Office 邮件合并功能在提高竣工资料整理效率中的运用

1、Office“邮件合并”功能在提高竣工资料整理效率中的运用柳祖剑摘要：竣工资料内容繁杂，所填写数据较多，许多表格内容需要反复调整，费时较多，且容易出错。因此，在工程竣工资料的收集整理过程中，能否找到一种适合方法有效提高竣工资料整理效率，避免出现较多错误，成为我们亟待解决的问题。邮件合并这一方法，在竣工资料的整理中更先进、准确，大大提高了工作效率，本文旨在为工程竣工资料整理中效率和质量的提高提供一个创新、可靠、有效的方案，供施工者参考及施工交流。关键词：竣工资料；效率；准确性；邮件合并；方法；技巧一、资料整理概况竣工资料技术文件整理细则要求填写以下三类表格。1、隐蔽工程检查记录，数据引用并附图，

2、约一千余页。其他几种资料与此略同。2、管道施工记录（附页）；焊口八千余道、按顺序整理后约五百页。3、管线焊口分布图；嵌套表格方式单个数据填充，约八百余页。三种具有代表性的表格中数据填写工作量大，数据繁杂，竣工资料最终都需要录入电子文档，统一归类汇总，如果一张一张输入整理，需要较多人力，费时较多，出错几率较大，需要有一种先进的工作方法来处理。二、资料整理方案方案1、使用Word人工填写资料方式进行录入，手动进行表中数据的调整计算。这种方式的具体操作在本文不再详述。方案2、Excel录入整理后复制粘贴至Word中。利用Excel的数据表处理方式对数据进行初步计算和整理，后将Excel中排序好的资料

3、整页复制粘贴至Word表格中完成资料的整理。此种方法在现阶段较为普及，本文不再详述。方案3、利用普及的excel数据为基础，利用word“邮件合并”功能将excel中的数据自动导入为word表格，实现批量高效处理。我们将跟随这种方法的实现做详细的讲解。三、资料整理实施过程1、隐蔽工程检查记录文件格式要求如下左图，目标文件格式如下右图。在单位工程名称栏内填入线路工程第X标段，并填入相应工程编号。分项工程名称填入墙的桩号标识，设计图号、现行国家标准、附图、图上所示关键数据等。（1）、准备工作把表格中需要填写的内容在excel中一次排好，要有相应的标题行。如图打开邮件合并工具栏，关于邮件合并的各种按

4、钮会显示在常用工具栏的下方，方便我们使用。在邮件合并工具栏开始操作，点击工具栏上最左边的设置文档类型在主文档类型中默认选普通，我们改选信函。点击第二个 “打开数据源”程序会自动将我们带到选取数据源对话框，对话框中默认是“我的数据源”，意欲与数据库文件相连接，我们这里所用的数据库是excel文件。excel也具有强大的数据功能，在我们日常工作中使用好excel可以事半功倍。我们在对话框中找到事先做好的excel数据文件，打开。我们通过打开数据文件的步骤来介绍下对所用的excel数据文件都需要什么要求。表单名称要醒目。在选择表格对话框中，我们需要选择对应的表单。选择好数据源后，邮件合并工具栏上的功

5、能按钮变为都可用。（2）、插入域操作下面开始对表格内的内容进行填充。我们把光标放到应该填写内容的地方，点选邮件合并工具栏内的插入域按钮。在接下来出现的“插入合并域”对话框中，我们看到的是excel表格中每列数据的标题名称。我们需要那一列数据就点选这列的标题，然后点“插入”。比如，我需要填入标段内容，我就插入标段题目名称。填入表格的邮件合并数据，是以书名号和其内部的数据列题目名称组成的。技巧：在这里我可以一次性的插入多个数据，然后利用word的拖放功能把它们依次放到正确的位置，提高了操作效率。在excel数据表格中不仅含有普通标题的数据列，我们把图片在文件夹中的名称也作为一列数据存放。将正在编辑

