订单流程及营运2

1、中粮食品营销中粮食品营销华中区华中区 营运部营运部尹宇英尹宇英 订单流程及营运管理订单流程及营运管理 目 录 订单流程 营运管理规定 要货流程 退、换货流程 一、订单流程 订单管理系统（订单管理系统（Yes/ON） 订单中心接收并转订单录入岗订单中心接收并转订单录入岗SD录入录入/告知客户订单已接收告知客户订单已接收 SD岗核对客户订单数量岗核对客户订单数量/规格规格/品种品种/价格后录入价格后录入SAP系统系统 财务审核订单的信用财务审核订单的信用/价格价格/帐期（额）并解冻帐期（额）并解冻 营运营运MM岗岗“外向交货外向交货”并打印出库单交物流公司发货并打印出库单交物流公司发货 客户订货意

2、向单客户订货意向单/各类促销活动审批单各类促销活动审批单 营运营运MM岗核对出库单与卖场验收单是否完全一致，岗核对出库单与卖场验收单是否完全一致， 并交财务并交财务KA对帐岗，同时对帐岗，同时SD岗开具系统发票岗开具系统发票 财务财务KA对帐岗核查卖场验收单、订单与出库单的物料对帐岗核查卖场验收单、订单与出库单的物料/价格价格 （直营客户）（直营客户） 财务对帐岗释放系统发票，最终销售确认财务对帐岗释放系统发票，最终销售确认 中转仓根据出库单实物发货后营运中转仓根据出库单实物发货后营运MM岗按批次系统岗按批次系统“发货过帐发货过帐” 订单录入岗订单录入岗SD开具系开具系 统发票（经销客户）统发

3、票（经销客户） 二、营运管理有关规定 订单外向交货管理订单外向交货管理 1、 经销商订单由订单中心录单完毕后，逐单通知华中区营运进行外向 交货。 2、直营订单由华中区营运直接根据系统订单进行交货（ZVL10A）。对 于不够起运量的直营订单，订单中心接单录入后直接关闭，并知会业务、 营运。其中不够起运量但销售部门必须发货的，由销售人员上OA申请，并 将审批同意结果转发订单中心及营运部。 二、营运管理有关规定 外向交货单交接及过账管理外向交货单交接及过账管理 1、营运打印出库单后，武汉的出库单交物流时必须与物流办理单 据签收手续，传真至外地仓库（荆州仓、江西南昌仓及湖南长沙仓） 的，必须与仓库进行

4、电话确认。 2、营运MM岗应严格执行中粮食品营销有限公司SAP系统操作规定， 必须在仓库实际货物发出后，才能根据仓库发货单对系统外向交货单 进行过账。未经总部营运总监同意，均不允许实物未发出，先在系统 进行过账处理。 签收回单的管理签收回单的管理 1、经销商的签收回单上必须加盖公章，且在发货后三天内回交营运 部。 2、市内卖场验质单在物流公司发货后三天内返回我司营运部，市外 卖场验质单一周内返回，并与我司营运办理相关交接手续，如送货遇到 卖场盘存或卖场委托送货及其它不能当天打回验质单的情况，物流公司 需要详细说明验质单没有收回的原因，以便营运部协调办理。正常情况 下，物流公司没有及时交回我司卖

5、场验质单 ，将对物流公司进行处罚 且由其承担一切后果。 二、营运管理有关规定 二、营运管理有关规定 发货异常情况管理发货异常情况管理 1、出库单交至物流或仓库72小时内仍未发货的，由营运收回出库单， 直接删除系统外向交货后知会业务。 2、对于一张出库单数量较大，仓库一次只发了部分货物的，营运根 据实际发货数量直接对系统外向交货单进行过账，余下未发货部分作废。 营运重新对原订单进行外向交货，并打印出库单，将新单据传至仓库。 不得出现一张外向交货单进行多次实物发货，等全单发完后才进行系统 过账。 物流及中转仓管理物流及中转仓管理 1、加强对中转仓的管理，仓库货物未发出的，不得虚报已发货，否则 产生

