进出口贸易管理

1、进出口贸易作业标准化手册详见组织系统图 18.2.1图 18.2.1 组织系统图1. 新产品开发 (样品收集)。2.3. 客户询价 (电报、信件、电报处理 )。4.5.6.7. 生产督促及 LC8.9.押汇(出货通知 )。10. 付款。1. 新产品开发 (样品收集(1) 业务科取得新样品后，应填写产品卡 ( 附表 18.2.2)(2) 业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价 值分为 A、 B、C三类， A类为极具开发价值， B 类为有开发价值， C类为无开发(3) 经评估列为 A、B类之产品，赋予正式产品编号 ，列入产品档 。样品拍照存档， 样品存放样品室，并于产品

2、卡上写明存放位置。经评估列为 C 类之产品，产品卡(4) 业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检(5) 新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即 1995 年 6 月 10 日开发的产品，临时编号为 950610。若同一日开发数种新产品，则于 第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新 产品之临时编号相同。(6) 产品档正式编号共七位数字，第一位数代表，第二位数代表，第 三、四、五、六位数代表序号，第七位数填 A、B分别代表 A 类产品或 B类产品。第一位数填 1 代表 第一位数填 6 2 7 3 8 4 9 5 第

3、二位数填 123456789（1）业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容制作公司简介，产品目录 （ 注明交货期限及付款条件 ） 。介绍新产品 （ 邮寄新产品目录 ） 。（2）客户开发应选择 A（3）经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划 （ 附表18.2.3） ，并按职责列入个人工作计划 （附表 18.2.4）3.客户询价 （电报、信件、电话处理（1）业务收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依 来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于 收文簿（附件 4） ，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回

4、函或回电，并将回 函或回电大意填入收文簿 。回函或回电副本存客户档 （附表18.2.6） 。（2）处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件， 依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单 （ 附表 18.2.7） ，粘附处（3）（4）接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上 （ 附表 18.2.8） ，呈经理批阅， 并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一 联依顺序4.（1）业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商 后，挑选产品 ITEM，呈经理核可后，打报价单 （ 附表 18.2.9） ，必要时修剪样品 照片

5、，(2)5.(1) 业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡 (附表 18.2.10) 交专业人员， 让厂商确认买价及交货期后，打 SALES CONFIRMATION(SC)( 附表 18.2.11) ，S C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户6.(1) 业务科依据 SC及成交卡开立境内订货单 (附表 18.2.12)(2) 订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专 专业 人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并(3) 业务科依据 SC 7生产督促及催开 L C(1) 业务科专业人员依据生产及验货进度表

6、进行督促，填写实际生产进度，于每(2) 业务科依每笔 SC所订 LC 开立日期，催开 LC(3) 收到客户开来之 LC，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的 SC 内 容不符，应即要求客户修改 L C，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处8(1) 出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，(2) 装船预计表一式三联，第一联交报关行签 SHIPPINGO RDER(S O)，第二联业(3) 装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛 重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇 银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄

7、达本公司，汇送报关行。退税清表上9押汇(出货通知 )：(1) 结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与 LC条款核对相 符，呈经理签名后送银行办理押汇 ，并随时追踪押汇程序 ，确定银行已经拨款后， 通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证 (CBC)第六联交会计，影本存(2) 每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单 (SHIPPING ADVICE LETTER，) 一式三联，第一联 ( 正本)及一份完整出口文件副本寄客户，第二联 (副 本)及一份完整出口文件副本 (包括 LC，CBC第六联，装船预计表第二联 ) 存入 出货文件档，第三联 ( 副本) 存入客户档。(3

8、)(1) 每笔货品出口后 ，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单 、销货发票、 及专业人员填具验收记录之(2) 会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立 付款传票，呈经理核示后，开立结关后 11 天之支票支付货款，并于所有付款凭 证上加盖 付讫 戳记。进出口贸易作业标准化手册准备工作 营业助理复查上次该客户当面所交代或离京后来电或来函所应办工作是否已完1. 营业助理对客户所寄来拟在台仿制的原样品 ，如需准备 (C S )或报价、确认样品、印刷盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资 料，应立即准备齐全，如有问题不能解决，应立即向主管经理请示如何处理。2.3. 营业助

9、理应客户所需，代订饭店房间，并于到京前一天应再与饭店联络，不可4. 营业助理须通知装押助理，最迟于客户来京前一日备妥 OOL(O ) 。5. 如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应即与其联系协调妥善，对大 如需到机场迎接，营业部助理应向总务科协调安排接机事宜，并应于飞机抵达前 2 小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间 。必须提早 5 分钟抵达1. 赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈2.3.1.2. 经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应立即记录详细资料及产品编码、规格、 包装明细、材数、最近工厂价格。如有必要，可与有关科长协调报价。如客户系 以 CF

