2 独立核算门店财务人员借阅会计档案的审批规定 6.2.1 除出纳外财务人员如需借阅凭证、账簿等纸质会计档案均需经主办会计审 批，由档案保管员登记，如无档案保管员的由主办会计负责登记。 6.2.2 出纳与主办会计在同一地点办公的，则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿 等会计档案; 出纳与主办会计不在同一地点办公的，如有其他财务人员则出纳人 员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案; 出纳与主办会计不在同一地点办公的， 且无其他财务人员的则需将借阅用途由主 办会计报财务经理审批后方可。 6.3 非财务人员借阅会计档案的审批规定 6.

12、3.1 一律凭内部工作联系单经所属部门负责人审批后，到档案保管员处登记， 经财务经理审批同意后方可借阅。 6.3.2 为确保公司财务信息安全，除财务人员及公司内审人员外不得开通 30 天 (含)以上的财务核算软件(eas)操作权限。 如确有工作需要的，需经分管 财务副总审批后， 仅开通工作期内与工作内容相关的账套查询权限，该工作期不 得超过 30 天。 七、会计档案的交接 1、财务负责人调动时，应办理会计档案移交手续。 2、单位机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制 会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档 案编号、应保管期限、已保管期限等

13、内容，并将全部装箱逐一点交，接管人员逐 一接收。 3、 单位机构变动如公司终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档 案，应当由终止单位的上级财务负责人安排落实档案存放地点及相关人员代管; 如公司之间合并的， 原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管，单位合 并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。 4、会计档案交接时由财务负责人及上级财务指定人员负责监交。 交接完毕后， 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。 5、 会计档案交接时由于未按照规定及时办理交接手续进行档案移交导致责任不 清的，一律由接替人承担。 八、会计档案的销毁 保管期满的会计档案，

14、可以按照以下程序销毁： 1、由会计档案管理人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计 档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销 毁时间等内容。 2、财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见。 3、销毁会计档案时，应当会同会计机构、审计部门、保安部门共同监销。 4、 监销人在销毁会计档案前， 应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所 要销毁的会计档案，报上一级财务部门审批;销毁后，应当在会计档案销毁清册 上签名盖章。 5、保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭 证，产权凭证、注册资本入账凭证、股权转让凭证等，不得销毁，应当单独抽出

15、 立卷，保管到未了事项完结时为止。 单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案 销毁清册和会计档案保管清册中列明。 九、会计档案的检查 1、公司、门店会计档案保管人员应按规定严格进行会计档案管理，不定期进行 自查，如因个人主观原因造成会计档案的散失、损坏、被窃取，则按公司员工手 册规定给予处理;如给企业带来经济损失，则全额赔偿损失。 2、财务核算主管或内控督导(或以财务核算辅导小组自查、互查的形式)需每 年对下属每家核算体的会计档案进行不少于 1 次检查，检查后需做好检查记录， 对不符合规定的，责令限期整改。关于公司财务档案管理制度细则范文二 一、 为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，

16、根据中华人民共和国会计 法中华人民共和国档案法及会计档案管理办法的规定，结合本公司的实际情 、 况，制定本制度。 二、 本制度适用于公司档案部门和财务部门的会计档案管理工作。 第二章 会计档案管理部门及人员 一、档案部门和财务部共同负责会计档案管理工作的开展和协调。 二、公司档案部门和财务部指定专门人员作为会计档案员负责会计档案的保管工作。 档案员 应具备爱岗敬业、认真负责、耐心细致、熟悉相关法律法规、持有会计从业资格证 等条件。 三、按照不相容岗位分离的原则，出纳员不得兼任会计档案员。 第三章 会计档案归档的范围 一、会计凭证 (一) 原始凭证 1、 自制原始凭证 (1) 一次凭证。 如入库

