2021年办公室工作指导书

1、use ideals to achieve life, dont waste the years.悉心整理祝您一臂之力（word文档/a4打印/可编辑/页眉可删）办公室工作指导书 1.0目的和适用范围1.1目的规范保安大队日常管理工作，保证各项工作任务的顺利完成。1.2适用范围适用于保安大队日常管理工作。2.0职责、权限2.1办公室在总公司相关部门业务指导和保安大队长、副大队长领导下进行工作:2.1.1在总公司相关部门的指导下，组织、协调所属分队的工作，为保安大队长、副大队长决策提供依据。2.1.2负责会议的筹备和组织，检查监督各分队对会议决议的贯彻落实； 组织、督促各部门抓好员工的培训，负责

2、员工的思想教育工作。2.1.3负责文件资料的收发、承办和管理工作；负责办公用品及办公设备的检验、使用、保管和维护。2.1.4负责经营承包核算、劳动考勤、工资报领、发放和员工劳动纪律的监督检查及内部考核情况汇总工作。2.1.5负责宣传物业管理政策、法规及小区各项管理规定，做好接待和信访工作。2.1.6负责保安人员的首次面试工作。2.1.7负责大队各项后勤保障工作。2.2办公室主任在保安大队长、副大队长领导下进行工作：2.2.1负责协调所属单位的工作，及时了解掌握情况，为大队长决策提供依据。2.2.2负责各类文件、资料的起草、控制及文稿的审核，做好月工作总结，并负责本单位人员调整、物料消耗及核算报

3、表的审核。2.2.3负责筹备、组织大队日常工作会议，并对会议决议的落实情况进行监督。2.2.4负责各分队的内务卫生、工作纪律、工作秩序及内部考核情况检查汇总。2.2.5负责对外宣传、接待、信访和征询业主意见工作。2.2.6负责保安人员的首次面试工作。负责督促各分队进行业务培训，适时做好大队人员的思想教育工作。2.2.7做好保安执勤、生活保障及机动车的.管理工作。2.3文秘、劳资员2.3.1负责文件、资料的收发、打印，并协助主任起草一般性文件。2.3.2负责文件及内业资料的整理及保管工作。2.3.3负责办公室设备的日常保养及维护工作。2.3.4负责大队办公用品的申报、领用和发放工作。2.3.5负

4、责保安大队全体人员的劳动考勤、工资报领和发放工作。2.4兼职核算员职责见经济核算作业指导书。3.0支持性文件3.1总公司各职能部门相关文件。4.0日常工作管理4.1员工劳动纪律管理4.1.1员工考勤统计，参照总公司员工劳动纪律管理作业指导书中相关条款执行。4.1.2每月25日将各分队上报的在岗、离岗人员出勤情况进行审核统计，26日前上报人力资源部。4.1.3每周负责检查所属员工，贯彻、落实、执行劳动纪律、工作纪律情况，将检查情况记入保安工作周检表，并视情节严重填写不合格/纠正、预防措施报告。对开具的不合格/纠正、预防措施报告进行跟踪检查。4.2员工招聘、录用、离职管理4.2.1重负责应聘人员的

5、初试工作，了解、询问及检查应聘人员的基本情况和有效证件。待初步面试合格后，方可带往人力资源部进行最终审批，并按籍贯合理分配到各分队。4.2.2注重队员业绩考评，深入基层，了解掌握骨干的思想动态及工作情况，积极提出升降级、调配和使用意见，报人力资源部备案。4.3培训、教育、考核管理4.3.1负责员工培训、教育、考核工作的制定、组织、落实，并在每年12月20日将年度培训计划上报人力资源部备案，每月安排员工进行各类培训。4.3.2组织检查大队、分队培训计划的落实。4.3.3建立培训台帐，详细登记培训内容。4.3.4组织培训结束后的考核，并将考核成绩与月考核挂钩。4.4文件、资料整理4.4.1每年度将

6、文件资料统一收集整理、归纳、存放、移交。4.4.2文件资料的借阅须经办公室主任同意批准，并办理借阅手续。4.4.3凡需传阅的文件须经大队长批准同意，办理相关手续。组织传阅并组织会签意见的汇总落实工作。4.4.4大队文件的起草、打印、文字的审核及文件资料、记录表格的收集、归纳、整理工作要严格执行文件和资料控制程序。4.4.5每周检查一次公文、资料及记录表格的管理，发现问题及时提出纠正措施，并跟踪检查整改情况。4.4.6保安大队执勤记录等原始资料，在年度工作结束后统一进行集中收集、归纳、整理、检查，并保存。4.4.7各类原始资料保存期限为三年。保存期满报请总公司批准统一销毁。 5.0核算统计管理5

