行政公文培训课件

1、（二）公文的特点（二）公文的特点 1、以处理公共事务为内容 3、有规范的体式 4、必须履行法定程序才能生 效 5、对受文者有一定的强制性 和约束力 行政公文培训课件 公文的作用可用一句话加以概括，这就公文的作用可用一句话加以概括，这就 是行政工具作用。这是从总体上说的。是行政工具作用。这是从总体上说的。 公文的具体作用，可归纳为公文的具体作用，可归纳为5 5个方面：个方面： （三）公文的作用（三）公文的作用 1、规范和准绳作用 2、领导和指导作用 3、宣传和教育作用 4、联系和知照作用 5 5、依据和凭证作用 （四）公文的分类（四）公文的分类 为了掌握公文的特点，正确地制作和使用公文，有秩序、

2、 高效率地搞好公文处理工作，需要对公文进行科学的分 类。目前，人们从实际需要出发，以不同的标准，对公 文作了不同的分类。 依照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为上行文、 下行文、平行文三种。依照办文时限，可分为特急件、 急件和平件。以机密程度为标准，可分为绝密件、机密 件、秘密件和普通件。以特性作用为标准，可分为行政 公文、法规与规章文书、会务文书、经济文书等10类常 用文书。 行政公文培训课件 公文的种类简称文种，国务院办公厅发布的国家 行政机关公文处理暂行办法将国家行政机关的公 文分为十三种，命令、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议 纪要。 1、命令

3、：适用于依照有关法律公布行政法规和规章； 宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关单位及人 员。有公布令、行政令、嘉奖令、惩戒令等。如 XXX市人民政府令、关于在我国统一实行法定 计量单位的命令 、国务院对民航王仪轩机组的 嘉奖令。 2、决定：适用于对重要事项或者重大行动作出安排， 奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适 当的决定事项。 行政公文培训课件 决定有两类：指挥性决定，用于对某些方针政策 作出决定和对重大事项或行动作出安排等。如1993 年11月14日中共中央关于建立社会主义市场经济 体制若干问题的决定知照性（宣告性）决定， 用于表彰先进、处理有关事件与人员、设置机构、 任免干部、

4、公布重要事项等。如1983年2月12日 国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳 动模范称号的决定。 3、公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定 事项。发布公告的时限常常很紧急，一般通过广播、 电视、报刊等宣传工具迅速发出。 4、通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或 者周知的事项。 5、通知：适用批转下级机关的公文，转发上级机 关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理 和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 行政公文培训课件 ( (五五) ) 公文格式公文格式 程式化是公文的特性之一。为了便于公务信息的传递、 接受和处理，公文大都具有固定的格式。法定公文的 书面文字材料形成了

5、相对固定的格式，请看下表： 1、通知格式 2、请示格式 3、报告格式 行政公文培训课件 n1、范围、范围 n 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、 印刷要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。 n2、排版规格与印刷装订要求、排版规格与印刷装订要求 n2.1 排版规格： 正文用3号仿宋体字，一般每面排22 行，每行28个字。 n2.2 制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划， 尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 n2.3 印制要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得 超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100，红色 油墨应达到色谱所标Y80，

6、M80。印品着墨实， 均匀；字面不花、不白、无断划 n2.4 装订要求 ：公文应左侧装订，不掉页。 行政公文培训课件 v3 公文中各要素标识规则公文中各要素标识规则 本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记 三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含） 以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题 词以下的各要素统称版记。 v眉首眉首：秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、 发文字号、签发人； v 主体：主体：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、 印章、附注、附件； v版记版记：主题词、抄送机关、印发机关、印发日期

7、。 v 3.1.1 公文份数序号 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的 顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。 行政公文培训课件 n3.1.2 秘密等级和保密期限 n 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右 上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保 密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘 密等级各保密期限之间用“”隔开。 n3.1.3 紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右 上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧 急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程 度顶格标识在版心右上角第2行。 n3.

