办公室文员、主任、礼仪

1、办公室主任岗位职责 本职：掌握公司主要工作的进展情况，负责制定、落实办公室工作 计 划和办公室内部的管理，统筹管理公司行政后勤服务工作，统筹负责 公司的档案文书管理，负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事 项，负责公司的接待工作及政府关系、公共关系的建立、维护、及保 持 主要职责与工作任务： 1、统筹管理公司行政后勤服务工作：监督后勤工作的执行，并提出 改进意见；负责公司行政事务的上传下达，负责公司的印章管理，负 责通讯、交通、招待、办公费用的审核和标准管理，负责各部门之间 和领导之间的协调，负责公司总部的车辆调度 2、统筹负责档案文书管理：负责制定、完善档案文书管理的各项规 章制度，并监督

2、执行，做好保密工作 3、负责相关会议的组织，以及会议决议的督办事项：负责会议场所 的安排与布置，负责会议相关活动的安排，负责会议决议的督办事项 4、负责公司的接待工作及政府关系、 公共关系的建立、维护及保持： 负责公来访人员的接待，负责公司相关的公共关系建立、维护、保持 5、完成上级交办的其它各项工作 办公室文员岗位职责 本职：文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理 办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工 作 主要职责与工作任务： 1、负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作； 2、办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手 续； 3、接听、

3、转接电话，接待来访人员； 4、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收 集、整理工作； 5、负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内送达相关人员； 6、负责收发管理报纸、信函； 7、负责每月考勤统计及汇总，并起到有效监督和引导作用； 8协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处； 9、负责总经理办公室的清洁卫生：如烟缸不得超过十个烟蒂，访客 离去后，十分钟内必须清洗好烟缸、茶杯等 10、负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好， 请问找谁”，并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上 茶水，并负责加水、更新烟缸： 11、 总机服务工作：铃响三声内必须接听，

4、“您好，XX公司。”； 若自动转拨，三分钟内必须转为人工；来电找“总经理”，判定是广 告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门: 12、安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门 窗； 13、上面交办的其它临时工作。 商务礼仪 在商务活动中，为了体现相互尊重，需要通过一些行为准则去约束人 们在商务活动中的方方面面，这其中包括仪表礼仪，言谈举止，书信 来往，电话沟通等技巧，从商务活动的场合又可以分为办公礼仪，宴 会礼仪，迎宾礼仪等 一、仪表礼仪 选择适当的化妆品和与自己气质、脸型、年龄等特点相符的化妆方法, 选择适当的发型来增添自己的魅力 化妆的浓、淡要视时间、场合而定 不要在

5、公共场所化妆。 不要在男士面前化妆。 不要非议他人的化妆。 不要借用他人的化妆品 管理培训服饰及其礼节： 要注意时代的特点，体现时代精神 要注意个人性格特点 应符合自己的体形 二、举止礼仪 (1) 要塑造良好的交际形象，心态培训必须讲究礼貌礼节，为此，就 必须注意你的行为举止。做到彬彬有礼，落落大方，遵守一般的进退 礼节，尽量避免各种不礼貌、不文明习惯 (2) 到顾客办公室或家中访问，进门之前先按门铃或轻轻敲门，然后 站在门口等候。按门铃或敲门的时间不要过长，无人或未经主人允许, 不要擅自进入室内 (3) 在顾客面前的行为举止：当看见顾客时，应该点头微笑致礼，如 无事先预约应先向顾客表示歉意，

6、 然后再说明来意。同时要主动向在 场人都表示问候或点头示意，要用积极的态度和温和的语气与顾客谈 话，顾客谈话时，要认真听，回答时，以“是”为先。眼睛看着对方， 不断注意对方的神情。站立时，上身要稳定，双手安放两侧，不要双 手抱在胸前，身子不要侧歪在一边 三、谈吐礼仪 说话时要认清自己的身份。任何人，在任何场合说话，都有自己的特 定身份。这种身份，也就是自己当时的角色地位。比如，在自己家 庭里，对子女来说你是父亲或母亲，对父母来说你又成了儿子或女儿。 如用对小孩子说话的语气对老人或长辈说话就不合适了，因为这是不 礼貌的，是有失分寸的 四、会面礼仪 商务交往中，见面时的礼仪是要讲究的，前面讲过首轮

7、效应，第一印 象非常重要，说一个日常生活中的事，一个年轻的小姐与一位先生握 手，有的小姐自认为很淑女、很懂礼貌，相反表现的却是不懂礼貌， 没有见过世面、不够落落大方。(握手的表现)。握手要用2公斤的 力。见面礼仪的几个重要细节 五、电话礼仪 及时接电话：一般来说，在办公室里，电话铃响 3遍之前就应接听， 6遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”如果受话人正在做一件 要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。如果既不及时接电 话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话 会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重 六、介绍礼仪 自我介绍，第一尽量先递名片再介绍，自我介绍时要简单明

8、了，一般 在1 人：第一谁当介绍人，不同的介绍人，给客人的待遇是不一样的。要 由主人一方职务最高者介绍。第二是介绍的先后顺序，“尊者居后”， 男先女后、轻先老后，主先客后、下先上后、如果双方都有很多人， 要先从主人方的职位高者开始介绍 办公室接待礼仪 客人来访，一般是会早有约定的，得知客人来访消息后，应告知有关 部门早做准备把办公室收拾得干净利落。窗户要明亮，桌椅要整洁， 东西要整齐有序，空气要清新。在仪态上，应该做到服装得体，化妆 适度，端庄大方等。如果来客较多，或客人规格较高，来访的目的又 比较严肃，也可以在专门的会议室（会客室）接待。会议室（会客室） 也应早做准备，以迎客人 接待人员在与客人的交谈中，要时刻关注客人的反应，尽可能的掌握 客人的需求与想法，再结合客户实际情况确定符合规格的能够被客人 接受的送别规格，不能简单的按照接待前期