7、.1按照小区划分的区域、单位、成本项目的分类，建立成本核算明细帐，将各项成本按时、准确登帐。5.2兼职核算员每月25日将各分队上报计划汇总后经办公室主任、大队长逐级审核后，上报总公司相关部门。5.3遇到超计划指标等特殊情况，经大队长批准后,以书面形式上报总公司相关职能部门。5.4各分队及大队报销的各项费用，由核算员、主任、大队长审核，由总经理审批后，方可到财务部报销。5.5大队每月的成本支出，严格与总公司下达的经济指标进行对照，每月按时上报用工人数，核算工资额度，按月进行人工成本、物料消耗等各项成本的核算，确保各项支出定额控制。5.6根据工作需求随时向大队长提出人员调整建议，做到合理调配用工，

8、降低人工成本。5.7依据总公司规定，每半年进行一次办公、生产设备盘点。5.8指导、监督、检查各分队固定车位费及临时停车费收取工作。6.0信访、接待管理6.1接待管理6.1.1按照总公司部署，协助相关单位做好各类接待、迎检、参观工作。6.1.2根据贵宾文化背景、风土人情和访问意图，按领导意图，制定迎检的保卫工作，提前检查迎检路线的警力部署情况。6.1.3做好在检查过程中发生的突发事件和应急救护准备工作。6.1.4检查着装，警容风纪，教育迎检人员举止得体、大方，礼貌周到，不怯场、不失礼。6.2信访管理6.2.1热情接待业主来访工作，并做好来电来访及回访记录。6.2.2掌握办事处置原则，耐心做好解释

9、工作，如遇重大问题，报请总公司相关部门协调解决。6.2.3每季度组织各分队向业主发放物业公司业主征询意见表，及时 掌握的意见及建议。做好信息统计工作。7.0后勤保障管理办公室文员作业指导书1、目的为使公司办公室的日常工作更加规范化、具体化，为了更好地维护公司形象，让来访客人满意，特制订办公室文员操作细则。2、细则2.1文件打印及复印2.1.1根据领导的安排，及时完成各种文字材料的打印（通知、报告、各类表格等），并送领导审核；为确保文件及时发送到相关部门，且做到不漏发、不滥发，实行文件领取登记制度；对秘密文件严格控制数量，并按保密要求不泄密。2.1.2根据相关部门送来的文件原稿进行逐份复印，并整

10、理装订。2.1.3根据控股公司、各子公司及省市级单位来文进行收文登记，并打印文件处理卡交主任拟办，及时送公司领导和相关部门传阅，不拖、不压，再后分类保管、归档，以便随时翻阅，调用；年终整理、装订存档各类文件。2.2收发传真2.2.1及时发送传真并登记，做到一来即发，不拖延，不延误；通过rtx发送的文件进行电子存档登记。2.2.2外来传真准时送交相关部门并登记。2.3邮件收发2.3.1负责年度报刊杂志的订阅工作。2.3.2每个工作日的下午4点准时到门卫收取各种邮件、报刊、杂志等，对邮件、挂号、包裹等信件登记签收发放，做到有据可查。2.3.3根据部门领导审核需由公司寄出的各种邮件及时寄发，登记，月

11、底汇总金额报销。2.4其它日常事务协调主任做好办公室的其它日常事务，负责客人来访接待、引见等工作。主动协调、高效服务，力求做到让领导满意、客人满意，尽好地维护公司“窗口”的形象。2.5清洁卫生工作2.5.1负责总经理办公室、小会议室日常清洁卫工作，做到桌面无灰尘、地面无杂物，办公室整洁干净。2.5.2负责董事长住宿的清洁卫生工作，以高标准、认真、仔细地清洁好房间的每一个角落，清洗、摆放好家具及各种用具。2.6协调做好其他各部门分派的工作。2.7做好办公室主任、副主任交办的其他各项工作。办公室可视化管理作业指导书1、目的：为规范办公室日常管理工作，形成可视化（有标识、有记录、有责任人）检查机制，确保办 公室的日常运作及安全保障，并减少重复性的工作，合理、正确利用资源。2、范围：前厅、会议室、大办公室、各小办公室、洗手间及人员管理。3、责任划分3.1 办公室文员负责具体的日常维护与保持工作；3.2 办公室主任负责日常的检查与督促，确保各项工作的有序进行； 3.2 行政副经理负责工作的改进、完善及维修成本的控制。4、检查、维护4.1 夏至周一至周六早上08:0008:30，下午17:3018:00；冬至周一至周六早上08:3009