8、1.4 发文机关标识 n 由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一 些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文 机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文， 发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 行政公文培训课件 n 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字 号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于 或大于22mm15mm。 联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字 置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关 过多，保证公文首页显示正文。 n3.1.5 发文字号 n发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标发文字号由发文机关

9、代字、年份和序号组成。发文机关标 识下空识下空2行，用行，用3号仿宋体字，号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿年份、序号用阿 拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；括入； 序号不编虚位（即序号不编虚位（即1不编为不编为001），不加），不加“第第”字。字。 n如如“通驿通驿201020108 8号号” n 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 行政公文培训课件 n标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用 标点符号标点符号。”标题一般由发文机关、主要内容标题一般由发文机关、主要内容 （事由）、公

10、文种类（文种）（事由）、公文种类（文种）3项组成。一般称这项组成。一般称这 种完整的标题为种完整的标题为“标准式标准式” 标题。标题。如国务院关 于中国银行地位问题的通知。按照惯例还有特 殊形式的标题：由发文机关和文种，或由事由和 文种两部分组成的标题。 n制作标题要准确、简要、清楚、醒目。拟好标题 的关键在于准确简要地概括出公文的主要内容和 正确地标明文种。 红色反线下空2行，用用2号小标宋体字，号小标宋体字，可分 一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整， 排列对称，间距恰当 行政公文培训课件 v3.2.2 主送机关 标题下空标题下空1行，左侧顶格用行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时

11、号仿宋体字标识，回行时 仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机 关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关 名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄 送。送。 v 3.2.3 公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空每自然段左空2字，回字，回 行顶格。数字、年份不能回行。行顶格。数字、年份不能回行。 v 3.2.4 附件 公文如有附件，在正文下空公文如有附件，在正文下空1行左空行左空2字用字用3 号仿宋体字标识号仿

12、宋体字标识“附件附件”，后标全角冒号和名称。 行政公文培训课件 附件如有序号使用阿拉伯数码（如：附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件附件1.”）；）； 附件名称后不加标点符号。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并 在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号； 附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能 一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号 并在其后标识附件（或带序号）。 v3.2.5 成文时间 用汉字将年、月、日标全；用汉字将年、月、日标全；“零零”写为写为“0”；成文时间 的标识位置见3.2.6。如“二一年十一月二十四日”不能 写成201

13、0.11.24或10.11.24 v3.2.6 公文生效标识 3.2.6.1 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只 标识成文时间。成文时间右空标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文字；加盖印章应上距正文 2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 v 行政公文培训课件 3.2.6.3 特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应 采取调整行距、字距的措加以解决，务使印章与正文务使印章与正文 同处一面，不得采取标识同处一面，不得采取标识“此页无正文此页

14、无正文”的方法解决。的方法解决。 3.2.7 附注 公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空 2字加圆括号标识在成文时间下一行。 3.3 版记 3.3.1 主题词 “主题词主题词”用用3号黑体字，居左顶格标识，后标号黑体字，居左顶格标识，后标 全角冒号；词目用全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。号小标宋体字；词目之间空一字。 行政公文培训课件 3.3.2 抄送 公文如有抄送，在主题词下公文如有抄送，在主题词下1 1行；左空一字用行；左空一字用3 3号仿号仿 宋体字标识宋体字标识“抄送抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用，后标全角冒号；抄送机关间用 顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；

15、在最后顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后 一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下， 标识方法同抄送机关。标识方法同抄送机关。 3.3.3 印发机关和印发时间 位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1行位置；用用3 3号仿宋体字。印发机关左空号仿宋体字。印发机关左空1 1字，印发字，印发 时间右空时间右空1 1字。字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿 拉伯数码标识。 5 公文格式中应注意的几个问题公文格式中应注意的几个问题 上行文的标识位置及文头。 上行文应当注明签发人、会签人姓名，其中请上行文应当注明签发人、会签人姓名，

16、其中请 示性公文在附注处注明联系人姓名和电话。示性公文在附注处注明联系人姓名和电话。 除除“会议纪要会议纪要“和以电报形式发出的外都应加和以电报形式发出的外都应加 盖印章。盖印章。 联合上报公文,主办机关加盖印章，联合下发 的公文，发文机关都应加盖印章。 除两个以上机关联合行文外除两个以上机关联合行文外,任何公文的落款处任何公文的落款处 不落发文机关名称不落发文机关名称,下发 公文标题一般冠发文机 关名称。 公文中不得出现空白印章(指三个以上联合行 文)。 印章要与正文同处一版面印章要与正文同处一版面,如不处在同正文一如不处在同正文一 百百,应采用缩短或加宽行距、字距办法解决应采用缩短或加宽行