10、或 CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户前3. 与客户洽谈中，对报价及客户所特别要求的规格、形态、大小、尺寸、厚度、 结构材料、颜色、包装、质量、订购数量等营业助理均应详细列入记录，必要时4. 如客户当日未能决定采购，须待数日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的 样品，留条嘱咐样品室有关人员暂保留于业务洽谈室架子内。以免下次洽谈时重 复挑选。 ( 保留期限不得超过一星期 ) 。5. 如客户不予洽谈或已洽商完毕之样品 ，营业助理应立即嘱咐样品室有关人员归6. 客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，也应向客户说明原因并告7. 整理 O C1. 应客户需要，将洽谈中有

11、兴趣的产品，营业助理与采购有关科长协调整理报价2. 客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限期内将OC单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理核阅后，按 OC 所需份数多加二份。如系 CF或 CIF 时，OC3. 营业助理，应立即核对 OC是否与底稿相符 ，如有错误即自行修改确实无误， 然后抽出一份 OC 请示经理后，开境内订单，连同境内订单装运联一并交装押4. 所有寄境外信件， OC 或其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出之份上 经理签名处旁签名，日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结关前 自行核对单价数量，必须在当日内完成。营业助理应时常查核自存之 O C，并尽快请主管

12、经理会同有关采购科长发出境 内订单，并在存档 OC及资料卡或 P L 上注明承制工厂、厂价、1.(1)(2)(3)2. 如境内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时，即发出 订单更改通 知 ，并与原境内订单所留底联装订一起。3. 如系将境内订单改开给另一工厂，则应于境内订单留底联、验货联、装运联上 注明 本订单系原订单号重开，原订单作废 ，并于存档 OC联及资料卡或 P L 上更改境内订单号码、日期、承制厂商名称价格，但在工厂4.KR1021 ( 此为改开订单号码 )K1021 ( 此为原订单号码5.6. 如系纺织品的订单，亦应于订单上注明需办 q7.8.订单一个 ITEM在 US5000

13、以上，营业部科长在时一定要让科长签字，才能寄 出，如科长不在而急于寄出的订单由营业部自行决定此订单是否要由科长签准才 寄出，但如未经科长签字的订单 ，采购科长应协助出货 ，而催货则由营业部负责。9.凡向工厂催货（包括配件及印刷品 ）一切成败的责任由营业助理负责 ，但装押助 理协助催货。第二部分进出口贸易作业标准化手册 （第二部分 ）1. 如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后， 立即以公司印妥之表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原 境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存，如有电话通知工厂，应补寄正式2.验货1. 如非专案订单因订购数量小或外务员忙

14、碌 ，或因地区偏远无法前往承制厂商验 货或因承制厂商质量差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知 营业助理应即请示主管经理如何处理。2. 营业助理因解决重要问题须前往工厂时 ，应填出差申请表返回公司后凭出差报3. 所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理需到 申请境外 （ 内） 佣金赔偿1. 营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿 须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购 科长，一份留底，以便工厂清款时扣除，如系亲交来京的客户，须备妥收据及护 照影本送交会计制单 （ 申请书为四联，其中一份留底 ）。

15、2.（1）（2）3. 对样品处理1. 出货样品：营业助理必须取得，并切实负责验货无误后予以自行保管或予补2. 收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格3.4. 有秘密样品(专利或只能卖给专门客户 )不可随便陈列样品室 。其订单及样品函 的科长栏应改填经理名。5. 如需向资料中心借出样品时 ，应填写样品外借申请单 连同彩色照片呈总经理 核准后方可借出。6. 如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出货 SAMPLE上注明不可陈列 字样， 先交管理中心销案后，再由管理中心送交承办助理保管。 注销境内订单1. 营业助理向装押助理签收 营业部订单货款支付核准单 须详细核对单价 、

16、数量 及扣款事项并作付款记录后交管理中心核对，无误后签名呈阅经理，并将原境内 订单留底上予以注销。2. 凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律保留50(包括送仓库货 )。如工厂急需货款，也应先开来保证票。 接到 O C装押助理收到由营业助理转来的 OC与境内订单时 ，应核对 OC与境内订单上 包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即与营业助理协调或请 签收 L C1. 押汇科长收到 LC后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅 并在存档之 OC上登记 L C号码， SD、VD以及金额后，交装押助理。 (V )2. LC(1) 收到 LC(2) 收到 LC 当天时，如距