6、的word文档和准备插入的图片文件放在同一文件夹内，以至路径相同。这是为接下来的特殊步骤向表格中批量填入图片做好准备。插入图片不能用前面讲到的插入邮件合并数据标题的方法，图片文件本身很难被载入到excel中，所以我们从excel中引入图片到word中来，也是行不通的。单击标题栏中的 “插入”，选 “域”功能。在接下来的“域”对话框中，我们需要选择的类别是“链接和索引”。接下来选择域名“IncludPicture”，意思是 “包含图片”；为 “文件名或URL”指定一个文件名，这里我们任意输入一个就可以，比如“1”；点选“未随文档存储的数据”；默认“更新时保留原格式”并单击“确定”。我们看到文档中

7、应该出现图片的地方出现了一个图片占位符，但是因为未定义图片文件，而不得不打了一个叉号标记。这个图片占位符大小不可改变，有可能会让我们的表格格式发生变化。这还不是真正的图片，先不要管它。点选图片占位符，按键盘上的组合键 “shift+F9”，图片占位符代码显示出来。我们发现其中的引号内的“1”就是我们之前定义的文件名。我们要继续在文件名上下功夫。选中文件名“1”，点击“插入域按钮”调出“插入合并域”对话框，找到之前列好的“附图”数据列标题，插入到域代码中文件名处。插入完成后，域代码变成了如下图所示，这是 “includpicture”域中嵌套“邮件合并”域的结果。使用域代码快捷键“F9”我们可以

8、发现，已经编辑好的域代码已经把图片载入进来，只是大小尚需调整。双击图片调出“设置图片格式对话框”；在 “大小”类中，默认点选“锁定纵横比”和“相对原始图片大小”；设置高度，填入一个适宜的百分数，点击确定查看大小变化；可以不断重复前面三个步骤，直到图片大小符合要求。继续 “插入域”操作，完成表格后面的数据部分。利用“邮件合并域”将数据从excel文件到word文件工作的导入工作已基本完成，下面进入调试阶段。单击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮，可以在域代码和实际数据间转换，方便调整格式。重复几次，达到数据模式下格式正确的目的。单击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”工具在弹出的“合并到新文档

9、”窗口中选择“全部”，点击 “确定”。根据所使用计算机运算速度不同和需运算的数据量大小不同，会有一段时间的等待，这段时间就是邮件合并工具把数据从处理过的excel文件中逐个导入到word中我们设计好的表格中的过程。合并新文档过程完毕，通过缩小显示比例查看我们发现一个问题，所有插入的图片都是一样的。这是office2003的特性，需要手动操作予以改变。点击保存，将合并出的新文档保存到图片所在文件目录，也就是源文件目录。按操作快捷组合键“Ctrl+A”全选次文档，按键盘上的域代码更新命令快捷键“F9”，图片域得到了更新，新的图片文件被载入到相应位置。可以重复合并新文档的次数并不断修改以达到格式要求

10、统一。下图是完成后的文件，整齐、迅速。（3）、隐蔽工程检查记录（水工保护）资料整理完成。2、管道施工记录（附页）文件格式要求如下表1；填入内容后格式要求如下表2。按照表格要求依次填写桩号、钢管规格、钢管编号、防腐等级、单根管长(m)、连续里程(km)、焊口编号、施焊日期、焊口等级、备注、页码、页数等数据。表1表2（1）、数据准备工作如图将excel数据进行整理，把表格中需要填写的内容在excel中依次排好，要有相应的标题行。（2）、准备邮件合并点击标题栏“工具”选项，点选“信函与邮件”选项中的“显示邮件合并工具栏”。邮件合并工具栏如图显示如图单击“设置文档类型”按钮在弹出的“主文档类型”对话框

11、中选择“目录”选项，单击确定按钮。主文档类型改变后，我们开始寻找excel数据源。单击“邮件合并工具栏”上的 “打开数据源”按钮程序会自动将我们带到选取数据源对话框，对话框中默认是“我的数据源”，意欲与数据库文件相连接，我们这里所用的数据库是excel文件。excel也具有强大的数据功能，在我们日常工作中使用好excel可以事半功倍。我们在对话框中找到事先做好的excel数据文件，打开。弹出选择表格对话框，我们选择excel文件中数据所在的表格，确定。点击确定。下面开始对表格内的内容进行填充。我们把光标放到应该填写内容的地方，点选邮件合并工具栏内的插入域按钮。在接下来出现的“插入合并域”对话框