17、距、字距办法解决,不得不得 使习使习“此页无正文此页无正文“字字 公文如有空白页，不标页码。公文如有空白页，不标页码。 行政公文培训课件 n问题文件： 1、标点格式不对 2、标题加申请、格式不对 3、标题与主送单位间未空行 4、成文日期居右 5、此页无正文、无联系人 6、此页无正文 7、发文字号、无联系人 8、发文字号不对、无联系人和电话 9、附件、联系人格式不对 10、附件、日期格式不对 11、附件格式不对、有错别字寻衅 12、附件格式不对、语言不简练 13、附件格式不对 14、附件和成文日期格式不对 15、附件写了序号 16、附件只写了个附字 17、盖了印章又写了行文单位 18、格式不对、

18、阐述不透彻 19、关于佛冈服务区短期外包风味小吃项目 20、关于后门区域白云仔服务区减免租金的 21、关于梁金山服务区基础设施存在问题的 22、会议纪要盖了章、格式不对 23、结构层序号不对 24、结束语不对 25、联系人格式不对 26、日期格式不对 27、文种、格式不对 28、问题分析不具体、格式不对 28、无联系人 29、印发单位日期格式不对 30、语言表述不准确、不通顺 31、语言不简练、格式不对 n32、正文、附件 33、字体、格式不对 n34、关于圣诞、元旦节日气氛的通知 行政公文培训课件 二、公文写作二、公文写作 l（一）撰写公文的基本要求：（一）撰写公文的基本要求： 1 1、明确

19、目的：一方面，内容要有针对性和指导性；另一、明确目的：一方面，内容要有针对性和指导性；另一 方面，根据行文目的选准文种和发文对象。方面，根据行文目的选准文种和发文对象。 2 2、符合政策：公文实际上是机关贯彻执行党和国家的方、符合政策：公文实际上是机关贯彻执行党和国家的方 针政策的工具，也是把方针政策具体化的书面形式。针政策的工具，也是把方针政策具体化的书面形式。 因此，撰写公文丝毫不能背离党和国家的方针政策。因此，撰写公文丝毫不能背离党和国家的方针政策。 3 3、注重实效：从文件的效益角度讲，要看行文有无必要，、注重实效：从文件的效益角度讲，要看行文有无必要， 内容是否符合政策和实际，措施办

20、法是否可行，文内容是否符合政策和实际，措施办法是否可行，文 件是否权威。离开这些，所发文件就是空论。从文件是否权威。离开这些，所发文件就是空论。从文 件的效率角度讲，文件发得越多，越是费时费事费件的效率角度讲，文件发得越多，越是费时费事费 精力，还耽误别的事情，后果是效率降低，甚至造精力，还耽误别的事情，后果是效率降低，甚至造 成一种负效率成一种负效率 行政公文培训课件 n4、讲究科学：要做到内容真实、表达准确、行文严 谨、格式规范、文风端正简朴晓畅，以适应机 关工作的要求。所谓“简”，是指篇幅简短。所谓 “朴”，是指文笔朴实。叙事讲究实用，贵在直笔； 说理合乎逻辑，贵在平正；说明平实得体，恰

21、如其 分。所谓“晓”，是指事实清楚，观点明确，阐述 透彻。所谓“畅”，是指行文通畅。 n要使篇幅简短，语言必须简明，一般应注意以下4个 方面 ： n（1）从特定的目的、对象出发，只说最必要的话。 要做到“四不说”：众所周知的道理不说；对方已 知道或不需要了解的不说；对方无异议的不说；与 基本观点无直接关系的不说。 行政公文培训课件 （2）讲究一点简省的方法。如抓主要矛盾， 突出重点。在一般情况下，一份公文只是为 了解决一个问题。在请示问题时，要坚持一文一 事；在报告中，不要夹带请示事项。 （3）注意各种公文习惯用语的模式。 （4）删除多余的字、句、段 行政公文培训课件 v(一一) 通知的写作通

