某保险公司KA使用与行文规范指南

1、阳光人寿保险股份有限公司KOA使用及行文规范指引一、 KOA 操作指南（一）基本分类1公文（ 1）红头文件上行文：指用于发往上级机构的请示、报告等。下行文：指用于发给公司各部门、各分支机构的公文。批复：适用于批复分支机构的请示、报告。函：适用于同不相隶属的机构之间商洽工作、 答复问题、通知有关事项、对有关事项提出处理意见等。会议纪要：主要为发表会议记录。（ 2）联系函工作联系函：用于总公司部门与分公司部门之间的工作沟通、交流。部门沟通联系函：用于总公司部门与部门之间的工作沟通、交流。（ 3）签报签报：主要用于公司内部各类事项审批。2表格类审批（ 1）财务管理类：费用预算动支申请、出差申请、资产

2、购置申请、会议费申请、借款申请、开设/注销银行账户审批；（ 2）档案管理类：重要证件使用申请（ 3）人力资源类：请假申请、员工录用（ 4）印章管理类：公司章用印申请、部门章用印申请、刻制印章申请。（ 5）周转房入住申请（ 6）员工开通、删除 KOA 及邮箱权限申请（ 7）长途电话开通申请（ 8）VPN 帐户开设申请3新闻（ 1）通知公告（ 2）公司文件（ 3）新闻（ 4）企业文化建设（ 5）员工天地（二）使用步骤1公文(1) 首页进入“公文流转”(2) 点击右上角的“新建”(3) 选择类别里面选择“寿险总公司（或分公司）”(4) 然后选择所需的发文种类即可。(5) 基本信息页面需要填写的是文件

3、标题，然后选择紧急程度和机密等级，选择发文单位的时候，点击“选择”，点击“阳光人寿总公司（或分公司）”，然后在右侧的对话框里面双击发文部门进行选择。上、下行文签发人为最终审批人，其余文种为提交部门或提交机构负责人。关键字为发文的主要内容。可阅读者按照内容选择阳光人寿全体成员或相关部门群组、人员。需注意的是文件的可阅读人员为审批人员、可阅读者及收文单位中的相关人员的集合。(6) 正文页面标题用二号宋体字 （加粗），正文选择三号仿宋GB2312字体。公文还需要填写主题词（内容同关键字）、印发日期、电话。(7) 流程页面编辑处理人节点：点击“添加”或“编辑”进行编辑。点击“选择”，选择处理人。在左侧

4、“我的部门”中选择处理人相应部门，进行双击，该部门人员名单就出现在待选列表中。点击红色箭头进入上一级目录。待选列表中出现处理人名字后，选中，并点击“添加”，将处理人添加至“已选列表”。选择已选列表中的名字， 点击“删除” ，则可删除已选处理人。节点选择如图，点击确定。确认处理人全部选择后通过点击人名后面的“ + ”上移或者“-”下移至适当位置。(8) 提交所有内容填写完毕以后，通过点击右上角的“暂存”，“暂存”成功后返回页面，点击“提交”发表文章。此时文章进入下一个处理人节点。注意事项：在提交签报的时候，相关申请内容的文件可以在“基本信息”页面以附件的形式提交。（ 9）撤回、废弃当上报文件需要

5、撤回重新提交的时候，进入“公文流转”后选择“我的公文”，点击需要撤回的公文， 进入“流程”页，点击“撤回”。撤回后的公文自动保存到草稿箱中。若公文作废，则可在以上流程中选择“废弃”将该文档废弃。（ 10）沟通若审批中对文件有一些问题需要节点以外的人员进行处理，可在处理文件是选择“流程”页， 点击“沟通”，选择需沟通人名，并提交，则该文件进入该指定人员审批流程中，待该人员处理完毕， 并提供沟通意见后， 流程返回原处理人员。2审批（ 1）首页进入“审批流程”；（ 2）点击右上角的“新建”；（ 3）按照需要选择不同模板；（ 4）基本信息页面 -填写主题以及简要说明；（ 5）审批内容页面 -填写部门、

