行政事务管理1-4节

1、行政事务管理1-4节 行政事务管理1-4节 一、值班工作 1、值班的类型：（1）按职责范围：综合值班、专项值班 （2）人员分工：固定值班、轮流值班（3）按时间特征分： 永久性、临时性 2.值班工作作用：联络作用、过滤作用、应急作用、窗口 作用。 3. .值班工作任务值班工作任务：承接上级指示、负责电话应对、接待来 访人员、掌握领导的行踪、承办临时事项、确保机关安全、 编写值班材料。 4.值班工作制度值班工作制度：岗位责任制度、请示报告制度、交接班 制度、保密制度、安全防范制度。 5、值班人员的要求：认真负责、待人热情、高度警惕 行政事务管理1-4节 二、印章管理 1.印章的作用：权威作用、代表

2、作用、凭信作用 2.印章刻制刻制：法定组织的成立，由批准该组织的上级领导 机关刻制并颁发公章，本组织无权刻制公章。印章的规格， 一般由现状、尺寸、字形、图形、排列等项目组成。刻制 印章，必须慎重选择合适的承制单位，履行正式审批手续， 实行严格的监督。 3.印章的颁发颁发：由上级领导机关向其所属下级领导机构颁 发。 4.印章的使用使用：一般应经本机关领导批准，办理签批手续， 文秘人员不要擅自作主。建立用印登记簿。 5.印章的保管保管：专人保管、在办公室内使用、文秘人员亲 自盖章、保持印章清洁、防丢失防盗。 行政事务管理1-4节 案例：1998年2月27日下午1时许，上海市某区某养鸡场会 计于某拿

3、着一份该场拖欠某粮油公司52万余元债款的“还 款计划”急匆匆走进镇政府办公室，找镇政府秘书姚某， 于会计是受单位负责人丁某之托来盖担保章的。姚某稍稍 瞄了一下就毫不犹豫地打开抽屉盖了章。第二年6月，养 鸡场由于经营不善，未能履行还款义务，法院判决镇政府 承担赔偿责任。 行政事务管理1-4节 三、领导日程安排 1.领导日常活动的范围：接待、走访慰问、庆典仪式、会 议、考察、商务旅行、会见会谈、其他日常活动 2、日程安排的原则：统筹兼顾，有急有缓；围绕中心， 突出重点；力戒排场，求真务实 ABCDABCD法则法则中的A是指先做重要而紧急的任务； 再做 重要而不紧急的任务，即 B类事务；后做紧急而不

4、重要的 工作，即 C类事务； 再处理就是 D类，可做可不做的事 务，这样安排，只有这样，才能提高效率，充分利用时间， 合理分配精力，完成工作任务。 行政事务管理1-4节 练习： 某单位领导班子构成情况如下：李某，总经理，主管全面 工作；张某，副总经理，主管财务；孙某，副总经理，主 管办公室行政；王某，副总经理，主管业务。根据一周工 作安排和临时活动，周二的工作有：1、与某乡政府洽谈 征地建厂事宜，总公司准备投资2000万元；2、一家外资 企业洽谈产品代理事宜；3、总公司年度审计工作总结表 彰会；4、新扩建的食堂竣工 行政事务管理1-4节 2.领导日程表的种类和编制：年度计划表、月计划表、周 计

5、划表、日志；日程表应简单明了，由领导意向决定，留 有余地，备忘录，等等 3、约定及其注意事项 4.日程表的落实、变更和调整：提前、衔接 管理：日程管理自动化 练习： 一位没有事先约定访谈时间的客人要求将自己的到访由李 秘书通知单位的王局长，而王局长全天活动已有安排。王 局长指示李秘书想办法解决这-问题。你能否提供三个 方案使李秘书顺利解决此问题? 行政事务管理1-4节 参考： A委婉答复客人：局长今天没时间，可否记下来访的内容 及要求日后答复。 B请示局长能否请别人代为接待，并让询客人意见。 C热情但坚定地回复客人：对不起，今日不能约见，请另 约时间再来。 行政事务管理1-4节 四、领导交办事

6、项 1.特点、范围：广泛性、临时性、具体性、紧迫性；文书 工作、会务工作、信访工作、信息工作、调研工作、督查 工作、联络工作、协调工作、接待工作和其他交办事项10 项 2.原则原则：积极主动，千方百计；既要符合政策，又要灵活 变通；件件有着落，事事有回音。 3.注意的问题：态度和蔼，协商解决；坚持原则，按章办 事；一视同仁，不分亲疏。 行政事务管理1-4节 五、机要工作 1.机要工作及其特点：处理涉及党、国家和军队等“机密 的事”，称为机要工作。具有保密性、内部性、实务性、 时间不确定性的特点。 2.机要文件打印要求打印要求：打字，对机要文件进行登记，专人 打字校对，防止泄密；付印，登记付印时