17、单、出料单、支付申请单等; (2) 累计凭证。 如限额领料单等; (3) 汇总原始凭证。 如发料凭证汇总表、收料凭证汇总表、现金收入汇总表等; (4) 记账编制凭证。 如购货发票、收据等。 (二) 记账凭证 二、会计账簿。 包括总账、明细账、日记账、各种辅助账等。 三、财务会计报告。 包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表(新的会计 准则要求在年报中披露) 、附表及会计报表附注和财务情况说明书。 四、其它会计核算资料。 凡与会计核算机密相关的， 由会计部门负责办理的有参考价值的数 据资料。 如：经济合同、银海余额调节表、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核 定资金定额的数据资料

18、、 会计档案移交清册、 会计档案保管清册、 会计档案销毁清册等。 实行会计点算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、 程序文件及其他会计核算资料均应 视同会计档案一并管理。 第四章 会计档案的整理和装订 一、 会计档案的整理立卷。 会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。 会计档案的整 理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并 分门别类按各卷顺序编号。 (一) 分类标准统一 一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。 (二) 档案形成统一 案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一 (三) 管理要求统一 建立财务会计资料档案簿、会计资

19、料档案目录;会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立 卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 (四) 会计档案的装订。 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他 文字资料的装订。 1、 会计凭证的装订 一般每月装订一次，装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 (1) 会计凭证装订前的准备工作 a. 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全; b. 按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数; c. 摘除凭证内的金属物(如订书针、大头针、回形针) ，对大的张页或附件要折叠成通记 账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整; d. 整理检查凭证顺序号，如

20、有颠倒要重新排列，发现却号要查明原因。 再检查附件有否漏 缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全; e. 记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全。 (2) 会计凭证装订时的要求： a. 用“三针引线法”装订，装订凭证应该使用棉线，在左上角打上三个针眼，实行三眼一 线打结，结扣应是活的，并放在凭证封皮的里面，装订时尽可能缩小所占的部位，使记 账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于时候查阅; b. 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证; c. 装订凭证厚度一般 1.5 厘米，方可保证装订牢固，美观大方。 (3) 会计凭证装

21、订后的注意事项。 a. 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章; b. 在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。 2、 会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。 基本要求是： (1) 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，帐页数是否齐 全，序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按 页数顺序排列的帐页、会计账簿装订封底的顺序装订。 (2) 活页账簿装订的要求： a. 保留已使用过的帐页，将帐页数填写齐全，去除空白页和撤掉帐页夹，用质好

22、的牛皮纸 做封面、封底，装订成册。 b. 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类帐 页装订在一起。 c. 在本账的封面上填写好账目的种类，编号卷号，会计主管人员和装订人员(经办人)签 章。 (3) 账簿装订后的其他要求： a. 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。 b. 会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。 c. 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为 总账、现金日记账、银海存(借)款日记账、分户明细账。 d. 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号;总账、

23、各类明 细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 3、 会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后， 留存的报表按月装订成册谨防丢失。 小公司可按季装订 成册。 第一，会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐 压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订;第二，跨级报表装订顺序为：会 计报表封面、会计报表编制说明书、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的 封底;第三，按保管期限编制卷号。 第五章 会计档案的移交 财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行： (一) 开列清册，填写会计档案移交单 (二) 在账簿使用日期栏填写移交日期 (三)

24、 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。 第六章 会计档案的归档保管 一、 公司档案部门和财务部专门指定档案室或档案柜存放会计档案。 保管地点应具备完善的 防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。 当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满后移交档案部门保管。 二、会计档案的保管要求 (一) 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防 火器材; (二) 采用透明塑料薄膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞; (三) 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀; (四) 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅

25、地方，以利查阅，并防止 潮湿; (五) 设置保管清册(附表 5) ，严防毁坏损失、散失和泄密; (六) 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。 会计档案保管专员负责全部会 计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 三、机构变动或档案管理专员调动时， 应办理交接手续， 由原管理人员编制会计档案移交清 册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接受。 四、会计档案的保管期限 按其特点可分为永久性和定期性两类。 凡是在立档单位会计核算中形成的， 记述和反映 会计核算的， 对工作总结、 查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案， 应永久保存。 定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年