6、基本内容等；（ 6）审批流程页面 -按内容选择相应流程；（ 7）所有内容填写完毕以后点击右上角“暂存”；（ 8）提交。（ 9）撤回、废弃、沟通同公文操作。3新闻（ 1）首页左侧企业文化社区中选择“新闻系统”；（ 2）点击右上角的“新建”；（ 3）按发文内容选择阳光人寿通知公告、新闻、企业文化、建设或者员工天地；（ 4）填写新闻主题、正文，选择审批节点；（ 5）暂存后提交。二、 KOA 审批流程设置指引（一）公文1上行文（1）上报偿付能力报告（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：精算部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：财务部负责人、资金运用部负责人（会审）第五节点：

7、办公室负责人第六节点：精算部分管总裁第七节点：公司主要负责人第八节点：董事长第九节点：办公室文书（盖章）（ 2）产品报备 /报批（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：产品部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点： 精算部负责人、 合规法律部负责人 （会审）第五节点：办公室负责人第六节点：相关部门分管总裁（会审）第七节点：公司主要负责人第八节点：董事长第九节点：办公室文书（盖章）（ 3）高管任职资格核准请示、职务变动报告（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：人力资源部分管总

8、裁第六节点：公司主要负责人第七节点：董事长第八节点：办公室文书（盖章）（ 4）分公司筹建、开业请示（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：机构发展部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：人力资源部负责人第五节点：办公室负责人第六节点：机构发展部分管总裁第七节点：董事长（分公司筹建需加入董事长节点）第八节点：办公室文书（盖章）第九节点：（抄送）阳光人寿总裁室、机构发展部及人力资源部负责人、财务部负责人（ 5）其他行政公文、请示、报告（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：提交部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：相关部门负责人（会审）第五节点：

9、办公室负责人第六节点：提交部门分管总裁第七节点：公司主要负责人第八节点：董事长第九节点：办公室文书（盖章）（ 6）分公司开立营销服务部请示（二级机构机构发展岗提交）第一节点：分公司提交部门负责人第二节点：分公司个险分管副总第三节点：分公司主要负责人第四节点：办公室文书（格式、流程审查）第五节点：机构发展部负责人第六节点：营销部负责人、企划部负责人（会审）第七节点：营销部分管总裁第八节点：机构发展部分管总裁第九节点：（抄送）阳光人寿总裁室、机构发展部及人力资源部负责人、财务部负责人（ 7）分公司开立三级机构的请示（二级机构机构发展岗提交）第一节点：分公司人事行政部负责人第二节点：分公司分管副总（

10、或分公司主要负责人）第三节点：办公室文书（格式、流程审查）第四节点：总公司机构发展部机构规划岗第五节点： 总公司人力资源部负责人第六节点：总公司机构发展部负责人第七节点：机构发展部分管总裁第八节点：（抄送）阳光人寿 S 类、机构发展部以上为计划内三级机构申报流程，对于计划外三级机构，需在第五节点后增加总公司企划部、财务部负责人的并行会审节点，并在机构发展部分管总裁节点后增加董事长审批节点。2下行文（ 1）下发各类规章、制度、办法等（经办部门提交）第一节点：提交部门负责人（需进行自评）第二节点：办公室文书（格式审查、自评审查）第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：合规法律部第五节点：相关部门负责

11、人会签（会审）第六节点：办公室负责人第七节点：部门分管总裁（包括会签部门和提交部门分管总）（会审）第八节点：公司主要负责人（涉及全局的重要制度增加董事长节点）第九节点：办公室文书（盖章）第十节点：（抄送）企划部负责人注意事项：最终审批人设置：涉及人员、财务、计划等方面的重要文件需要报董事长审核，其他制度可以由分管总决定是否需要上报董事长审核；分管总审核节点设置：风控分管总裁作为风险管理负责人，审核所有制度，提出风险控制意见；在各部门进行制度自评的时候， “借鉴了哪些公司的相关制度”可由企划部掌握。（ 2）任职、职务任免类（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责

12、人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：人力资源部分管总裁第六节点：公司主要负责人第七节点：董事长（总公司高级主管以上和分公司班子成员任免增加董事长节点）第七节点：办公室文书（盖章）总公司处级以上人员任免类文件可阅读者为分公司班子成员、总公司全体；分公司班子、总公司部门级以上人员任免可阅读者为分公司班子成员、分公司部门中层、三级机构负责人、总公司全体，转办人员为分支机构人事行政负责人。（ 3）表彰、处分类（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：提交部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：人力资源部负责人第五节点：办公室负责人第六节点：提交部门分管