7、间和份数，专人 承印，防止泄密。 3.机要秘书的工作事项：分类登记传阅反馈收文、查办领 导的电话事务、替领导查阅资料、收存资料、了解领导去 向、印章管理和内收发等。 行政事务管理1-4节 六、安全保卫工作 1.安全保卫工作的任务：宣传教育、内部治安管理、要害 部门安全、保密、领导本单位安全工作、监督本单位刑释 人员。 2.机关保卫工作的范围、重点范围、重点：文件资料和机要室、档案 室、章印保管室、会计室、计算机室等12个部位。重点范 围是省以上机关的高级领导。 行政事务管理1-4节 七、宴请活动 1、工作程序（1）准备阶段：确定对象规格范围；确定时 间地点；通知；现场布置（2）进行阶段：迎宾、

8、等候休 息、入席、宣布宴会开始、介绍主要来宾、致辞、祝酒、 就餐交流（3）结束阶段：送客、结账 2、注意事项： 八、危机事件处理 1.特点：突发性、偶然性、意外性、危害性 2意义：保护安全；减少损害；维护形象 2.处理程序和方法：现场保护和报告、调查和判断、预测 与监控、处理和重建 练习： X企业突然发生了重大的火灾事故，假如你是该企业当时 的值班秘书，应做哪些工作? 并请说出处理事故的基本方 法。 行政事务管理1-4节 参考： 接到事故报告后要问清地点，火情和扑救情况，并及 时报告领导。 通知消防部门立即求援，并保证消防力量够用。 通知公关部门派人到现场维护秩序，调查起火原因。 通知电信部门

9、保障通讯畅通。 (2)处理事故的基本方法： 赶赴现场协调处理 妥善处理善后工作 做好赴现场所需物品的保管和维护工作 行政事务管理1-4节 九、祝贺颁奖事务 1、内容： 2、程序：进场、就座；主持人宣布开始、介绍来宾；宣 读决定、宣读贺词；领奖；代表致辞；授勋 练习： 某市政建设公司提前完成了某项高速公路建设任务，定于 10月20日举行庆功祝捷活动，设想公司秘书部门将为此安 排哪些内容?并应注意哪些问题? 行政事务管理1-4节 参考： 1.(1)内容大体有开幕词代表讲话、颁奖仪式、献花和 领导讲话； (2)会场要隆重，人员要坐满，秩序要井然 (3)主席台上人要坐满，尽量邀请各方领导出席，要与受

10、奖人相间排列座次 (4)发奖时要配合音乐，气氛要热烈 (5)要邀请新闻单位参加并配合宣传 十、大事记 1、特点：择要性、连续性 2、作用：提供历史概况，便于回顾总结 行政事务管理1-4节 行政事务管理1-4节 一、信息的概念特征：广义的信息是对各种事物运动特征 的客观描述。狭义的信息是指通过一定的物质载体反映出 来的新的有用知识。 特点：客观性、无限性、时效性、共享性、可传输性、可 加工性、可扩散性 二、信息工作的概念、作用、特点 信息工作特指文秘人员获取、加工、传递、储存和利用信 息的一系列活动。 作用：辅助领导正确决策、协助领导科学管理、开垦林地 和文秘人员的思路、提高文秘人员工作效率 特

11、点：服务性、综合性、针对性、适时性 行政事务管理1-4节 三、信息工作的要求、主要制度 要求：敏锐、准确、及时、全面、适用、经济 主要制度：信息专报制度、信息报送数量定额制度、紧急信息 报送制度、信息稿件送审制度、信息采用通报制度、信息专题 分析制度、信息业务培训制度、信息工作奖惩制度 四、信息获取的范围：上级信息、内部信息、社会信息、同业 信息、历史信息、国际信息 信息获取的渠道：信息网络渠道、文书渠道、书刊渠道、调查 渠道、会议渠道、信访渠道、科研渠道、档案渠道 信息获取的方法：网络查询法、文字阅读法、收看收听法、会 议记录法、相互交流法、专题调查法、随时观察法、索取求购 法 五、信息加工

12、的方法 归纳法、浓缩法、纵深法、扩充法、对比法、转换法、图表法、 剪接法 行政事务管理1-4节 六、信息简报的编写 标题醒目、主题集中、内容鲜明、结构简单、篇幅简短、 语言简洁 七、信息提供的对象、要求、方式 对象：本级领导机关、上级领导机关、下级机关和基层单 位 要求：针对性、多样性、适时性、保密性 方式：简报递送、电报递送、传真递送、网络传送、电话 报送、音像制品递送 八、信息存储的要求、方式 要求：认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、便于 检索 方式：计算机存储、信息简报存储、多媒体存储、信息资 料存储 行政事务管理1-4节 行政事务管理1-4节 一、调研工作的概念：它是调查研究在文