26、、15 年、25 年 5 种。 会计档案的保管期限，从会计年 度终了后的第一天算起，如：1996 年年度终了日为 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日开始计算。 为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的 保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。 第七章 会计档案的借阅使用 一、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要须经总经理、财务负责人批 准。 二、 外部借阅会计档案时， 应持有单位正式介绍信、 经总经理、 财务总监或财务经理批准后， 方可办理借阅手续;单位内部人员借阅会计档案时，应填写会计档案借阅申请表 。 经会 计

27、主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。 档案库管员应登记档案借阅登记表 ， 将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。 三、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，拆散员卷册，也不得涂改抽换、携带外出 或复制原件(如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件) 。 四、借出的会计档案，会计档案管理专员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 第八章 会计档案的销毁 一、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同编写档案销毁申 请表 ，提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。 二、机关、团体、事业单位和非国有公司会计档案要销

28、毁时，报本单位领导批准后销毁;国 有公司经公司领导审查，报请上级主管单位批准后销毁。 三、会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由 档案部门保管到结清债权债务时为止;建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。关于公司财务档案管理制度细则范文三 1.1 会计档案是指会计凭证、 会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 具体包括： 1.1.1 1.1.2 会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，其他会计凭证。 会计帐簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿。 1.1.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，

29、包括会计报表、附表、附注及文字说明，预算执行情况报告，审计报告，其他财务报 告。 1.1.4 1.1.5 各类税务资料; 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计1 档案销毁清册。 1.2 财务文书档案包括： 对外签订的各类合同和协议。 上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件; 集团公司计划财务中心内部所统一制定的各类制度、授权书、1.2.1 1.2.2 1.2.3预算、决议和规定; 1.2.4 各类公司注册、变更及注销资料; 1.2.5 与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表; 2 会计档案的整理 2.1

30、会计凭证的整理 当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证，应于次月 10 日前按凭证 的编号顺序加以整理，并加具封面、封底、装订成册，在装订线上加贴 封签。 在封面上要写明单位名称、年度和月份，起讫日期和起讫号数， 在封签处加盖单位财务章。 在指定的档案柜内摆放整齐。 2.2 财务报告的整理：案卷由财务报告封面、编制说明、必要文字说明材料、财务报告封底构成。 季度终了后，将季度财务报告，按会计报表 的编号顺序排列，加封面装订，在保管期限上要标明永久保管。 2.3 会计帐簿的整理：会计帐簿在年终决算后应于次年 1 月 31 日前，将电脑帐簿装订成册，加上封面，统一编号并在封面加盖单位财务章与各 种订

31、本帐一起收档保管。 2.4 财务文书档案的整理： 各类财务文书档案，如合同、协议等要在执行完毕后定期整理，另行 存放;在本会计年度结束后，应于次月初 10 日内将其汇编成册，编上 序号，收档保管。 2.5 备份工作; 3 财务档案的保管 3.1 财务档案保管在集团计划财务中心的领导下进行，并实行分类分级 每月 20 日前完成上月账务资料、 会计报表及其他资料的电子文档的管理的原则。 2 3.2财务档案由管理员负责管理，管理员的职责为每月末、季末及年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅服务。 3.2.1 管理员于次月初 10 日内将已装订好的凭证登记后归档， 登记的内容为本

32、册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。 3.2.2 月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送计划财务中心相关部门及公司总经理，按季打印，签字齐全后于季末 20 日前报 送计划财务中心财务管理部并进行部门归档。 (计划预算报告及考 核指标表仅上报电子版) 3.2.3 管理员于每年 1 月 31 日内将已装订好的上年帐册、 财务报告在登记本上登记后归档，登记的内容为帐册名称、所属期间、各明细 科目名称等。 3.2.4 管理员于每年元月 31 日内将已装订好的上年财务文书档案在登记本上登记后归档，登记的内容为档案序号和档案名称等。 3.2.5 审计/评估报告：公司委托会计师事务所/评估师事务所完