6、的一切后果由中转仓自负，并对仓库进行严厉处罚。 2、对经销商客户要求存期在6个月以内的按先进先出的原则发货，生 产日期超过6个月的要求仓库在发货之前先与客户或相关业务人员沟通同 意后再发。 3、物流公司在接受中粮公司的发货指令后，迅速将货物发出，要求中 转仓所在地城市在接单后48小时内必须将货物送到客户仓库，省内城市 的干线运输时效是接单后72小时必须将货物送到客户仓库，且要求物流 公司在发出货物的前2小时和货物到达客户指定仓库的前2小时必须先通 知客户以便好安排卸货。 二、营运管理有关规定 二、营运管理有关规定 4、严格按公司出库单上注明的地址送货，如区域内委托送货须有客户 加盖公章的送货委

7、托书且须销售副经理同意，如是跨区域委托送货须有 客户盖章的委托书外，还需要销售经理同意方可办理委托，并加盖公司 业务专用章（跨省委托需要大区总签字方可）。如物流公司没有按我司 出库单上的送货地址或我司规定的有效委托书上的地址送货，将对物流 公司重罚。 5、原则要求仓库严格按“先进先出”原则发货，特殊要求须要有公 司的审批单，并随时配合公司盘点或检查，账卡、帐实相符。 6、仓库应配合公司市场部管好促销品，对所有促销品视同我司油品 一样，实行建帐管理，凭单收、发货。 7、仓库破损油的处理必须由中粮公司财务、营运派人共同清点后倒 入大油桶中，按回收散油的实际数量办理入库，同时OA通知业务写破 损油处

8、理审批，凭审批单办理散油的出库手续。对清理破损油的原始 记录表保留一年备查（要求清理人员与仓库共同签字盖章）。 8、盘点要求：由财务、营运共同进行或外地委托业务与仓库共同盘 点，并按要求填写报表，盘点人员与仓库签字并由仓库盖章。 9、工厂直发至客户，营运部对重点客户进行电话跟踪并要求司机按 时到达指定地点卸货，防止串货。工厂直发至卖场的验收单由业务负 责取回并交营运部。 10、非销售出库的签收，经销商要求签字盖章；卖场要求验收单（或 买手签字，卖场门店盖章）。 二、营运管理有关规定 三、要货流程 为了更好的制定合理的要货计划，现将要货流程说明如下： 一、要货依据：一、要货依据：每月滚动计划。营

9、运部根据销售部每月提供的滚动计划 作为当月要货依据； 二、要货流程：二、要货流程： 1、营运部于每月20日根据下月滚动计划制定要货计划； 2、每月要货计划的制定以可用库存和滚动计划作为参考，并根据销售 部提供的周计划进行适当的调整； 3、每次实际要货须OA经省区经理、大区营运经理及大区总经理签批方 可执行； 4、营运部及时跟踪工厂发货情况，时时反馈工厂库存情况； 5、营运部将最终发货信息以邮件形式告知各销售经理； 6、如由于运输原因和库存原因未形成实际发货的货品，营运部将会再 次和各销售经理确认是否在下次发货中补发； 三、注意事项：三、注意事项： 1、所有的要货单须由销售经理和大区营运经理及大

10、区总经理OA签批； 2、本月所有要货计划不能超过当月滚动计划，如超过滚动计划则须追加， 否则营运部有权不进行要货安排； 3、如有特殊需求数量较大的货品需求，请提前5-7天以书面或邮件形式 告知具体数量，以便营运部合理统筹安排； 4、如需采用非常规的运输形式，须经营运部总监签批后方可执行（OA 审批协同流程：销售经理-省区经理-大区营运经理-大区总经理-营运部物 流经理-营运部总监） 5、如需区域内跨仓调货，须经大区营运经理、大区总签批后方可执行 （OA审批协同流程：销售经理-销售运作部经理-大区营运经理-大区总） 三、要货流程 l 客户退货： 指客户因某种原因将货物由客户库房退回至营销公司及各