13、秘活动中的具体 体现，专指文秘人员为有效辅助领导工作而展开的调查研 究业务。(P73) 调研的概念：对其考查、了解、分析研究，以认识其 本质、发展规律。（P72） 二、调研意义：工作基础、发挥参谋作用的途径、锻炼能 力的方法（P73-74） 三、调研的特点：（P74-75） 1、奉命性：主动；被动 2、非常规性 3、补缺性 行政事务管理1-4节 四、调研的原则（P76-77） 1、点面结合：典型与全面结合 2、性量结合：性质、数量 3、直接与间接结合：直接调研指深入亲自调研，以掌握 真实全面的情况。间接调研指采用间接方式获得资料。 4、信息与调研结合 五、选择调研题目的原则（P79-80） 1

14、、针对性：普遍性、倾向性；急需解决 2、创新性：新出现的；新的理解 3、可行性：大与小、难与易、需要与兴趣 行政事务管理1-4节 六、如何做好调研的准备工作 1、选题 2、占有资料 3、制定调研计划 4、选择调研方法 5、组织分工 七、调研计划的内容 1、目的、要求：是出发点和归宿点，也是指导思想和主 要依据 2、范围和对象 3、时间、步骤 行政事务管理1-4节 八、调查的方式（p84-86）:全面、重点、典型、抽样、 九、调查的方法（p86-90）：个别交谈、开调查会、现场 观察、问卷调查、文献调查、统计调查、专家调查 十、研究的方法（p92-94）：比较（纵向、横向、相同点、 相异点、同异

15、综合）、类比、分析（定性、定量、因果、 典型、矛盾、系统）、综合 十一、调研成果的转化：以文、会、信息、宣传的形式转 化 练习：某总公司接到揭发下属某公司违反财务政策行 为的群众举报后，总公司领导班子几次研究和批示，要求 严肃查处，但落实难度较大。如果你受命对此问题进行调 研，你将怎么做？ 行政事务管理1-4节 参考： 1、充分领会领导的批示精神 2、事先占有材料1）熟悉相关的财务政策或法规 2）了 解查处过程中有哪些困难 3）了解群众举报的具体内容 4）了解该公司近几年的财务运行情况 5）了解相关人员 的工作背景或经历 3、制定调研计划 1）明确调查的目的 2）确定调查的时 间 3）确定调查

16、对象：该公司领导及分管领导、财务部 门负责人、经办人、普通员工 4）选择合适的调查方式： 可采用现场个别访谈、问卷调查、专家调查相结合的 4、组成调查小组，做好人员分工，必要时可以请审计 或财务专家加入调查 5、调查过程中注意收集详实可信的证据，不能偏听偏信， 并做好保密 行政事务管理1-4节 行政事务管理1-4节 一、广义的通讯工作：语音通讯、数据通讯 二、通讯工作的作用。 1、提高管理水平 2、增强办事效率 3、树立良好形象 三、通讯工作的原则 1、及时 2、安全 3、经济 4、准确 行政事务管理1-4节 四、通话的程序和要求 一）拨打电话 1、准备：查号、内容 2、通话：自报家门、确认对

17、方身份、表达简练、复述要 点 3、结束：道别、挂机 二）接收电话 1、接听准备：铃声2-3声、左手接右手记 2、接听中：复述要点、做好记录、认真倾听 3、结束：礼貌、转告 行政事务管理1-4节 五、各种意外电话的处理 1、灾害电话：如实记录、即刻报告、传达指示 2、纠缠电话：礼貌谢绝、转达留言、挡驾 3、匿名电话：以礼相待、记录内容及时转达、了解对方 4、推销电话：问清来由，请示领导；根据规定婉拒 5、恐吓电话：保持警惕周旋拖延；录音留证；及时报告 或报警 6、性骚扰电话：挂机、斥责警告；录音留证 7、错打电话 ：以礼相待 六、传真的优点 1、逼真 2、迅速 行政事务管理1-4节 七、文秘人员

18、寄发邮件的程序和要求。 1、查对：地址姓名；邮编；标记；签署；附件 2、登记：日期、发件单位、编号、性质、件数、份数、 签收人 3、封装：筒、捆、套、袋 4、交寄：核对、签字 5、结算： 八、文秘人员接收邮件的程序和要求。 1、点收：清点（件数、地址、包装完整）、签字 2、分拣： 3、拆封：领导亲启、涉密 4、登记： 5、分发 ：分类 行政事务管理1-4节 九、文秘人员应熟悉和掌握的邮政业务。 1、国内函件 2、包裹 3、特快专递 4、国际邮件 5、电子信函 行政事务管理1-4节 行政事务管理1-4节 一、保密工作的意义。 1、国家安全与利益 2、社会稳定 3、经济与科技发展 4、领导工作成败 行政事务管理1-4节 二、如何做好文书保密工作？ 1、涉密文件撰制：起草时提出意见、领导签发、草稿管 理、印制在指定场所、控制份数、校样废页销毁 2、涉密文件传递：专人负责、盖密封