总部合同管理制度

1、公司合同管理制度1. 总 则1.1 宗 旨 为了保障公司依法经营，规范合同管理，根据公司章程，结 合公司业务上的实际需要，制定本规则。1.2 适 用范 围本规 则 适用于 公 司 总部（ 以 下称“ 总部”）的 各 部门及 各 分公 司对外签订的除劳动合同及劳务合同以外的各类合同（包括但不 限于协议、合意书、意向书、备忘录等）的管理。1.3 管 理原 则 及制度 公司合同实行归口管理和分级管理相结合的原则，并实行承 办制度、审查会签制度、合同台帐管理制度和合同归档制度。1.4 合 同 形 式1.4.1 公司 各 类 合 同 原则 上 均需 以书 面 形 式 签订 。 但 是，需 要即时结清的简

2、单小额经济事务无需签订书面形式的合同。1.4.2 “书 面 形 式 ”，是 指 合 同 书、 信 件 和 数 据电文 （ 包 括 电 报 、电 传 、传 真 、电 子 数 据 交 换 和 电 子 邮 件 ） 等 可 以 有 形 地 表 现 所 载内容的形式。1.4.3 除情 况 紧 急 或 条件 限 制外 ，应 签 订 纸 张形 式 的 合同书 并留存原件。2. 分 类 及定 义2.1 合 同 种 类2.1.2 借款 合同 （ 包括 借 入 和借出 ）；2.1.3 担保 合同 ；2.1.4 租赁 合同 ；2.1.5 加工 承揽 合 同；2.1.6 运输 合同 ；2.1.7 资产 转让 合 同；

3、2.1.8 仓储 合同 ；2.1.9 知识 产权 使 用许 可 、 转让合 同 ； 服务合同；公司 根 据 实 际 需要 ， 经 公 司 总经 理 （ 以 下 称“ 总 经 理 ”） 批 准，可以适当减少或增加合同种类。2.2 重 大合 同总部的重大合同，是指：2.2.1 公司 与股 东 或关 联 公 司之间 签 订的 合同 ；2.2.2 有关 公 司 日 常 经营 活 动的 原材 料 的 购 买、 销 售 及广告 费合 同的 签 订和支 出 以 外的 一 次 性交易 金额 为 200 万元 人 民币 以 上或 同一 交 易内容 的 年 度合 计 额 为 300 万 元 人民币 以 上的 合同

4、 ；2.2.3 公司 与 会 计 师 事务 所 之间 签订 的 有 关 年度 审 计 业务的 服务合同；2.2.4 许可 第 三 方 使 用公 司 的商 标、 专 利 、 专有 技 术 及其它 专有信息的合同；2.2.5 借款 合同 及 担保 合 同 ；2.2.6 关于 公 司 购 买 、出 售 、转 让、 租 赁 年 度资 本 支 出计划 外的 20 万元人 民 币 以上的 固定 资 产 的合 同 ；2.2.7 公司 对外 投 资合 同 ；2.2.8 法律 规 定 或 政 府机 关 要求 必须 经 董 事 会决 议 的 其他合 同。公司各分公司及全资子公司的重大合同将按照其章程及相关 内部规

5、章制度的规定确认其范围。2.3 合 同管 理 部门2.3.1 合同 管理部门是指负责合同管理综 合事务 的主管部 门。2.3.2 总部 的 合 同 管 理部 门 为管 理部 ； 各 分 公司 的 合 同 管 理 部门为其办公室或行政部。2.4 合 同 承 办 部 门2.4.1 合同 承 办 部 门 是指 根 据业 务需 要 ， 或 总经 理 指 示，负 责合同立项、谈判和起草的部门。2.4.2 总部 及 分 公 司 合同 承 办部 门原 则 上 依 据其 职 责 分工确 定。在特殊情况下，由总经理指定合同承办部门。2.5 合 同审查 部 门合同审查部门，是指负责合同会签、审查的部门。合同审查

6、部门按照如下原则确定：2.5.1 除本 规 则 另 有 规定 外 ，公 司所 有 合 同 均需 合 同 管理部 门进行内部法律审查，必要时应委托律师事务所进行法律审查；2.5.2 公司 承担 支 付义 务 且 其金额 超 过 10000 元人 民 币的 合 同，应有财务部门参与审查；2.5.3 涉及 专业 技 术的 合 同 ，应有 相 关技 术部 门参 与 审查 。3. 总 部 合同 管理3.1 合 同管理 部 门 的职 责3.1.1 负责 制订 合 同管 理 制 度，并 规 范 、监 督、检 查 其 执行；3.1.2 负 责 总 部 合 同 的 编 号 、 协 助 开 具 授 权 委 托 书