13、总裁第七节点：人力资源部分管总裁第八节点：公司主要负责人第九节点：董事长（对总公司高级主管以上干部的表彰、处分，综合性的表彰增加董事长节点）第九节点：办公室文书（盖章）除总公司机关的表彰外，表彰类文件可阅读者为阳光人寿保险股份有限公司；处分类文件可阅读者一般为分公司班子成员，特殊情况下可阅读者可具体指向；涉及普遍性问题的处分类文件可阅读者为阳光人寿保险股份有限公司。（ 4）组织架构设置、调整类（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：相关部门负责人（会签）第五节点：办公室负责人第六节点：人力资源部分管总裁第七节点：公司主要

14、负责人第八节点：董事长第九节点：办公室文书（盖章）总公司内部架构设置与调整类文件可阅读者为分公司班子成员、总公司全体；全国性的架构设置与调整类文件可阅读者为阳光人寿保险股份有限公司。（ 5）薪酬管理类（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：人力资源部分管总裁第六节点：公司主要负责人第七节点：董事长（薪酬管理类问题，如绩效薪酬的兑现办法等。需增加董事长审批环节。）第八节点：办公室文书（盖章）普发性薪酬管理类文件一般可阅读者为分公司班子成员、人事行政负责人；主送单位为单一机构的薪酬管理类文件可阅读者可明

15、确指向。（ 6）考核考察类（人力资源类）（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：人力资源部分管总裁第六节点：董事长第七节点：办公室文书（盖章）可阅读者范围：阳光人寿保险股份有限公司，主送单位为单一机构的文件可明确指向。（ 7）考核通知、通报（业务类）（业务部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：业务部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：财务部负责人第五节点：办公室负责人第六节点：相关业务部门分管总裁第七节点：办公室文书（盖章）可阅读者范围：阳光人寿保险股份有限公司。（ 8）其他

16、各类行政公文（通知、通报）（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：提交部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：提交部门分管总裁第六节点：办公室文书（盖章）可阅读者范围：阳光人寿保险股份有限公司。3批复文件可阅读者范围按主送单位设置。（ 1）机构筹建批复（机构发展部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：机构发展部机构规划岗第三节点：机构发展部负责人第四节点：机构发展部分管总裁第五节点：办公室文书（盖章）第六节点：抄送阳光人寿总公司S 类，总公司机构发展部、财务部、人力资源部、企划部、营销部、银保部，以及二级机构总经理室成员、人事行政部负责

17、人、机构发展岗。（ 2）寿险产品授权、使用批复（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：提交部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：精算部、合规法律部（会审）第五节点：办公室负责人第六节点：提交部门分管总裁第七节点：主要负责人第八节点：办公室文书（盖章）4对外函件（ 1）高管任职的函（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：人力资源部分管总裁第六节点：公司主要负责人第七节点：董事长第八节点：办公室文书（盖章）（ 2）业务开展类；其他回复类（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格

18、式审查）第二节点：提交部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：提交部门分管总裁第六节点：公司主要负责人第七节点：董事长（公司重大事项需增加董事长节点）第八节点：办公室文书（盖章）5联系函（ 1）工作联系函行政文秘类印章管理、晨会管理、公文处理时效管理类；会议组织类；其他各类公文：（办公室提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：办公室文员（核稿）第三节点：办公室负责人第四节点：办公室分管总裁第五节点：办公室文书（归档）可阅读者范围一般按主送单位设置。人力资源类 （绩效管理类、 考勤管理类、 培训管理类）（人力资源部提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节

19、点：人力资源部负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：人力资源部分管总裁第六节点：办公室文书（归档）可阅读者范围一般按主送单位设置。业务类（业务部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：提交部门负责人第三节点：办公室文员（核稿）第四节点：办公室负责人第五节点：提交部门分管总裁第六节点：（公司主要负责人）第七节点：办公室文书（归档）可阅读者范围一般按主送单位设置。（ 2）部门沟通联系函适用范围：用于总公司部门与部门之间的工作沟通、交流。（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：提交部门负责人第三节点：相关部门负责人（多个部门审批时用会审方式）第

20、四节点：相关部门分管总裁（多个领导审批时用会审方式）可阅读者范围为相关部门。6签报（ 1）活动开展（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：提交部门负责人第三节点：相关部门负责人（会审）第四节点：提交部门分管总裁第五节点：（公司主要负责人）第六节点：办公室文书（归档）（ 2）物资购置（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：部门预算管理员第三节点：提交部门负责人第四节点：总公司财务部预算员第五节点：总公司财务部负责人第六节点：集团物控中心负责人第七节点：办公室负责人第八节点：提交部门分管总裁、财务分管总裁（会审）第九节点：公司主要负责人（10000 元以上费用）