22、知的写作 v批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 任免人员。 v会议通知：时间、地点、会名、会期、与会者、议题、议程、 交通食宿、联系方式、筹办单位 v转发和批转性通知：转发非法规性文书不用标点符号，可以 越级转发，转发联合的行文时，可保留主办机关，其余可省 略。 v任免通知：注意文题吻合。 v(二二) 通报的写作通报的写作 v表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况用通报。 v表扬性（批评）通报：先进人物、典型经验 v1、先进事迹或先进情况（错误情况） v2、典型意义（错误性质） 行政公文培训课件 v3、作出表扬决定或

23、提出号召（作出批评） v情况通报 v通报一件事，按时间顺序组织材料，通报几件事，按逻辑顺 序。 v (三三) 请示、报告请示、报告 v请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 v请示正文的写法：请示正文的写法： v开头，先说明请示缘由。简要而充分地说明提出请求的背景 或依据。中间，提出请示事项。要把需要上级机关审批的问 题写清楚并作出具体的分析，然后提出自己的看法或处理意 见。结尾，以请求语作结。习用的“妥否，请批示”等。 v求示、求准、求助，内容单一。 行文方向：双向，要批复， 属问文。表达：语气更谦恭谦恭 v报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机 关的询问。 行政公文培训课件

24、v报告和请示的报告和请示的 相同之处在于：相同之处在于： v1.行文方向一 致。均属上行 文。 v2.标题构成相 同。一般都只 能送一个机关， 如需同时送其 他机关，应用 抄送形式，但 不得同时抄送 下级机关 v报告和请示的不同之处在于报告和请示的不同之处在于： v1.行文目的不同。报告的目的只是为了让 上级机关了解、掌握情况，沟通上下联 系；请示则是为解决某一问题而请求上 级机关指示或审核批准。 v2.性质要求不同。报告属陈述性公文，除 建议报告外，不需要上级回复；请示则 属请求性公文，需要上级机关给予批复 回答。 v3.行文时限不同。请示一般须在事前行文； 而报告在事前、事后及事情进行中行

25、文 皆可。 v4.内容含量不同。请示必须坚持“一文一 事”，“一事一请示”的原则，而报告 则一事数事皆可。 v5.正文构成不同。请示由请示缘由、请示 事项和请求语3部分组成；报告则由报告 目的、报告内容和结束语3部分构成。 行政公文培训课件 行文规则行文规则 1、行文应当确有必要，注重效用。 2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定， 一般不得越级请示和报告。 3、部门内设机构除办公厅（室）外不得对 外正式行文。 4、“请示”应当一文一事；一般只写一个 主送机关，需要同时送其他机关的，应当用 抄送形式，但不得抄送其下级机关。 “报告”不得夹带请示事项。 5、除上级机关负责人直接交办的事项外， 不

26、得以机关名义向上级机关负责人报送“请 示”、“意见”和“报告”。 6、不相隶属机关之间一般用函行文 行政公文培训课件 秘书的职业素养秘书的职业素养 准确：保证文字准确、传达准确、办事准确；准确：保证文字准确、传达准确、办事准确； 快捷：讲究时效，时间要快，效率要高；快捷：讲究时效，时间要快，效率要高； 服务：秘书工作的辅助性决定其要为领导服务、服务：秘书工作的辅助性决定其要为领导服务、 为部门服务，要有很强的服务意识；为部门服务，要有很强的服务意识； 保密：要严格保守秘密，会议、人事、决策等。保密：要严格保守秘密，会议、人事、决策等。 规范：规范： 写规范化公文，掌握收发文程序写规范化公文，掌握收发文程序 行政公文培训课件 三、收发文处理三、收发文处理 o（一）发文办理（一）发文办理 o发文办理指以本机关 名义制发公文的过程 ， 包括以下8个程序： o草拟草拟审核审核签发签发 复核复核缮印缮印用印用印 登记登记分发分发 审核审核 草拟草拟 分发分发 登记登记 用印用印 缮印缮印