11、分公司 库房。 l 发货少收： 指营销公司送货时因某种原因客户拒收，从而出现的出库单与实 收数量之间的差异部分。 四、退换货流程 营销公司退货流程图 客户退货-操作办法1 客户退货 -指客户因某种原因将货物由客户库房退回至营销公司及各分公 司库房。 流程： 业务申请领导审批 同 意 退货订单 关键点： 1. 客户退货必须得到领导批复后，方可做退货订单； 2. OA-退货申请单必须注明客户名称、品项、数量、退货单 价等订单信息； 3.3. 内销退货订单内销退货订单“工厂工厂”选择选择“新工厂新工厂C001-C009C001-C009” 4. SD根据营运岗指定库位做退货处理。 业务申请 流程：

12、领导审批 同 意 退货订单 -指客户因某种原因将货物由客户库房退回至营销公司及 各分公司库房。 客户退货 发货少收-操作办法2 直营卖场直营卖场-中转库发货中转库发货 l发货少收差异的操作方法及原则： l流程：从物流公司送货，客户签收后，回到库房开始 直接VL09冲销发货过账，修改外向交货数量，再过账，不需做 退单。如遇跨月冲销需将日期修改至次月日期，即可冲销。 物流岗入库单营运MM岗订单SD岗 1. 填写入库单（各区叫法不同延续既有 单据即可） 2. 入库单与原出库单一一对应，并由物 流岗签字 3. 入库单所需内容 填写日期、客户名称、 差异原因、处理方式、订单号码、 发货单号、物料编码及描

13、述、原单数量、 实际数量、退货差异数量、批次、 操作及关键点： 1. 根据入库单与出库单 冲销过账 2. 修改外向交货单，重 新过账 3. 如有破损无法销售品 项需转移库存至冻结 库 4. 通知订单岗关闭订单 1. 根据MM岗通 知单关闭订 单 2. 在行项目备注 注明退回原因 发货少收-操作办法3 1. 核对客户反馈差异信息 2. 确认退货库位 3. 提供相关单据信息 例如：填写日期、客户名称、 差异原因、处理方式、订单号码、 发货单号、物料编码及描述、原单 数量、 实际数量、退货差异数量、批次等 直营卖场、经销客户直营卖场、经销客户-工厂发货工厂发货 l发货少收差异工厂选择的原则： “新工

14、厂”，指从3000代码下的C001-C009工厂 操作及关键点： 1. 外向交货和过账，增 加库存 2. 打印入库单 3. 对破损及无法销售品 项做后续处理及跟踪 1. 根据物流岗通知， 复制原订单复制原订单做内销 退货订单 2. 在行项目备注，注 明对应单号及退回 原因 3. 信息传递至MM岗 l流程：从物流公司送货，客户签收，客户反馈信息后 物流岗客户反馈信息营运MM岗订单SD岗 发货少收-操作办法3 直营卖场、经销客户直营卖场、经销客户-工厂发货工厂发货 l发货少收差异工厂选择的原则： “新工厂”，指从3000代码下的C001-C009工厂 物流岗客户反馈信息营运MM岗订单SD岗 操作及

15、关键点： 1. 外向交货和过账，增加 库存 2. 打印入库单 3. 对破损及无法销售品项 做后续处理及跟踪 1. 根据物流岗通知， 复制原订单复制原订单做内销 退货订单 2. 在行项目备注，注 明对应单号及退回 原因 3. 信息传递至MM岗 1. 核对客户反馈差异信息 2. 确认退货库位 3. 提供相关单据信息 例如：填写日期、客户名称、 差异原因、处理方式、订单号码、 发货单号、物料编码及描述、原 单数量、 实际数量、退货差异数量、批次 等 l流程：从物流公司送货，客户签收，客户反馈信息后 换货流程 -指业务人员通过换货流程审批后重新开单，将卖场内的临期、破 损、漏油的油品对应更换。 业务OA申请 流程： 销售副经理 审批 同 意 营运经理审 批 省销售经理 审批 财务经理审 批 大区总经