12、中，我们看到的是excel表格中每列数据的标题名称。我们需要那一列数据就点选这列的标题，然后点“插入”。依次插入相应数据后，开始编辑页码域，把光标放在“第 页”插入页码处，点击“插入”中 “域”按钮，在弹出的域对话框中类别选择“编号”，域名选择“page”，格式选择我们需要的“1，2，3，”把光标放在“共 页”插入页码处，点击“插入”中 “域”按钮，在弹出的域对话框中类别选择“编号”，域名选择“SectionPages”，格式选择我们需要的“1，2，3，”页码域设置完成。插入域完成后如下图在填入内容的第二行开始，每行第一单元格数据需做特殊处理。选中第二行第一单元格插入的域，单击邮件合并工具栏中

13、的“插入word域”下拉菜单，选择“下一记录”依次从第二行开始至本页结束为第一列单元格域插入“下一记录”域，如下图所示单击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”按钮弹出如下对话框在弹出的“合并到新文档”对话框中，我们选择“全部”，并确定。根据计算机速度不同，等待数据处理的时间也会不同。在生成的新文件“目录1”中，可以发现基本数据都已排列整齐存在，但是页码数据有误。如下图我们用组合键“Ctrl+”全选整篇文档，鼠标右键单击文档，弹出菜单中选择“更新域”页码恢复正常（3）、至此，管道施工记录文件整理完成。3、管线焊口分布图（1）、准备工作。这是施工记录（附页）所采用过的数据源，在管线焊口分布图中，我们

14、仍需使用其中数据。根据管线焊口分布图需要做出合适的excel表格，命名“焊口分布图数据”如下图示新建一个excel表格，有规律地做出以下内容，格式如下图替换所有单元格中的“X”为“=焊口分布图数据！”替换成功后数据列如下表变化制作一个单页word模板如下图所示，格式要求符合细则六要素规定（2）、开始邮件合并。向word模板中插入相应域。如图所示合并到新文档，选全部合并后的管线焊口分布图资料，注意保存（3）、管线焊口分布图资料整理完成。四、三种资料整理方案对比方案分析资料类别资料整理难点方案1、2整理效果方案3（邮件合并）整理效果对比结论隐蔽工程检查记录数据类别繁杂（桩号、引用标准、尺寸数据、图

15、例等）、页数多（985页）、图片调整工作量大。同其他水保资料整理技术难度要求不高、难以做到资料连续、格式很难整齐划一、有一定的人为出错率、降低工作人员工作效率操作需office基础、注重excel数据整理、资料连续、格式统一、数据填写工整、出错率低、有效提高人员工作效率对于1000页左右的此类表格归类调整，采用传统资料输入方法，对一个熟练的资料员（技术员）需要25天左右，通过此种方法的应用，只需30分钟时间，大大提高了工作效率。管道施工记录（附页）数据量大并且前期资料整理不连续，需要后期重新排序整理。技术难度要求不高，难以做到资料连续性，有一定的人为出错率，降低工作人员工作效率操作需offic

16、e基础、资料连续、格式统一、数据填写工整、出错率低、有效提高人员工作效率对于500页此类资料，采用传统资料输入方法，对一个熟练的资料员（技术员）需要15天左右，且容易出错，成功应用此方法，只需20分钟左右全部调整完毕，大大提高了工作效率，降低了出错几率。焊口分布图数据类别多、现有条件下单张排列困难度大。技术难度要求不高、难以做到资料连续性、有一定的人为出错率，降低工作人员工作效率操作需office基础、资料连续、格式统一、数据填写工整、出错率低、有效提高人员工作效率对于800页此类资料，如果采用传统方法一张一张输入调整，对一个熟练的资料员（技术员）需要20天，且容易出错，采用此方法，只需40分