21、第十节点：董事长（预算外费用申请需增加董事长节点）第十节点：办公室文书（归档）3. 合同类（经办部门提交）第一节点：办公室文书（格式审查）第二节点：（部门预算专管员，若涉及费用）第三节点：提交部门负责人第四节点：相关部门负责人会审（集团物控、法律、品宣等）第五节点：财务部预算员（若涉及费用）第六节点：财务部负责人（若涉及费用）第七节点：办公室负责人第八节点：提交部门分管总裁第九节点：财务分管总裁第十节点：公司主要负责人（合同金额超过10000元以上）第十一节点：董事长（预算外费用申请需增加董事长节点）第十二节点：办公室文书（归档）（二）表格类审批1.费用预算申请类(包含差旅费 /会议费 )预算

22、外所有费用均须使用签报模板，节点设置到董事长。(1)10000 元以下（不含）费用（经办部门提交）第一节点：提交部门预算专管员第二节点：办公室文书第三节点：提交部门负责人第四节点：会签部门(如果有 )第五节点：财务部预算员第六节点：财务部负责人第七节点：提交部门分管总裁第八节点：财务分管总裁第九节点：归档(2)10000 元 (含)以上费用（经办部门提交）第一节点：提交部门预算专管员第二节点：办公室文书第三节点：提交部门负责人第四节点：会签部门(如果有 )第五节点：财务部预算员第六节点：财务部负责人第七节点：提交部门分管总裁第八节点：财务分管总裁第九节点：公司主要负责人第十节点：归档(3) 电

23、销总公司多元行销部按照总公司财务支出管理暂行办法执行。所有预算内签批事项最终签批权至总公司主要负责人，具体详见总公司签批权限表。多元行销部各区域中心小于 3000 元以下费用（不含3000 元）（经办部门提交）第一节点：区域中心预算管理员第二节点：办公室文书第三节点：区域中心负责人第四节点：总公司财务部预算员第五节点：总公司财务部负责人3000 元 10000 元费用（经办部门提交）第一节点：区域中心预算管理员第二节点：办公室文书第三节点：区域中心负责人第四节点：总公司多元行销部预算管理员第五节点：多元行销部分管总裁第六节点：总公司财务部预算员第七节点：总公司财务部负责人第八节点：总公司财务分

24、管总裁大于等于 10000 元费用（经办部门提交）第一节点：区域中心预算管理员第二节点：办公室文书第三节点：区域中心负责人第四节点：总公司多元行销部预算管理员第五节点：多元行销部分管总裁第六节点：总公司财务部预算员第七节点：总公司财务部负责人第八节点：总公司财务分管总裁第八节点：公司主要负责人2. 资产购置申请类（ 1）10000 元以下（不含）（经办部门提交）第一节点：提交部门预算管理员第二节点：办公室文书第三节点：提交部门负责人第四节点：总公司资产管理员第五节点：会签部门(如果有 )第六节点：总公司财务部预算员第七节点：总公司财务部负责人第八节点：集团物控中心负责人第九节点：办公室负责人第

25、十节点：提交部门分管总裁第十一节点：财务分管总裁第十二节点：归档（ 2 ）10000 元(含 )以上（经办部门提交）第一节点：提交部门预算管理员第二节点：办公室文书第三节点：提交部门负责人第四节点：总公司资产管理员第五节点：会签部门(如果有 )第六节点：总公司财务部预算员第七节点：总公司财务部负责人第八节点：集团物控中心负责人第九节点：办公室负责人第十节点：提交部门分管总裁第十一节点：财务分管总裁第十二节点：公司主要负责人第十三节点：归档3. 借款单（经办部门提交）第一节点：提交部门预算管理员第二节点：办公室文书第三节点：提交部门负责人第四节点：总公司财务部预算员第五节点：总公司财务部负责人第