33、成公司的审计/评估工作后， 取得的审计/评估报告应与财务报告放在一 起保存。 3.2.6 管理员负责档案库的全面管理，除于每月初、年初将有关会计档案登记归档外，应于每季末对会计档案进行整理，检查会计档案 有无丢失、毁损情况。 如发现丢失或毁损应查明原因分清责任并向 主管负责人书面汇报请示处理。 3.2.7 管理员调动工作时，要对文件进行清点，办理交接手续，并有负责人监交，尤其是电脑密码和使用资料。 交接过程必须清楚，填 制交接清单。 交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、 时间、地点以及册数、件数或份数。 3.3 所有档案必须按规定归类，将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号， 与档

34、案总目录表和分类目录表相对应， 写在每页材料的右上角。 3.4 将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表后，装入统一标准制作的案卷内。 3.5 财务档案原则上应当保持原卷册的封装， 个别需要拆封重新整理的，3 应当由公司计划财务部经理和经办人共同拆封整理，以分清责任。 3.6 对财务档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。 同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失 和泄密。 3.7 设立“财务档案保管清册”逐月或逐年对已装订成册的财务档案进行登记。 3.8 设立“会计档案查阅/借阅登记本”记载会计档案日常查阅情况和会计档案借阅及归还情况。 3

35、.9 对档案库要采取防火、防盗、防蛀、防强光等措施。 对以上设施要经常检查， 发现问题要马上向计划财务中心报告， 并及时采取补救措施。 具体保管要求如下： 3.9.1 财务档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材; 3.9.2 3.9.3 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架; 财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀; 3.9.4 财务档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿; 3.9.5 设置归档分类目录表、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密; 3.9.6 3.9.7 会计电算化档案的保管

36、要注意防盗、防磁等安全措施; 采用磁性介质存储的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。 3.10 对入库档案随时进行更改补充工作，每半年清点一次，检查档案是否完整、准确、帐目与实物是否相符，对破损或截体、变质的档案及时 修复和区别登记。 3.11 每月一次将上月新入档的资料用计算机软盘做出备份，另行保管(如保险柜) 。 该套软盘同样做出编号和内容登记。 3.12 各种财务档案的保管期限，根据财务档案保管期限表，分为永久、4 定期二类。 定期保管期限分为 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年五种。 财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

37、 4 财务档案的查阅 4.1 4.2 财务档案的查阅遵从财务保密管理制度 。 查阅范围：财务档案原则上按查阅人的部门所辖业务范围的规定查阅。 如需查阅非本部门所辖业务范围的会计档案，需经各公司计划财务 部负责人批准。 4.3 查阅方法：查阅人查阅财务档案时应填写“财务档案查阅/借阅记录”然后由档案管理员将需查阅的档案交给查阅人，查阅人应在管理员 的监督下查阅，查阅完后交回档案，由管理员及时放回原处。 财务档案 原则上不得带出各公司计划财务部。 5 财务档案的借阅 5.1 财务档案原则上不外借。 如有特殊情况需借出时，应由借阅人填写“财务档案查阅/借阅记录” ，财务档案借阅单位由借阅人所在部门的

38、 经理签字，然后由各公司计划财务部经理签字批准后备案，方可将档案 借出。 集团总裁、首席财务官调阅档案可直接委派相关人员到财务部办 理借阅，并办理登记手续。 非财务部门工作人员需借阅档案时，还需有 公司总经理的批示，经财务部经理签字后，方可借阅。 5.2 机密档案的借阅，须经集团总裁、首席财务官、公司总经理批准;档案借阅者要做到保密，不得转借他人，不得涂改、损毁档案。 5.3 财务档案借阅期不超过三天。 如三天借阅期满需续借时应办理续借手续，重新填写“财务档案查阅/借阅记录” ，经借阅部门经理和各公 司计划财务部门经理签字批准后方可续借。 5.4 借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的，自借阅期满后一天起，每超期一天收借阅人 10 元的档案占用罚金，