培训—档案管理

1、档案管理培训 一、档案的定义一、档案的定义 档案管理培训 物业管理档案是物业管理工作中 直接形成的有保存价值的文字、 图表、声像等不同形式的历史记 录，是物业管理工作的真实记录 和重要依据。 二、档案管理目的二、档案管理目的 档案管理培训 1.可保证档案的完整性和连贯性 2.可为工作提供可靠的历史数据 3.有利于提高档案的查阅效率 三、档案资料的作用三、档案资料的作用 档案管理培训 1.凭证作用 2.参考作用 档案管理培训 四、档案分类四、档案分类 1.物业管理的有关合同、协议类文 件 2.政府文件 3.往来函件 4.会议纪要 5.建设单位移交的相关资料 档案管理培训 6.反映和记载项目状况的

2、信息资料， 包括统计表彪、摄影片、录音带、 录像带、缩微胶片、软盘、光盘 等 7.产权人的有关证明和文件 8.物业管理工作中形成的各种文件 材料，包括各种帐、册、表、卡 等 五、档案保管规定五、档案保管规定 档案管理培训 1）归档的有关资料，可以是原件，也 可以是复印、复制件。复印、复制件 应当由经办人与原件校对、签章，并 注明校对日期及原件的存放处。 2）归档的资料，应当做到书写合乎标 准、字迹工整、内容规范、图形清晰、 数据准确、符合档案保护的要求。 档案管理培训 3）档案管理人员对归档的文件材料应 当及时进行登记、整理、分类编目、 划分密级、编制检索工具。 4）档案管理人员应当掌握存档文

3、件变 化情况，及时补充有关档案材料，保 持档案与现状的一致。 5）档案管理人员应当严格执行档案管 理的有关规定，不得擅自修改档案。 确需变更和修改的，应当经上级领导 批准，按照规定程序进行。 档案管理培训 6）所有档案应当妥善保存，定期检查 和鉴定。对破损或者变质的档案，应 当及时修复；档案毁损或者丢失，应 当采取补救措施。未经批准，任何人 不得以任何借口擅自销毁各种档案。 7）档案管理应当逐步采用新技术、新 设备，实现管理现代化。 六、保密原则六、保密原则 档案管理培训 1.各部门应当严格执行档案管理的保 密规定，防止档案的散密；定期 对档案的密集进行审查，及时调 整密级。 2.查阅、抄录和

4、复制档案材料应当履 行审批手续，并登记备案。 3.3.过期销毁 七、禁止行为七、禁止行为 档案管理培训 1.损毁、丢失档案的。 2.擅自提供、抄录、公布、销毁档案 的。 3.涂改、伪造档案的。 4.未按规定归档的。 5.档案管理人员玩忽职守，造成档案 损失的。 八、各部门档案八、各部门档案 档案管理培训 1.总办档案 1）人事、培训档案 （1）在职人员 （2）离职人员 （3）考勤 （4）培训：公司、入职、考核 档案管理培训 2）合同协议 3）运作守则（各项管理制度） 档案管理培训 4）日常管理 （1）总结 （2）会议 （3）事件报告 （4）其它 档案管理培训 2.客服档案 1）客户档案 2）函

5、件 3）合同协议 4）运作守则 档案管理培训 5）其它 （1）会议纪要 （2）政府文件 （3）项目资料 （4）客户评估表 （5）临时文件签收记录 （6）保险礼赔 档案管理培训 6）日常管理 （1）计划总结 （2）月账单 （3）月工单统计 （4）投诉统计分析 （5）事故报告 （6）钥匙清单 档案管理培训 （7）培训记录 （8）客户调查记录 （9）分包商违章记录 （10）外包评估 （11）消杀记录 （12）资金使用计划 档案管理培训 （13）低值易耗品评估报告 （14）卫生纸统计 （15）绩效考核 （16）实物资产盘存 档案管理培训 7）工作配合单 8）保洁/绿植检查表格 9）部门常用表格 档案管

6、理培训 3.工程档案 1）函件 2）运作守则 档案管理培训 3）日常管理 （1）计划总结 （2）资金使用计划 （3）排班表 （4）培训记录 （5）会议纪要 档案管理培训 4）工程资料 （1）外包工程报价 （2）工具清单 （3）能源统计 （4）采购申请单 （5）工作配合单 （6）设备台帐 档案管理培训 5）合同 6）表格 7）图纸 8）技术档案 档案管理培训 4.保安档案 1）政府文件 2）函件 3）会议纪要 档案管理培训 4）消防安全资料 （1）消防年检记录 （2）消防审核/审图意见书 （3）消防安全责任书 （4）消防演习资料 档案管理培训 5）日常管理 （1）管理报告 （2）资金使用计划 （3）突发事件