26、六节点：提交部门分管总裁第七节点：财务分管总裁第八节点：公司主要负责人（10000元以上需加入公司主要负责人节点）第九节点：归档4.出差申请（出差人员提交）第一节点：办公室文书第二节点：提交部门负责人第三节点：总公司财务部预算员第四节点：总公司财务部负责人第五节点：提交部门分管总裁第六节点：财务分管总裁第七节点：公司主要负责人（ 10000 元以上需加入公司主要负责人节点）第八节点：（抄送）财务部出纳5. 请假申请表需根据休假审批权限和休假天数差异增减审批流程。（）总公司（经办部门提交）第一节点：提交部门负责人第二节点：人力资源部负责人第三节点：提交部门分管总裁（若超过5 天）第四节点：（抄送

27、）人力资源部人员管理岗总公司部门负责人请假须报分管领导批准，超过2 天须报总裁批准，人力资源部备案；总公司其他部门级人员请假须报部门负责人批准，超过 3 天须报分管总批准，人力资源部备案；（ 2） 分公司（经办部门提交）第一节点：分公司提交部门负责人第二节点：分公司人事行政部负责人第三节点：分公司提交部门分管副总裁（若超过3天）第四节点：（抄送）分公司人力资源部人员管理岗分公司负责人请假，须报总公司人力资源核定，经总裁室分管领导审核，报总裁审批。分公司总经理室其他成员请假须报分公司负责人及总公司人力资源部审核， 3 天以上（含）假期须报总公司分管领导批准，总公司人力资源部备案。分公司部门经理请

28、假须报分公司分管领导批准， 3 天以上假期须报分公司负责人批准，分公司人力资源部门备案。6. 重要证件借用申请表（经办部门提交）第一节点：提交部门负责人第二节点：档案管理员第三节点：办公室负责人第四节点：办公室分管总裁重要证件指公司营业执照、机构代码证以及保监会文件等。分公司注册登记、年检：（分公司经办部门提交）第一节点：分公司人事行政部负责人第二节点：分公司主要负责人第三节点：总公司办公室文书（格式审查）第四节点：总公司档案管理员第五节点：总公司办公室负责人第六节点：办公室分管总裁第七节点：归档7. 寿险总公司印章刻制申请（经办部门提交）第一节点：提交 部门负责人第二节点：总公司印章管理员第

29、三节点：办公室负责人第四节点：办公室分管总裁8. 总公司公 章用印 审批（经办部门提交）第一节点：提交 部门负责人第二节点：会签部门(如果有 )第三节点：办公室负责人第四节点：办公室分管总裁9总公司部门章用印审批（经办部门提交）第一节点：提交部门负责人10 周转房使用申请（ 1）申请入住（经办部门提交）第一节点：提交 部门负责人第二节点：办公室周转房管理员第三节点：人力资源部、机构发展部（确认）第四节点：办公室行政处长（ 2）申请延住（经办部门提交）第一节点：提交 部门负责人第二节点：办公室周转房管理员第三节点：办公室行政处长11. 开通、删除 KOA 及邮箱（ 1）内勤人员、实习生总公司（人

30、力资源部提交）第一节点：信息管理部（抄送）分支机构（分支机构人事行政部提交）第一节点：分支机构负责人第二节点：总公司人力资源部第三节点：信息管理部（抄送）（ 2）个、团、银等外勤人员（分支机构业务部门提交）第一节点：分支机构相关业务部门负责人第二节点：分支机构人事行政部第三节点：总公司人力资源部第四节点：信息管理部（抄送）（ 3）电销外勤人员（电销部门提交）第一节点：电销区域中心负责人第二节点：信息管理部（抄送）（三）新闻（经办部门提交）第一节点：相关分支机构人事行政部负责人第二节点：相关分支机构班子成员第三节点：总公司办公室文书第四节点：办公室新闻信息员第五节点：办公室负责人第六节点：办公室

31、分管总裁可阅读者范围一般为阳光人寿保险股份有限公司或阳光控股。三、 KOA 行文规范（一）公文种类1命令（令）适用于公司宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关机构及人员。2决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关机构及人员，变更或者撤销下级机构不适当的决定事项。3公告适用于向公司内外宣布重要事项或者法定事项。4通告适用于公布公司各有关方面应当遵守或者周知的事项。5通知适用于批转下级机构的公文，转发上级机构和不相隶属单位的公文，传达要求下级机构办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。7报告适用于向上级机构请求指示、批准。8请示