7、 ；3.1.3 负责 办理 总 部合 同 纠 纷的仲 裁、诉讼 等 法律 事 务 工作；3.1.4 参与 总部 重 大合 同 的 谈判工 作 ，并 起草 上述 合 同；3.1.5 参与 总部 合 同纠 纷 的 协调、 协 商工 作；3.1.6 应合 同承 办 部门 要 求 ，参与 合 同 的谈判 、 起草 工作 ；3.1.7 对总 部合 同 进行 内 部 法律审 查 ；3.1.8 委托 律师 事 务所 对 总 部合同 进 行法 律审 查；3.1.9 根据 具 体 情 况 ，提 出 增加 参与 总 部 合 同审 查 会 签部门 的建议；3.2 合 同承办 部 门 的职 责3.2.1 在合 同 谈

8、 判 前 ，应 对 合同 的其 他 各 方 当事 人 进 行必要 的资信调查，并对资信调查结果负责。资信调查内容包括：3.2.2 合同 谈判 、 起草 、 会 签、归 档 及履 行；3.2.3 对合 同 的 经 济 性、 可 行性 、合 法 性 及 价款 的 合 理性负 直接责任；3.2.4 处理 未涉 及 诉讼 和 仲 裁法律 程 序的 合同 纠纷 ；3.2.5 建立 本部 门 的合同 副 本档案 及 其台 帐；3.2.6 汇总 本部 门 承办 合 同 的履行 情 况并 于次 年 1 月 31 日以 前报合同管理部门。3.3 合 同 承 办 人 员3.3.1 合同 承 办 部 门 应对 专

9、项合 同指 定 兼 职 承办 人 员 。合同 承办人员可以是业务人员或法律工作人员。3.3.2 合同 承办 人 员的 职 责 为如下 ：3.4 合 同审查 分 工3.4.1 合同 管 理 部 门 主要 审 查合 同的 合 规 性 、合 理 性 、资料 完备 性、合 法 性及 严 密性，并 决 定是 否 将合同 送 律 师事 务 所审 查；3.4.2 财务 部 门 主 要 审查 合 同资 金、 资 金 来 源的 合 规 性及合 同支付条款的合理性；3.4.3 专业 技术 部 门主 要 审 查技术 及 产品 的合 格性 、安 全性、 可靠性及先进性。3.5 合 同 起 草3.5.1 合同 原 则

10、上 由 合同 承 办部 门或 以 合 同 承办 部 门 为主起 草。但，必要时可以直接委托律师事务所进行起草。3.5.2 国家 或 行 业 主 管部 门 已颁 布合 同 示 范 文本 的 ， 由合同 承办部门提出，经合同管理部门审查确认后，在公司内部统一使 用。3.5.3 无上 述 示 范 文 本， 但 需要 多次 重 复 使 用的 合 同 文本， 由合同承办部门起草，经合同管理部门审查确认后，在公司内部 统一使用。3.6 合 同审查 程 序3.6.1 合同 承 办 部 门 填写 合 同 审查 会 签 表 （见 附 件 1）， 连同合同文本、合同立项依据、资金预算依据、合同对方当事人 选定依据

11、以及合同对方当事人的资信调查情况等，由合同承办部 门承办人及负责人签字确认后，按合同审查流程送各审查部门审 查会签。3.6.2 按照 合 同 审 查 部门 的 要求 ，合 同 承 办 部门 应 提 供完成 合同审查所需了解的情况及查核的其它数据。3.6.3 各审 查 部 门 应 按照 本 规则 第十 三 条 规 定的 分 工 ，对合 同文本进行审查。合同承办部门原则上应按合同审查部门的意见 进行修改，并将修改情况向相应的审查部门反馈。合同承办部门 对合同审查部门的修改意见有异议时，可以直接向总经理或总经 理授权的主管副总经理汇报，并由总经理或该主管副总经理最后 确定。3.6.4 各 审 查 部

12、 门 具 体 审 查 人 员 应 在 合 同 会 签 表 上 签 署 意 见，并由该部门负责人签字认可。3.6.5 审查 意 见 应 明 确、 具 体。 禁止 使 用 模 糊性 语 言 （包括 但不 限于“ 原 则 同意 ”、“ 基 本 可行”、“ 已 阅”等 ），一 旦使 用 模糊 性语言视为对该合同草案的否定。3.7 合 同 审 批3.7.1 总部 重 大 合 同 ，经 内 部审 查和 总 经 理 审核 同 意 后，须 报公司董事会审议批准。3.7.2 总部 重 大 合 同 以外 的 其他 合同 ， 由 总 经理 或 总 经理授 权的主管副总经理审批。3.8 签 署及授 权3.8.1 总部

13、 重 大 合 同 ，由 董 事长 或董 事 长 书 面授 权 的 董事、 总经理、副总经理签署。3.8.2 总部 重 大 合 同 以外 的 合同 ，由 总 经 理 或总 经 理 授权的 主管副总经理签署。3.8.3 公司 董 事 长 以 外的 人 员签 署的 合 同 ， 应合 同 他 方当事 人的要求，需出具授权委托书的，由合同承办部门商合同管 理部门办理。3.9 合 同编号 、 盖 章3.9.1 所有 合 同 按 本 规则 通 过审 批后 ， 由 合 同承 办 部 门送合 同管理部门统一编号。合同编号办法由合同管理部门制定。3.9.2 合同 正 式 文 本 经签 署 后， 由合 同 承 办