17、有效日少于 30(3) 通常 LC(4) 如本地无直接船可到达的港口，需看 LC 是否可以转船，如不可以(5) 核对受益人全名、(6) 核对交易条件系为 FOB、CIF、 CF(7) L C(8)(9) 如同一客户有数张 LC(10) 如 L C直接由境外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送(11) 如远期付款之 LC 应查看利息，是否由买方负担，如否应立即请示主管经(12)第三部分进出口贸易作业标准化手册 ( 第三部分 )1.依照境内订单的规定交货日期 1个月至 1个半月前开始作业，由装押助理按外第二、三联：(1) 寄有关外务员，在第二联上填妥确定出货日期、 净重、毛重、体积、未

18、能如期交货原因后寄回经理 ，再交装押助理协 调安排出货。(2) 如每一 ITEM超过美金 5千元者，第二联交有关科长 ，第三联仍寄 第四联：装押助理存查。货送仓库者：填 送仓装船通知单 ，共二联如重要订单未能如期交货，得填写 重要订单逾期追问单 交有关科长协助处理2. 如境内订单规定收到 LC后才通知生产者，收到 LC当日即发出装船通知单上注明 L C已收到船期通常以 SD期限前三星期为宜。(弹性应用)( 3. 如境内订单规定须等样品确实通过才生产者，当收到客户确认或回电时，由营 业助理填写确认函交工厂，并将留底联交有关装押助理签收，并在境内订单装运4. 如出口美、日地区，应将经济部商品检验局

19、的原料来源加工处所切结书空白数 份填妥，可随同第一联装船通知单寄往工厂或交外务员盖章填写后寄回，以便向 经济部商品检验局申请产地证明书。5. 需确实注意出口货品是否含有须办冲退税进口零件 ，协调报关行后与有关工厂1. 送货柜场之装船通知单发出后一星期内如无回音交货 ，应立即会同营业助理向2. 退税资料寄回本公司时，应先告知工厂填写承办人姓名，否则经常很多助理有 1. 装押助理收到进货单应立即核对所列之唛头、数量、包装情况是否与境内订单2. 收到进货单后，需通知助理前往仓库验货，并制订 营业部订单货款支付核准 单 。 3. 签订 S1.2. 向拟装运之船公司或报关行查询是否确实签到 S O（ ）

20、 。3.4. 打 SO时须查核是否每张均打，如有漏打，应立即补上，以免报关行在船公 司重打，浪费时间。5. 签 SO的时间应提早一星期或两星期，或事先以电话与船公司联络订船位。6. 如装整台货柜时，货物实际重量不可超过船公司所规定的重量，如超过时应立1.如由仓库装货柜出货者 ，应提前将出货明细表一份交仓储科科长 ，以便送货（货 未到尚未验货，应在明细表上注明 ） 。2. 如由仓库出卡车者，须在结关前二天将出货明细表交押汇科长，以便及时通知3. 须密切注意仓库出货时间、车号、唛头、数量及送货地点，等确定时应立即通4. 于船期结关前一日，确定出货明细表之正确项目、数量，如所出之货有配件印5. 打

21、P L 六份，并于其中三份抬头改成 I 并于 其上注明每家工厂正确全名，统一编号、发票号码，交营业助理核阅。并填写出 口登记本四联，第二联 （财务）连同 P L 三份和 I 二份送交押汇科长盖章后，连同退税资料交报关行，一份交会计科长，其中另 一份 I6. 出口登记本上所列规定送件日期及预计入帐日期，应填写结关后七天，如有延7. 送货当天早上必须联络工厂确定出货时间，卡车号码及到达时间，等确定时立8. 结关当天如没有工厂确定能够出货的把握者，须立即修改资料，勿将该货报9. 货如未依时间送达，所发生海关费用及规费应有记录，并于签订单支付核准单10. 装押助理如当日有结关之货，须算所有货确实到达并

22、报关完毕，才可下班。11. 装押助理必须待进货柜场的货确实已送达无误才可制 营业部订单货款支付 核准单。12. 工厂的出货发票一定要开送货当天之日期、配件如分批出货，亦需于每一次 出货（ 送货） 即开当天的发票，不可延迟于送货后的日期。13. 工厂如在货未结关前，即已送达货柜场，而有需退货物税或关税者，清款时 一律暂时保留 50，并于货款支付核准单上注明此点。第四部分 进出口贸易作业标准化手册（范例 A）（第四部分 ）1. 装押助理须查询报关行及船公司，货是否确实出口无误，如确实无误，将出口明细表一份交承办会计，另一份送管理中心，并将营业部订单货款支付核准单交2.催 CBC必须确实于结关次日取得，除非以错单出口者，须随时催报关行，最迟3. 于 CB