32、适用于向上级机构请求指示、批准。9批复适用于答复下级机构的请示事项。10 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。11 函适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。12 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。（二）公文格式1秘密等级秘密公文应由办文单位根据秘密程度分别标明“绝密” 、“机密、”“秘密，”并按规定限定秘密期限。2紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“加急、”“紧急”。3发文字号由规范的单位代字、带中括号的发文年份和发文序号组成，标注于版头下方红色横线上方居中位置，与红色横线间隔 1 1.5 厘米。联合行文，只标明主办单位发文字号。4签发人上

33、报公文应在发文字号右侧标注“签发人：”。联合行文的上报公文， 要标注联署单位签发人的姓名。标注“签发人”要用全名，不加职务或“同志”等字样。5标题由发文机关名称、公文主体和文种组成，位于版头红色横线下方1.5 2 厘米处，公文标题用2 号宋体字，居中排印，并根据字数多少合理分行排列，转行时不要把词、词组和专业术语分开，以保持词意的完整性，“的、和、及”等虚词不能排在行首。公文标题由相关介词“关于”、公文主题和文种三部分内容组成。标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明规范的公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。6主送单位公文的主要受理单位，即根据公文内容答复事项、办理工

34、作的单位。主送单位名称应用全称或者规范化简称或者同类型单位的统称， 用 3 号仿宋字体， 位于正文上方顶格排印，同行时也要顶格排印。7报送单位除主送单位外需要知晓公文内容的上级机构，其名称应使用全称或规范化简称、统称。8发送单位除主送单位外需要执行或知晓公文内容的其他单位，其名称应当使用全称或规范化简称、统称。9正文正文用 3 号仿宋字体（ “通知”的按语用3 号楷体字）；正文有小标题的， 第一层用 3 号黑体字，第二层用 3 号楷体字，第三层用 3 号仿宋体字加粗。10. 附件公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称， 在正文下空一行左空2 字用 3 号仿宋体字标识。如果

35、公文本身是专门印发或转发某一文件时，则正文之后不必再有附件说明。附件如回行， 与附件名称第一个字对齐（例：附：；）如有两个以上附件，要标明附件的顺序号（例：附：1、 2、 ）附件名称后不加标点。附件的左上角应标明“附件：，”两个以上附件应注明顺序号（例：附件1：、附件 2： ）。如附件只有一件，亦可在正文中提及附件名称时，于其名称后加括号注明“附后”或“见附件，”可不再注明附件名称。11 印章除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应加盖发文单位印章。用印应位于发文单位署名中间、成文日期偏上，骑年盖月，上不压正文，下不压印制版记。联合行文应分别用印。12 成文日期以领导人签发的日期为准

36、；联合行文，以最后签发单位领导人的签发日期为准，特殊情况以印发日期为准。以公司名义发文的成文日期应以汉字规范的写明二年月日，位于发文单位署名右下方，其最后一字比正文缩 2字。以党团工会名义发文的成文日期应以阿拉伯数字规范的写明年、月、日，位于发文单位署名右下方，决议、决定、条例、规定、意见等不标明主送单位的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。13 附注公文如有附注（需要说明的其他事项），应在成文日期的下一行加括号标注。14 版记（ 1）版记必须置于公文的最后一页，其最后一个要素置于最后一行；版记依次包括主题词、抄送、印发机关和印发时间、印发份数各要素；各要素之间以一条与版心同宽的横线隔

37、开。（ 2）主题词公文应根据文件内容标注主题词。主题词是用于公文分类和检索的标识符号，由揭示公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词或词组构成。标注主题词应按公司印发的主题词表使用规范进行。“主题词：”为3 号黑体字， 居左顶格标识； 词目为 3 号宋体字，词目之间空 1 字。（ 3）抄送公文如有抄送，左空 1 字用 4 号仿宋字体标识“抄送：”，同级同类抄送机关间用顿号隔开，不同级不同类用逗号。（ 4）印发单位、印发时间印发单位（为发文单位的公文办理部门）与印发时间位于同一行，用 3 号仿宋体字标识；印发单位左空 1 字，印发时间右空 1 字并用阿拉伯数字。（ 5）印发份数印发份数“（共印份）”置于最后一行，右空 2 字用 4号仿宋体字标识。（三）公文规范1人名、地名、数字、引文要准确规范。引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文应当注明中文含义。 日期应当写具体的年、月、日，不能写“去年、”“上月、”“昨天，”或不写年只写月、日。年份要完整表述，如