14、部门 凭 已 完 成 会 签流程的 合同审查会签表和 授权委托书（若需要）办 理合 同盖章（公章或合同专用章）手续。3.10 合 同 履 行3.10.1 合同履行由合同承办部门负责。合同生效前，不 得实 际履行。合同生效后，应当严格按照合同约定履行。3.10.2 合同承办部门在合同履行过程中 , 应及时、如实填写 和记录合同履行情况，并将合同履行情况按年度汇总报合同管理 部门 。 年度合 同 履行 情况 汇总 表 见附 件 3。3.10.3 合同 付 款的审 批 按照 公 司有 关 财 务制 度 执 行。3.10.4 当合 同 他方当 事 人不 履 行或 不 全 面、不 适当履 行 合 同 时

15、，合同承办部门应依法采取措施，催促合同他方当事人全面、 及时、适当履行。3.11 合 同变 更 和解除3.11.1 变更 或 解除合 同 ，须 符 合法 定 或 约定 的 形 式及程 序， 其通知或答复须在法定或约定期限内作出。3.11.2 合同 变 更或解 除 的审 查 、审批程 序 与合 同签订 程 序 相 同。3.12 合 同纠 纷 处理3.12.1 发 生 合 同 纠 纷 时 ， 合 同 承 办 部 门 应 尽 快 收 集 相 关 证 据，并及时报合同管理部门。3.12.2 发生合 同争 议或 纠纷 ，未 进入 诉讼或仲 裁法 律程 序 的，由合同承办部门负责处理。合同承办部门应将合同

16、争议或纠 纷情况及时报合同管理部门，合同管理部门提供必要的协助。3.12.3 合同 承 办部门 应 将处 理 合同 纠 纷 产生 的 补 充协议 书、 和解书或其它法律文书统一归档，并报合同管理部门备案。补充 协议书、和解书或其它法律文书的签订程序与合同的签订程序相 同。3.12.4 发生 合 同争议 或 纠纷 ， 进入 诉 讼 或仲 裁 法 律程序 的， 由合同管理部门负责处理，合同承办部门应积极配合。3.13 合 同档 案 管理3.13.1 在合 同 正式签 署 后的 一 个月 内 ，合 同承 办部门 应 将 合 同正 本（ 实体 文档 ）、合 同 审查 会签 表（ 实体文 档 ）和 其它

17、 须 归档 的资料文件送合同管理部门归档。3.13.2 为方 便 查阅和 使 用，合 同 承办部 门应 整 理如下 材 料 并 向合同管理部门备案：4. 分 公 司合 同管 理4.1 合 同管理 制 度 备案 各分公司应参照本规则并结合本单位实际，制定相应的合同 管理制度，并报总部合同管理部门备案。4.2 合 同管理 原 则 各分公司的合同管理工作应贯彻依法经营和风险控制原则， 避免发生合同纠纷和经济损失，加强合同管理信息化工作，提高 合同管理效率。4.3 合 同管理 权 限 各分公司制定的合同管理制度涉及的合同管理权限，不得超 越总部规定的事项及范围。4.4 台 帐 等 报 送 各分公司、全

18、资子公司应建立和完善合同台帐，汇总统计本 单位半年和一年的合同基本情况，包括合同数量、金额、履行情 况、 合同 纠 纷等， 并 分 别于 每 年 7 月 31、 次年 1 月 31 日 前报 总 部合同管理部门。5. 责 任 与 奖 惩5.1 保 密 义 务 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，相关人 员对合同的条款须有全面、正确的理解，并应保守合同秘密。5.2 空 白合同 的 禁 止 为保证合同内容的合法性，禁止擅自携带已盖公章或合同专 用章的空白合同或空白便条。如确有需要，须经有审批权的领导 批准并办理领用手续，使用完毕经审查无误后，办理销准手续。5.3 绩 效 考 核 公司将合

19、同管理工作纳入绩效考核，考核内容包括合同文本 质量、合同起草、审查、履行情况及合同台帐记录等。5.4 表 彰及奖 励总部及各分公司应当对在合同管理工作中作出成绩者和避 免 、挽 回 经 济 损 失 者 予 以 表 彰 。符 合 下 列 条 件 的 ，应 当 给 予 奖 励 ：5.4.1 经考核，严 格遵照执行有关合同法律、法规和本规则， 成绩突出的部门和个人；5.4.2 在解 决 合 同 纠 纷过 程 中， 尽职 尽 责 ， 避免 或 挽 回 经 济 损失达人民币 1 万元以上者；5.4.3 敢于 揭发 、 抵制 利 用 合同进 行 违法 犯罪 活动 者 ；5.4.4 其他 应予 奖 励者 。 上述奖励的具体办法，由总经理确定。5.5 批 评及处 分 有下列情形之一，造成较大经济损失或扩大经济损失的，对 责任人予以通报批评或处分；构成犯罪的交由司法机关追究刑事 责任。5.5.1 不按 本规 则 规定 签 订 合同的 ；5.5.2 签订 有重 大 缺陷 或 无 效合同 的 ；5.5.3